【正文】 盒能裝的最大頁數(shù)，若超過，計算機會將多出的文件自動裝入后面的幾盒中。 如果已輸入全宗號、目錄號，用鼠標點擊卷(盒)號數(shù)據(jù)框，系統(tǒng)可以自動生成卷(盒)號。 年度以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1988。 全宗號、卷(盒)號編制時，不足3位的最好用0補齊3位；否則系統(tǒng)用這兩個號排序時可能不規(guī)范。 排列時，由用戶點擊所選排序字段前面的小方框，出現(xiàn)的阿拉伯數(shù)字表示排列的優(yōu)先次序，數(shù)字越小，優(yōu)先次序越高。 歸檔文件分類完畢后，按具體要求選擇排列次序。 如果分類條件均不選，則所有收、發(fā)文均參加自動歸檔。 特殊類型的文件，可以選擇分類號進行分類。 按機構(gòu)/問題分類時，用分類大綱號對文件進行分類。 形成年度為收文的文件日期、發(fā)文的發(fā)文日期所在的年度。自動歸檔結(jié)果用以指導(dǎo)用戶排列實體歸檔文件，從而達到歸檔的目的，其界面見圖25。l 發(fā)文目錄表打印 發(fā)文目錄表(又叫發(fā)文薄)打印與收文目錄表打印類似。圖24此功能模塊中，可單擊表格題頭進行某個字段的排序，也可以單擊多級排序按鈕進行多級排序(詳見“多級排序”章節(jié))，再將排序后的結(jié)果提交打?。煌瑫r，還可以打印所有記錄，或打印規(guī)定順序號/某段收文日期內(nèi)的記錄，乃至直接用檢索進行模糊/組合查詢后進行任意組合數(shù)據(jù)集合的打印。l 收文目錄表打印收文目錄表又叫收文簿，可根據(jù)用戶需求進行選擇性打印，記錄排序方式也可進行升序或降序的選擇，見圖23。 公文處理表格和收發(fā)文簿打印l 文件擬辦單、登記表、文件批閱單打印用戶可根據(jù)實際情況點擊“文件擬辦單打印”、“登記表打印”、“批閱單、批閱單批量打印”按鈕選擇打印不同的公文處理表格。 單擊打印按鈕彈出“打印”功能選擇，可進行 “文件擬辦單”、“登記表”、“批閱單”等格式的打印。 單擊檢索按鈕彈出“收文檢索”功能，其幫助見“收文檢索”章節(jié)。 單擊調(diào)閱按鈕，用戶輸入當前年度的順序號就可以直接調(diào)出該記錄。 單擊列表按鈕，系統(tǒng)錄入界面變?yōu)榱斜矸绞?，系統(tǒng)錄入界面可由此功能在列表方式和卡片方式之間切換。 選中“查重份文件”的對勾，則保存新記錄時系統(tǒng)會自動核查目前收文庫中是否已有“來文字號”或“文件題名”字段與之完全相同的記錄；若有，則系統(tǒng)提出警示。若登錄用戶的密級低于這里的全文級別，將不能進行全文瀏覽。216。216。216。216。分類大綱號的生成是通過對分類大綱中一系列結(jié)點的選取而生成的，不熟悉本檔案館(室)分類大綱號的用戶可以利用分類大綱方便地確定文件實體分類大綱號。 為了加快用戶的輸入速度，系統(tǒng)將文件日期中間的分隔符已標識出來，用戶只需鍵入4位年度，2位月份，2位日期；216。 文件類型/來文單位可用下拉菜單進行選擇，當用戶輸入文件類型庫/來文單位庫中不存在的文件類型/來文單位時，系統(tǒng)會提示“是否加入收文類型庫/來文單位庫中”，如果回答“確定”，則自動記憶功能啟動，新增值被自動記憶，下次輸入時就可以直接用下拉菜單選擇。 收文日期由系統(tǒng)自動采集計算機機內(nèi)當前日期，用戶也可根據(jù)實際情況進行修改。 順序號由系統(tǒng)自動生成，是機器識別號。 公文管理/歸檔 收文管理收文管理處理時，應(yīng)保證收發(fā)文年度設(shè)置正確。