【正文】 完成這個課程后，你就學(xué)會： 適用時機(jī)： 在你與員工進(jìn)行工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣的討論后，見到他們的工作水平或工作習(xí)慣有了改善，你就可以運用本課程所教導(dǎo)的技巧。 基層主管培訓(xùn)課程 ? 鞏固員工改善后的工作水平或習(xí)慣。 ? 激勵員工維持改善后的工作水平或習(xí)慣。 ? 讓員工明白良好的工作水平會帶來贊賞，他們因而會繼續(xù)改進(jìn)。 學(xué)習(xí)原因： 學(xué)習(xí)及運用這些技巧，可以幫助你 ： 基層主管培訓(xùn)課程 如何保持已改善的工作水平 “只有在我工作出錯的時候，上司才找我談?wù)??！? 你是否常有這樣的感覺？上一次你告訴員工有關(guān)他們的工作水平或工作習(xí)慣已有改進(jìn)是什么時候？假如你和一般的主管或經(jīng)理一樣，只顧處理工作漏弊，你就會覺得花時間去贊賞員工的改進(jìn)似乎是種奢望。 研究結(jié)果顯示以下雨項重點： ? 正面的贊賞可以激勵員工保持改善后的工作水平。 ? 主管人員表示，當(dāng)員工的工作水平有改善的時候，他們都會盡量給與贊賞；但另一方面，很多員工卻表示就算他們工作出色，也甚少得到主管的賞識。 正面的贊賞是激勵員工竭力工作的有效方法。在適當(dāng)?shù)臅r候，對與力求改進(jìn)的員工說些適當(dāng)?shù)脑?，員工會十分受用；相反，員工若得不到鼓勵，就會大大降低工作的熱忱。 基層主管培訓(xùn)課程 付出后的收獲 處理員工工作表現(xiàn)和不良工作習(xí)慣的問題，需要付出時間。當(dāng)員工有進(jìn)步時，記得要及時加以適當(dāng)鼓勵，確保你付出時間后，能收到效果。最佳的收獲，就是員工繼續(xù)改進(jìn)自己的工作。 員工需要得到贊賞 很多時候，正在改善自己工作水平的員工，知道自己的工作有進(jìn)步，都希望得到別人的贊賞。如果主管一句鼓勵的話都沒有，員工就會覺得主管只顧找錯處，而不重視員工的改造，這會讓員工泄氣。如果員工認(rèn)為主管只會挑毛病而沒有鼓勵，他很快就會故態(tài)復(fù)萌，回復(fù)到原來不理想的工作水平或不良的工作習(xí)慣上。 事實上，就算我們力求完美，有時也會忘了在適當(dāng)?shù)臅r候給與別人贊賞。我們每天都匆忙地處理日常的工作及許多隨之而來的問題，很容易忘了要贊賞工作表現(xiàn)有改進(jìn)的員工。主管的工作目標(biāo)，往往只著手處理“當(dāng)前急務(wù)”，在限期內(nèi)達(dá)成工作進(jìn)度，在這樣的情況下，很容易會忽視員工的進(jìn)步。 你與員工討論如何保持已改善的工作水平，對雙方都有好處。只要適當(dāng)?shù)靥幚?，就可以對員工的工作有積極的影響。贊賞員工的進(jìn)步，往往能使員工保持現(xiàn)有水準(zhǔn)，受到激勵的員工會繼續(xù)把工作做好，并且對自己更有自信。 基層主管培訓(xùn)課程 何時需要討論 當(dāng)你見到員工的工作水平或習(xí)慣有改善時，就算是輕微的改善，你也可以與員工討論如何保持改善后的工作水平。只要員工朝著正確的方向改善，就算未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，也是值得維持下去的；員工的工作水平雖然不一定有重大的改進(jìn)，但必須有顯著的進(jìn)步，而可以確實地指出。 要使討論收到最大的效果，在發(fā)覺員工表現(xiàn)有改善時，你就應(yīng)該立刻提出討論。這樣，你就可以把員工在改善工作方面所付出的努力和你給他的贊賞有效地聯(lián)結(jié)起來，當(dāng)員工知道良好的工作水平會受到贊賞，他就愿意繼續(xù)改進(jìn)自己的工作。 “從今天早上的報告中，我知道你的錯誤率己降低了 1%.” 你可能已發(fā)覺，員工繼續(xù)改善工作表現(xiàn)時，你要給的積極贊賞也漸漸減少。