【導(dǎo)讀】（五）總經(jīng)理辦公室文員???????（一）編制酒店年度工作計(jì)劃，總結(jié)年度工作流程???????（三）酒店重要設(shè)備設(shè)施添置、更新和裝修改造的工作流程???（五）閱簽值班記錄和有關(guān)重要經(jīng)營(yíng)報(bào)表制度?????????系，為提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益服務(wù)。

　　

【正文】 案管理 （ 1）員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統(tǒng)一管理， 并負(fù)責(zé)資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員 工手冊(cè)》的規(guī)定，準(zhǔn)確填寫(xiě)員工登記表和如實(shí)反映情況，員工家庭 地址和電話號(hào)碼變更，家庭人口和婚姻狀況變化等情況，均應(yīng)及時(shí) 向上級(jí)報(bào)告，并轉(zhuǎn)報(bào)人力資源部備案。 （ 2）員工工作檔案由辦公室負(fù)責(zé)管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù) 和工作中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲等 情況，辦公室秘書(shū)應(yīng)做好材料搜集和登記工作，保證員工工作檔案 的完整和準(zhǔn)確。員工跨部門(mén)之間的調(diào)動(dòng)，其工作檔案即隨之轉(zhuǎn)移。 員工因故離店，其工作檔案不作轉(zhuǎn)移，由 人力資源部按規(guī)定處理。 七、總經(jīng)理辦公室工作溝通與協(xié)作 （一） 在酒店總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，加強(qiáng)與本地區(qū)工商、稅務(wù)、銀行、公安、消防、勞動(dòng)人事、教育衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)和市政建設(shè)等部門(mén)及轄區(qū)街道的溝通與聯(lián)系，主動(dòng)接受這些部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查、審證工作，積極爭(zhēng)取這些部門(mén)對(duì)酒店工作的支持。酒店各職能部門(mén)應(yīng)按各自的職責(zé)分工具體抓好落實(shí)。 （二） 積極參與本地區(qū)有關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)和群眾團(tuán)體組織的活動(dòng)，加強(qiáng)信息溝通，為酒店的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。 （三） 酒店有關(guān)職能部門(mén)應(yīng)保持與新聞媒體的密切聯(lián)系和合作，在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，做 : 13823056333 25 好酒店的宣傳報(bào)導(dǎo)工作，擴(kuò)大酒店影響和知名度。 （四）總經(jīng)理辦公室應(yīng)發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)職能，加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通與協(xié)調(diào)。 及時(shí)準(zhǔn)確地向各有關(guān)部門(mén)傳達(dá)總經(jīng)理的指令、指示和決定，并將落實(shí)情況反饋給總經(jīng)理。 經(jīng)常保持與各部門(mén)的信息溝通，及時(shí)掌握酒店活動(dòng)情況，當(dāng)好總經(jīng)理的參謀和助手。 遇有重大接待任務(wù)和重要公務(wù)客人，按照總經(jīng)理的工作布置，及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)好各部門(mén)之間的工作。 指導(dǎo)和協(xié)助各部門(mén)內(nèi)勤人員做好資料、信息的搜集和傳遞，以及文件、材料的處理和檔案資料的管理工作，及時(shí)交流工作經(jīng)驗(yàn)。 積極支持和配合人力資源部、保安部和工程部 組織的各項(xiàng)宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，在確保日常管理工作的同時(shí)，組織本室員工主動(dòng)接受和參加。 配合財(cái)務(wù)部做好本室財(cái)產(chǎn)設(shè)備管理，做好交通工具、辦公設(shè)備添置和維修，以及物料耗用和公關(guān)交際等各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算，落實(shí)以部門(mén)為成本中心的費(fèi)用控制管理。 協(xié)同人力資源部做好本室員工的考勤統(tǒng)計(jì)，以及專(zhuān)業(yè)職稱和技術(shù)等級(jí)的評(píng)定考核工作。 主動(dòng)配合工程部做好辦公設(shè)備的管理和計(jì)劃?rùn)z修工作，并與工程部密切合作，搞好具體的維護(hù)保養(yǎng)，確保各種設(shè)備完好有效。 