【正文】 接影響到學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。3．檔案從業(yè)人員素質(zhì)無法完全適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展需求部分檔案人員素質(zhì)無法完全適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，新載體形式的檔案資源將大幅增加，機(jī)讀型、縮微型、視聽型檔案資源大量涌現(xiàn)。這些變化深刻影響著檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，對(duì)檔案人員素質(zhì)提出了更高的要求。4．檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)滯后，電子文件歸檔困難檔案信息化工作的基本任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的完整生成、便捷傳遞、永久保存、利用共享及其全過程安全管理。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)的顯著特點(diǎn)是具有極強(qiáng)的相關(guān)性，如檔案信息的傳輸、流轉(zhuǎn)、共享必然涉及諸多相關(guān)主體及其相互間的關(guān)聯(lián)；電子文件歸檔管理更使檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)、各種計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)等的關(guān)聯(lián)度明顯提高。因此，檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語言，更加需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但從現(xiàn)狀看，我國檔案信息化工作中的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)嚴(yán)重滯后于實(shí)踐發(fā)展，其系統(tǒng)性、配套性，不能完全滿足當(dāng)前檔案信息化工作的實(shí)際需要。5．?dāng)?shù)字檔案信息資源開發(fā)利用率低由于經(jīng)費(fèi)有限，館藏檔案數(shù)字化程度較低，經(jīng)數(shù)字化掃描加工處理的檔案僅占館藏檔案極少比重，加之電子文件歸檔管理工作一時(shí)難以大規(guī)模推進(jìn)，可供利用的檔案電子信息資源少之又少，無法滿足學(xué)校與社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需要。三、高校檔案管理數(shù)字化、信息化的對(duì)策 1．加大資金投入力度，優(yōu)化信息設(shè)施配置高校每年應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為學(xué)校檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供資金保障。學(xué)校相關(guān)職能部門應(yīng)加大對(duì)檔案事業(yè)一般經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，力爭將檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目列入學(xué)校專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，尤其是列入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，以獲得更多資金支持。同時(shí)檔案館也應(yīng)妥善高效地使用來之不易的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在選購信息化相關(guān)設(shè)備時(shí)盡量讓有限的資金得到最大價(jià)值的利用。一方面，檔案部門在購置新設(shè)備時(shí)，要根據(jù)本館信息化建設(shè)需求和支付能力合理購置適合的、性價(jià)比最優(yōu)的信息設(shè)施；另一方面也要提高舊設(shè)備利用率，節(jié)約利用資源，將部分淘汰的仍可正常運(yùn)行的舊機(jī)器用于檔案目錄的信息錄入等，這樣不僅可以充分利用現(xiàn)有的舊機(jī)器，也可將有限的資金優(yōu)先用于購置其他更急需的信息設(shè)備上。2．根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，加快推進(jìn)檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的出臺(tái)檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定是加快推進(jìn)檔案信息化工作的基礎(chǔ)與前提，是檔案信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行并發(fā)揮其功能的必備條件。各高校檔案館必須根據(jù)國家業(yè)已出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出各種規(guī)章制度和信息化標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源管理利用等方面進(jìn)行規(guī)范管理，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)實(shí)施。各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與管理制度要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上產(chǎn)生，要具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)，從而形成約束機(jī)制，使所有人員都感到責(zé)任重大，自覺履行職責(zé)，遵守制度，把本職工作做好。檔案信息化管理的制度應(yīng)該包括：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項(xiàng)管理制度不能一成不變，要在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，以確保各項(xiàng)管理制度的權(quán)威性。3．與電子校務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行信息資源合作共建，加快推進(jìn)電子文件歸檔管理工作電子文件的歸檔與管理是電子校務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)性工作，也是未來高校檔案信息資源開發(fā)與利用的工作重點(diǎn)，對(duì)促進(jìn)高校檔案信息化具有十分重要的意義。隨著各高校校園辦公自動(dòng)化統(tǒng)一平臺(tái)系統(tǒng)和數(shù)字校園的陸續(xù)投入運(yùn)行，電子文件的歸檔管理必將提上工作日程。