【正文】 編和公布出版情況及報批文件、檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟效益的典型事例等。 （ 2）磁帶要平放 。 （ 3）區(qū)分重要檔案和一般檔案。 《規(guī)范》對鑒定工作提出六條要求： （ 1）企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織； （ 2）根據(jù)文件內(nèi)容價值確定企業(yè)檔案的保管期限； （ 3）對企業(yè)檔案保管期限的劃分； （ 4）對永久檔案的界定； （ 5）對定期檔案的界定； （ 6）對到期檔案的鑒定。 （ 4）科技檔案形成的時間（時間因素、典型因素）。 （ 2）國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當經(jīng)過批準，報有關(guān)部門備案。 （八）檔案統(tǒng)計工作 三個要求： （ 1）及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表； （ 2）要建立檔案工作統(tǒng)計臺賬； （ 3）要保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性。 （ 3）檢索功能要適合庫藏特點和特定的利用需要。 （ 3）商標權(quán)保護的要求。 （ 3）利潤中心階段。 三、 企業(yè)檔案信息化建設(shè) 檔案信息化的目標與原則； 電子文件歸檔要求； 檔案數(shù)字化要求； 電子檔案的保管； 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)； 檔案管理軟件要求 （一）檔案信息化目標與原則 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。 （二）電子文件的歸檔要求 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文字型電子文件以 XML、RTF、 TXT為通用格式；掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVI為通用格式；音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式。 按照《 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定，對電子文件的歸檔、整理、和鑒定的要求是： （ 1）歸檔要求 1）文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。 4）文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 2）產(chǎn)品研制或工程設(shè)計過程中形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號、研究課題或建設(shè)項目為單元按電子文件類別分別保管。 文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進行整理。 4）電子文件經(jīng)整理后，按項目填寫“電子檔案登記表”，一式兩份。 6）對歸檔電子文件進行著錄。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求： （ 1）基本原則。 （ 3）基本環(huán)節(jié)。 2023年 11月國家檔案局發(fā)布《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T 43— 2023）， （ P101103） 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見 DA/T 32的附錄 B。 聲像檔案中，音頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為： MP WAV；可參考的數(shù)據(jù)格式為： WMA、 AU格式、 RAM/RM、 MIDI/MODs。 （四）電子檔案的保管 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。 （ 2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作狀態(tài)。 （五）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) 企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。 二是數(shù)據(jù)備份間隔時間不能太長，至少應(yīng)該一天備份一次。 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件歸檔功能的模塊或接口。在《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中，對各項基本功能的具體要求是： 整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號的自動標引功能。 用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。 系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對系統(tǒng)中各種操作實現(xiàn)嚴格的監(jiān)控并加以記錄。 檢索查詢模塊應(yīng)具備對檔案信息數(shù)據(jù)進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。 （六）檔案管理系統(tǒng)軟件要求 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。 三是在信息還原的時候，要可以還原具體的內(nèi)容。 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》有關(guān)規(guī)定。 （ 4）環(huán)境溫度選定 1720℃ ，相對濕度選定 35%45%。 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。 視頻文件推薦數(shù)據(jù)格式為： MPEG MPEG AVI；可參考的數(shù)據(jù)格式為： QuickTime、 RealVideo；存儲格式為 :MPEG、AVI、 SWVF。 DA/T 32 附錄 B《公務(wù)電子郵件存儲格式》規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、等各種類型數(shù)據(jù)保存的推薦數(shù)據(jù)格式、可參考的數(shù)據(jù)格式、存儲格式及傳輸格式。 （ 4）過程管理。 （ 2）數(shù)字化對象的確定原則。 我們認為，選擇對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化應(yīng)充分考慮以下因素： ? 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求 ? 二是企業(yè)檔案信息資源狀況 ? 三是企業(yè)檔案工作狀況 ? 四是預(yù)期收益情況 文件 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合 DA/T 43的要求。 （ 3）電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。 編寫內(nèi)容： 項目名稱、任務(wù)來源、主要技術(shù)（指標）要求、完成任務(wù)過程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負責(zé)人、參加人、起止日期、密別、頁數(shù)據(jù)、歸檔號、形成單位負責(zé)人簽字、檔案接收單位負責(zé)人和接收人簽字、蓋章。 3）按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。 數(shù)據(jù)文件按計算、試驗、設(shè)計等屬類進行整理。