【導(dǎo)讀】管理評審控制程序。服務(wù)過程的策劃程序。供方評價和選擇程序。物業(yè)前期介入控制程序。標(biāo)識和可追溯性控制程序。監(jiān)視和測量裝置的控制程序。各單位是指各部門和各管理處的統(tǒng)稱。公司所有質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)按下列規(guī)定執(zhí)行。作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)制定單位確定發(fā)放名單，并建立發(fā)放記錄。文件使用人員必須使用封面加蓋紅色受控章的受控文件。文件保管人與持有人應(yīng)妥善保管文件，不得隨意損壞、復(fù)印、拷盤及丟失。當(dāng)本冊內(nèi)容有三分之二以上的章節(jié)發(fā)生修改或運(yùn)行三年后，在。本冊文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次執(zhí)行。章收回，保留一份存檔，其余銷毀。確定更改意見并執(zhí)行，填寫《文件修改記錄》報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。據(jù)的背景資料，以保證更改的適宜性。《人事工作管理手冊》中WI/R—001“人力資源部職責(zé)”。《借閱記錄》上簽字，并注明借閱期限，一般文件借閱期為一周。

　　

【正文】 對緊急采購的物品，采購物品應(yīng)在實(shí)際采購發(fā)生的 2 日內(nèi)補(bǔ)填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購人按實(shí)際發(fā)生日期補(bǔ)填相關(guān)記錄，要求用標(biāo)識（ J）標(biāo)明。 YGJYPM COP 采購控制程序 A/0 2/3 采購文件包括（每次根據(jù)采購情況的需要，選擇 以下一種或幾種）： 1）采購合同 2）采購計劃審批表 3）采購管理規(guī)程 4）合格供方名單 在上述采購文件中，由申請單位表述出擬采購物品的有關(guān)信息，包括： 1）對供方物品 /服務(wù)的質(zhì)量要求、安全要求、驗(yàn)收規(guī)范，采購物品的參數(shù)、規(guī)格、數(shù)量等。 2）對供方的加工、服務(wù)過程，供貨的交付程序的要求。 3）對供方設(shè)備及人員資格的要求。 4）對供方質(zhì)量管理體系的要求（優(yōu)先選擇通過 ISO 質(zhì)量管理體系認(rèn) 證的供方）。 大宗物品采購應(yīng)在工程部確定的采購網(wǎng)絡(luò)中采購。 價值在 2 千元以上的單件物品需要申請人填寫《固定資產(chǎn)配置審批表》，并報公司逐級審批。 4． 3 采購物品驗(yàn)證 采購物品須經(jīng)過物品使用人或相關(guān)資質(zhì)人員驗(yàn)證合格后方可使用或入庫，驗(yàn)證人員和采購主管分別在《采購物品驗(yàn)證記錄》上按規(guī)定記錄和確認(rèn)。 對于臨時和緊急采購物品，采購主管和驗(yàn)證人員必須做到先驗(yàn)證后使用，加強(qiáng)現(xiàn)場驗(yàn)證，以保證購進(jìn)物品是需要的合格品。事后相關(guān)人員應(yīng)及時填寫（采購發(fā)生日期 2 日之內(nèi)）相關(guān)記錄，填寫的采購日期為實(shí) 際發(fā)生日期，并按上面要求的標(biāo)識標(biāo)明。 對驗(yàn)證不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相應(yīng)的措施。 合同規(guī)定時間，顧客可以對采購物品進(jìn)行驗(yàn)證。 驗(yàn)證方式包括目測、試用、檢驗(yàn)、測量、工藝驗(yàn)證等。 在供方的現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證 1）若合同規(guī)定需在供方現(xiàn)場驗(yàn)證采購物品時，由工程部組織相關(guān)單位在供方處對所購物料現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證。 2）采購人員應(yīng)事先與供方做好驗(yàn)證安排及驗(yàn)證方式，以便驗(yàn)收活動順利實(shí)施。 物品使用人在供方的現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證 1）若使用人要求在供方現(xiàn)場驗(yàn)證物品時，由 采購人員和使用人在供方現(xiàn)場共同實(shí)施驗(yàn)證。 YGJYPM COP 采購控制程序 A/0 3/3 2）采購人員應(yīng)事先與供方和使用人聯(lián)系安排妥當(dāng)，以便驗(yàn)收活動順利實(shí)施。 5． 