【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，本系統(tǒng)提供的軟盤(pán)備份功能不備份全文文件及其他門(mén)類(lèi)檔案數(shù)據(jù)或其他報(bào)表打印文件。而且由于軟盤(pán)質(zhì)量不穩(wěn)定，請(qǐng)慎重使用該功能。圖13 其他門(mén)類(lèi)檔案管理見(jiàn)其他門(mén)類(lèi)檔案管理模塊的幫助文件。 數(shù)據(jù)庫(kù)/全文維護(hù)當(dāng)用戶(hù)從相應(yīng)模塊正常退出時(shí)，數(shù)據(jù)的操作將由系統(tǒng)自動(dòng)解鎖。但退出時(shí)可能由于各種原因造成加鎖記錄保留下來(lái)，以后用戶(hù)再次使用該目錄時(shí)就會(huì)產(chǎn)生加鎖失敗的提示。遇到這種情況，使用“強(qiáng)制解鎖”模塊直接從加鎖表上刪掉對(duì)應(yīng)記錄即可。 本模塊給予系統(tǒng)管理員最大的自由度和權(quán)限，系統(tǒng)管理員可以直接打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)記錄集合對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。所以，系統(tǒng)管理員應(yīng)該慎重使用該模塊功能，并且在該模塊操作之前進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。 為安全起見(jiàn)，進(jìn)入本模塊時(shí)須校驗(yàn)系統(tǒng)初始化口令(系統(tǒng)管理員可從開(kāi)發(fā)商處獲得)。 對(duì)收文庫(kù)、發(fā)文庫(kù)和歸檔文件庫(kù)，系統(tǒng)管理員可以先檢索需要的記錄集，然后直接增加、修改、刪除數(shù)據(jù)內(nèi)容。由于可在此模塊對(duì)收、發(fā)文庫(kù)的記錄集合做不加任何校驗(yàn)的批量刪除，請(qǐng)慎重使用。 可將本系統(tǒng)的收文庫(kù)、發(fā)文庫(kù)、案卷(盒)庫(kù)、卷(盒)內(nèi)文件庫(kù)的數(shù)據(jù)記錄按用戶(hù)的要求轉(zhuǎn)為通用的DBF標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式。本系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換類(lèi)型有三種：自由轉(zhuǎn)出(本系統(tǒng)設(shè)計(jì)字段自有格式)、立卷改革后數(shù)據(jù)的規(guī)范轉(zhuǎn)出、立卷改革前數(shù)據(jù)的規(guī)范轉(zhuǎn)出，用戶(hù)可根據(jù)需求選擇。其界面見(jiàn)圖14。圖14本系統(tǒng)對(duì)用戶(hù)的重要操作進(jìn)行跟蹤記錄以保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行。為保證日志跟蹤的權(quán)威性，日志記錄用戶(hù)不能修改。為了防止日志庫(kù)的數(shù)據(jù)容量日漸龐大，系統(tǒng)提供本功能。其界面見(jiàn)圖15。l 將日志庫(kù)當(dāng)前的內(nèi)容完全導(dǎo)出到加密文件中。l 把日志庫(kù)的內(nèi)容全部清空。l 導(dǎo)出后，請(qǐng)自行從本系統(tǒng)臨時(shí)目錄中將該導(dǎo)出文件轉(zhuǎn)移。l 導(dǎo)出文件在本系統(tǒng)臨時(shí)目錄中,。圖15如圖16所示，在界面左半部窗口的臨時(shí)目錄中，加亮選擇需要瀏覽的日志文件名，點(diǎn)擊查看按鈕，便可在界面右半部窗口中瀏覽包括“操作人姓名、操作時(shí)間(年月日時(shí)分)、文檔號(hào)、序號(hào)”等詳細(xì)的加密日志文件內(nèi)容。圖16本系統(tǒng)的全文文件統(tǒng)一存放在全文目錄中，見(jiàn)圖17中的data目錄。圖17為了便于管理和分類(lèi)，管理員可以根據(jù)實(shí)際工作需要在Data目錄中建立任意多級(jí)的子目錄來(lái)分別存放全文文件。 例如可以采用年度、部門(mén)、問(wèn)題等方式建立不同的子目錄。管理員還可以進(jìn)行新增子目錄、對(duì)已有子目錄改名、刪除子目錄等操作。(全文上載)將其他位置的全文文件通過(guò)“全文文件管理”模塊上載到AMS系統(tǒng)的全文目錄中。如圖18。圖18在“源文件位置”框中可用Shift+單擊或Ctrl+單擊的方式成批地選中需要?dú)w檔(即需要上載到檔案系統(tǒng)全文目錄中)的文件；然后，在“目標(biāo)目錄”中選擇需要上載的目標(biāo)子目錄，單擊傳輸文件按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將用戶(hù)加亮選擇的文件復(fù)制并傳輸?shù)竭x定的全文文件子目錄中；用戶(hù)還可根據(jù)實(shí)際情況選擇是否在傳輸?shù)耐瑫r(shí)刪除源文件。