八、業(yè)務(wù)報(bào)表 編號(hào)： 1 名稱：電話記錄單 填表人：接聽(tīng)電話的秘書(shū)或值班人員 用途：記錄和處理來(lái)電交辦的 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 事項(xiàng)時(shí)使用 酒店 : 13823056333 26 電 話 記 錄 單 來(lái)電人姓名 來(lái)電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 工作單位 電 話 被尋人 接聽(tīng)人 留言內(nèi)容 處理意見(jiàn) 編號(hào)： 2 名稱：訪客來(lái)訪記錄單 填表人：秘書(shū) 用途：記錄和處理來(lái)訪事項(xiàng)時(shí)使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 酒店 訪客來(lái)訪記錄單 訪客姓名 來(lái)訪時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 工作單位 身 份 被 訪 人 接 待 人 : 13823056333 27 留言內(nèi)容 處理意見(jiàn) 編號(hào)： 3 名稱：收文登記簿 填表人：文員 用途：記錄收文情況 酒店 訪客來(lái)訪記錄單 收文 收文號(hào) 來(lái)文字號(hào) 來(lái)文單位 事由 密級(jí) 承辦單位 運(yùn)轉(zhuǎn)簽收 歸入卷號(hào) 月 日 1 2 3 4 : 13823056333 28 編號(hào)： 4 名稱：收文四聯(lián)單 填表人：文員 用途：按四聯(lián)分別使用：第一聯(lián)收文處理單； 第二聯(lián)收文登記單；第三聯(lián)收文分送 單；第四聯(lián)收文催辦單 第一聯(lián) 附公文之前 酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文處理單 收文（ ）第 號(hào) 收文日期 年 月 日 來(lái)文單位： 來(lái)文編號(hào)： 號(hào) 來(lái)文日期： 年 月 日 擬辦意見(jiàn)： : 13823056333 29 領(lǐng)導(dǎo)批示： 辦理結(jié)果： 歸檔： 年 月 日 文書(shū)處理號(hào)： 第二聯(lián) 順號(hào)裝訂為總收文簿 酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文登記單 收文（ ）第 號(hào) 收文日期 年 月 日 來(lái)文單位： 來(lái)文編號(hào)： 號(hào) 來(lái)文日期： 年 月 日 來(lái)文標(biāo)題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 備注： 運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程： 送 文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書(shū)處理號(hào) 第三聯(lián) 由經(jīng)辦部門(mén)保存?zhèn)洳? 酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文分送單 收文（ ）第 號(hào) 收文日期 年 月 日 來(lái)文單位： 來(lái)文編號(hào)： 號(hào) 來(lái)文日期： 年 月 日 : 13823056333 30 來(lái)文標(biāo)題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 備注： 運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程： 送文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書(shū)處理號(hào) 第四聯(lián) （作催辦單，辦畢作分戶卡） 第四聯(lián) 用作收文催辦 酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文催辦單 收文（ ）第 號(hào) 收文日期 年 月 日 來(lái)文單位： 來(lái)文編號(hào)： 號(hào) 來(lái)文日期： 年 月 日 來(lái)文標(biāo)題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 催辦情況： 歸檔： 年 月 日 文書(shū)自理號(hào) : 13823056333 31 編號(hào)： 5 名稱：公文處理單 填表人：秘書(shū)或秘書(shū) 用途：辦文時(shí)使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 酒店 公 文 處 理 單 編 號(hào) 收文日期 年 月 日 來(lái)文機(jī)關(guān) 文件編號(hào) 來(lái)文份數(shù) 文件名稱 擬 辦 意 見(jiàn) 領(lǐng) 導(dǎo) 批 示 辦 文 情 況 部門(mén) 負(fù)責(zé)人簽字 退 文 時(shí) 間 備 注 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 : 13823056333 32 編號(hào)： 6 名稱：傳閱文件處理單 填表人：秘書(shū)或文員 用途：傳閱文件時(shí)使用 聯(lián) 數(shù)：一式一聯(lián) 酒店 傳閱文件處理單 來(lái)文機(jī)關(guān) 來(lái)文時(shí)間 來(lái)文字號(hào) 文件名稱 份 數(shù) 登記編號(hào) 呈辦 意見(jiàn) 閱文人簽字 閱文時(shí)間 送文時(shí)間 退文時(shí)間 領(lǐng)導(dǎo) 批示 意見(jiàn) 處理 結(jié)果 : 13823056333 33 編號(hào)： 7 名稱：發(fā)文登記簿 填表人：文員 用途：發(fā)文登記、記錄 酒店 發(fā) 文 登 記 簿 序號(hào) 日期 發(fā)文 文件標(biāo)題 附件 份數(shù) 送達(dá)單位 簽收人 歸入卷號(hào) 備注 月 日 字 號(hào)