與全文上載的操作方式類似，先成批選中需要加密的文件，再執(zhí)行加密功能，；加密完成后，系統(tǒng)會給出加密結(jié)果報告，見圖20。進行掃描前，須給出全文文件名(不帶后綴)，在掃描文件生成過程中，同時指定掃描文件生成后的存放位置。如果進一步對該全文文件所對應(yīng)的檔案條目進行全文掛接和密級設(shè)定，用戶就可以直接通過全文瀏覽進行全文的查閱，在全文瀏覽時，鼠標左擊拖動可放大圖象，右擊還原。圖18在“源文件位置”框中可用Shift+單擊或Ctrl+單擊的方式成批地選中需要歸檔(即需要上載到檔案系統(tǒng)全文目錄中)的文件；然后，在“目標目錄”中選擇需要上載的目標子目錄，單擊傳輸文件按鈕，系統(tǒng)自動將用戶加亮選擇的文件復(fù)制并傳輸?shù)竭x定的全文文件子目錄中；用戶還可根據(jù)實際情況選擇是否在傳輸?shù)耐瑫r刪除源文件。(全文上載)將其他位置的全文文件通過“全文文件管理”模塊上載到AMS系統(tǒng)的全文目錄中。 例如可以采用年度、部門、問題等方式建立不同的子目錄。圖16本系統(tǒng)的全文文件統(tǒng)一存放在全文目錄中，見圖17中的data目錄。l 導(dǎo)出文件在本系統(tǒng)臨時目錄中,。l 把日志庫的內(nèi)容全部清空。其界面見圖15。為保證日志跟蹤的權(quán)威性，日志記錄用戶不能修改。其界面見圖14。 可將本系統(tǒng)的收文庫、發(fā)文庫、案卷(盒)庫、卷(盒)內(nèi)文件庫的數(shù)據(jù)記錄按用戶的要求轉(zhuǎn)為通用的DBF標準數(shù)據(jù)格式。 對收文庫、發(fā)文庫和歸檔文件庫，系統(tǒng)管理員可以先檢索需要的記錄集，然后直接增加、修改、刪除數(shù)據(jù)內(nèi)容。所以，系統(tǒng)管理員應(yīng)該慎重使用該模塊功能，并且在該模塊操作之前進行數(shù)據(jù)備份。遇到這種情況，使用“強制解鎖”模塊直接從加鎖表上刪掉對應(yīng)記錄即可。 數(shù)據(jù)庫/全文維護當用戶從相應(yīng)模塊正常退出時，數(shù)據(jù)的操作將由系統(tǒng)自動解鎖。而且由于軟盤質(zhì)量不穩(wěn)定，請慎重使用該功能。l 軟盤備份與恢復(fù)在系統(tǒng)軟盤備份和系統(tǒng)軟盤恢復(fù)兩個模塊中按步驟執(zhí)行，插入軟盤即可完成系統(tǒng)的軟盤備份與恢復(fù)?；诎踩紤]，本系統(tǒng)備份采用全備份方式，即時間靠后的備份數(shù)據(jù)包含時間靠前的備份數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)管理為保證本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，用戶應(yīng)經(jīng)常進行數(shù)據(jù)的備份工作。添加按鈕在表尾添加一條記錄，以錄入新主題詞；插入按鈕在當前記錄位置插入一條記錄，以錄入新主題詞；刪除按鈕刪除當前記錄；查找按鈕彈出一文件編輯框，用戶鍵入需查找的主題詞后確定，系統(tǒng)在主題詞表中開始查找；若找到, 當前光標停留到該主題詞上，否則系統(tǒng)報告不存在該主題詞；保存按鈕保存對當前記錄的最近修改；還原按鈕按鈕取消對當前記錄的最近修改。圖12 本系統(tǒng)的主題詞庫是系統(tǒng)對案卷和文件進行主題詞自動標引的基礎(chǔ)。圖11 主題詞庫設(shè)置本系統(tǒng)已為用戶預(yù)裝公文主題詞表。圖10 分類表管理本系統(tǒng)已為用戶預(yù)裝《中國檔案分類法》。 注：分類大綱在實際使用過程中可以延伸到工程代號、設(shè)備代號等劃分上。 刪 除按鈕：刪除當前結(jié)點及其所有子結(jié)點。 