【文章內(nèi)容簡介】 ，本系統(tǒng)提供的軟盤備份功能不備份全文文件及其他門類檔案數(shù)據(jù)或其他報表打印文件。而且由于軟盤質(zhì)量不穩(wěn)定，請慎重使用該功能。圖13 其他門類檔案管理見其他門類檔案管理模塊的幫助文件。 數(shù)據(jù)庫/全文維護當(dāng)用戶從相應(yīng)模塊正常退出時，數(shù)據(jù)的操作將由系統(tǒng)自動解鎖。但退出時可能由于各種原因造成加鎖記錄保留下來，以后用戶再次使用該目錄時就會產(chǎn)生加鎖失敗的提示。遇到這種情況，使用“強制解鎖”模塊直接從加鎖表上刪掉對應(yīng)記錄即可。 本模塊給予系統(tǒng)管理員最大的自由度和權(quán)限，系統(tǒng)管理員可以直接打開數(shù)據(jù)庫記錄集合對數(shù)據(jù)進行修正。所以，系統(tǒng)管理員應(yīng)該慎重使用該模塊功能，并且在該模塊操作之前進行數(shù)據(jù)備份。 為安全起見，進入本模塊時須校驗系統(tǒng)初始化口令(系統(tǒng)管理員可從開發(fā)商處獲得)。 對收文庫、發(fā)文庫和歸檔文件庫，系統(tǒng)管理員可以先檢索需要的記錄集，然后直接增加、修改、刪除數(shù)據(jù)內(nèi)容。由于可在此模塊對收、發(fā)文庫的記錄集合做不加任何校驗的批量刪除，請慎重使用。 可將本系統(tǒng)的收文庫、發(fā)文庫、案卷(盒)庫、卷(盒)內(nèi)文件庫的數(shù)據(jù)記錄按用戶的要求轉(zhuǎn)為通用的DBF標準數(shù)據(jù)格式。本系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換類型有三種：自由轉(zhuǎn)出(本系統(tǒng)設(shè)計字段自有格式)、立卷改革后數(shù)據(jù)的規(guī)范轉(zhuǎn)出、立卷改革前數(shù)據(jù)的規(guī)范轉(zhuǎn)出，用戶可根據(jù)需求選擇。其界面見圖14。圖14本系統(tǒng)對用戶的重要操作進行跟蹤記錄以保證系統(tǒng)的安全運行。為保證日志跟蹤的權(quán)威性，日志記錄用戶不能修改。為了防止日志庫的數(shù)據(jù)容量日漸龐大，系統(tǒng)提供本功能。其界面見圖15。l 將日志庫當(dāng)前的內(nèi)容完全導(dǎo)出到加密文件中。l 把日志庫的內(nèi)容全部清空。l 導(dǎo)出后，請自行從本系統(tǒng)臨時目錄中將該導(dǎo)出文件轉(zhuǎn)移。l 導(dǎo)出文件在本系統(tǒng)臨時目錄中,。圖15如圖16所示，在界面左半部窗口的臨時目錄中，加亮選擇需要瀏覽的日志文件名，點擊查看按鈕，便可在界面右半部窗口中瀏覽包括“操作人姓名、操作時間(年月日時分)、文檔號、序號”等詳細的加密日志文件內(nèi)容。圖16本系統(tǒng)的全文文件統(tǒng)一存放在全文目錄中，見圖17中的data目錄。圖17為了便于管理和分類，管理員可以根據(jù)實際工作需要在Data目錄中建立任意多級的子目錄來分別存放全文文件。 例如可以采用年度、部門、問題等方式建立不同的子目錄。管理員還可以進行新增子目錄、對已有子目錄改名、刪除子目錄等操作。(全文上載)將其他位置的全文文件通過“全文文件管理”模塊上載到AMS系統(tǒng)的全文目錄中。如圖18。