【正文】 2023年 4月 30日，國家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T 31— 2023），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求： （ 1）基本原則。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。 （ 2）數(shù)字化對象的確定原則。應(yīng)當(dāng)對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化：一是必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定；二是屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。 （ 3）基本環(huán)節(jié)。主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。 （ 4）過程管理。一是加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細(xì)的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。 2023年 11月國家檔案局發(fā)布《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T 43— 2023）， （ P101103） 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見 DA/T 32的附錄 B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。 DA/T 32 附錄 B《公務(wù)電子郵件存儲格式》規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、等各種類型數(shù)據(jù)保存的推薦數(shù)據(jù)格式、可參考的數(shù)據(jù)格式、存儲格式及傳輸格式。其中對照片檔案和聲像檔案的數(shù)據(jù)存儲格式規(guī)定如下： 照片檔案的推薦數(shù)據(jù)格式為： TIFF、 GIFB、 PDF；可參考的數(shù)據(jù)格式為： BMP、 XBM、 JPEG等；存儲格式為： TIFF、JPEG、 SVG。 聲像檔案中，音頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為： MP WAV；可參考的數(shù)據(jù)格式為： WMA、 AU格式、 RAM/RM、 MIDI/MODs。 存儲格式為 :MP WAV、 WMA。 視頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為： MPEG MPEG AVI；可參考的數(shù)據(jù)格式為： QuickTime、 RealVideo；存儲格式為 :MPEG、AVI、 SWVF。 由于沒有專門對照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式的規(guī)范性要求，因此，以上《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》提供大的格式可供參考。 （四）電子檔案的保管 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。 這一條文的意思包含兩個方面：一是所有電子檔案都應(yīng)該按照企業(yè)檔案分類方案進行分類整理；二是不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲到不同的脫機載體上。 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： （ 1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 （ 2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 （ 3）存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 （ 4）環(huán)境溫度選定 1720℃ ，相對濕度選定 35%45%。 歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作狀態(tài)。 應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》有關(guān)規(guī)定。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 （五）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) 企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。 檔案目錄數(shù)據(jù)分案卷級和文件級兩個層次，對管理類檔案而言，應(yīng)著重建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫，而對科技檔案而言，有時案卷級目錄可能更便于利用。 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 要具備幾個條件：一是要建立檔案分級管理和利用的制度，做到有章可循；二是檔案管理系統(tǒng)具有對不同利用者的權(quán)限管理功能；三是檔案部門已對檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行劃級（劃控管理）。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。 良好的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案應(yīng)該做到： 一是數(shù)據(jù)異地備份。 二是數(shù)據(jù)備份間隔時間不能太長，至少應(yīng)該一天備份一次。當(dāng) 然，出于硬盤空間以及數(shù)據(jù)備份效率的考慮，可以采取一個星期一 次完全備份、其他的實行差異性備份的策略。 三是在信息還原的時候，要可以還原具體的內(nèi)容。如當(dāng)某個文 件夾被意外刪除了，在進行還原操作的時候，可以只還原這個具體 的文件夾，而不會對其他文件夾產(chǎn)生影響。 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件歸檔功能的模塊或接口。 企業(yè)在開發(fā)各類信息系統(tǒng)時，應(yīng)同時設(shè)計具有自動歸檔功能的 模塊或接口，方便數(shù)據(jù)移交（接收）并與檔案管理系統(tǒng)整合，實現(xiàn) 辦結(jié)文件自動歸檔。 （六）檔案管理系統(tǒng)軟件要求 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。 這是本《規(guī)范》對 2023年 6月 5日國家檔案局發(fā)布施行的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中檔案管理軟件功能“基本要求”的引用。在《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中，對各項基本功能的具體要求是： 整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號的自動標(biāo)引功能。 數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等內(nèi)容。 檢索查詢模塊應(yīng)具備對檔案信息數(shù)據(jù)進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。 借閱管理功能應(yīng)包括對利用者以及利用的目的、時間、內(nèi)容、效果等信息的記錄、分析、統(tǒng)計以及檔案催退、續(xù)借、退還等功能。 用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。系統(tǒng)應(yīng)能對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。 系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對系統(tǒng)中各種操作實現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)控并加以記錄。 系統(tǒng)維護模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)處理功能的同時，還應(yīng)能對檔案數(shù)據(jù)某些代碼表提供方便的維護。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。 謝 謝 大 家 演講完畢，謝謝觀看！