0 相關(guān)文件與記錄 《不合格品控制程序》 《 供方評價和選擇控制程序》 《采購計劃審批表》 《采購物品驗(yàn)證記錄》 《合格供方名單》 YGJYPM COP 供方評價和選擇控制程序 A/0 1/3 1． 0 目的 通過對提供產(chǎn)品或服務(wù)的供方的評價與選擇，確保選擇合格的供方來保證公司的服務(wù)質(zhì)量。 2． 0 范圍 為企業(yè)提供材料、物品和服務(wù)的供方的評價、選擇和控制（物業(yè)管理委托方除外）。 3． 0 職責(zé) 3． 1 公司各單位負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)供方的選擇，并對其進(jìn)行定期的評價，確保合格。 3． 2 公司部門對相關(guān)專業(yè)供方的選定和評價結(jié)果須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 3． 3 管理處對供方的的選定和評價結(jié) 果須經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)。 4． 0 程序 4． 1 選擇供方 公司對影響服務(wù)質(zhì)量且符合以下條件的供方必須在評價后，方可由其為公司或顧客提供物品或服務(wù)。 供方作為正式的法人，條件符合以下條件之一的，應(yīng)參加我司的選擇評價和復(fù)評： 1） 提供物品 /服務(wù)覆蓋我司管理范圍的 30%以上； 2） 提供物品 /服務(wù)的金額超過 20xx 元 /年； 3） 提供物品 /服務(wù)的次數(shù)在 10 次以上 /年。 根據(jù)供方提供物品 /服務(wù)對質(zhì)量的影響程度，應(yīng)從以下幾個方面有選擇的進(jìn)行評價： 1）營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營許可證的具備條件； 2）了解 社會及其它客戶對其能力的評價及后續(xù)服務(wù)的反映； 3）內(nèi)部管理情況（同等條件下優(yōu)先選擇 ISO9001 認(rèn)證的供方）； 4）現(xiàn)場調(diào)查、考察記錄； 5）必要時考慮物品、服務(wù)試用結(jié)構(gòu)； 6）價格因素； 7）特殊要求，如政府指定企業(yè)、重要設(shè)備部件的型式試驗(yàn)報告等； 8）其他要求。 選擇供方的主管部門按上述條款內(nèi)容對供方進(jìn)行評價，必要時相關(guān)單位也應(yīng)參與評價。 YGJYPM COP 供方評價和選擇控制程序 A/0 2/3 評價意見及合格與否的結(jié)果應(yīng)填寫在《供方評價 表》中經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可成為合格供方 ,并登記在《合格供方名單》，合格供方應(yīng)在三家以上供應(yīng)商中擇優(yōu)而定。 4． 2 供方行為的監(jiān)督 有關(guān)部門根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)合格供方，擬定與供方合作的合同、協(xié)議、訂單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，確定有關(guān)正式文本。 執(zhí)行部門根據(jù)已簽署的相關(guān)文件要求供方具體實(shí)施。 在供方為公司提供物品 /服務(wù)時，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)文件和標(biāo)準(zhǔn)的要求對其進(jìn)行檢查，填寫相關(guān)記錄，并保存供方相關(guān)的重要質(zhì)量記錄。 如發(fā)現(xiàn)問題，執(zhí)行部門應(yīng)在 2 日內(nèi)會同相關(guān)部門和供方查明原因，并在 5 日內(nèi)通知供方 ,要求其限期整改；相關(guān)部門還應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，整改合格可繼續(xù)使用，否則可依據(jù)合同、文件等要求解除其合格供方資格。 4． 3 合格供方的評審 對供方的評審按合同簽定的執(zhí)行，對沒有規(guī)定評審周期的供方進(jìn)行評審的頻次不得低于1 次 /年。 評審的對象為《合格供方名單》中的供方，對社會信譽(yù)好的大企業(yè)在條件允許的情況下積極要求對方配合評審。 相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)以下原則對供方進(jìn)行評審，并填寫《合格供方年度評審記錄》。 評審內(nèi)容是供方當(dāng)年提供物品 /服務(wù)的實(shí)際狀況， 包括供給的質(zhì)量、品牌、及時性、價格、后續(xù)服務(wù)、環(huán)境影響等方面的評審。 評審依據(jù)是對其進(jìn)行的檢查記錄及整改記錄、供方合同及合同執(zhí)行情況等資料。 