圖18在“源文件位置”框中可用Shift+單擊或Ctrl+單擊的方式成批地選中需要歸檔(即需要上載到檔案系統(tǒng)全文目錄中)的文件；然后，在“目標目錄”中選擇需要上載的目標子目錄，單擊傳輸文件按鈕，系統(tǒng)自動將用戶加亮選擇的文件復(fù)制并傳輸?shù)竭x定的全文文件子目錄中；用戶還可根據(jù)實際情況選擇是否在傳輸?shù)耐瑫r刪除源文件。也可以根據(jù)系統(tǒng)提供的功能按鈕在此模塊中將已經(jīng)上載的全文文件刪除。如果進一步對該全文文件所對應(yīng)的檔案條目進行全文掛接和密級設(shè)定，用戶就可以直接通過全文瀏覽進行全文的查閱，在全文瀏覽時，鼠標左擊拖動可放大圖象，右擊還原。如圖19。進行掃描前，須給出全文文件名(不帶后綴)，在掃描文件生成過程中，同時指定掃描文件生成后的存放位置。圖19如果要對全文文件的存放采用加密方式，需在本模塊中對全文文件進行統(tǒng)一的加密處理。與全文上載的操作方式類似，先成批選中需要加密的文件，再執(zhí)行加密功能，；加密完成后，系統(tǒng)會給出加密結(jié)果報告，見圖20。圖20 本模塊是“全文文件加密壓縮”功能的逆操作，可以將加密壓縮后的文件再解密還原回原正常文件狀態(tài)。 公文管理/歸檔 收文管理收文管理處理時，應(yīng)保證收發(fā)文年度設(shè)置正確。圖21收文管理中各項目的字段長度如下：收文日期：8 文件類型：30 來文單位：40 來文字號：30文件日期：8 附件數(shù)量：整數(shù) 保管期限：4 密級：6緩急程度：4 份數(shù)：整數(shù) 頁數(shù)：整數(shù) 分類大綱號：60文件題名：180 摘要：200 主題詞：50 分類號：60備注：120 全文文件：不限 全文級別：6l 窗口的上半部216。 順序號由系統(tǒng)自動生成，是機器識別號。216。 收文日期由系統(tǒng)自動采集計算機機內(nèi)當(dāng)前日期，用戶也可根據(jù)實際情況進行修改。216。 文件類型/來文單位可用下拉菜單進行選擇，當(dāng)用戶輸入文件類型庫/來文單位庫中不存在的文件類型/來文單位時，系統(tǒng)會提示“是否加入收文類型庫/來文單位庫中”，如果回答“確定”，則自動記憶功能啟動，新增值被自動記憶，下次輸入時就可以直接用下拉菜單選擇。216。 為了加快用戶的輸入速度，系統(tǒng)將文件日期中間的分隔符已標識出來，用戶只需鍵入4位年度，2位月份，2位日期；216。 點擊分類大綱按鈕，會出現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置中已經(jīng)設(shè)置好的分類大綱表。分類大綱號的生成是通過對分類大綱中一系列結(jié)點的選取而生成的，不熟悉本檔案館(室)分類大綱號的用戶可以利用分類大綱方便地確定文件實體分類大綱號。當(dāng)分類大綱打開，加亮相應(yīng)類目，按確定按鈕即可。216。 分類號的手工標引與分類大綱號相似，其自動標引直接點擊相應(yīng)按鈕，如果在“分類表管理”模塊中已經(jīng)建立了分類表自動標引的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，則此處系統(tǒng)將自動找出匹配的分類號。216。 備注由用戶根據(jù)實際情況進行填寫。216。 全文文件名直接用全文掛接按鈕來掛接所對應(yīng)的電子文件。216。 全文級別用下拉菜單來選擇。若登錄用戶的密級低于這里的全文級別，將不能進行全文瀏覽。l 窗口的下半部216。 選中“查重份文件”的對勾，則保存新記錄時系統(tǒng)會自動核查目前收文庫中是否已有“來文字號”或“文件題名”字段與之完全相同的記錄；若有，則系統(tǒng)提出警示。