【導(dǎo)讀】0. 1. 1. 1. 1. 3. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 8. 8. 8. 8. 8. 8. 8. 8. 8. 9. 9. 9. 9. 9. 9. 9. 9. 9. 10. 10. 10. 10. 11. 11. 11. 11. 12. 12. 13. 13. 13. 14. 15. 16. 17. 17. 17. 18. 18. 18. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 24

　　

【正文】 輸出審批單） 批準(zhǔn)：總經(jīng)理 13 第 六 章 檔案管理 制度通則 一、檔案的分級(jí) 公司檔案根據(jù)其性質(zhì)分 A、 B級(jí)建檔。 屬 A級(jí)檔案的文件包括： （ 1）注冊(cè)文件：公司章程、股東會(huì)議紀(jì)要、房屋租賃協(xié)議（合同）、驗(yàn)資報(bào)告等文件原件及法人、股東個(gè)人身份文件復(fù)印件。 （ 2）工商稅務(wù)：公司從事經(jīng)營活動(dòng)的工商、稅務(wù)、銀行的各類資質(zhì)證書、 批文及公司資產(chǎn)證書、文件原件。 （ 3）行政許可：計(jì)量器具生產(chǎn)許可證、樣機(jī)試驗(yàn)合格證、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證等文件原件。 （ 4）行業(yè)管理：產(chǎn)品安標(biāo)證、檢驗(yàn)合格證、檢驗(yàn)報(bào)告及經(jīng)國家審核蓋章的技術(shù)文件原件。 （ 5）項(xiàng)目管理：政府立項(xiàng)的證書、批文原件及立項(xiàng)申報(bào)資料（電子版）文件。 （ 6）證書管理：質(zhì)量體系、專利、商標(biāo)及其他社會(huì)團(tuán)體認(rèn)證證書原件。 （ 7）合同管理：土地、房產(chǎn)、基建項(xiàng)目合同協(xié)議原件。 （ 8）法律文件：具有法律效力的委托、合作協(xié)議、公證文件原件。 （ 9）歷史資料：基建、房產(chǎn)原始設(shè)計(jì)文件。 （ 10）公司行政、財(cái)務(wù)、 合同印鑒及法人、股東私人預(yù)留印鑒。 屬 B級(jí)檔案的文件包括 （ 1）產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件（電子版）、源程序以及源程序打印文件。 （ 2）招投標(biāo)、課題項(xiàng)目以及相關(guān)工作移交存檔的文件。 （ 3）行政許可和行業(yè)管理實(shí)施過程的申請(qǐng)、批文、函件原件。 （ 4）由公司委派個(gè)人取得的各類資格證書原件。 （ 5）計(jì)量器具鑒定證書原件。 （ 6）設(shè)備、儀器隨機(jī)文件。 （ 7）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)資料。 （ 8） A級(jí)文件的復(fù)印件和電子版文件。 （ 9）內(nèi)部管理文件（上年度）。 （ 10）內(nèi)部發(fā)文存檔文件（上年度）。 （ 11）人事檔案。 （ 12）設(shè)備檔案（上 年度）。 （ 13）客戶或合格供方檔案（上年度）。 （ 14）供銷合同（上年度）。 （ 15）財(cái)務(wù)憑證（上年度）。 （ 16）產(chǎn)品出廠檢驗(yàn)記錄及抽樣檢驗(yàn)報(bào)告（上年度）。 （ 17）會(huì)議記要及內(nèi)部評(píng)審記錄（上年度）。 （ 18）重要部門、崗位人員個(gè)人證件。 二、檔案的分級(jí)管理 A級(jí)檔案統(tǒng)一由各單位辦公室 造冊(cè)登記，并負(fù)責(zé)檔案的管理 ，同時(shí)將 變更后的 電子版 目錄及檔案 掃描件上傳 總裁辦備案 。 