【正文】 兩方面的要求： 文件記錄載體和記錄方式的要求；要求文件形成時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的類型，特別是對(duì)那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。 ? 3）附錄 A增強(qiáng)了可操作性。 邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 (5)歸檔文件的份數(shù)。 1）企業(yè)衣接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。會(huì)計(jì)類檔案可以按大類分屬類分年度排列；大中型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類以姓氏筆劃順序排列。 全宗卷主要內(nèi)容包括： 檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。 （ 6）區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案。 （ 2）檢索功能要匹配合理。企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。 3）加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 編寫要求： 文字力求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，字跡清晰，書寫工整。一是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。 歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。如當(dāng)某個(gè)文 件夾被意外刪除了，在進(jìn)行還原操作的時(shí)候，可以只還原這個(gè)具體 的文件夾，而不會(huì)對(duì)其他文件夾產(chǎn)生影響。 系統(tǒng)維護(hù)模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)處理功能的同時(shí)，還應(yīng)能對(duì)檔案數(shù)據(jù)某些代碼表提供方便的維護(hù)。 良好的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案應(yīng)該做到： 一是數(shù)據(jù)異地備份。 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： （ 1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化：一是必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定；二是屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬件平臺(tái)等。 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 （ 2）可以注意針對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的時(shí)空特點(diǎn)，對(duì)不同時(shí)空范圍實(shí)施不同的開發(fā)利用策略。 企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。 （ 2）區(qū)分“永久”與“非永久”。 編制檔案目錄 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。 如，一級(jí)類目的黨群工作類設(shè)定用 A作標(biāo)識(shí)，則其二級(jí)類目中的組織工作類即用 A02作標(biāo)識(shí)，其三級(jí)類目中的組織管理類則用 A0201作標(biāo)識(shí) ,等等 ,依此類推。 1）文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。檔案有兩個(gè)基本作用，即依據(jù)憑證作用和參考借鑒作用。 （ 3）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。 其基本保管單位是件。 企業(yè)檔案在不同時(shí)段的管理職責(zé)分工： ? （ 1）文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔(dān)文件形成階段的管理； ? （ 2）檔案人員主要承擔(dān)檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理； ? （ 3）信息技術(shù)人員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù)。 企業(yè)各層級(jí)對(duì)檔案工作的責(zé)任： ? （ 1）在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層 ? （ 2）在企業(yè)管理的中層 ? （ 3）在企業(yè)的基層 ? “四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 文件歸檔范圍 （ 1）歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)、直至注銷，各個(gè)階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程； （ 2）歸檔文件的主要來源； （ 3）歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動(dòng)。 （ 4）會(huì)議檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原伯文件只具備參考借鑒作用。 2）檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。 目前，企業(yè)檔案一級(jí)類目多采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫，如黨群 —— DQ、行政 —— XZ、產(chǎn)品 —— CP等 檔案的排列 企業(yè)檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現(xiàn)象，同時(shí)也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要；企業(yè)檔案實(shí)體上架應(yīng)按大類分別排列，不能交叉混排。 檔案目錄的作用：一是固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和檔案保管單位的排列順序，最后完成檔案整理工作 ；二是概括地介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；三是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。 （ 3）區(qū)分重要檔案和一般檔案。 （八）檔案統(tǒng)計(jì)工作 三個(gè)要求： （ 1）及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表； （ 2）要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬； （ 3）要保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。 三、 企業(yè)檔案信息化建設(shè) 檔案信息化的目標(biāo)與原則； 電子文件歸檔要求； 檔案數(shù)字化要求； 電子檔案的保管； 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)； 檔案管理軟件要求 （一）檔案信息化目標(biāo)與原則 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。 按照《 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定，對(duì)電子文件的歸檔、整理、和鑒定的要求是： （ 1）歸檔要求 1）文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。 4）電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫“電子檔案登記表”，一式兩份。 （ 3）基本環(huán)節(jié)。 （ 2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 二是數(shù)據(jù)備份間隔時(shí)間不能太長(zhǎng)，至少應(yīng)該一天備份一次。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。 三是在信息還原的時(shí)候，要可以還原具體的內(nèi)容。 （ 4）環(huán)境溫度選定 1720℃ ，相對(duì)濕度選定 35%45%。 （ 4）過程管理。 編寫內(nèi)容： 項(xiàng)目名稱、任務(wù)來源、主要技術(shù)（指標(biāo)）要求、完成任務(wù)過程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負(fù)責(zé)人、參加人、起止日期、密別、頁數(shù)據(jù)、歸檔號(hào)、形成單位負(fù)責(zé)人簽字、檔案接收單位負(fù)責(zé)人和接收人簽字、蓋章。檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。