216。 單擊列表按鈕，系統(tǒng)錄入界面變?yōu)榱斜矸绞?，系統(tǒng)錄入界面可由此功能在列表方式和卡片方式之間切換。216。 單擊調(diào)閱按鈕，用戶輸入當(dāng)前年度的順序號就可以直接調(diào)出該記錄。216。 單擊檢索按鈕彈出“收文檢索”功能，其幫助見“收文檢索”章節(jié)。216。 單擊打印按鈕彈出“打印”功能選擇，可進行 “文件擬辦單”、“登記表”、“批閱單”等格式的打印。 發(fā)文管理發(fā)文管理的項目與收文管理基本一致，各項目的字段長度與使用方法可借鑒收文管理窗口的操作。 公文處理表格和收發(fā)文簿打印l 文件擬辦單、登記表、文件批閱單打印用戶可根據(jù)實際情況點擊“文件擬辦單打印”、“登記表打印”、“批閱單、批閱單批量打印”按鈕選擇打印不同的公文處理表格。此處以文件擬辦單打印為例，見圖22。l 收文目錄表打印收文目錄表又叫收文簿，可根據(jù)用戶需求進行選擇性打印，記錄排序方式也可進行升序或降序的選擇，見圖23。圖22 圖23缺省時，圖23內(nèi)的記錄為空，只有當(dāng)用戶選擇“所有記錄”、“指定收文日期”、“指定順序號”中的某一項時，表中才會有記錄。圖24此功能模塊中，可單擊表格題頭進行某個字段的排序，也可以單擊多級排序按鈕進行多級排序(詳見“多級排序”章節(jié))，再將排序后的結(jié)果提交打??；同時，還可以打印所有記錄，或打印規(guī)定順序號/某段收文日期內(nèi)的記錄，乃至直接用檢索進行模糊/組合查詢后進行任意組合數(shù)據(jù)集合的打印。其打印的選擇范圍和排序方式完全由用戶自己任意控制，見圖24。l 發(fā)文目錄表打印 發(fā)文目錄表(又叫發(fā)文薄)打印與收文目錄表打印類似。 自動歸檔本系統(tǒng)按照DA/T222000《歸檔文件整理規(guī)則》的整理方法制定出相應(yīng)歸檔文件整理工作流程，用戶根據(jù)實際工作的要求對歸檔文件進行分類、排列、編號后，由計算機自動進行相應(yīng)的操作。自動歸檔結(jié)果用以指導(dǎo)用戶排列實體歸檔文件，從而達到歸檔的目的，其界面見圖25。l 分類 216。 形成年度為收文的文件日期、發(fā)文的發(fā)文日期所在的年度。216。 按機構(gòu)/問題分類時，用分類大綱號對文件進行分類。216。 特殊類型的文件，可以選擇分類號進行分類。 216。 如果分類條件均不選，則所有收、發(fā)文均參加自動歸檔。 l 排列 216。 歸檔文件分類完畢后，按具體要求選擇排列次序。216。 排列時，由用戶點擊所選排序字段前面的小方框，出現(xiàn)的阿拉伯?dāng)?shù)字表示排列的優(yōu)先次序，數(shù)字越小，優(yōu)先次序越高。l 編號 216。 全宗號、卷(盒)號編制時，不足3位的最好用0補齊3位；否則系統(tǒng)用這兩個號排序時可能不規(guī)范。216。 年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標注公元紀年，如1988。216。 如果已輸入全宗號、目錄號，用鼠標點擊卷(盒)號數(shù)據(jù)框，系統(tǒng)可以自動生成卷(盒)號。 216。 將“頁數(shù)/盒”前面的小方框打上對勾，表示計算機在自動裝盒時，會判斷符合條件的文件總頁數(shù)是否超過一盒能裝的最大頁數(shù)，若超過，計算機會將多出的文件自動裝入后面的幾盒中。圖25點擊歸檔按鈕，系統(tǒng)會自動按照用戶選擇的條件進行歸檔/裝盒；在自動歸檔過程中