評審標(biāo)準(zhǔn) 1）對物品及服務(wù)質(zhì)量的評審：依據(jù)物品驗(yàn)證方法及標(biāo)準(zhǔn)對所供物品進(jìn)行驗(yàn)證。根據(jù)驗(yàn)證結(jié)果的統(tǒng)計，來確定對方是否保持合格供應(yīng)商的資格。如不合格物品累計超過抽查數(shù)量 10%，公司將考慮重新選定新的合格供方。對服務(wù)質(zhì)量的評審根據(jù)各管理處反饋意見進(jìn)行，并確定供方是否合格。 2）對物品品牌的評審：品牌應(yīng)和公司所確定的此項物品的合格品牌相符，不應(yīng)為假冒偽 劣之物（如沒有訂購品牌，則供貨的質(zhì)量應(yīng)滿足品牌質(zhì)量，價格大致相當(dāng)）。如一年內(nèi)有三次（含三次）以上違反，則將考慮重新選定合格供方。 YGJYPM COP 供方評價和選擇控制程序 A/0 3/3 3）物品 /服務(wù)及時性的評審：供方應(yīng)遵照合同等要求及時到位提供物品 /服務(wù)，不超過 2 日。緊急采購時，不得超過 3 小時。無特殊情況（此種情況由公司掌握），延期交付超過三次（含三次），公司應(yīng)考慮重新選定合格供方。 4） 價格方面的評審：供方所提供的物品 /服務(wù)價格應(yīng)合理，單種物品 /服務(wù)價格 根據(jù)當(dāng)天各供 方供貨的平均價格上浮不超過 5%。如上浮超過 5%（市場調(diào)查除外），公司應(yīng)拒絕驗(yàn)貨，此類事情如發(fā)生三次（含三次）以上，公司應(yīng)考慮重新選定合格供方。 5） 后續(xù)服務(wù)的評審：后續(xù)服務(wù)應(yīng)按照雙方的協(xié)議或合同規(guī)定的執(zhí)行，并在不能達(dá)到我方標(biāo) 準(zhǔn)或要求的條件下，應(yīng)在我方規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)整改工作，直到驗(yàn)收合格。對一年內(nèi)后續(xù)服務(wù)出現(xiàn) 3 次以上的不合格，應(yīng)給予供方警告通知。 6） 在評審時，應(yīng)考慮環(huán)保方面的要求。在有新的環(huán)保產(chǎn)品推出時，在價格及質(zhì)量允許的情 況下，建議采用環(huán)保產(chǎn)品或綠色產(chǎn)品。 對未達(dá)到評審要求的供 方可取消其合格供方資格。 5． 0 相關(guān)文件與記錄 《供方評價表》 《合格供方年度評審記錄》 YGJYPM COP — 01 物業(yè)項目拓展控制程序 A/0 1/4 1． 0 目的 保證公司物業(yè)項目拓展工作的有序及正常進(jìn)行，提高物業(yè)項目拓展工作效率。 2． 0 范圍 適用于公司內(nèi)與物業(yè)項目拓展有關(guān)的組織及其組織行為。 3． 0 職責(zé) 3． 1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)公司物業(yè)項目拓展工作方針及公司年度物業(yè) 項目拓展工作目標(biāo)。 3． 2 商務(wù)部負(fù)責(zé)公司的物業(yè)項目拓展工作，在全國范圍內(nèi)對外承接物業(yè)管理項目。 3． 3 商務(wù)部的片區(qū)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本片區(qū)內(nèi)物業(yè)項目的拓展工作。 4． 0 程序 4． 1 物業(yè)項目拓展運(yùn)作流程圖 物業(yè)項目信息獲取 有效聯(lián)絡(luò) 與發(fā)展商初步交涉 有效跟蹤及聯(lián)絡(luò)洽談 全權(quán)委托 物管方式的確定 顧問管理 擬定合同 咨詢服務(wù) 合同評審 簽 約 項目資料移交，協(xié)助其它單位做好項目跟進(jìn) 辦理結(jié)案工作 4． 2 物業(yè)項目信息獲取 各部門及個人應(yīng)協(xié)助商務(wù)部進(jìn)行物業(yè) 項目信息的搜集，對信息的識別由商務(wù)部負(fù)責(zé)。 1）物業(yè)項目信 息的搜集有以下途徑： A、實(shí)地收集新建、在建或已建物業(yè)的項目信息； B、參觀各類房地產(chǎn)交易會； YGJYPM COP — 01 物業(yè)項目拓展控制程序 A/0 2/4 C、收集項目在報刊雜志、網(wǎng)絡(luò)信息及電視、廣播等各類媒體上的廣告宣傳； D、物業(yè)管理主管部門及政府相關(guān)機(jī)構(gòu)的推介； E、中介機(jī)構(gòu)及房地產(chǎn)相關(guān)行業(yè)之各類企業(yè)單位的推介； F、公私關(guān)系之熟人、朋友及已簽約發(fā)展商的推介； G、主動上門聯(lián)絡(luò)的發(fā)展商； H、參加項目的公開招投標(biāo)或邀請招投標(biāo)； I、 其他途徑。 