添加按鈕：在與當前結(jié)點同級且同父結(jié)點的所有結(jié)點后面添加一個同級同 父結(jié)點的新結(jié)點。分類大綱號編輯框用于編輯每個結(jié)點的分類數(shù)字；內(nèi)容編輯框用于編輯每個結(jié)點的描述信息。結(jié)點前綴為“＋”號的，表示該結(jié)點有子結(jié)點，點擊“＋”號可將其展開；結(jié)點前綴為“－”號的，表示該結(jié)點有子結(jié)點，且已經(jīng)展開，點擊“－”號可將其折疊；沒有前綴的結(jié)點為葉子結(jié)點，它沒有子結(jié)點。用戶可對此表進行任意的項目修改。“收發(fā)文管理”中，登記人要以分類大綱為依據(jù)對文件實體進行類目劃分；在“自動歸檔”中，系統(tǒng)可根據(jù)用戶所定義的分類大綱號來進行公文文件庫的篩選。圖9 分類大綱管理 分類大綱在本系統(tǒng)中可按機構(gòu)或問題來建立。 收發(fā)文年度設(shè)置用戶進行收發(fā)文管理以前，須確定當前所要進行管理的收發(fā)文年度，以便系統(tǒng)在年度改變時進行序號的識別。密級、專業(yè)、所屬部門均在系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置模塊中定義，此處只能選用。用戶類型分為系統(tǒng)管理員、 管理領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)管理員和一般用戶四大類。用戶編號可由用戶自行確定，但不超過10個字節(jié)。用戶可使用該模塊建立系統(tǒng)的安全機制和規(guī)范,見圖9。l 部門設(shè)置、專業(yè)設(shè)置主要為用戶管理模塊中對用戶定義提供某些附加信息。圖8l 檔案館(室) 用戶進行正式注冊后，檔案館(室)名稱、編號、檔案全宗號均自動生成。圖7l 文件類型、來文單位、保管期限在錄入“文件類型、來文單位、保管期限”字段時，為提高錄入速度，系統(tǒng)設(shè)置“自動記憶”功能，在本模塊處集中管理(增加、修改、刪除)。圖6l 發(fā)文字號可以定義不同的發(fā)文類型，如圖7。圖5 庫參數(shù)設(shè)置l 密級設(shè)置用戶自己可定義密級表為該系統(tǒng)用戶密級和全文文件瀏覽級別提供可選值；在歸檔文件目錄、收發(fā)文管理等相關(guān)錄入界面上可以直接選擇輸入；需要注意的是，系統(tǒng)在進行密級限制時是通過比較代號來完成的，代號越小，密級越高。216。216。 但是實際的物理存儲文件名,l 卷內(nèi)(歸檔)文件目錄錄入方式216。216。l 全文文件存儲方式216。 用戶也可以根據(jù)實際情況，用分隔符將檔號中的每一項設(shè)置成用戶所需要的內(nèi)容。否則會引起系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂。l 檔號格式216。216。216。編目檢索/檔案管理l 若要將已歸檔的檔案輸入AMS系統(tǒng)進行電子化管理，則按以下步驟進行案卷級/文件級的錄入：216。文件歸檔224。文件流轉(zhuǎn)完成后，由系統(tǒng)對文件進行自動或人工歸檔，形成檔案。程序界面見圖4。 重新啟動計算機。圖3 安裝AMS查詢系統(tǒng)(增強版才安裝此模塊)。在圖2所示的欄目內(nèi)，輸入安裝序列號。圖1 安裝數(shù)據(jù)庫平臺。紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)AMS使用手冊1 系統(tǒng)安裝說明32 系統(tǒng)使用說明4 系統(tǒng)使用流程