14001整合體系文件-2cop031文件和資料控制程序-資料下載頁
2025-07-13 18:08本頁面
【導讀】的規(guī)范性，同時保證所有文件和資料都是受控的有效文件和資料。適用于本公司的質(zhì)量體系、環(huán)境管理體系文件和資料、電子媒體管理的控制。內(nèi)容的簽發(fā)，必要時由總經(jīng)理呈報董事長批準簽發(fā)。此外，負責對相關收文的批示。起草的發(fā)文進行核稿。行政部負責對公司綜合性文件的審核、分發(fā)、保管，并負責對其保密情況予以監(jiān)督、管理。管理者代表負責組織手冊和程序文件的編制、修訂。管理手冊和程序文件按附表“文件編號辦法”編號。其他體系文件由各部門按“文件編號辦法”編號。子郵件的部門或個人，由相應接收人簽字。1）行政文件一經(jīng)批準生效后，其原稿及備份由行政部收集、存檔。3）行政文件一經(jīng)下發(fā)，在沒有宣布失效或作廢以前，不得進行更改。發(fā)至有關人員和部門，并登記。表批準發(fā)行范圍。更改通知單原件上簽收。留，應標明“作廢保留”字樣，同時加注日期。3）電子郵件一旦收件人接收后，原則上一律刪除，接收人在刪除登記表上簽字，確認。
【正文】 行政部負責，發(fā)至全部領用該文件的部門和個人，由收件人或文員在更改通知單原件上簽收。 ，由文件持有人負責及時更改，更改人要在需要改的地方進行更改標識，同時注 明更改人、更改日期、更改通知單編號。 8）體系文件和資料的保管 ，必須要妥善保管，若有遺失，必須填寫“文件補發(fā)申請單”，經(jīng)行政部批準后，方可補發(fā)，若有人員調(diào)動（離職），必須將其所持有受控文件交給部門，部門多余的受控文件及時交行政部。 ，由行政部檔案歸檔整理，其他部門所訂體系文件和資料原件由各部門自行保管。 9）文件廢置和換版 ，批準人或其授權(quán)的代表監(jiān)督，作廢后的文件如需要保留，應標明“ 作廢保留”字樣，同時加注日期。 ，原版文件作廢，并在“文件發(fā)放 /回收登記表”上做好登記。 電子媒體的管理 1）電子媒體的使用面向商務客人及部門辦公室人員。 2）必須備案保存的郵件或文件，則由各部門的電腦操作員登記，電腦部協(xié)助將有關信息保存于磁盤中。 3）電子郵件一旦收件人接收后，原則上一律刪除，接收人在刪除登記表上簽字，確認。 ： “有效文件總清單” “文件發(fā)放 /回收登記表” “文件更改通知單” “文件補發(fā)申請單” XXXX 有限公司程序文件 文件編號： COP031 文件版本： A/0 文件和資料控制程序 頁 碼： 5/5 發(fā)行日期： 20xx/03/01 “外來文件登記表” “ 顧客圖紙登記表”
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