企業(yè)行政管理課程講義-資料下載頁
2025-02-22 15:33本頁面
【正文】 址，電話，傳真號碼，未使用的休假記錄，應確保信息在需要時能容易查到，以便迅速回答工作人員或經(jīng)理的查詢。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 綜合職能之五是有效地安排各種約會 ? 有效安排約會時 ， 應注意： ? （ 1） 當有來訪電話時 ， 要記下來電的時間 ， 來電人姓名 ， 單位 ，電話 ， 以及要拜訪何人 ? （ 2） 確認約會并通知雙方 ? （ 3） 將以上情況填入約會記錄： 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 約定見面的時間 要見的人 來訪人單位、地址、電話 來訪人時間 來電時間 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 綜合職能之六是每項工作都支持 、強化企業(yè)的整體管理 ? （ 1） 迅速有效地處理電話和接待來訪者 ， 使客戶和打電話的人對單位有一個良好的印象 ? （ 2） 迅速分發(fā)或回復收到的郵件 。 安排送快件的人迅速和安全地投遞緊急或非常重要的文檔 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? （ 3）通過安排會議、會見和旅行來協(xié)助管理 ? （ 4）準備小冊子和廣告材料，并用Powerpoint軟件為經(jīng)理準備演示文稿。 ? （ 5）使用多媒體技術，組織好演講展示活動。 ? （ 6）準備報告、制作精美的文檔并分發(fā)給用戶、同事和客戶。 ? （ 7）使用專門的軟件準備年終財務報告來配合管理者強化部門管理 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 教學方法： ? 組織學員進行信息交流模擬實踐活動 ，包括 “ 接受和處理信息 ” 、 “ 傳遞信息 ” 、 “ 記電話留言 ” 、 “ 回答電話查詢 ” 、 “ 保存有用信息 ” 、 “ 安排上司約會 ” 等 。 ? 總結(jié)講授 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 案例：列出大型單位與小型單位中行政管理職責的差別 。 ? 答： C公司是一家中國大型國有企業(yè) ， 該公司的行政部 （ 實際上就是公司的辦公室 ） 是公司的行政管理中心 。 C公司行政部共設 4個分部 ， 其分部名稱和職責分別如下： ? （ 1） 秘書分部：主要職責是： a公司的會議服務工作 ， 包括會議安排 、 會議記錄 、 會議議定事項的督辦工作； b公司領導來訪客人的預約 、 安排 ， 公司領導等；c公司領導日常事務的服務工作； d公司及公司領導重要文件的起草工作； e公司文件傳遞工作； f公司郵件收發(fā)工作及內(nèi)外文件交換工作 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 （ 2）管理分部：主要職責是： （ 負責公司辦公用品的訂貨、采購及驗收； （ 負責公司辦公用品的庫房管理； （ 負責辦公用品的發(fā)放； （ 負責公司辦公設備如傳真機、復印機、電話機、飲水機、油印一體機等的訂購、使用管理及維修； （ 負責公司通訊包括電話、傳真等費用的結(jié)算管理。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 （ 3） 公關分部：主要職責是： （ 負責公司的對外接待工作 ， 如聯(lián)系 、訂火車飛機票 、 訂飯店及食宿安排 ，及外賓參觀 、 購物的陪同工作； （ 負責公司的對外廣告 、 與媒休聯(lián)系進行宣傳工作； （ 負責公司禮品 、 紀念品的訂購 、 管理及發(fā)放工作 ， 發(fā)放需要申請人有適當?shù)娜藛T簽署意見批準 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 （ 4） 文檔分部：主要職責是： （ 根據(jù)規(guī)格要求 ， 負責公司文件的打印 、 裝訂工作； （ 負責公司文件 、 資料的歸檔 、 管理工作； （ 負責公司文檔的借閱 、 查詢工作； （ 負責公司文件保密管理工作 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 企業(yè)辦公室職責及內(nèi)部機構(gòu)設置大多是大同小異 ， 但具體并不會完全相同 ， 應根據(jù)各企業(yè)實際及習慣性做法 ， 及企業(yè)辦公室的一般職責 ，合理確定辦公室職責及內(nèi)設機構(gòu) 。 ? A公司是典型的小型單位 ， 其行政管理的主要職責有： ? （ 1） 人事部負責人員招聘 、 解聘；負責管理各類外聘專家 、 培訓師的工作；參與組織員工各類培訓；負責員工的考勤記錄；參與考核工作；負責員工工資保險業(yè)務的處理；負責人事檔案的管理 。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? （ 2） 行政部 負責檔案合同公章管理；負責公司各類文件資料的接收、歸檔管理和發(fā)放；負責辦公用品的購買、保管和領發(fā)；負責辦公設備購買、配備、維護；負責公司環(huán)境安全和保衛(wèi)；文秘、接待；負責公司資料發(fā)行前的三審；負責公司資料印刷前的排版、校對；負責聯(lián)系資料印刷、裝訂；負責公司各類文件、資料的接收和發(fā)放。 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 思考題及答案： ? 企業(yè)行政管理人員的主要職責是什么 ？ ? 企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是什么 ？ ? 小型單位辦公室的行政管理工作職責是什么 ？ ? 簡述大型單位某個辦公室的行政管理工作職責是什么 ？ ? 大型單位辦公室集中化管理的優(yōu)缺點是什么 ？ ? 辦公室集中化管理中 ， 打印室的任務是什么 ？ 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 辦公室集中化管理中，辦公用品儲藏室的任務是什么？ ? 辦公室集中化管理中，檔案室的任務是什么？ ? 辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務是什么？ ? 以電話、接待、信函為例，行政工作應怎樣樹立單位的對外形象？ ? 1以電話、接待、信函為例，哪些行為有損單位的對外形象？ ? 1辦公室會收到哪些信息？ 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 1辦公室如何處理接收到的信息？ ? 1辦公室如何保證信息及時、安全、準確的傳遞？ ? 1請制作一份電話留言記錄表。 ? 1接打電話時應做到哪些？ ? 1接打電話時應注意什么？ ? 1舉例說明哪些信息應在辦公室保存。 ? 1如何有效安排約會？ ? 辦公室如何支持、強化企業(yè)的整體管理 精品資料網(wǎng) 2023/3/13 ? 單元復習： 1課時 ? 用 “ 企業(yè)行政管理二級習題集 ” 中單元 1的習題輔導學員復習 精品資料網(wǎng) 演講完畢，謝謝觀看！
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