【正文】 業(yè)檔案工作組織建設(shè)、檔案 工作制度建設(shè)、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案管理 設(shè)施設(shè)備配置等方面，提出了企業(yè)建立和開展檔案工作的要求， 共有九章和兩個(gè)附錄。 ? （ 2）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)及其管理人員的職責(zé)。 ? “四同時(shí)”：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管，以保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整。這是傳統(tǒng)的立卷方式，就是 根據(jù)文件的形成規(guī)律，將一組有密切關(guān)聯(lián)的文件按照既定的分類 方案進(jìn)行組合。一般來講，一份文書材料、一張照片、 一盤錄音或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均 為一件。 關(guān)于附錄 A的說明： ? 1）附錄 A給出的是資料性附錄。 制訂歸檔范圍的基本方法： 1）掌握依據(jù)，調(diào)查研究 2）擬定初稿 3）廣泛征求意見 4）各立檔部門負(fù)責(zé)人審核 5）修改完善后報(bào)批 6）主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行 7）納入相關(guān)制度 需要注意的問題： 1）在確定歸檔范圍時(shí)，對容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。 按年度歸檔 、 按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔或按 工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔 ， 這是企業(yè)文件材料歸檔的典 型形式 ， 管理類文件 、 科技類文件 、 會計(jì)類文件等材料的收集歸檔 適用此種方式 。對于一些特殊的文件材料，可以針對具體情況適當(dāng)放寬歸檔時(shí)間。 （ 5）電子文件邏輯歸檔應(yīng)定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。 物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。產(chǎn)品更新?lián)Q代、項(xiàng)目改建擴(kuò)建、設(shè)備使用過程中都將形成新的文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔，且應(yīng)歸入原項(xiàng)目文件材料中，以保持項(xiàng)目文件材料的準(zhǔn)確性和成套性。 (2)歸檔文件的質(zhì)量。 (4)非紙質(zhì)文件和外文材料一并歸檔。 (6)合作項(xiàng)目文件。交接雙方根據(jù)《檔案交接登記表》進(jìn)行清點(diǎn)，核對無誤后，在《檔案交接登記表》上簽字，交接雙方各保留一份。 兩個(gè)要求： （ 1）認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。 3）可根據(jù)需要懼宣傳報(bào)導(dǎo)本單位的新聞資料。 （ 2）編制企業(yè)檔案分類方案的要求 1）要保證企業(yè)檔案分類方案類目體系的嚴(yán)整性。 （ 1）采用漢語拼音或英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合編號方法。 （ 1）管理類檔案的排列。 1）產(chǎn)品類檔案可按大類分系列、型號排列，系列或型號內(nèi)可按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)排列。 ? 在上述排列順序的基礎(chǔ)上，科技類檔案中的文字材料，可以按職能或事由結(jié)合時(shí)間或重要程度排列；圖樣文件按結(jié)構(gòu)、工序、專業(yè)、圖號、時(shí)間等順序排列；圖文混合文件材料，按文字材料在前，圖樣材料在后的順序排列?；ヒ娞柺欠从惩粌?nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。 企業(yè)檔案目錄的種類有企業(yè)檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄等。 檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等。 檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。 （ 3）定期檢查； （ 4）長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化； （ 5）要及時(shí)對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。 （ 4）區(qū)分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。 科技檔案保管期限的確定： （ 1）科技檔案所屬項(xiàng)目的特征（技術(shù)因素）。 （ 5）科技檔案的形成者（作者因素）。 （ 3）檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。 檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)： （ 1）組織各種形式的檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查 （ 2）對收集來的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析 （ 3）為檔案專業(yè)主管部門和國家統(tǒng)計(jì)部門提供統(tǒng)計(jì)資料 （ 4）根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料對檔案工作的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測，并提供預(yù)測材料。 （ 4）要保持基本檢索工具的穩(wěn)定。 （ 4）專有權(quán)保護(hù)的要求。 （ 4）戰(zhàn)略資源階段。 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。 電子文件的元數(shù)據(jù)（ metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。 2）在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。 5）歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。 圖形、圖像類文件按產(chǎn)品隸屬或分類編號順序排列，由幾個(gè)產(chǎn)品組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機(jī)排列；建設(shè)項(xiàng)目按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序排列。 計(jì)算機(jī)程序按形成時(shí)間順序排列。 5）編寫歸檔說明。 7）將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。 （三）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要求 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。 存儲格式為 :MP WAV、 WMA。 這一條文的意思包含兩個(gè)方面：一是所有電子檔案都應(yīng)該按照企業(yè)檔案分類方案進(jìn)行分類整理；二是不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲到不同的脫機(jī)載體上。 （ 3）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。 應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 檔案目錄數(shù)據(jù)分案卷級和文件級兩個(gè)層次，對管理類檔案而言，應(yīng)著重建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫，而對科技檔案而言，有時(shí)案卷級目錄可能更便于利用。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。當(dāng) 然，出于硬盤空間以及數(shù)據(jù)備份效率的考慮，可以采取一個(gè)星期一 次完全備份、其他的實(shí)行差異性備份的策略。 企業(yè)在開發(fā)各類信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)設(shè)計(jì)具有自動歸檔功能的 模塊或接口，方便數(shù)據(jù)移交（接收）并與檔案管理系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn) 辦結(jié)文件自動歸檔。 數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等內(nèi)容。系統(tǒng)應(yīng)能對所有上機(jī)操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。 謝 謝 大 家 演講完畢，謝謝觀看！