【正文】 。比如選擇A、B、C三個需要排序的字段,而且從上到下的次序是A、B、C,那么排序的結(jié)果是先按A進(jìn)行一級排序，A相同的進(jìn)行B的二級排序,以此類推。圖50l 界面左邊是備選字段，右邊是已經(jīng)加入排序條件的排序字段，可用左、右箭頭將備選字段加入到排序字段或者將排序字段撤回到備選字段。 多級排序 在系統(tǒng)的很多模塊中均有多級排序功能，若將組合/模糊查詢功能和多級排序功能結(jié)合起來，就可以完成數(shù)據(jù)庫的任意查詢和任意排列。(1) Zoom to fit：單頁顯示；(2) Zoom to 100%：顯示比例為100%；(3) Zoom to page width：顯示比例為頁面大?。?4) First page：第一頁；(5) Previous page：前一頁；(6) Next page：下一頁；(7) Last page：最末一頁；(8) Printer setup：打印設(shè)置；(9) Print：打印；(10) Save：保存；(11) Load：打開；(12) Close：關(guān)閉。 打印預(yù)覽和頁數(shù)設(shè)置見圖49。216。216。216。216。216。216。216。216。 設(shè)定類似操作條件值需用到一個重要的通配符“%”，%用來對多個字符進(jìn)行匹配。 運算符“類似”只用于字符型關(guān)鍵字的運算，它用于搜索指定字符串字段中包含所設(shè)條件值的記錄。216。216。216。216。 關(guān)鍵字為針對某一數(shù)據(jù)集而定義的數(shù)據(jù)項；216。l 高級檢索組合/模糊查詢見圖48?？焖贆z索的優(yōu)點是操作簡單，一般檢索足以滿足要求，缺點是查詢條件過于簡單，不能滿足組合/模糊檢索等任意條件查詢的要求。l 快速檢索界面見圖47。 快速/高級檢索本系統(tǒng)針對數(shù)據(jù)集不僅設(shè)計了簡單易用的快速檢索功能，還設(shè)計了功能強(qiáng)大的組合檢索功能。圖46l 對該功能的調(diào)用一般通過字體按鈕。l 全文的另存、打印功能可用動態(tài)鏈接按鈕實現(xiàn)。 全文瀏覽l 用戶可在權(quán)限許可范圍內(nèi)進(jìn)行全文瀏覽，對于圖象文件，鼠標(biāo)左擊拖動可放大，右擊還原。 注意事項：在進(jìn)行分類號的自動標(biāo)引前，需在分類表管理中建立自動標(biāo)引的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，若分類表太大，建立自動標(biāo)引數(shù)據(jù)所需的時間會很長。 分類號自動標(biāo)引 分類號自動標(biāo)引是根據(jù)文件題名、摘要等字段中的文字進(jìn)行“全匹配”式的自動標(biāo)引。l 主題詞編輯框中的文本內(nèi)容可以直接修改。l 可以調(diào)用主題詞調(diào)整功能。圖45l 主題詞自動標(biāo)引是指系統(tǒng)自動搜索題名、摘要等字段中與主題詞庫中相匹配的所有主題詞，并按順序?qū)⑺鼈儤?biāo)引出來，各詞之間用逗號間隔。圖44 用戶在執(zhí)行本功能之前，必須在開發(fā)商處獲得Web子系統(tǒng)及必要的技術(shù)支持，然后按照界面上的步驟執(zhí)行，即可生成Web數(shù)據(jù)。l 對于作為數(shù)據(jù)中心的檔案局（館）和使用若干臺計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建立的用戶來說，使用這一功能可靈活地實現(xiàn)數(shù)據(jù)中心批量數(shù)據(jù)的分離和合并。