【正文】 擊“選擇檔案(題名)”按鈕后，系統(tǒng)打開(kāi)檔案庫(kù)，用戶即可以選擇案卷(盒)借閱，也可以選擇歸檔文件借閱。l 延續(xù)時(shí)間以“借閱參數(shù)設(shè)置”中設(shè)定參數(shù)值為基礎(chǔ)自動(dòng)計(jì)算。l 借閱記錄保存后，該借閱記錄在沒(méi)有執(zhí)行歸還前，可以修改；如果該借閱檔案已經(jīng)進(jìn)行歸還操作，則該記錄只能刪除而不能再進(jìn)行修改。l 在某檔案文件被借出尚沒(méi)有歸還時(shí)，如果其他用戶再次借閱，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷已經(jīng)沒(méi)有“庫(kù)存”，從而阻止再次借閱。 歸還 進(jìn)入“歸還”模塊后，用戶輸入或者使用下拉菜單選擇用戶，單擊尚未歸還的檔案列表按鈕，則該用戶借閱的所有檔案文件均會(huì)顯示在列表中，管理員選中當(dāng)前要求歸還的檔案文件，單擊歸還當(dāng)前記錄檔案按鈕，系統(tǒng)執(zhí)行歸還操作。界面見(jiàn)圖39。圖39 催還 操作界面類似圖39，操作方法同歸還，在檔案文件列表中顯示的是截止當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)鐘為止的逾期未歸還的檔案文件?？梢源蛴〈哌€單。 鑒定/移交 鑒定登記對(duì)檔案文件進(jìn)行鑒定時(shí)應(yīng)該在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行鑒定登記，其工作界面見(jiàn)圖40。圖40鑒定登記可以針對(duì)案卷(盒)或者歸檔文件，需要用戶在鑒定類型中進(jìn)行選擇。選擇了鑒定類型后，在檔號(hào)輸入框中輸入需要進(jìn)行鑒定的檔號(hào)，回車時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找該檔號(hào)的檔案文件，自動(dòng)填寫相關(guān)的信息(如頁(yè)數(shù)、題名等)，最后由用戶輸入鑒定結(jié)論。鑒定登記完畢后，可以打印出“檔案鑒定表”。 移交登記 移交界面如圖41所示。圖41l 用戶須先輸入需要移交的檔號(hào)。l 系統(tǒng)核查到該檔號(hào)后，將該檔號(hào)相關(guān)的信息自動(dòng)填寫進(jìn)相關(guān)字段中(如題名、保管期限等)。l 用戶輸入其他移交登記的相關(guān)信息，保存即可。l 可以打印移交登記表。 報(bào)表 統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)表分為三種：“檔案行政管理部門基本情況表”、“檔案館(室)基本情況表”、“檔案利用情況表”，用戶輸入相關(guān)字段后，分別進(jìn)行打印即可。 其他報(bào)表 本系統(tǒng)提供10余種常用的檔案報(bào)表，采用Excel報(bào)表方式，以下以“基本情況年報(bào)”為例說(shuō)明，界面見(jiàn)圖42。圖42單擊“增加”按鈕，系統(tǒng)提示用戶確認(rèn)一個(gè)新增“基本情況年報(bào)”文件的文件名(缺省為“基本情況年報(bào)年月日時(shí)分秒”)；當(dāng)用戶確定該文件名后，系統(tǒng)用自帶的模板文件生成一個(gè)新文件。文件生成后，用戶在文件列表框中選中該文件，在單擊編輯/打印按鈕，則系統(tǒng)打開(kāi)Excel報(bào)表系統(tǒng)，用戶即可以進(jìn)行編輯、保存、修改、打印該報(bào)表文件。其他報(bào)表(Excel格式或Word格式)操作方法類似。 數(shù)據(jù)交換/網(wǎng)上發(fā)布 數(shù)據(jù)交換該功能主要用于兩臺(tái)或多臺(tái)計(jì)算機(jī)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換，也適用于檔案室向檔案館移交數(shù)據(jù)，界面見(jiàn)圖43。圖43l 數(shù)據(jù)交換既可以選擇軟盤方式，也可以選擇硬盤方式。通過(guò)軟盤方式交換時(shí)，系統(tǒng)要求用戶插入軟盤；通過(guò)硬盤方式交換時(shí)，系統(tǒng)要求用戶指定硬盤目錄。l 用戶通過(guò)“案卷(盒)檢索”功能確定需要交換的案卷(盒)，執(zhí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，系統(tǒng)即將要轉(zhuǎn)移的數(shù)據(jù)以專用格式復(fù)制到軟盤或指定的硬盤目錄中。l 在目標(biāo)計(jì)算機(jī)上，用戶先指定交換媒介是軟盤還是硬盤；然后執(zhí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入功能，則源計(jì)算機(jī)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入目標(biāo)計(jì)算機(jī)中。