當(dāng)然，如果問題再出現(xiàn)，你就需要和他討論，要他回復(fù)到正常的工作水平上；如果他持續(xù)地有所改善，你只需偶爾表示贊賞，就可以使他繼續(xù)改進(jìn)。 基層主管培訓(xùn)課程 贊賞員工必須誠懇 由于這是如此積極的討論，你可能想借著這個機(jī)會，討論其它與員工工作表現(xiàn)有關(guān)的問題，例如，你可能會認(rèn)為這是個適當(dāng)時機(jī)，提醒員工應(yīng)該有更大的改進(jìn)，或者談些其它工作上的問題。千萬不要這樣做，否則，員工會覺得你的贊賞不夠誠意，或者覺得你表面在吹捧他，而背后另有企圖。其實，你將會有許多時間去解決其它的問題，就讓員工在這次的討論過程中，享受一下被贊賞的時刻。 贊賞要明確 對于工作表現(xiàn)有改善的員工，一般性的贊賞遠(yuǎn)不及明確的指出他們的工作改善的具體情形及其重要來得有效。試分析以下兩個例子的不同之處： “近來你的工作大有追步，我很欣賞。” “過去兩星期，你的錯誤率減少了 3%，我實在很欣賞，因為這樣可以節(jié)省金錢、時間和原料。” 雖然第一個例子沒有甚么不對，但效果并不明顯。第二個例子就有效得多，它明確地說明員工改善的地方。明確的贊賞表示出主管的誠意，使員工認(rèn)為“我所做的工作真是重要，的確值得贊賞?！? 基層主管培訓(xùn)課程 贊賞的益處 有時你會問：“為甚么我要贊賞員工？他們拿薪水，就得工作?！贝鸢负芎唵?。你身為主管，別人是根據(jù)你及員工的工作表現(xiàn)來評價你，員工的工作表現(xiàn)就是你的工作表現(xiàn)；當(dāng)員工的工作有所改善，你助他們一臂之力，就是幫了自己。你個人、員工。工作小組及整個機(jī)構(gòu)都會因工作水平改善而獲益。 熟能生巧 你多與員工討論如何保持改善后的工作水平，你也愈會運用討論技巧。最初與員工討論時，你可能會覺得有點不自在，尤其是當(dāng)你不善于贊賞別人，而員工又不習(xí)慣接受別人的贊賞時，那就更加尷尬。但是，當(dāng)員工知這你是衷心贊賞他們，而你又明白這些討論對工作小組的成功影響甚大時，這些不自然的情形很快就會消失。 基層主管培訓(xùn)課程 重要步驟： 當(dāng)你與員工討論如何保持己改善的工作水平時，下列的重要步驟會對你有幫助： 1. 指出已改善的地方。 2. 說明這項改善對你和工作小組的重要性。 3. 留心聽取員工的意見。 4. 詢問員工是否需要幫助，使工作更順利。 5. 在適當(dāng)時向員工表示你會給與幫助。 6. 感謝員工作出的改善。 基層主管培訓(xùn)課程 采用重要步驟的原則： 指出已改善的地方 ? 要清楚明確 ? 不要再提過去的問題 記住討論的目的是指出改善后的工作表現(xiàn)，并非重提過去不當(dāng)?shù)墓ぷ鞅憩F(xiàn)或習(xí)慣。請明確的說明員工已改善的地方，并指出具體的成績，避免含糊的贊美。 例如說一句“你做得好”還這不及說“你已經(jīng)把不良率減少至 2%” 來得有效。 明確地指出員工改善的地方，這是衷心贊賞員工最簡單而且有效的方法。 指出員工已改善的地方，可以顯示你注意及重視員工的成績，同時，你會帶給員工一個訊息，就是你看重你的員工，并且尊重他們，這可以維護(hù)他們的自尊（基本原則1），確保員工繼續(xù)改進(jìn)工作的首要步驟。 基層主管培訓(xùn)課程 采用重要步驟的原則： 說明這項改善對你和工作小組的重要性 ? 要清楚明確 解釋為什么員工改善的地方值得稱許，其實就是清楚指出員工的成績，讓他們了解你的確衷心贊賞他，這是增加員工自信的一大動力（基本原則 1）。如果可以，請說明這項改善如何影響其個人及整體的生產(chǎn)力。像第一個重要步驟的情形一樣，這部份的贊賞要清楚明確。 含糊的一句話，如“你幫了我們很大的忙”，不及明確的表達(dá)如“你的不良率減少了 3%，這使我們部門達(dá)到這個月的生產(chǎn)指標(biāo)”來得有效。 基層主管培訓(xùn)課程 采用重要步驟的原則： 留心聽取員工的意見 ? 不要打斷對方的話 大多數(shù)人對自己的改善成果都引以自豪，希望告訴別人自己是如何取得這樣的成績。你應(yīng)該給他們機(jī)會表達(dá)一下，讓他們享受其中的樂趣?