也可以根據(jù)系統(tǒng)提供的功能按鈕在此模塊中將已經(jīng)上載的全文文件刪除。如果進(jìn)一步對(duì)該全文文件所對(duì)應(yīng)的檔案條目進(jìn)行全文掛接和密級(jí)設(shè)定，用戶(hù)就可以直接通過(guò)全文瀏覽進(jìn)行全文的查閱，在全文瀏覽時(shí)，鼠標(biāo)左擊拖動(dòng)可放大圖象，右擊還原。如圖19。進(jìn)行掃描前，須給出全文文件名(不帶后綴)，在掃描文件生成過(guò)程中，同時(shí)指定掃描文件生成后的存放位置。圖19如果要對(duì)全文文件的存放采用加密方式，需在本模塊中對(duì)全文文件進(jìn)行統(tǒng)一的加密處理。與全文上載的操作方式類(lèi)似，先成批選中需要加密的文件，再執(zhí)行加密功能，；加密完成后，系統(tǒng)會(huì)給出加密結(jié)果報(bào)告，見(jiàn)圖20。圖20 本模塊是“全文文件加密壓縮”功能的逆操作，可以將加密壓縮后的文件再解密還原回原正常文件狀態(tài)。 公文管理/歸檔 收文管理收文管理處理時(shí)，應(yīng)保證收發(fā)文年度設(shè)置正確。圖21收文管理中各項(xiàng)目的字段長(zhǎng)度如下：收文日期：8 文件類(lèi)型：30 來(lái)文單位：40 來(lái)文字號(hào)：30文件日期：8 附件數(shù)量：整數(shù) 保管期限：4 密級(jí)：6緩急程度：4 份數(shù)：整數(shù) 頁(yè)數(shù)：整數(shù) 分類(lèi)大綱號(hào)：60文件題名：180 摘要：200 主題詞：50 分類(lèi)號(hào)：60備注：120 全文文件：不限 全文級(jí)別：6l 窗口的上半部216。 順序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成，是機(jī)器識(shí)別號(hào)。216。 收文日期由系統(tǒng)自動(dòng)采集計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)當(dāng)前日期，用戶(hù)也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改。216。 文件類(lèi)型/來(lái)文單位可用下拉菜單進(jìn)行選擇，當(dāng)用戶(hù)輸入文件類(lèi)型庫(kù)/來(lái)文單位庫(kù)中不存在的文件類(lèi)型/來(lái)文單位時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示“是否加入收文類(lèi)型庫(kù)/來(lái)文單位庫(kù)中”，如果回答“確定”，則自動(dòng)記憶功能啟動(dòng)，新增值被自動(dòng)記憶，下次輸入時(shí)就可以直接用下拉菜單選擇。216。 為了加快用戶(hù)的輸入速度，系統(tǒng)將文件日期中間的分隔符已標(biāo)識(shí)出來(lái)，用戶(hù)只需鍵入4位年度，2位月份，2位日期；216。 點(diǎn)擊分類(lèi)大綱按鈕，會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置中已經(jīng)設(shè)置好的分類(lèi)大綱表。分類(lèi)大綱號(hào)的生成是通過(guò)對(duì)分類(lèi)大綱中一系列結(jié)點(diǎn)的選取而生成的，不熟悉本檔案館(室)分類(lèi)大綱號(hào)的用戶(hù)可以利用分類(lèi)大綱方便地確定文件實(shí)體分類(lèi)大綱號(hào)。當(dāng)分類(lèi)大綱打開(kāi)，加亮相應(yīng)類(lèi)目，按確定按鈕即可。216。 分類(lèi)號(hào)的手工標(biāo)引與分類(lèi)大綱號(hào)相似，其自動(dòng)標(biāo)引直接點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕，如果在“分類(lèi)表管理”模塊中已經(jīng)建立了分類(lèi)表自動(dòng)標(biāo)引的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，則此處系統(tǒng)將自動(dòng)找出匹配的分類(lèi)號(hào)。216。 備注由用戶(hù)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行填寫(xiě)。216。 全文文件名直接用全文掛接按鈕來(lái)掛接所對(duì)應(yīng)的電子文件。216。 全文級(jí)別用下拉菜單來(lái)選擇。若登錄用戶(hù)的密級(jí)低于這里的全文級(jí)別，將不能進(jìn)行全文瀏覽。l 窗口的下半部216。 選中“查重份文件”的對(duì)勾，則保存新記錄時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)核查目前收文庫(kù)中是否已有“來(lái)文字號(hào)”或“文件題名”字段與之完全相同的記錄；若有，則系統(tǒng)提出警示。216。 