l 值得注意的是：如果目標(biāo)計(jì)算機(jī)中只要存在任何一個(gè)檔號(hào)與交換數(shù)據(jù)中的檔號(hào)相同，基于安全考慮，整個(gè)數(shù)據(jù)交換進(jìn)程終止。l 對(duì)于作為數(shù)據(jù)中心的檔案局（館）和使用若干臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建立的用戶來(lái)說(shuō)，使用這一功能可靈活地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)中心批量數(shù)據(jù)的分離和合并。 Internet 網(wǎng)上數(shù)據(jù)發(fā)布 系統(tǒng)有基于Internet技術(shù)的Web子系統(tǒng)，本子模塊的功能可以無(wú)縫的集成數(shù)據(jù)管理主系統(tǒng)與網(wǎng)上發(fā)布子系統(tǒng)，其模塊界面見(jiàn)圖44。圖44 用戶在執(zhí)行本功能之前，必須在開(kāi)發(fā)商處獲得Web子系統(tǒng)及必要的技術(shù)支持，然后按照界面上的步驟執(zhí)行，即可生成Web數(shù)據(jù)。 系統(tǒng)輔助功能模塊 主題詞自動(dòng)標(biāo)引見(jiàn)圖45。圖45l 主題詞自動(dòng)標(biāo)引是指系統(tǒng)自動(dòng)搜索題名、摘要等字段中與主題詞庫(kù)中相匹配的所有主題詞，并按順序?qū)⑺鼈儤?biāo)引出來(lái)，各詞之間用逗號(hào)間隔。l 主題詞標(biāo)引的順序依據(jù)主題詞庫(kù)的存放順序，因此對(duì)標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整是有必要的。l 可以調(diào)用主題詞調(diào)整功能。l 標(biāo)引出的結(jié)果串若比主題詞存放字段長(zhǎng)，長(zhǎng)出的部分將自動(dòng)丟失。l 主題詞編輯框中的文本內(nèi)容可以直接修改。l 由于不能標(biāo)引出隱含的主題概念，這里的自動(dòng)標(biāo)引并不能準(zhǔn)確地反映出文件的主題概念，所以應(yīng)結(jié)合人工標(biāo)引進(jìn)行。 分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引 分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引是根據(jù)文件題名、摘要等字段中的文字進(jìn)行“全匹配”式的自動(dòng)標(biāo)引。即當(dāng)文件題名和摘要中的文字含有分類表中各項(xiàng)目的內(nèi)容說(shuō)明文字時(shí)，系統(tǒng)將對(duì)應(yīng)分類號(hào)標(biāo)引出來(lái)。 注意事項(xiàng)：在進(jìn)行分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引前，需在分類表管理中建立自動(dòng)標(biāo)引的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，若分類表太大，建立自動(dòng)標(biāo)引數(shù)據(jù)所需的時(shí)間會(huì)很長(zhǎng)。由于不能標(biāo)引出隱含的主題概念， 這里的自動(dòng)標(biāo)引應(yīng)結(jié)合人工標(biāo)引進(jìn)行。 全文瀏覽l 用戶可在權(quán)限許可范圍內(nèi)進(jìn)行全文瀏覽，對(duì)于圖象文件，鼠標(biāo)左擊拖動(dòng)可放大，右擊還原。l 對(duì)于專用格式文件，可以使用動(dòng)態(tài)鏈接按鈕，直接調(diào)用該格式文件的執(zhí)行程序來(lái)打開(kāi)該文件。l 全文的另存、打印功能可用動(dòng)態(tài)鏈接按鈕實(shí)現(xiàn)。 字體設(shè)置 該功能用于各種打印輸出任務(wù)中，如封面、歸檔文件目錄(卷內(nèi)文件目錄)等的打印，見(jiàn)圖46。圖46l 對(duì)該功能的調(diào)用一般通過(guò)字體按鈕。l 字體設(shè)置主要設(shè)置文字五個(gè)方面的屬性，包括字體、字體樣式、大小、效果和字體顏色。 快速/高級(jí)檢索本系統(tǒng)針對(duì)數(shù)據(jù)集不僅設(shè)計(jì)了簡(jiǎn)單易用的快速檢索功能，還設(shè)計(jì)了功能強(qiáng)大的組合檢索功能。組合檢索功能將專業(yè)化的表達(dá)式形象化，讓用戶來(lái)定義它們之間的運(yùn)算關(guān)系，因此它能最大限度地任意搜索數(shù)據(jù)庫(kù)，以滿足各種查詢和數(shù)據(jù)過(guò)濾需求。