【正文】 ，系統(tǒng)會(huì)提示用戶查看自動(dòng)歸檔操作的收發(fā)文數(shù)據(jù)，見圖26。自動(dòng)歸檔結(jié)束后，系統(tǒng)給出結(jié)果報(bào)告。用戶可繼續(xù)在人工歸檔模塊中進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，還可進(jìn)入歸檔文件目錄/卷內(nèi)目錄子模塊進(jìn)行文件的調(diào)整，若歸檔結(jié)果有誤，也可以刪除該案卷(盒)，重新進(jìn)行歸檔。圖26 人工歸檔/卷(盒)內(nèi)文件調(diào)整如圖27所示。l 左下角是收發(fā)文文件列表的條件，點(diǎn)擊檢索按鈕可以進(jìn)行文件列表記錄的檢索。l 左半部是來源于收發(fā)文庫(kù)的文件列表，點(diǎn)擊文件來源按鈕可在收文庫(kù)、發(fā)文庫(kù)、回收庫(kù)中轉(zhuǎn)換，以便為頁(yè)面右半部的卷(盒)內(nèi)文件庫(kù)提供合適的數(shù)據(jù)來源.l 可對(duì)收文庫(kù)、發(fā)文庫(kù)進(jìn)行檢索和對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行多級(jí)、單級(jí)任意排序。l 右上角是檔號(hào)輸入欄，輸入需要操作的檔號(hào)后回車，若是系統(tǒng)中已有的檔號(hào)，系統(tǒng)提示：“您調(diào)出了一個(gè)已存在的案卷(盒)”，如果是未用過的檔號(hào)，系統(tǒng)提示：“新增加一個(gè)案卷（盒）”。l 右半部是組成所調(diào)出的案卷(盒)的文件列表。l 窗口中部是兩個(gè)方向?yàn)椤白?、右”的紅色箭頭，將左半部文件列表中的某條文件點(diǎn)中，用右箭頭可將其加入到右半部的歸檔文件(卷內(nèi)文件)列表中，反之，可將右半部歸檔文件(卷內(nèi)文件)的某條文件放回尚未歸檔的文件庫(kù)中。l 在左邊的收發(fā)文列表中，可用ctrl+單擊的方式選中多條記錄，再批量地送入右邊的歸檔文件庫(kù)中。l 窗口最右邊兩個(gè)方向?yàn)椤吧?、下”的紅色箭頭使用規(guī)則：將右半部文件列表中某條文件點(diǎn)中，用上、下兩個(gè)箭頭可調(diào)整其在卷(盒)內(nèi)的次序。l 所有的調(diào)整功能完成后，點(diǎn)擊右下部的保存按鈕才會(huì)使操作生效。l 單擊“件號(hào)局部重編”按鈕，可以在本卷(盒)的局部范圍內(nèi)進(jìn)行件號(hào)的重新編排。圖27l 刪除案卷(盒)在“人工歸檔”處還可進(jìn)行案卷(盒)的刪除操作。這里的刪除是指將檔號(hào)及其中的內(nèi)容從本系統(tǒng)中刪除，如果原來卷(盒)內(nèi)的文件來源于公文庫(kù)，則該卷(盒)內(nèi)文件回到公文庫(kù)中；若是由人工直接進(jìn)行文件級(jí)錄入，則卷(盒)內(nèi)文件也一并刪去，所以在刪除案卷(盒)時(shí)一定要慎重。l 案卷(盒)號(hào)修改如何在人工歸檔處更改檔號(hào)？如想把一個(gè)檔號(hào)為“”的案卷(盒)改為“”，步驟如下：先在檔號(hào)處輸入“”，回車后調(diào)出該卷(盒)，窗口右半部的“組成本卷(盒)文件列表”欄便出現(xiàn)該卷(盒)的文件信息；再將檔號(hào)改為“”，回車后出現(xiàn)如圖28所示對(duì)話框，點(diǎn)擊確定按鈕后，進(jìn)行保存即可。圖28 封面編輯和打印 用戶輸入完整的檔號(hào)后，全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷(盒)號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成；系統(tǒng)提供“部門名稱同時(shí)填入備注”的功能，用戶可選擇使用；時(shí)間項(xiàng)為卷(盒)內(nèi)文件的起止日期；點(diǎn)擊歸檔日期欄，系統(tǒng)將自動(dòng)填入計(jì)算機(jī)當(dāng)前機(jī)內(nèi)日期。見圖29。圖29單擊封面打印按鈕，進(jìn)入封面打印模塊，字體可以自行調(diào)整，也可以選擇硬、軟兩種封面格式進(jìn)行打印。 歸檔文件目錄編輯、打印/文件級(jí)數(shù)據(jù)錄入 模塊界面如圖30所示。