檔案信息化建設(shè)講座-資料下載頁
2025-01-11 16:58本頁面
【正文】 ⑻點擊確定按鈕， ⑼在 頁數(shù) /盒前 的方框打“ √”并輸入頁數(shù) ⑽點擊歸檔按鈕 ⑾點擊繼續(xù)按鈕 （二） 歸檔 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 人工歸檔 ⑴進入紫晶系統(tǒng) ⑵點擊人工歸檔按鈕 ⑶在 檔號 一欄輸入檔號 ⑷在空白處點擊左鍵 ⑸點擊 OK按鈕 ⑹點擊歸檔文件目錄按鈕 ⑺分別輸入： 文件編號 、 責任者 、 題名 、日期 、 頁數(shù)（號） 等項目內(nèi)容 ⑻點擊保存按鈕 ⑼點擊添加按鈕進行下一份文件的錄入 （二） 歸檔 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 快速檢索 ⑴進入紫晶系統(tǒng) ⑵點擊編目檢索 ⑶點擊文件檢索 ⑷在 請輸入檢索內(nèi)容 輸入相關(guān)關(guān)鍵詞 ⑸點擊檢索 （三） 檔案檢索 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 高級檢索 （ 1）進入紫晶系統(tǒng) （ 2）點擊編目檢索 （ 3）點擊文件檢索 （ 4）點擊高級檢索 （ 5）分別在“關(guān)鍵字”、“運算符”、“條件值”中輸入相關(guān)內(nèi)容，匯總形成檢索條件 （ 6）點擊檢索 （三） 檔案檢索 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 （三） 檔案檢索 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 備注： 在第⑷步 請輸入檢索內(nèi)容 輸入相關(guān)關(guān)鍵 詞中，用戶輸入兩個或以上關(guān)鍵詞時必 須用空格隔開。 輸入相關(guān)關(guān)鍵詞可為： 文件編號 、 責任 者 、 題名 、 日期 等已錄入計算機的任意 內(nèi)容，如進行復雜查詢，需用高級檢索。 用戶可根據(jù)該文件的檔號快速找到該文 件。如文件掛有全文，可點擊全文瀏覽 直接瀏覽文件，還可點擊動態(tài)鏈接對文 件進行修改利用。 （三） 檔案檢索 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 全文目錄管理 ⑴進入紫晶系統(tǒng) ⑵點擊全文管理 ⑶點擊全文目錄管理，單擊需要建立新 的子目錄的父目錄，打開該父目錄 ⑷點擊新增目錄按鈕 ⑸在 用戶輸入 欄輸入文件目錄名稱 ⑹點擊確定按鈕 ⑺點擊關(guān)閉按鈕 （四） 全文管理 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 全文文件管理 （ 1）點擊全文文件管理 （ 2）分別對 源文件位置 和 目標目錄 兩個目 錄選擇框進行目錄選擇，選擇源文件 所在目錄位置和文件入庫后的存放位 置（即目標目錄） （ 3）選擇用戶所需文件 （ 4）點擊傳輸文件按鈕 （ 5）點擊關(guān)閉按鈕 （四） 全文管理 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 （ 6）點擊檔案整理 （ 7）點擊歸檔 /卷內(nèi)文件按鈕 （ 8）在 檔號 一欄輸入檔號 （ 9）到位需要進行全文掛接的機讀目錄 （ 10）點擊全文掛接按鈕 （ 11） 選中對應(yīng)的文件 （ 12）點擊選中退出按鈕 （ 13）設(shè)置 全文級別 （ 14）點擊保存按鈕 （四） 全文管理 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 進入紫晶系統(tǒng) 點擊人工歸檔按鈕 在 檔號 一欄輸入檔號 在空白處點擊左鍵 點擊 OK按鈕 點擊歸檔文件目錄按鈕 點擊目錄打印按鈕 進行相關(guān)設(shè)置 點擊打印按鈕 （五） 目錄打印 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 進入紫晶系統(tǒng) 點擊人工歸檔按鈕 在 檔號 一欄輸入需要更改的檔案的檔號 在空白處點擊左鍵 點擊 OK按鈕 在 檔號 一欄直接輸入新的檔號 敲擊回車鍵 點擊確定按鈕 點擊保存按鈕 （六） 更改檔號 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 進入紫晶系統(tǒng) 點擊公文管理 /歸檔菜單 點擊件號處理子菜單 點擊檔號選擇按鈕 檢索出所需檔號，比如對 023全宗的 2023年度永久的文件進行件號處理， 則檢索條件如下：檔號 類似于 023永久 2023％ 點擊件號處理按鈕 （七） 件號處理 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 進入紫晶系統(tǒng) 點擊公文管理 /歸檔菜單 點擊分卷子菜單 在 請輸入卷（盒）檔號 欄輸入分卷的 檔號并點擊調(diào)出卷（盒）內(nèi)文件按鈕 在分別輸入 起始序號 和 終止序號 后， 在 請輸入目標卷（盒）號 框中輸入新 的檔號 點擊執(zhí)行按鈕 （八） 分卷 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 進入 A機紫晶系統(tǒng) 點擊數(shù)據(jù)交換 /網(wǎng)上發(fā)布菜單 點擊數(shù)據(jù)交換子菜單 點擊案卷（盒）選擇 檢索出所需檔號，比如對“ 023全宗的 2023年度永久”下屬的各個卷盒進行 數(shù)據(jù)交換，則檢索條件如下：檔號 類似于 023永久 2023％ 點擊數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出按扭 選擇 U盤上的一個文件包，執(zhí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn) 出 （九） 數(shù)據(jù)交換 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 進入 B機紫晶系統(tǒng) 點擊數(shù)據(jù)交換 /網(wǎng)上發(fā)布菜單 點擊數(shù)據(jù)交換子菜單 1點擊數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入按鈕 1選擇 A機上數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出時的文件包 1點擊確定按鈕 （九） 數(shù)據(jù)交換 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 進入紫晶系統(tǒng) 點擊系統(tǒng)菜單 點擊 數(shù)據(jù)管理 下的系統(tǒng)硬盤備份 步驟 1：選需要備份到的位置 步驟 2：點擊備份按鈕 （十） 數(shù)據(jù)備份 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 謝謝大家 ! 演講完畢，謝謝觀看！
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