單擊列表按鈕，系統(tǒng)錄入界面變?yōu)榱斜矸绞?，系統(tǒng)錄入界面可由此功能在列表方式和卡片方式之間切換。216。 單擊調(diào)閱按鈕，用戶(hù)輸入當(dāng)前年度的順序號(hào)就可以直接調(diào)出該記錄。216。 單擊檢索按鈕彈出“收文檢索”功能，其幫助見(jiàn)“收文檢索”章節(jié)。216。 單擊打印按鈕彈出“打印”功能選擇，可進(jìn)行 “文件擬辦單”、“登記表”、“批閱單”等格式的打印。 發(fā)文管理發(fā)文管理的項(xiàng)目與收文管理基本一致，各項(xiàng)目的字段長(zhǎng)度與使用方法可借鑒收文管理窗口的操作。 公文處理表格和收發(fā)文簿打印l 文件擬辦單、登記表、文件批閱單打印用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況點(diǎn)擊“文件擬辦單打印”、“登記表打印”、“批閱單、批閱單批量打印”按鈕選擇打印不同的公文處理表格。此處以文件擬辦單打印為例，見(jiàn)圖22。l 收文目錄表打印收文目錄表又叫收文簿，可根據(jù)用戶(hù)需求進(jìn)行選擇性打印，記錄排序方式也可進(jìn)行升序或降序的選擇，見(jiàn)圖23。圖22 圖23缺省時(shí)，圖23內(nèi)的記錄為空，只有當(dāng)用戶(hù)選擇“所有記錄”、“指定收文日期”、“指定順序號(hào)”中的某一項(xiàng)時(shí)，表中才會(huì)有記錄。圖24此功能模塊中，可單擊表格題頭進(jìn)行某個(gè)字段的排序，也可以單擊多級(jí)排序按鈕進(jìn)行多級(jí)排序(詳見(jiàn)“多級(jí)排序”章節(jié))，再將排序后的結(jié)果提交打??；同時(shí)，還可以打印所有記錄，或打印規(guī)定順序號(hào)/某段收文日期內(nèi)的記錄，乃至直接用檢索進(jìn)行模糊/組合查詢(xún)后進(jìn)行任意組合數(shù)據(jù)集合的打印。其打印的選擇范圍和排序方式完全由用戶(hù)自己任意控制，見(jiàn)圖24。l 發(fā)文目錄表打印 發(fā)文目錄表(又叫發(fā)文薄)打印與收文目錄表打印類(lèi)似。 自動(dòng)歸檔本系統(tǒng)按照DA/T222000《歸檔文件整理規(guī)則》的整理方法制定出相應(yīng)歸檔文件整理工作流程，用戶(hù)根據(jù)實(shí)際工作的要求對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)、排列、編號(hào)后，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的操作。自動(dòng)歸檔結(jié)果用以指導(dǎo)用戶(hù)排列實(shí)體歸檔文件，從而達(dá)到歸檔的目的，其界面見(jiàn)圖25。l 分類(lèi) 216。 形成年度為收文的文件日期、發(fā)文的發(fā)文日期所在的年度。216。 按機(jī)構(gòu)/問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，用分類(lèi)大綱號(hào)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)。216。 特殊類(lèi)型的文件，可以選擇分類(lèi)號(hào)進(jìn)行分類(lèi)。 216。 如果分類(lèi)條件均不選，則所有收、發(fā)文均參加自動(dòng)歸檔。 l 排列 216。 歸檔文件分類(lèi)完畢后，按具體要求選擇排列次序。216。 排列時(shí)，由用戶(hù)點(diǎn)擊所選排序字段前面的小方框，出現(xiàn)的阿拉伯?dāng)?shù)字表示排列的優(yōu)先次序，數(shù)字越小，優(yōu)先次序越高。l 編號(hào) 216。 全宗號(hào)、卷(盒)號(hào)編制時(shí)，不足3位的最好用0補(bǔ)齊3位；否則系統(tǒng)用這兩個(gè)號(hào)排序時(shí)可能不規(guī)范。216。 年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1988。216。 如果已輸入全宗號(hào)、目錄號(hào)，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊卷(盒)號(hào)數(shù)據(jù)框，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成卷(盒)號(hào)。 216。 將“頁(yè)數(shù)/盒”前面的小方框打上對(duì)勾，表示計(jì)算機(jī)在自動(dòng)裝盒時(shí)，會(huì)判斷符合條件的文件總頁(yè)數(shù)是否超過(guò)一盒能裝的最大頁(yè)數(shù)，若超過(guò)，計(jì)算機(jī)會(huì)將多出的文件自動(dòng)裝入后面的幾盒中。圖25點(diǎn)擊歸檔按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按照用戶(hù)選擇的條件進(jìn)行歸檔/裝盒；在自動(dòng)歸檔過(guò)程中