l 在目標(biāo)計算機(jī)上，用戶先指定交換媒介是軟盤還是硬盤；然后執(zhí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入功能，則源計算機(jī)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入目標(biāo)計算機(jī)中。通過軟盤方式交換時，系統(tǒng)要求用戶插入軟盤；通過硬盤方式交換時，系統(tǒng)要求用戶指定硬盤目錄。 數(shù)據(jù)交換/網(wǎng)上發(fā)布 數(shù)據(jù)交換該功能主要用于兩臺或多臺計算機(jī)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換，也適用于檔案室向檔案館移交數(shù)據(jù)，界面見圖43。文件生成后，用戶在文件列表框中選中該文件，在單擊編輯/打印按鈕，則系統(tǒng)打開Excel報表系統(tǒng)，用戶即可以進(jìn)行編輯、保存、修改、打印該報表文件。 其他報表 本系統(tǒng)提供10余種常用的檔案報表，采用Excel報表方式，以下以“基本情況年報”為例說明，界面見圖42。l 可以打印移交登記表。l 系統(tǒng)核查到該檔號后，將該檔號相關(guān)的信息自動填寫進(jìn)相關(guān)字段中(如題名、保管期限等)。 移交登記 移交界面如圖41所示。選擇了鑒定類型后，在檔號輸入框中輸入需要進(jìn)行鑒定的檔號，回車時系統(tǒng)會自動在數(shù)據(jù)庫中查找該檔號的檔案文件，自動填寫相關(guān)的信息(如頁數(shù)、題名等)，最后由用戶輸入鑒定結(jié)論。 鑒定/移交 鑒定登記對檔案文件進(jìn)行鑒定時應(yīng)該在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行鑒定登記，其工作界面見圖40。圖39 催還 操作界面類似圖39，操作方法同歸還，在檔案文件列表中顯示的是截止當(dāng)前系統(tǒng)時鐘為止的逾期未歸還的檔案文件。 歸還 進(jìn)入“歸還”模塊后，用戶輸入或者使用下拉菜單選擇用戶，單擊尚未歸還的檔案列表按鈕，則該用戶借閱的所有檔案文件均會顯示在列表中，管理員選中當(dāng)前要求歸還的檔案文件，單擊歸還當(dāng)前記錄檔案按鈕，系統(tǒng)執(zhí)行歸還操作。l 借閱記錄保存后，該借閱記錄在沒有執(zhí)行歸還前，可以修改；如果該借閱檔案已經(jīng)進(jìn)行歸還操作，則該記錄只能刪除而不能再進(jìn)行修改。l 單擊“選擇檔案(題名)”按鈕后，系統(tǒng)打開檔案庫，用戶即可以選擇案卷(盒)借閱，也可以選擇歸檔文件借閱。圖38l 用戶輸入借閱的必要條件，如姓名或編號、所在單位、借閱方式等，才能保存記錄。圖37 借閱管理借閱管理模塊是處理本系統(tǒng)用戶對本系統(tǒng)儲存的檔案文件進(jìn)行借閱時的管理工作。l “一般借閱期限”、“一般續(xù)借期限”設(shè)定后，在借閱模塊中錄入借閱記錄時，系統(tǒng)會根據(jù)這兩個參數(shù)的設(shè)置值自動確定期限。檢索方式與檢索界面與案卷級檢索、文件級檢索類似。檢索方式與檢索界面與案卷級檢索、文件級檢索類似。選擇所需要的查詢條件，將多卷(盒)的文件檢索出來；執(zhí)行文件匯集，則多卷(盒)的文件記錄就被復(fù)制到新的一個檔號中，將舊檔號刪除，就完成了多個舊檔號向一個新檔號的合卷(盒)功能。單擊文件匯集按鈕時，用戶須提供一個新的檔號，系統(tǒng)將自動建立該新檔號，然后將查詢的結(jié)果文件記錄全部復(fù)制到這個新檔號中，以實現(xiàn)該文件系列的匯集。l 能夠進(jìn)行文號排序的條件是，文號的輸入必須符合標(biāo)準(zhǔn)格式，即為“XXX[4位年度]Y號”的方式，其中，XXX為一般性文字，Y為整數(shù)，如“成檔發(fā)[1980]9號”。