l 可以在本模塊中直接進(jìn)行文件級(jí)數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)增加、修改、刪除時(shí)的有關(guān)計(jì)算(如頁(yè)號(hào)、序號(hào)等)均由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。l 窗口中藍(lán)字“文件來源”、“年代順序號(hào)”指該卷(盒)內(nèi)文件來自公文庫(kù)的有關(guān)信息，若文件條目直接由本模塊錄入，該兩項(xiàng)不會(huì)有值。l 在本模塊進(jìn)行卷(盒)內(nèi)目錄的全文掛接與全文瀏覽。l 如果選中“添加繼承”復(fù)選框，則此處添加記錄時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)復(fù)制上一條記錄做為新增記錄的內(nèi)容，可以減少輸入量。l 此處直接錄入的卷(盒)內(nèi)文件記錄，刪除后進(jìn)入回收站，也可以調(diào)整到其他案卷(盒)內(nèi)。l 卷(盒)內(nèi)文件打?。嚎梢赃x擇指定序號(hào)，選擇打印紙張，選擇打印字體、選擇打印檔號(hào)、選擇打印件號(hào)或序號(hào)等。圖30 本系統(tǒng)兼容各種檔號(hào)格式，在用“序號(hào)”為準(zhǔn)的檔號(hào)格式處理完后，可以利用檔號(hào)選擇模塊進(jìn)行其他檔號(hào)格式的批量轉(zhuǎn)換，見圖31。圖31 用戶指定檔號(hào)格式后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將本卷(盒)所有的卷(盒)內(nèi)文件統(tǒng)一改成指定格式，以滿足用戶的特殊要求。 備考表、脊背的編輯打印用戶按系統(tǒng)要求輸入有關(guān)數(shù)據(jù)后即可打印出備考表和脊背。注意：l 必須先輸入檔號(hào)，系統(tǒng)才執(zhí)行相關(guān)“備考表”或“脊背”功能。l 每次編輯完成，須保存后再打印。l “脊背”打印的厚度可選。 案卷目錄、全引目錄打印l 案卷目錄的打印有兩種方式：按照“檔號(hào)”方式篩選打印案卷目錄；按照“打印序號(hào)”方式篩選打印案卷目錄。l 以上兩種方式，通過“案卷目錄打印時(shí)，按打印序號(hào)篩選”的復(fù)選框進(jìn)行切換選擇，即該復(fù)選框選中時(shí)，按“打印序號(hào)”方式篩選案卷；該復(fù)選框未選中時(shí)，按“檔號(hào)”方式篩選案卷。l 如果按照“檔號(hào)”方式選擇案卷的打印范圍，則用戶利用全宗號(hào)、年度(可選)、目錄號(hào)、起、止案卷號(hào)來選擇打印的范圍。l 如果按照“打印序號(hào)”方式選擇案卷的打印范圍，則系統(tǒng)自動(dòng)生成打印序號(hào)，用戶利用起、止打印序號(hào)來選擇打印的范圍。l 案卷號(hào)打印時(shí)填入的項(xiàng)目欄，可在“檔案館編”和“檔案室編”之間進(jìn)行選擇。l 全引目錄打印時(shí)可臨時(shí)輸入類目名稱及起始頁(yè)數(shù)再進(jìn)行正式打印。 檔號(hào)批量替換 本模塊提供批量替換檔號(hào)第一段(全宗號(hào))和第二段(年度[保管期限])中的內(nèi)容，按系統(tǒng)的提示操作即可，如圖32。圖32 件號(hào)處理 本模塊可將用戶選擇的多盒歸檔文件進(jìn)行件號(hào)的統(tǒng)一編制，如圖33所示。圖33 用戶通過檔號(hào)選擇按鈕，選出需要集中進(jìn)行件號(hào)編制的案卷(盒)，然后執(zhí)行件號(hào)處理按鈕，系統(tǒng)即自動(dòng)進(jìn)行件號(hào)編制。 提示：當(dāng)某一盒的歸檔文件增刪記錄時(shí)，會(huì)引起多個(gè)相關(guān)盒內(nèi)文件件號(hào)發(fā)生變化，其手工調(diào)整非常麻煩；所以，凡是歸檔文件出現(xiàn)記錄增刪，均可以執(zhí)行本模塊由系統(tǒng)重新編制件號(hào)。 案卷(盒)批量處理 案卷(盒)批量處理模塊提供了兩個(gè)功能：l 檔號(hào)格式批量轉(zhuǎn)換。用戶用案卷(盒)檢索按鈕選出需要處理的多個(gè)案卷(盒)后，一次性地批量完成圖31所示的檔號(hào)格式轉(zhuǎn)換工作。l 用戶也可以將選出來的案卷(盒)連同其歸檔文件一并批量地刪除，但需注意的是：該批量刪除是不可逆的，被批量刪除的數(shù)據(jù)不可能恢復(fù)，所以請(qǐng)慎重使用。 