l 快速檢索界面見(jiàn)圖47。圖47用戶只要輸入檢索內(nèi)容，系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)用戶輸入的檢索條件自動(dòng)地在數(shù)據(jù)庫(kù)中將滿足這個(gè)檢索條件的所有文件檢索出來(lái)?？焖贆z索的優(yōu)點(diǎn)是操作簡(jiǎn)單，一般檢索足以滿足要求，缺點(diǎn)是查詢條件過(guò)于簡(jiǎn)單，不能滿足組合/模糊檢索等任意條件查詢的要求。如果用戶需要高級(jí)檢索，則單擊界面中的高級(jí)檢索按鈕，則進(jìn)入組合/模糊檢索界面。l 高級(jí)檢索組合/模糊查詢見(jiàn)圖48。圖48216。 關(guān)鍵字為針對(duì)某一數(shù)據(jù)集而定義的數(shù)據(jù)項(xiàng)；216。 運(yùn)算符為各數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的算術(shù)運(yùn)行符，“并且”、“或者”、“非”、“（”和“）”則為邏輯運(yùn)算符。216。 條件值為參與運(yùn)算的常數(shù)值。216。 中間的主文本框?yàn)闈h化的條件表達(dá)式顯示框，用戶通過(guò)功能按鈕對(duì)其加以調(diào)整。216。 算術(shù)運(yùn)算符包括如下幾種：等于，不等于，大于，小于，大于等于，小于等于，類似，為空。216。 邏輯運(yùn)算符包括：并且，或者，非，（，）216。 運(yùn)算符“類似”只用于字符型關(guān)鍵字的運(yùn)算，它用于搜索指定字符串字段中包含所設(shè)條件值的記錄。216。 設(shè)定類似操作條件值需用到一個(gè)重要的通配符“%”，%用來(lái)對(duì)多個(gè)字符進(jìn)行匹配。舉例說(shuō)明如下：Mc%查找以字符串Mc開(kāi)始的所有字符串值；%integer查找以字符串integer結(jié)束的所有字符串值；%en% 搜索包含有字符串en的所有字符串值。216。 要查找日期(或日期時(shí)間型)關(guān)鍵字值為空的記錄，請(qǐng)選擇運(yùn)算符為“為空”。216。 下箭頭按鈕：將用戶自行組合的檢索表達(dá)式加入條件表達(dá)式主文本框以便起到檢索作用。216。 刪行按鈕：將表達(dá)式列表框內(nèi)的漢字表達(dá)式刪掉一行。216。 添行按鈕：在表達(dá)式列表框內(nèi)增加一新的空行。216。 檢索按鈕：按照所定義的表達(dá)式進(jìn)行過(guò)濾，并返回?cái)?shù)據(jù)子集。216。 列所有按鈕：返回所查數(shù)據(jù)集的全部記錄。216。 取消按鈕：取消本次過(guò)濾操作。216。 注意：整個(gè)表達(dá)式在表達(dá)式框內(nèi)分不分行沒(méi)有本質(zhì)的區(qū)別，換行只是為了讓運(yùn)算關(guān)系看起來(lái)更加清晰。 打印預(yù)覽和頁(yè)數(shù)設(shè)置見(jiàn)圖49。圖49 由于一些打印預(yù)覽窗口上部的按鈕是自帶的英文按鈕，這里從左至右依次加以說(shuō)明。(1) Zoom to fit：?jiǎn)雾?yè)顯示；(2) Zoom to 100%：顯示比例為100%；(3) Zoom to page width：顯示比例為頁(yè)面大??；(4) First page：第一頁(yè)；(5) Previous page：前一頁(yè)；(6) Next page：下一頁(yè)；(7) Last page：最末一頁(yè)；(8) Printer setup：打印設(shè)置；(9) Print：打印；(10) Save：保存；(11) Load：打開(kāi)；(12) Close：關(guān)閉。 注意：上述(8)打印設(shè)置按鈕，可以選擇性地打印某些頁(yè)，但必須等打印預(yù)覽界面右下角的頁(yè)數(shù)統(tǒng)計(jì)過(guò)程完成之后進(jìn)行。 多級(jí)排序 在系統(tǒng)的很多模塊中均有多級(jí)排序功能，若將組合/模糊查詢功能和多級(jí)排序功能結(jié)合起來(lái)，就可以完成數(shù)據(jù)庫(kù)的任意查詢和任意排列。組合查詢界面見(jiàn)圖50。圖50l 界面左邊是備選字段，右邊是已經(jīng)加入排序條件的排序字段，可用左、右箭頭將備選字段加入到排序字段或者將排序字段撤回到備選字段。l 本功能可以按用戶要求選擇若干字段進(jìn)行多級(jí)排序。比如選擇A、B、C三個(gè)需要排序的字段,而且從上到下的次序是A、B、C,那么排序的結(jié)果是先按A進(jìn)行一級(jí)排序，A相同的進(jìn)行B的二級(jí)排序,以此類推。l 在已經(jīng)選中的排序內(nèi)容上雙擊，可以改變升序或降序。