；蛟S你也想知道他們是如何取得這樣的成績，但請專心聆聽，不要打斷，給員工充足的時間詳述，這表示你有興趣知道這他們是如何改善工作，并肯定他們的改進(jìn)是重要的。 只聆聽而不批評看似容易，但你往往會發(fā)覺自己希望發(fā)表意見。要盡量避免提出自己的見解，因為這會阻礙員工全面解釋他怎樣取得這樣的成績。請專心聆聽，并表示了解對方的感受（基本原則 2），這清楚地表示出你理解員工額外付出的努力。 有些員工會興致勃勃地談?wù)撟约汗ぷ鞲纳频某晒行┤藚s不愿意多說。假如遇到這樣的情形，不必勉強(qiáng)員工，就直接采用第四個重要步驟。 基層主管培訓(xùn)課程 采用重要步驟的原則： 詢問員工是否需要幫助，使工作更順利 ? 主動提供協(xié)助 在討論過程中，管理人員不適宜指出員工應(yīng)該要有更大的改進(jìn)，或提及其它工作上的問題。這時，由于討論的氣氛積極而有建設(shè)性，你可以問員工是否需要協(xié)助，以維持他已作出的改善?；蛟S你們大家會想到一些方法，可以減少工作上的問題，而且能維持你目前對員工表現(xiàn)的期望。員工提出可能遇到的問題時，請專心聆聽，以諒解的態(tài)度響應(yīng)（基本原則 2），讓他知道你衷心希望他可以維持良好的工作表現(xiàn)。 基層主管培訓(xùn)課程 采用重要步驟的原則： 在適當(dāng)時向員工表示你會給與幫助 ? 以開明的態(tài)度考慮員工的意見 ? 確定采取行動或回復(fù)的日期 有時員工提出一項要求或建議，如果可以實時接納或處理，你應(yīng)該立即說明將如何處理及何時進(jìn)行，這顯示你支持員工的工作，這也是加強(qiáng)員工自信心的另一方法（基本原則 1）。 如果你不清楚是否可以立即采用員工的建議，請向員工解釋你需要再作研究，另定日期回復(fù)。你研究過建議，決定如何辦理后，必須讓員工知道你將會做些什么及何時進(jìn)行，尤其是當(dāng)你知道不能夠采用員工的建議時，這更是重要。向員工解釋你如何考慮他的要求及不能接納的原因，至少，顯示你重視他的要求，并已經(jīng)研究過，這樣做可以維持員工的自尊（基本原則 1）。 不論員工的要求是否適當(dāng)，如果無法采用，你應(yīng)該表示了解對方的想法（基本原則2），并說明員工的意見很好，可惜你不能夠采用。 基層主管培訓(xùn)課程 采用重要步驟的原則： 感謝員工作了改善 ? 要誠懇和簡潔 在結(jié)束討論時表示感謝，可以加強(qiáng)討論時稱贊的效果。這是員工在討論完畢，返回工作崗位前聽到的最后一句話，印象特別深刻。一句簡單的“謝謝”，可以加強(qiáng)員工的自信心（基本原則 1），也可自然地結(jié)束這次討論。 要成為成功的主管，需要使用多種不同的技巧；你從本課程學(xué)到的，與其它技巧同樣基本而重要。作為一位主管或經(jīng)理，你要對員工的工作負(fù)青。他們的成功就是你的成功，他們的失敗也就是你的失敗。讓員工維持已改善的工作水平，對員工、工作小組及整個工作機(jī)構(gòu)都有好處。 本課程并沒有夸大贊賞別人工作成就的影響。想想看，假如你付出了努力去改善自己的工作水平，而上司一點表示也沒有，你的感受會如何？你明白沒有贊賞會令人泄氣，就知道贊賞是多么有效的激勵。 你從本訓(xùn)練課程學(xué)到的基本原則及六個重要步驟是一個有效的方法，可以幫助工作小組保持已改善的工作水平。 基層主管培訓(xùn)課程 重要原則： 當(dāng)你運用這些重要的技巧時，請緊記下列各點： ? 只討論員工已改善的地方，而非員工在其它方面的表現(xiàn)。 ? 就算員工覺得不好意思，也不要顧忌去贊賞他。 ? 當(dāng)你注意到員工的工作已有改善，即使是輕微的改善，也可以與他討論如何保持已改善的工作水平。 ? 當(dāng)員工已改善的工作水平變成習(xí)慣時，與員工進(jìn)行討論的需要會日漸減少。 ? 與員工討論之前，一定要做好準(zhǔn)備工夫。你可以利用本課程提供的討論計劃表去決定談話的內(nèi)容及如何進(jìn)行討論。 ? 上司也可以指導(dǎo)你應(yīng)用所學(xué)的技巧，幫助你與員工討論。 基層主管培訓(xùn)課程 謝謝各位