【正文】 （ 2）整理方法 歸檔電子文件以件為單位整理。檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件后并歸檔。 背景信息（ context）指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。 企業(yè)檔案資源開發(fā)編研中，注意兩個方面的問題： （ 1）檔案資源的開發(fā)編研工作屬于檔案公布的范疇，開發(fā)編研時要注意檔案公布的法律規(guī)定。 企業(yè)應(yīng)該采用不同的利用控制策略： （ 1）防御保護階段。 知識產(chǎn)權(quán)的保護要求： （ 1）著作權(quán)保護的要求。 （九）檔案利用工作 有八項要求： （ 1）加強檢索系統(tǒng)的建設(shè) （ 2）要設(shè)定利用者權(quán)限 （ 3）要進行利用登記 （ 4）應(yīng)采取多種方式 （ 5）編制各種實用匯編 （ 6）編寫初加工的專題材料 （ 7）編寫深加工的研究材料 （ 8）可舉辦檔案陳列或展覽 檢索系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合以下要求： （ 1）檢索信息要覆蓋全部庫藏。 （ 4）檔案保管期限表應(yīng)該及時進行修訂。 （ 6）科技檔案的狀況（名稱因素、效益因素）。 （ 2）科技檔案所屬項目的科技水平（技術(shù)因素）。 （ 5）區(qū)分歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。 （七）檔案鑒定工作 按鑒定時段包括：歸檔鑒定、到期鑒定 按鑒定內(nèi)容包括：價值鑒定、質(zhì)量鑒定、利用范圍鑒定 企業(yè)檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作： （ 1）區(qū)分檔案與非檔案。 （六）檔案保管工作 三個方面的要求： （ 1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求； （ 2）檔案入庫前的修護要求； （ 3）庫房管理要求。 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復情況報告等。 建立全宗卷 全宗卷是檔案管理部門在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置。 編制檔號 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。 2）科學技術(shù)研究類檔案按大類分項目排列，項目內(nèi)可按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段排列。 經(jīng)營、生產(chǎn)、行政、黨群等管理類檔案，可以按大類分年度、保管期限排列，如：大類 年度 保管期限 屬類 問題 案卷排列（推薦使用），也可以按年度分大類排列。 （ 2）類別號采用阿拉伯數(shù)字統(tǒng)一編號方法。 2）要體現(xiàn)企業(yè)檔案分類方案類目體系的可包容性。 4）可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。 （ 2）企業(yè)對外應(yīng)接收的檔案與資料的范圍。企業(yè)文件歸檔的交接工 作是保證企業(yè)檔案質(zhì)量的重要關(guān)口，只有完整、準確、系統(tǒng)的科 技檔案才能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此在文件歸檔的交接工作 中必須嚴把質(zhì)量關(guān)。 （四）檔案收集工作 收集工作有兩種形式： 一是對內(nèi)收集。當兩個以上單位合作完成某個項目或活動時，文件材料的形成單位并不是唯一的，相關(guān)單位應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。為便于保管和利用，音像、電子等載體形態(tài)的文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔；外文或少數(shù)民族文字材料若有譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的材料至少應(yīng)譯出標題和目錄后歸檔。歸檔的文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制作和書寫材料應(yīng)當有益于長久保存 (3)歸檔應(yīng)為原件。企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，只有按規(guī)定向檔案部門移交之后，人事等相關(guān)部門方能為其辦理相關(guān)手續(xù)。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。完整的電子文件包括內(nèi)容信息，背景信息和元數(shù)據(jù)。 （ 2）科研、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 隨時歸檔是指在企業(yè)文件形成是就將其歸檔，或形成處理完 畢后立即歸檔。 2）企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進行調(diào)整和完善。 ? 2）附錄 A不作為企業(yè)檔案的分類標準。文件材料的固定方式是正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與 被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件作為一件?；颈９軉挝皇蔷怼? （三）文件整理與歸檔 四個方面的要求： ? 文件的整理 ? 文件的歸檔范圍 ? 文件的歸檔時間 ? 文件的歸檔要求 文件整理 （ 1）文件整理的原則 1）注意文件之間的有機聯(lián)系 2）區(qū)分文件的保管期限 3）便于保管和利用 （ 2）各種文件的整理要求，基本都有相關(guān)的標準和規(guī)范，在進行文件整理時，可按照這些標準和規(guī)范的要求進行整理。 （二） 文件的形成、積累 從檔案管理的角度對文件在形成階段就提出“檔案化”的管理要求。 ? （ 3）檢查、指導文件的形成及管理是檔案部門和檔案人員的職責。 第 1章 范圍：按標準格式要求，明確和介紹了標準的適用 范圍； 第 2章 規(guī)范性引用文件：列舉出標準中所引用的相關(guān)標準 和規(guī)范性文件； 第 3章 術(shù)語和定義：列舉并解釋了本標準中使用《檔案工作基本術(shù)語》沒有提到的術(shù)語； 第 4章 檔案工作原則：提出了企業(yè)檔案工作遵循的基本原 則，明確了企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用、企業(yè)檔案工 作的管理體制、企業(yè)檔案工作任務(wù)和目標、企業(yè)依法管理檔案的 責任； 第 5章 檔案工作組織：明確了企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成，企業(yè)、文件形成部門、檔案部門應(yīng)承擔的職責，及檔案人員素質(zhì)要求； 第 6章 檔案工作制度：明確了企業(yè)檔案工作制度體系、制度制訂程序以及應(yīng)當制定的工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范； 第 7章 檔案業(yè)務(wù)工作：明確了文件材料形成積累、歸檔、收集、整理責任與方法和檔案保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的具體要求； 第 8章 檔案信息化建設(shè)：明確了檔案信息化的目標和原則，對電子文件歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及電子檔案的安全與保存提出要求； 第 9章 檔案工作設(shè)施設(shè)備：對企業(yè)檔案工作中設(shè)施、設(shè)備的配備提出要求； ? 附錄 標準的兩個附錄是標準的資料性附錄。 管理創(chuàng)新 觀念創(chuàng)新 經(jīng)驗基礎(chǔ) 信息化方向 （二）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容 : 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》主要從企