2） 物業(yè) 項目實(shí)地考察要素 A、物業(yè)類型、規(guī)模及定位 (通過實(shí)地或模型、效果圖、銷售價格等了解項目檔次定位等 )； B、所在區(qū)域及其地理位置； C、開、竣工時間及其開盤、入伙時間； D、發(fā)展商聯(lián)絡(luò)方式、背景資料及其物業(yè)管理合作意向； E、對于新市場，須充分調(diào)查當(dāng)?shù)匚锕芮闆r，包括配套法規(guī)、收費(fèi)狀況、物管消費(fèi)心理、發(fā)展前景等； F、 其它可于第一時間收集到的信息。 商務(wù)部 將搜集到的項目信息的各類要素進(jìn)行整理分析，與發(fā)展商作進(jìn)一步接洽，盡可能多接高檔次、大規(guī)模樓盤或較好的商業(yè)、寫字樓等能為公司帶來經(jīng)濟(jì)效益及社會效益的項目。 4． 3 有效聯(lián)絡(luò)及跟蹤洽談 商務(wù)部項目跟蹤人員 通過面談、電話、傳真、電子郵件、郵政速遞等方式與發(fā)展商銷售主管、發(fā)展商物管事宜主管、發(fā)展商決策高層人仕聯(lián)絡(luò)。 聯(lián)絡(luò)洽談內(nèi)容及有效記錄 1）了解項目具體情況，索取項目總平面圖及其相關(guān)圖紙、資料。 2）了解項目發(fā)展商的實(shí)力背景、以往業(yè)績，發(fā)展商對項目物業(yè)管理的合作意向等。 3）向發(fā)展商推介我司發(fā)展規(guī)模、實(shí)力背景、管理業(yè)績。 4）在項目跟蹤過程中如發(fā)生部門內(nèi)部工作調(diào)整或公司人事變動等情況，原項目負(fù)責(zé)人及接手的員工必須認(rèn)真做好項目移交工作，原項目負(fù)責(zé)人必 須提供物業(yè)項目文字資料、完備的有效聯(lián)絡(luò)記錄等全套資料及發(fā)展商有效聯(lián)絡(luò)人員的聯(lián)絡(luò)方式，原項目負(fù)責(zé)人須安 YGJYPM COP — 01 物業(yè)項目拓展控制程序 A/0 3/4 排接手人與該項目發(fā)展商有效聯(lián)絡(luò)人員面談一次。 4． 4 物業(yè)管理方式的確定 : 根據(jù)公司提供的三種物業(yè)管理方式，分別為全權(quán)委托管理服務(wù)型、顧問管理服務(wù)型、咨詢策劃管理服務(wù)型，商務(wù)部應(yīng)從為我司爭取最大利益的角度出發(fā)，并結(jié)合物業(yè)的實(shí)際情況、發(fā)展商的合作意向等確定建議發(fā)展商采納的物業(yè)管理方式。 4． 5 合同評審 合同評審日常工作程序 1）部門員工根據(jù)與發(fā)展商的洽談意見，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)合同范本擬制合同稿，編制版本號，經(jīng)自審后與項目資料一并提交部門負(fù)責(zé)人。 2） 部門負(fù)責(zé)人就與標(biāo)準(zhǔn)合同中有改動或可商談的條款進(jìn)行審查（包括文字和內(nèi)容），簽字確認(rèn) 后提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查。 3） 公司主管領(lǐng)導(dǎo)就合同中有關(guān)重要條款進(jìn)行審查（著重于內(nèi)容），簽字確認(rèn)后返回。 4） 準(zhǔn)合同經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后提交公司總經(jīng)理、其他主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門對合同主要條款進(jìn) 行評審，填寫《合同評審記錄》并經(jīng)評審人員簽字確認(rèn)。 5） 合同經(jīng)評審后由部門員工根據(jù)批復(fù) 意見修訂合同稿并負(fù)責(zé)及時報發(fā)展商。 4． 6 簽約 簽約合同必須按照合同中約定的份數(shù)用公司統(tǒng)一的標(biāo)書紙打印，并確保在每份合同的每頁右下角處蓋上公司小圓章，將此份合同隨對外經(jīng)濟(jì)合同會簽單交公司領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。 商務(wù)部準(zhǔn)備簽約的前期準(zhǔn)備工作，并負(fù)責(zé)通知相關(guān)出席人員。 簽約時甲、乙雙方須隨合同交換的文件：加蓋公司公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及法人代表證明書（如非本司法人簽署該合同，則需再準(zhǔn)備法人代表授權(quán)委托書）。 甲、乙雙方按合同上約定份數(shù)保留合同原件。 4． 7 項目 資料移交 與發(fā)展商的資料移交 1）商務(wù)部發(fā)函通知發(fā)展商關(guān)于我司工作移交事宜。需要的話，在發(fā)文中提醒發(fā)展商及時支付合同近期款，并告知我司銀行帳戶及財務(wù)部相關(guān)人員聯(lián)絡(luò)方法。