檔案信息化建設(shè)與電子文件管理-資料下載頁
2024-11-12 21:13本頁面
【導(dǎo)讀】膃莄薀袇聿莃螞肅羅蒂螅裊芄蒂蒄蚈膀蒁薆襖肆蒀蝿蚇肂葿蒈羈蒈薁螅芇蕆蚃羀膃蒆螅螃聿薆蒅罿羅薅薇螁芃薄蝕羇腿薃袂螀膅薂薂肅肁腿蚄袈羇膈螆肅芆膇蒆袆膂膆薈肂肈芅蟻裊羄芄螃蚇節(jié)芄薂袃羋芃蚅螆膄節(jié)螇羈肀芁蕆螄羆芀蕿罿芅艿蟻螂膁莈螄羈肇莈蒃螁羃莇蚆羆罿莆螈衿羋蒞蒈肄膃莄薀袇聿莃螞肅羅蒂螅裊芄蒂蒄蚈膀蒁薆襖肆蒀蝿蚇肂葿蒈羈蒈薁螅芇蕆蚃羀膃蒆螅螃聿薆蒅罿羅薅薇螁芃薄蝕羇腿薃袂螀膅薂薂肅肁腿蚄袈羇膈螆肅芆膇蒆袆膂膆薈肂肈芅蟻裊羄芄螃蚇節(jié)芄薂袃羋芃蚅螆膄節(jié)螇羈肀芁蕆螄羆芀蕿罿芅艿蟻螂膁莈螄羈肇莈蒃螁羃莇蚆羆罿莆螈衿羋蒞蒈肄膃莄薀袇聿莃螞肅羅蒂螅裊芄蒂蒄蚈膀蒁薆襖肆蒀蝿蚇肂葿蒈羈蒈薁螅芇蕆蚃羀膃蒆螅螃聿薆蒅罿羅薅薇螁芃薄蝕羇腿薃袂螀膅薂薂肅肁腿蚄袈羇膈螆肅芆膇蒆袆膂膆薈肂肈芅蟻裊羄芄螃蚇節(jié)芄薂袃羋芃蚅螆膄節(jié)螇羈肀芁蕆螄羆芀蕿罿芅艿蟻螂膁莈螄羈肇莈蒃螁羃莇蚆羆罿莆螈衿羋蒞蒈肄膃莄薀袇聿莃螞肅羅蒂螅裊芄蒂蒄蚈膀蒁薆
【正文】 包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢 的比率不得低于 5%。 第二步，驗收指標(biāo)。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標(biāo)記為 “ 不合格 ” 。一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)達(dá)到 95%以上（含 95%）時，予以驗收 “ 通過 ” 。 合格率 =抽檢合格的文件數(shù) /抽檢文件總數(shù) *100% 第三步，驗收審核。驗收 “ 通過 ” 的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可有效。 第四步，驗收登記。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。 （ 8）數(shù)據(jù)備份。經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份 。為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。 第 四 節(jié) 機關(guān)檔案室信息化建設(shè) 機關(guān)檔案室如何按照檔案部門有關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求做好本單位的檔案信息化工作，更好地服務(wù)于機關(guān)各項工作，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。應(yīng)從以下幾個方面入手。 一、加強宣傳，提高機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化工作的意識。 實踐經(jīng)驗表明，檔案工作的發(fā)展離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，而領(lǐng)導(dǎo)的支持是建立在認(rèn)識和了解的基礎(chǔ)上。要做好檔案信息化工作，就必須結(jié)合工作的重要性，對領(lǐng)導(dǎo)進行說明和宣傳，使其真正了解 該項工作，從而能夠在人員的培訓(xùn)、設(shè)備的配備、經(jīng)費的批給等方面給予支持，保證檔案信息化工作的順利開展，這是我們每個檔案工作者不可推卸的責(zé)任和義務(wù)。 二、制訂目標(biāo)，分步落實，做到長計劃短安排。 各單位要按照檔案行政管理部門的統(tǒng)一要求，確定本單位長期工作目標(biāo)和近期工作計劃。制訂長期目標(biāo)要做到通盤考慮，保持檔案信息化建設(shè)的高質(zhì)量和統(tǒng)一性，為技術(shù)發(fā)展留下兼容和擴充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費。近期目標(biāo)注重實用和可行。要通過落實近期目標(biāo)，摸索經(jīng)驗，修訂和完善長期目標(biāo)，改進工作，循序漸進。 三、實 現(xiàn)計算機管理檔案和文檔一體化。 文檔一體化是實行檔案信息化建設(shè)的基本原則。文檔一體化是機關(guān)辦公自動化對機關(guān)檔案管理提出的必然要求。各機關(guān)在規(guī)劃和組織實施機關(guān)辦公自動化時，要將檔案管理現(xiàn)代化納入其中，統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一安排，使檔案信息化工作與機關(guān)辦公自動化同步發(fā)展。各單位檔案部門也要積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計，對機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)劃與建設(shè)提出檔案管理方面的要求，以實現(xiàn)文檔一體化管理。 四、使用統(tǒng)一的檔案管理軟件。 最近幾年，我 們重慶市 一直都在推廣應(yīng)用 “ 科怡檔案管理軟件 ” 。如果各自為政，使用不同的檔案 管理軟件，就造成今后檔案進館不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，所有輸入的數(shù)據(jù)都要推倒重來，這樣就造成重復(fù)勞動和人力、物力、財力的浪費。因此，要使用檔案部門統(tǒng)一推廣應(yīng)用的檔案管理軟件，保證與檔案館的兼容性。 五，做好電子文件的收集和歸檔，實行電子文件和紙質(zhì)文件兩套制保管。 現(xiàn)在我 區(qū) 許多單位辦公自動化和現(xiàn)代化程度較高，形成了大量的電子文件。 六、抓好室藏檔案的數(shù)字化工作，更好的實現(xiàn)資源共享。 開展檔案信息化建設(shè)，首先就要實行數(shù)字化。一方面，文書立卷改革從傳統(tǒng)的以卷為單位進行立卷改為以件為單位進行立卷，正可以方便歸檔的紙質(zhì)文 件與形成的電子文件的達(dá)到對應(yīng)。我們可以根據(jù)這種情況，對通過網(wǎng)絡(luò)傳送和本機關(guān)形成的 —— 屬于歸檔范圍的電子文件，以數(shù)字形式直接全文歸檔；對的紙質(zhì)文件利用掃描儀轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息。數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，機關(guān)檔案室應(yīng)注意：對于檔案數(shù)字化處理，要區(qū)別輕重緩急予以對待。按照先新后老、先重點后一般的原則，對新歸檔新入庫的檔案采用新的辦法進行數(shù)據(jù)處理，老檔案放到第二步。在對現(xiàn)有庫存檔案進行分析的基礎(chǔ)上，對重要價值的檔案先進行數(shù)字化處理。借此時機對庫藏檔案進行清理，對于已經(jīng)失去檔案價值的檔案資料予以按程序批準(zhǔn)銷毀，以減少不 必要的重
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