【正文】 裝的最大頁數(shù)，若超過，計(jì)算機(jī)會將多出的文件自動(dòng)裝入后面的幾盒中。 如果已輸入全宗號、目錄號，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊卷(盒)號數(shù)據(jù)框，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成卷(盒)號。 年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1988。 全宗號、卷(盒)號編制時(shí)，不足3位的最好用0補(bǔ)齊3位；否則系統(tǒng)用這兩個(gè)號排序時(shí)可能不規(guī)范。 排列時(shí)，由用戶點(diǎn)擊所選排序字段前面的小方框，出現(xiàn)的阿拉伯?dāng)?shù)字表示排列的優(yōu)先次序，數(shù)字越小，優(yōu)先次序越高。 歸檔文件分類完畢后，按具體要求選擇排列次序。 如果分類條件均不選，則所有收、發(fā)文均參加自動(dòng)歸檔。 特殊類型的文件，可以選擇分類號進(jìn)行分類。 按機(jī)構(gòu)/問題分類時(shí)，用分類大綱號對文件進(jìn)行分類。 形成年度為收文的文件日期、發(fā)文的發(fā)文日期所在的年度。自動(dòng)歸檔結(jié)果用以指導(dǎo)用戶排列實(shí)體歸檔文件，從而達(dá)到歸檔的目的，其界面見圖25。l 發(fā)文目錄表打印 發(fā)文目錄表(又叫發(fā)文薄)打印與收文目錄表打印類似。圖24此功能模塊中，可單擊表格題頭進(jìn)行某個(gè)字段的排序，也可以單擊多級排序按鈕進(jìn)行多級排序(詳見“多級排序”章節(jié))，再將排序后的結(jié)果提交打印；同時(shí)，還可以打印所有記錄，或打印規(guī)定順序號/某段收文日期內(nèi)的記錄，乃至直接用檢索進(jìn)行模糊/組合查詢后進(jìn)行任意組合數(shù)據(jù)集合的打印。l 收文目錄表打印收文目錄表又叫收文簿，可根據(jù)用戶需求進(jìn)行選擇性打印，記錄排序方式也可進(jìn)行升序或降序的選擇，見圖23。 公文處理表格和收發(fā)文簿打印l 文件擬辦單、登記表、文件批閱單打印用戶可根據(jù)實(shí)際情況點(diǎn)擊“文件擬辦單打印”、“登記表打印”、“批閱單、批閱單批量打印”按鈕選擇打印不同的公文處理表格。 單擊打印按鈕彈出“打印”功能選擇，可進(jìn)行 “文件擬辦單”、“登記表”、“批閱單”等格式的打印。 單擊檢索按鈕彈出“收文檢索”功能，其幫助見“收文檢索”章節(jié)。 單擊調(diào)閱按鈕，用戶輸入當(dāng)前年度的順序號就可以直接調(diào)出該記錄。 單擊列表按鈕，系統(tǒng)錄入界面變?yōu)榱斜矸绞?，系統(tǒng)錄入界面可由此功能在列表方式和卡片方式之間切換。 選中“查重份文件”的對勾，則保存新記錄時(shí)系統(tǒng)會自動(dòng)核查目前收文庫中是否已有“來文字號”或“文件題名”字段與之完全相同的記錄；若有，則系統(tǒng)提出警示。若登錄用戶的密級低于這里的全文級別，將不能進(jìn)行全文瀏覽。216。216。216。216。分類大綱號的生成是通過對分類大綱中一系列結(jié)點(diǎn)的選取而生成的，不熟悉本檔案館(室)分類大綱號的用戶可以利用分類大綱方便地確定文件實(shí)體分類大綱號。 為了加快用戶的輸入速度，系統(tǒng)將文件日期中間的分隔符已標(biāo)識出來，用戶只需鍵入4位年度，2位月份，2位日期；216。 文件類型/來文單位可用下拉菜單進(jìn)行選擇，當(dāng)用戶輸入文件類型庫/來文單位庫中不存在的文件類型/來文單位時(shí)，系統(tǒng)會提示“是否加入收文類型庫/來文單位庫中”，如果回答“確定”，則自動(dòng)記憶功能啟動(dòng)，新增值被自動(dòng)記憶，下次輸入時(shí)就可以直接用下拉菜單選擇。 收文日期由系統(tǒng)自動(dòng)采集計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)當(dāng)前日期，用戶也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改。 順序號由系統(tǒng)自動(dòng)生成，是機(jī)器識別號。 公文管理/歸檔 收文管理收文管理處理時(shí)，應(yīng)保證收發(fā)文年度設(shè)置正確。