人力資源檔案紀(jì)錄管理辦法-資料下載頁
2024-11-13 21:57本頁面
【導(dǎo)讀】對人力資源檔案的建立、保管、利用、歸檔等進(jìn)行規(guī)范化管理。確保人事檔案為公司在用。人、選人、育人等方面提供依據(jù)，各種管理文件和培訓(xùn)檔案被妥善保管。歸檔、檢查、維護(hù)、處置等工作的歸口管理；各部門負(fù)責(zé)提供或反映有關(guān)人力資源檔案信息和資料。根據(jù)工作需要依據(jù)規(guī)定查/借閱人。人力資源檔案管理員對公司新進(jìn)員工建立人事檔案，用專用檔案袋盛裝員工檔案材料。b）資格證書復(fù)印件；d）鑒定、考核獎懲材料；事檔案目錄一覽表》，報行政人力資源部經(jīng)理審核。號，編號形式：EOPLLY/HRF-×-×-××××××。a）EOPLLY:公司名稱；副經(jīng)理及主管級、主辦級、職員級員工；各用兩位數(shù)字表示。例如；2020年1月18日入職，即入職編號為070118；d）檔案保密級別。加蓋“機(jī)密”印章；高管及以上員工檔案加蓋“絕密”印章；c）×××:表格記錄序號,如08B表示第8個管理辦法的第2個表格；文件和記錄增刪時，同時在清單中作出說明并標(biāo)注。密印章、文件有效期，修改版本等。
【正文】 便。 檔案管理員應(yīng)每年一次對檔案進(jìn)行全面核對，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。核對內(nèi)容包括以下方面： a） 核對檔案變動及庫存情況； b） 核對收集的檔案材料，是否按規(guī)定歸檔，避免材料散失； c） 核對人事檔案的目錄和數(shù)量是否符合規(guī)定要求，防止人事檔案丟失、損壞等。 發(fā)生各種天災(zāi)等事故后，應(yīng)及時檢查核對檔案庫存數(shù)，檔案管理員更替時，要認(rèn)真核對檔案并辦理移交手續(xù)。 轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。 因 工作調(diào)動 而引起的 檔案轉(zhuǎn)遞 應(yīng) 按發(fā)文要求包裝、密封。檔 案轉(zhuǎn)走 后，同時在 《 人事 檔案目錄一覽表》 上標(biāo)明“ 注銷 ”。 人事檔案屬保密文件， 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 具體保密規(guī)定按 《公司保密管理辦法》 執(zhí)行。 人事 檔案的利用 人事檔案的利用主要指檔案的借閱、查閱及出具證明等用途。 部門經(jīng)理 級及以上人員可以查閱 /借閱員工人事檔案，上級可以查閱 /借閱下級的檔案，而不能查閱 /借閱自己上級的檔案。 查閱 /借閱前須填寫 《人事檔案查閱 /借閱申請表》 報直接上級審批后方可進(jìn)行查閱 /借閱，并填寫 《人事檔案查閱 /借閱登記表》 。 查閱 /借閱 檔案者必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，借出的檔案不得轉(zhuǎn)借或讓 別 人翻閱。 查閱 /借閱 過程中，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，也不得擅自將其他材料裝入檔案； 查閱 /借閱時， 不得 查閱 /借閱 本人及其直系親屬的檔案； 借閱檔案最長不得超過 7 天，若須延長使用時間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 若各級人員因工作需要，利用檔案開具相關(guān)的證明，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)人力資源部經(jīng)理和部門經(jīng)理審核同意，方可由人力資源 部出具證明。 EOPLLY人力資源部文件 6 人事檔案的處置 若員工人事檔案丟失或 損毀 ，檔案管理員應(yīng)收集相關(guān)資料，重新建立人事檔案。 對離職員工的人事檔案保存二年后銷毀，對死亡人員的檔案保存半年后銷毀。 高管 級及以上人員的人事檔案無論是在職或離職均需長期保存。 對員工人事檔案的處置作好記錄，填寫 《人事檔案處置記錄表》 。
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