【導讀】（五）總經理辦公室文員???????（一）編制酒店年度工作計劃，總結年度工作流程???????（三）酒店重要設備設施添置、更新和裝修改造的工作流程???（五）閱簽值班記錄和有關重要經營報表制度?????????系，為提高酒店的經濟效益和社會效益服務。

　　

【正文】 案管理 （ 1）員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統一管理， 并負責資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員 工手冊》的規(guī)定，準確填寫員工登記表和如實反映情況，員工家庭 地址和電話號碼變更，家庭人口和婚姻狀況變化等情況，均應及時 向上級報告，并轉報人力資源部備案。 （ 2）員工工作檔案由辦公室負責管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務 和工作中各個階段的個人經歷、工作表現、業(yè)務技術培訓和獎懲等 情況，辦公室秘書應做好材料搜集和登記工作，保證員工工作檔案 的完整和準確。員工跨部門之間的調動，其工作檔案即隨之轉移。 員工因故離店，其工作檔案不作轉移，由 人力資源部按規(guī)定處理。 七、總經理辦公室工作溝通與協作 （一） 在酒店總經理的領導下，加強與本地區(qū)工商、稅務、銀行、公安、消防、勞動人事、教育衛(wèi)生、環(huán)境保護和市政建設等部門及轄區(qū)街道的溝通與聯系，主動接受這些部門的業(yè)務指導和檢查、審證工作，積極爭取這些部門對酒店工作的支持。酒店各職能部門應按各自的職責分工具體抓好落實。 （二） 積極參與本地區(qū)有關行業(yè)協會和群眾團體組織的活動，加強信息溝通，為酒店的經營管理服務。 （三） 酒店有關職能部門應保持與新聞媒體的密切聯系和合作，在總經理的領導下，做 : 13823056333 25 好酒店的宣傳報導工作，擴大酒店影響和知名度。 （四）總經理辦公室應發(fā)揮綜合協調職能，加強與各部門的溝通與協調。 及時準確地向各有關部門傳達總經理的指令、指示和決定，并將落實情況反饋給總經理。 經常保持與各部門的信息溝通，及時掌握酒店活動情況，當好總經理的參謀和助手。 遇有重大接待任務和重要公務客人，按照總經理的工作布置，及時溝通和協調好各部門之間的工作。 指導和協助各部門內勤人員做好資料、信息的搜集和傳遞，以及文件、材料的處理和檔案資料的管理工作，及時交流工作經驗。 積極支持和配合人力資源部、保安部和工程部 組織的各項宣傳教育和培訓活動，在確保日常管理工作的同時，組織本室員工主動接受和參加。 配合財務部做好本室財產設備管理，做好交通工具、辦公設備添置和維修，以及物料耗用和公關交際等各項費用的預算，落實以部門為成本中心的費用控制管理。 協同人力資源部做好本室員工的考勤統計，以及專業(yè)職稱和技術等級的評定考核工作。 主動配合工程部做好辦公設備的管理和計劃檢修工作，并與工程部密切合作，搞好具體的維護保養(yǎng)，確保各種設備完好有效。 八、業(yè)務報表 編號： 1 名稱：電話記錄單 填表人：接聽電話的秘書或值班人員 用途：記錄和處理來電交辦的 聯數：一式一聯 事項時使用 酒店 : 13823056333 26 電 話 記 錄 單 來電人姓名 來電時間 年 月 日 時 分 工作單位 電 話 被尋人 接聽人 留言內容 處理意見 編號： 2 名稱：訪客來訪記錄單 填表人：秘書 用途：記錄和處理來訪事項時使用 聯數：一式一聯 酒店 訪客來訪記錄單 訪客姓名 來訪時間 年 月 日 時 分 工作單位 身 份 被 訪 人 接 待 人 : 13823056333 27 留言內容 處理意見 編號： 3 名稱：收文登記簿 填表人：文員 用途：記錄收文情況 酒店 訪客來訪記錄單 收文 收文號 來文字號 來文單位 事由 密級 承辦單位 運轉簽收 歸入卷號 月 日 1 2 3 4 : 13823056333 28 編號： 4 名稱：收文四聯單 填表人：文員 用途：按四聯分別使用：第一聯收文處理單； 第二聯收文登記單；第三聯收文分送 單；第四聯收文催辦單 第一聯 附公文之前 酒店 收 文 四 聯 單 收文處理單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 擬辦意見： : 13823056333 29 領導批示： 辦理結果： 歸檔： 年 月 日 文書處理號： 第二聯 順號裝訂為總收文簿 酒店 收 文 四 聯 單 收文登記單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標題： 收到份數： 已送： 主辦： 備注： 運轉過程： 送 文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書處理號 第三聯 由經辦部門保存?zhèn)洳? 酒店 收 文 四 聯 單 收文分送單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 : 13823056333 30 來文標題： 收到份數： 已送： 主辦： 備注： 運轉過程： 送文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書處理號 第四聯 （作催辦單，辦畢作分戶卡） 第四聯 用作收文催辦 酒店 收 文 四 聯 單 收文催辦單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標題： 收到份數： 已送： 主辦： 催辦情況： 歸檔： 年 月 日 文書自理號 : 13823056333 31 編號： 5 名稱：公文處理單 填表人：秘書或秘書 用途：辦文時使用 聯數：一式一聯 酒店 公 文 處 理 單 編 號 收文日期 年 月 日 來文機關 文件編號 來文份數 文件名稱 擬 辦 意 見 領 導 批 示 辦 文 情 況 部門 負責人簽字 退 文 時 間 備 注 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 : 13823056333 32 編號： 6 名稱：傳閱文件處理單 填表人：秘書或文員 用途：傳閱文件時使用 聯 數：一式一聯 酒店 傳閱文件處理單 來文機關 來文時間 來文字號 文件名稱 份 數 登記編號 呈辦 意見 閱文人簽字 閱文時間 送文時間 退文時間 領導 批示 意見 處理 結果 : 13823056333 33 編號： 7 名稱：發(fā)文登記簿 填表人：文員 用途：發(fā)文登記、記錄 酒店 發(fā) 文 登 記 簿 序號 日期 發(fā)文 文件標題 附件 份數 送達單位 簽收人 歸入卷號 備注 月 日 字 號