檔案信息化建設(shè)與電子文件管理-資料下載頁(yè)
2025-11-03 21:13本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】膃莄薀袇聿莃螞肅羅蒂螅裊芄蒂蒄蚈膀蒁薆襖肆蒀蝿蚇肂葿蒈羈蒈薁螅芇蕆蚃羀膃蒆螅螃聿薆蒅罿羅薅薇螁芃薄蝕羇腿薃袂螀膅薂薂肅肁腿蚄袈羇膈螆肅芆膇蒆袆膂膆薈肂肈芅蟻裊羄芄螃蚇節(jié)芄薂袃羋芃蚅螆膄節(jié)螇羈肀芁蕆螄羆芀蕿罿芅艿蟻螂膁莈螄羈肇莈蒃螁羃莇蚆羆罿莆螈衿羋蒞蒈肄膃莄薀袇聿莃螞肅羅蒂螅裊芄蒂蒄蚈膀蒁薆襖肆蒀蝿蚇肂葿蒈羈蒈薁螅芇蕆蚃羀膃蒆螅螃聿薆蒅罿羅薅薇螁芃薄蝕羇腿薃袂螀膅薂薂肅肁腿蚄袈羇膈螆肅芆膇蒆袆膂膆薈肂肈芅蟻裊羄芄螃蚇節(jié)芄薂袃羋芃蚅螆膄節(jié)螇羈肀芁蕆螄羆芀蕿罿芅艿蟻螂膁莈螄羈肇莈蒃螁羃莇蚆羆罿莆螈衿羋蒞蒈肄膃莄薀袇聿莃螞肅羅蒂螅裊芄蒂蒄蚈膀蒁薆襖肆蒀蝿蚇肂葿蒈羈蒈薁螅芇蕆蚃羀膃蒆螅螃聿薆蒅罿羅薅薇螁芃薄蝕羇腿薃袂螀膅薂薂肅肁腿蚄袈羇膈螆肅芆膇蒆袆膂膆薈肂肈芅蟻裊羄芄螃蚇節(jié)芄薂袃羋芃蚅螆膄節(jié)螇羈肀芁蕆螄羆芀蕿罿芅艿蟻螂膁莈螄羈肇莈蒃螁羃莇蚆羆罿莆螈衿羋蒞蒈肄膃莄薀袇聿莃螞肅羅蒂螅裊芄蒂蒄蚈膀蒁薆
【正文】 包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢 的比率不得低于 5%。 第二步，驗(yàn)收指標(biāo)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為 “ 不合格 ” 。一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)達(dá)到 95%以上（含 95%）時(shí)，予以驗(yàn)收 “ 通過(guò) ” 。 合格率 =抽檢合格的文件數(shù) /抽檢文件總數(shù) *100% 第三步，驗(yàn)收審核。驗(yàn)收 “ 通過(guò) ” 的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可有效。 第四步，驗(yàn)收登記。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。 （ 8）數(shù)據(jù)備份。經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份 。為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。 第 四 節(jié) 機(jī)關(guān)檔案室信息化建設(shè) 機(jī)關(guān)檔案室如何按照檔案部門有關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求做好本單位的檔案信息化工作，更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。 一、加強(qiáng)宣傳，提高機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化工作的意識(shí)。 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，檔案工作的發(fā)展離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持，而領(lǐng)導(dǎo)的支持是建立在認(rèn)識(shí)和了解的基礎(chǔ)上。要做好檔案信息化工作，就必須結(jié)合工作的重要性，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行說(shuō)明和宣傳，使其真正了解 該項(xiàng)工作，從而能夠在人員的培訓(xùn)、設(shè)備的配備、經(jīng)費(fèi)的批給等方面給予支持，保證檔案信息化工作的順利開(kāi)展，這是我們每個(gè)檔案工作者不可推卸的責(zé)任和義務(wù)。 二、制訂目標(biāo)，分步落實(shí)，做到長(zhǎng)計(jì)劃短安排。 各單位要按照檔案行政管理部門的統(tǒng)一要求，確定本單位長(zhǎng)期工作目標(biāo)和近期工作計(jì)劃。制訂長(zhǎng)期目標(biāo)要做到通盤考慮，保持檔案信息化建設(shè)的高質(zhì)量和統(tǒng)一性，為技術(shù)發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費(fèi)。近期目標(biāo)注重實(shí)用和可行。要通過(guò)落實(shí)近期目標(biāo)，摸索經(jīng)驗(yàn)，修訂和完善長(zhǎng)期目標(biāo)，改進(jìn)工作，循序漸進(jìn)。 三、實(shí) 現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案和文檔一體化。 文檔一體化是實(shí)行檔案信息化建設(shè)的基本原則。文檔一體化是機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理提出的必然要求。各機(jī)關(guān)在規(guī)劃和組織實(shí)施機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化時(shí)，要將檔案管理現(xiàn)代化納入其中，統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一安排，使檔案信息化工作與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。各單位檔案部門也要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，對(duì)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)劃與建設(shè)提出檔案管理方面的要求，以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。 四、使用統(tǒng)一的檔案管理軟件。 最近幾年，我 們重慶市 一直都在推廣應(yīng)用 “ 科怡檔案管理軟件 ” 。如果各自為政，使用不同的檔案 管理軟件，就造成今后檔案進(jìn)館不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接，所有輸入的數(shù)據(jù)都要推倒重來(lái)，這樣就造成重復(fù)勞動(dòng)和人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。因此，要使用檔案部門統(tǒng)一推廣應(yīng)用的檔案管理軟件，保證與檔案館的兼容性。 五，做好電子文件的收集和歸檔，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件兩套制保管。 現(xiàn)在我 區(qū) 許多單位辦公自動(dòng)化和現(xiàn)代化程度較高，形成了大量的電子文件。 六、抓好室藏檔案的數(shù)字化工作，更好的實(shí)現(xiàn)資源共享。 開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，首先就要實(shí)行數(shù)字化。一方面，文書(shū)立卷改革從傳統(tǒng)的以卷為單位進(jìn)行立卷改為以件為單位進(jìn)行立卷，正可以方便歸檔的紙質(zhì)文 件與形成的電子文件的達(dá)到對(duì)應(yīng)。我們可以根據(jù)這種情況，對(duì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送和本機(jī)關(guān)形成的 —— 屬于歸檔范圍的電子文件，以數(shù)字形式直接全文歸檔；對(duì)的紙質(zhì)文件利用掃描儀轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息。數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)注意：對(duì)于檔案數(shù)字化處理，要區(qū)別輕重緩急予以對(duì)待。按照先新后老、先重點(diǎn)后一般的原則，對(duì)新歸檔新入庫(kù)的檔案采用新的辦法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，老檔案放到第二步。在對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存檔案進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)重要價(jià)值的檔案先進(jìn)行數(shù)字化處理。借此時(shí)機(jī)對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理，對(duì)于已經(jīng)失去檔案價(jià)值的檔案資料予以按程序批準(zhǔn)銷毀，以減少不 必要的重
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