與全文上載的操作方式類似，先成批選中需要加密的文件，再執(zhí)行加密功能，；加密完成后，系統(tǒng)會給出加密結(jié)果報(bào)告，見圖20。進(jìn)行掃描前，須給出全文文件名(不帶后綴)，在掃描文件生成過程中，同時(shí)指定掃描文件生成后的存放位置。如果進(jìn)一步對該全文文件所對應(yīng)的檔案條目進(jìn)行全文掛接和密級設(shè)定，用戶就可以直接通過全文瀏覽進(jìn)行全文的查閱，在全文瀏覽時(shí)，鼠標(biāo)左擊拖動(dòng)可放大圖象，右擊還原。圖18在“源文件位置”框中可用Shift+單擊或Ctrl+單擊的方式成批地選中需要?dú)w檔(即需要上載到檔案系統(tǒng)全文目錄中)的文件；然后，在“目標(biāo)目錄”中選擇需要上載的目標(biāo)子目錄，單擊傳輸文件按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將用戶加亮選擇的文件復(fù)制并傳輸?shù)竭x定的全文文件子目錄中；用戶還可根據(jù)實(shí)際情況選擇是否在傳輸?shù)耐瑫r(shí)刪除源文件。(全文上載)將其他位置的全文文件通過“全文文件管理”模塊上載到AMS系統(tǒng)的全文目錄中。 例如可以采用年度、部門、問題等方式建立不同的子目錄。圖16本系統(tǒng)的全文文件統(tǒng)一存放在全文目錄中，見圖17中的data目錄。l 導(dǎo)出文件在本系統(tǒng)臨時(shí)目錄中,。l 把日志庫的內(nèi)容全部清空。其界面見圖15。為保證日志跟蹤的權(quán)威性，日志記錄用戶不能修改。其界面見圖14。 可將本系統(tǒng)的收文庫、發(fā)文庫、案卷(盒)庫、卷(盒)內(nèi)文件庫的數(shù)據(jù)記錄按用戶的要求轉(zhuǎn)為通用的DBF標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式。 對收文庫、發(fā)文庫和歸檔文件庫，系統(tǒng)管理員可以先檢索需要的記錄集，然后直接增加、修改、刪除數(shù)據(jù)內(nèi)容。所以，系統(tǒng)管理員應(yīng)該慎重使用該模塊功能，并且在該模塊操作之前進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。遇到這種情況，使用“強(qiáng)制解鎖”模塊直接從加鎖表上刪掉對應(yīng)記錄即可。 數(shù)據(jù)庫/全文維護(hù)當(dāng)用戶從相應(yīng)模塊正常退出時(shí)，數(shù)據(jù)的操作將由系統(tǒng)自動(dòng)解鎖。而且由于軟盤質(zhì)量不穩(wěn)定，請慎重使用該功能。l 軟盤備份與恢復(fù)在系統(tǒng)軟盤備份和系統(tǒng)軟盤恢復(fù)兩個(gè)模塊中按步驟執(zhí)行，插入軟盤即可完成系統(tǒng)的軟盤備份與恢復(fù)。基于安全考慮，本系統(tǒng)備份采用全備份方式，即時(shí)間靠后的備份數(shù)據(jù)包含時(shí)間靠前的備份數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)管理為保證本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，用戶應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份工作。添加按鈕在表尾添加一條記錄，以錄入新主題詞；插入按鈕在當(dāng)前記錄位置插入一條記錄，以錄入新主題詞；刪除按鈕刪除當(dāng)前記錄；查找按鈕彈出一文件編輯框，用戶鍵入需查找的主題詞后確定，系統(tǒng)在主題詞表中開始查找；若找到, 當(dāng)前光標(biāo)停留到該主題詞上，否則系統(tǒng)報(bào)告不存在該主題詞；保存按鈕保存對當(dāng)前記錄的最近修改；還原按鈕按鈕取消對當(dāng)前記錄的最近修改。圖12 本系統(tǒng)的主題詞庫是系統(tǒng)對案卷和文件進(jìn)行主題詞自動(dòng)標(biāo)引的基礎(chǔ)。圖11 主題詞庫設(shè)置本系統(tǒng)已為用戶預(yù)裝公文主題詞表。圖10 分類表管理本系統(tǒng)已為用戶預(yù)裝《中國檔案分類法》。 注：分類大綱在實(shí)際使用過程中可以延伸到工程代號、設(shè)備代號等劃分上。 