l 可以單擊字段標(biāo)題名進(jìn)行單排序或進(jìn)行多級排序。圖35 文件級檢索 文件級檢索的操作方法與案卷級檢索類似，只是文件級檢索的對象是歸檔文件，模塊界面見圖36。l 可以對查詢出的案卷(盒)的條目進(jìn)行單排序或多級排序。查詢后的結(jié)果見圖35。 合卷(盒)功能見文件級檢索模塊的幫助。 分卷(盒)及合卷(盒) 本模塊可以將案卷(盒)內(nèi)的文件進(jìn)行分卷(盒)操作，也可將若干卷(盒)的歸檔文件合并，見圖34。用戶用案卷(盒)檢索按鈕選出需要處理的多個案卷(盒)后，一次性地批量完成圖31所示的檔號格式轉(zhuǎn)換工作。 提示：當(dāng)某一盒的歸檔文件增刪記錄時，會引起多個相關(guān)盒內(nèi)文件件號發(fā)生變化，其手工調(diào)整非常麻煩；所以，凡是歸檔文件出現(xiàn)記錄增刪，均可以執(zhí)行本模塊由系統(tǒng)重新編制件號。圖32 件號處理 本模塊可將用戶選擇的多盒歸檔文件進(jìn)行件號的統(tǒng)一編制，如圖33所示。l 全引目錄打印時可臨時輸入類目名稱及起始頁數(shù)再進(jìn)行正式打印。l 如果按照“打印序號”方式選擇案卷的打印范圍，則系統(tǒng)自動生成打印序號，用戶利用起、止打印序號來選擇打印的范圍。l 以上兩種方式，通過“案卷目錄打印時，按打印序號篩選”的復(fù)選框進(jìn)行切換選擇，即該復(fù)選框選中時，按“打印序號”方式篩選案卷；該復(fù)選框未選中時，按“檔號”方式篩選案卷。l “脊背”打印的厚度可選。注意：l 必須先輸入檔號，系統(tǒng)才執(zhí)行相關(guān)“備考表”或“脊背”功能。圖31 用戶指定檔號格式后，系統(tǒng)會自動將本卷(盒)所有的卷(盒)內(nèi)文件統(tǒng)一改成指定格式，以滿足用戶的特殊要求。l 卷(盒)內(nèi)文件打印：可以選擇指定序號，選擇打印紙張，選擇打印字體、選擇打印檔號、選擇打印件號或序號等。l 如果選中“添加繼承”復(fù)選框，則此處添加記錄時，系統(tǒng)會自動復(fù)制上一條記錄做為新增記錄的內(nèi)容，可以減少輸入量。l 窗口中藍(lán)字“文件來源”、“年代順序號”指該卷(盒)內(nèi)文件來自公文庫的有關(guān)信息，若文件條目直接由本模塊錄入，該兩項不會有值。 歸檔文件目錄編輯、打印/文件級數(shù)據(jù)錄入 模塊界面如圖30所示。見圖29。l 案卷(盒)號修改如何在人工歸檔處更改檔號？如想把一個檔號為“”的案卷(盒)改為“”，步驟如下：先在檔號處輸入“”，回車后調(diào)出該卷(盒)，窗口右半部的“組成本卷(盒)文件列表”欄便出現(xiàn)該卷(盒)的文件信息；再將檔號改為“”，回車后出現(xiàn)如圖28所示對話框，點擊確定按鈕后，進(jìn)行保存即可。圖27l 刪除案卷(盒)在“人工歸檔”處還可進(jìn)行案卷(盒)的刪除操作。l 所有的調(diào)整功能完成后，點擊右下部的保存按鈕才會使操作生效。l 在左邊的收發(fā)文列表中，可用ctrl+單擊的方式選中多條記錄，再批量地送入右邊的歸檔文件庫中。l 右半部是組成所調(diào)出的案卷(盒)的文件列表。l 左半部是來源于收發(fā)文庫的文件列表，點擊文件來源按鈕可在收文庫、發(fā)文庫、回收庫中轉(zhuǎn)換，以便為頁面右半部的卷(盒)內(nèi)文件庫提供合適的數(shù)據(jù)來源.l 可對收文庫、發(fā)文庫進(jìn)行檢索和對檢索結(jié)果進(jìn)行多級、單級任意排序。圖26 人工歸檔/卷(盒)內(nèi)文件調(diào)整如圖27所示。自動歸檔結(jié)束后，系統(tǒng)給出結(jié)果報告。 將“頁數(shù)/盒”前面的小方框打上對勾，表示計算機(jī)在自動裝盒時，會判斷符合條件的文件總頁數(shù)是否超過一盒能