高校檔案工作者要適應(yīng)這一新形勢(shì)的要求，采取有效的對(duì)策與措施，促進(jìn)電子文件歸檔管理工作與電子校務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的盡快接軌，抓住機(jī)遇依托電子校務(wù)平臺(tái)推進(jìn)高校檔案信息化進(jìn)程。4．提高信息安全意識(shí)，確保檔案信息利用安全在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)與利用時(shí)必然會(huì)涉及多方面的信息安全問題。首先，我們應(yīng)重視檔案信息內(nèi)容的安全。凡是涉及國家安全、單位機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，必須保密，防止失密、泄密的發(fā)生。其次，必須保障網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫安全。使用安全級(jí)別較高的操作系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)漏洞、補(bǔ)丁升級(jí)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期多重備份、異地備份，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證、訪問權(quán)限控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。再次，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)中流轉(zhuǎn)的檔案信息存在更多的安全隱患，檔案部門要未雨綢繆，防患于未然，在信息安全防護(hù)方面，除了對(duì)已有的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、用戶身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等進(jìn)行綜合運(yùn)用之外，還要不斷跟進(jìn)了解新的安全防護(hù)技術(shù)，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的新情況、新問題。最后，檔案部門要不斷進(jìn)行信息的保密、安全教育，制定切實(shí)可行的信息保密制度和管理制度，提高檔案工作人員對(duì)信息的保密與安全意識(shí)。5．加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案工作人員信息化管理與利用水平隨著檔案信息化工作的深入開展，在傳統(tǒng)檔案的收集、管理與利用環(huán)節(jié)均將發(fā)生根本性變化。檔案管理技術(shù)的發(fā)展和檔案管理者角色的轉(zhuǎn)變，必然要求檔案從業(yè)人員不斷調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)和掌握檔案數(shù)字化工作崗位應(yīng)該具備的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，在知識(shí)和技能上都要有顯著的提高。為了適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)數(shù)字檔案管理的需要，檔案工作者要牢固樹立檔案信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)成為檔案信息資源的管理者、組織者、傳播者和信息利用的導(dǎo)航人。檔案館要大力加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，使他們有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，提升他們信息的鑒別、篩選能力，以便主動(dòng)適應(yīng)工作對(duì)象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。檔案工作人員也必須不斷努力，千方百計(jì)提高自身綜合能力，盡快適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。6．暢通檔案信息服務(wù)渠道，提高資源利用率加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，建立電子閱覽室，利用網(wǎng)絡(luò)終端、多媒體、觸摸屏等現(xiàn)代技術(shù)，使檔案利用者享受到方便、快捷、直觀的服務(wù)是檔案館發(fā)展的必由之路。故應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段的多樣化，應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立完備的檔案數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)，充分發(fā)揮和拓展現(xiàn)有檔案館網(wǎng)站的作用，使檔案館網(wǎng)站真正成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，實(shí)行新信息上網(wǎng)發(fā)布；提供在線電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)、視頻點(diǎn)播服務(wù)等功能，開展檔案信息咨詢服務(wù)，與用戶進(jìn)行交互式信息咨詢，運(yùn)用跟蹤反饋、搜索代理等方式，為用戶構(gòu)建制定全方位的檔案信息服務(wù)體系。7．加強(qiáng)校際間的交流學(xué)習(xí)，縮短與他校的差距目前國內(nèi)各高校檔案館信息化發(fā)展水平不均衡，有的已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了完全的數(shù)字檔案管理，有的還處于信息化建設(shè)的初始階段。正是這種水平上的差距，要求各高校檔案部門之間應(yīng)采取多種途徑開展交流學(xué)習(xí)，在技術(shù)共享基礎(chǔ)上加快檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)要素、技術(shù)要素等諸多方面的交流學(xué)習(xí)，發(fā)揮先進(jìn)檔案館的示范帶頭作用，縮短高校之間的差距。高校檔案是高校最重要、最鮮活、最有權(quán)威性的知識(shí)資源。隨著高校自身發(fā)展的需要，高校越來越重視檔案信息的管理工作，檔案工作者也必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，把信息的開發(fā)與利用作為今后的重點(diǎn)任務(wù)來抓，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，積極尋求新形勢(shì)下高校檔案信息開發(fā)的新方式、新辦法，努力創(chuàng)造條件，搭建檔案信息化平臺(tái)，為盡快適應(yīng)信息時(shí)代的步伐奠定基石。