刪 除按鈕：刪除當(dāng)前結(jié)點(diǎn)及其所有子結(jié)點(diǎn)。 添加按鈕：在與當(dāng)前結(jié)點(diǎn)同級且同父結(jié)點(diǎn)的所有結(jié)點(diǎn)后面添加一個(gè)同級同 父結(jié)點(diǎn)的新結(jié)點(diǎn)。分類大綱號編輯框用于編輯每個(gè)結(jié)點(diǎn)的分類數(shù)字；內(nèi)容編輯框用于編輯每個(gè)結(jié)點(diǎn)的描述信息。結(jié)點(diǎn)前綴為“＋”號的，表示該結(jié)點(diǎn)有子結(jié)點(diǎn)，點(diǎn)擊“＋”號可將其展開；結(jié)點(diǎn)前綴為“－”號的，表示該結(jié)點(diǎn)有子結(jié)點(diǎn)，且已經(jīng)展開，點(diǎn)擊“－”號可將其折疊；沒有前綴的結(jié)點(diǎn)為葉子結(jié)點(diǎn)，它沒有子結(jié)點(diǎn)。用戶可對此表進(jìn)行任意的項(xiàng)目修改。“收發(fā)文管理”中，登記人要以分類大綱為依據(jù)對文件實(shí)體進(jìn)行類目劃分；在“自動(dòng)歸檔”中，系統(tǒng)可根據(jù)用戶所定義的分類大綱號來進(jìn)行公文文件庫的篩選。圖9 分類大綱管理 分類大綱在本系統(tǒng)中可按機(jī)構(gòu)或問題來建立。 收發(fā)文年度設(shè)置用戶進(jìn)行收發(fā)文管理以前，須確定當(dāng)前所要進(jìn)行管理的收發(fā)文年度，以便系統(tǒng)在年度改變時(shí)進(jìn)行序號的識別。密級、專業(yè)、所屬部門均在系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置模塊中定義，此處只能選用。用戶類型分為系統(tǒng)管理員、 管理領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)管理員和一般用戶四大類。用戶編號可由用戶自行確定，但不超過10個(gè)字節(jié)。用戶可使用該模塊建立系統(tǒng)的安全機(jī)制和規(guī)范,見圖9。l 部門設(shè)置、專業(yè)設(shè)置主要為用戶管理模塊中對用戶定義提供某些附加信息。圖8l 檔案館(室) 用戶進(jìn)行正式注冊后，檔案館(室)名稱、編號、檔案全宗號均自動(dòng)生成。圖7l 文件類型、來文單位、保管期限在錄入“文件類型、來文單位、保管期限”字段時(shí)，為提高錄入速度，系統(tǒng)設(shè)置“自動(dòng)記憶”功能，在本模塊處集中管理(增加、修改、刪除)。圖6l 發(fā)文字號可以定義不同的發(fā)文類型，如圖7。圖5 庫參數(shù)設(shè)置l 密級設(shè)置用戶自己可定義密級表為該系統(tǒng)用戶密級和全文文件瀏覽級別提供可選值；在歸檔文件目錄、收發(fā)文管理等相關(guān)錄入界面上可以直接選擇輸入；需要注意的是，系統(tǒng)在進(jìn)行密級限制時(shí)是通過比較代號來完成的，代號越小，密級越高。216。216。 但是實(shí)際的物理存儲文件名,l 卷內(nèi)(歸檔)文件目錄錄入方式216。216。l 全文文件存儲方式216。 用戶也可以根據(jù)實(shí)際情況，用分隔符將檔號中的每一項(xiàng)設(shè)置成用戶所需要的內(nèi)容。否則會引起系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂。l 檔號格式216。216。216。編目檢索/檔案管理l 若要將已歸檔的檔案輸入AMS系統(tǒng)進(jìn)行電子化管理，則按以下步驟進(jìn)行案卷級/文件級的錄入：216。文件歸檔224。文件流轉(zhuǎn)完成后，由系統(tǒng)對文件進(jìn)行自動(dòng)或人工歸檔，形成檔案。程序界面見圖4。 重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)。圖3 安裝AMS查詢系統(tǒng)(增強(qiáng)版才安裝此模塊)。在圖2所示的欄目內(nèi)，輸入安裝序列號。圖1 安裝數(shù)據(jù)庫平臺。紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)AMS使用手冊1 系統(tǒng)安裝說明32 系統(tǒng)使用說明4 系統(tǒng)使用流程