分卷(盒)及合卷(盒) 本模塊可以將案卷(盒)內(nèi)的文件進(jìn)行分卷(盒)操作，也可將若干卷(盒)的歸檔文件合并，見圖34。圖34 分卷(盒)：用戶先輸入母卷(盒)的檔號(hào)，調(diào)出該卷(盒)內(nèi)容；然后輸入需要分卷(盒)的起、止序號(hào)及新的目標(biāo)卷(盒)號(hào)，系統(tǒng)將以序號(hào)為準(zhǔn)，自動(dòng)建立新的目標(biāo)卷(盒)，同時(shí)將母卷(盒)內(nèi)起止序號(hào)的歸檔文件復(fù)制到新卷(盒)中；可以將不同起、止序號(hào)的歸檔文件復(fù)制到不同卷(盒)中，再在人工歸檔模塊中刪除母卷(盒)，則完成了分卷(盒)功能。 合卷(盒)功能見文件級(jí)檢索模塊的幫助。 編目檢索/利用 案卷級(jí)檢索用戶可以用快速檢索和高級(jí)檢索達(dá)到不同的檢索目的，檢索條件的確定見快速/高級(jí)檢索模塊幫助。查詢后的結(jié)果見圖35。l 檢索結(jié)果的界面上半部列出查詢到的案卷(盒)記錄，點(diǎn)擊列卷(盒)內(nèi)文件按鈕，則可看到該卷(盒)的歸檔文件條目。l 可以對(duì)查詢出的案卷(盒)的條目進(jìn)行單排序或多級(jí)排序。l 調(diào)用打印按鈕，則可以對(duì)編目結(jié)果進(jìn)行打印，打印時(shí)用戶可以自行輸入編目目錄的題名。圖35 文件級(jí)檢索 文件級(jí)檢索的操作方法與案卷級(jí)檢索類似，只是文件級(jí)檢索的對(duì)象是歸檔文件，模塊界面見圖36。圖36l 打印功能可由用戶定義題名。l 可以單擊字段標(biāo)題名進(jìn)行單排序或進(jìn)行多級(jí)排序。l 可以按文號(hào)排序，如按 “成檔發(fā)[1980]9號(hào)”、 “成檔發(fā)[1980]10號(hào)”、 “成檔發(fā)[1980]11號(hào)”等的順序?qū)z索出的結(jié)果進(jìn)行專門的文號(hào)排序。l 能夠進(jìn)行文號(hào)排序的條件是，文號(hào)的輸入必須符合標(biāo)準(zhǔn)格式，即為“XXX[4位年度]Y號(hào)”的方式，其中，XXX為一般性文字，Y為整數(shù)，如“成檔發(fā)[1980]9號(hào)”。l 本模塊有“文件匯集”功能，可以將查詢出來的歸檔文件執(zhí)行文件匯集。單擊文件匯集按鈕時(shí)，用戶須提供一個(gè)新的檔號(hào)，系統(tǒng)將自動(dòng)建立該新檔號(hào)，然后將查詢的結(jié)果文件記錄全部復(fù)制到這個(gè)新檔號(hào)中，以實(shí)現(xiàn)該文件系列的匯集。l 利用文件匯集功能，實(shí)際上可以實(shí)現(xiàn)“合卷(盒)”功能。選擇所需要的查詢條件，將多卷(盒)的文件檢索出來；執(zhí)行文件匯集，則多卷(盒)的文件記錄就被復(fù)制到新的一個(gè)檔號(hào)中，將舊檔號(hào)刪除，就完成了多個(gè)舊檔號(hào)向一個(gè)新檔號(hào)的合卷(盒)功能。 收文檢索 從收文管理模塊或主菜單的收文檢索入口進(jìn)入。檢索方式與檢索界面與案卷級(jí)檢索、文件級(jí)檢索類似。 發(fā)文檢索 從發(fā)文管理模塊或主菜單的發(fā)文檢索入口進(jìn)入。檢索方式與檢索界面與案卷級(jí)檢索、文件級(jí)檢索類似。 借閱參數(shù)設(shè)置 在進(jìn)行借閱管理工作前，應(yīng)先進(jìn)行“借閱參數(shù)設(shè)置”，界面見圖37。l “一般借閱期限”、“一般續(xù)借期限”設(shè)定后，在借閱模塊中錄入借閱記錄時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)這兩個(gè)參數(shù)的設(shè)置值自動(dòng)確定期限。l “應(yīng)留最小份數(shù)”參數(shù)必須設(shè)置為0才能開始借閱，否則借閱模塊中輸入借閱記錄時(shí)將不會(huì)被系統(tǒng)接受。圖37 借閱管理借閱管理模塊是處理本系統(tǒng)用戶對(duì)本系統(tǒng)儲(chǔ)存的檔案文件進(jìn)行借閱時(shí)的管理工作。在進(jìn)行了“借閱參數(shù)設(shè)置”之后，就可以到“借閱”模塊進(jìn)行相關(guān)操作，其界面見圖38。圖38l 用戶輸入借閱的必要條件，如姓名或編號(hào)、所在單位、借閱方式等，才能保存記錄。l “編號(hào)/姓名”按鈕是切換式按鈕，用戶既可以用姓名方式輸入，也可以用編號(hào)方式輸入，但必須是本系統(tǒng)用戶列表中的用戶。