B級(jí)檔案按檔案性質(zhì)，由 各 部門 負(fù)責(zé)歸口檔案的造冊(cè)管理 ，將電子版目錄報(bào)各單位辦公室備案 。 屬 B 級(jí)檔案，但處于當(dāng)年流水狀態(tài)的 ，由各管理 部門負(fù)責(zé)， 在 季末 和 年末按構(gòu)成檔案流水編號(hào)整理后歸檔，各部門所有文件電子版及紙質(zhì)文件于 次年元 月 15 日前歸檔完畢， 并將電子版的目錄報(bào)各單位辦公室備案。 對(duì)于必須使用 A 級(jí)檔案的部門，由部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在辦公室 辦理管理手續(xù)并承擔(dān)管理責(zé)任。 生產(chǎn)部 合同檔案 次年元 月 15日前由生產(chǎn)部統(tǒng)一歸檔 ， 當(dāng)年合同原則上只簽訂至當(dāng)年年底；所有合同與供應(yīng)商全部從第二年 1月 1日起重新簽訂，新合同至當(dāng) 年 12月 31日止；每年對(duì)價(jià)格、合同條款等進(jìn)行刷新。 行政篇 Q/SDZD2020 檔案管理制度通則 版本 /修改狀態(tài) A/0 頁碼 1/2 14 三、檔案的分類、存檔、查閱、借用 分類 （ 1）檔案按資質(zhì)、產(chǎn)品、項(xiàng)目或其他類別分類存檔。 （ 2）凡屬于公司資質(zhì)類的文件，包括工商稅務(wù)證、質(zhì)量體系認(rèn)證、生產(chǎn)許可證以 及注冊(cè)文件等，存入資質(zhì)類檔案。 （ 3）凡屬于產(chǎn)品類的文件，包括技術(shù)文件、資質(zhì)證書等，存入產(chǎn)品類檔案。 （ 4）凡屬于項(xiàng)目類的文件，包括基建、工程、房產(chǎn)、土地等，存入項(xiàng)目類檔案。 （ 5）凡暫無所屬的文件，存入其它類檔案。 存檔 （ 1） A級(jí)檔案存檔，經(jīng)辦人在 辦 公室 辦理存檔手續(xù) ， 檔案管理人員在核 實(shí)檔案來源、名稱后，在《存檔登記表》造冊(cè)登記并掃描留存，經(jīng)辦人 須 在登記表上簽字。 （ 2） B級(jí)檔案存檔，經(jīng)辦人在所屬 部門 辦 理存檔手續(xù)，檔案管理人員在《存檔登記表》造冊(cè)登記后，經(jīng)辦人 須 在登記表上簽字。 （ 3）檔案管理人員辦理 完存檔手續(xù)后， 須 按檔案所屬類別在《檔案登記表》 和 所屬檔案卷 內(nèi)目錄 上登記。 （ 4） A級(jí)檔案使用部門在對(duì)其所管理的檔案進(jìn)行年檢、變更前 須 通知辦公室 ，年檢、變更完結(jié)后 須及時(shí)在總裁辦辦理變更手續(xù)，檔案管理人員須 對(duì)年檢或變更后的檔案掃描留存，并及時(shí)更新原掃描文件。 查閱、借用 檔案的查閱、借用，經(jīng)辦人應(yīng)事先填寫 申請(qǐng)單， 報(bào) 所屬 單位負(fù)責(zé)人 審核批準(zhǔn)。 四、過期、失效檔案的處理 對(duì)于過期的證書檔案，若檔案原件未予交回發(fā)證單位，各管理部門首先應(yīng)確認(rèn)新更換證書編號(hào)，重新 造冊(cè)登記后予以更換。被更換的過期證書應(yīng)建立另冊(cè)保管 。 對(duì)于超過保存期限自然失效的檔案，各管理部門應(yīng)建立另冊(cè)保管。 對(duì)于另冊(cè)保管的過期、失效檔案，每年末經(jīng)總裁辦甄別后指定專人銷毀。任何部門或任何人不得自行 處理。 對(duì)于另冊(cè)保管的過期、失效檔案，每年 12月 31 日前，由各區(qū)域檔案負(fù)責(zé)人整理檔案后填寫《文件記 錄處理審批表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，總裁辦派員監(jiān)督甄別后銷毀。任何部門或任何人不得自行處理。 五、 監(jiān) 督 管理 各單位所管理的Ａ級(jí)檔案 必須 在新增、變更 的 第一時(shí)間掃描后，將 變更后的檔案目錄、 電子版 上報(bào)總 裁辦備案； Ｂ級(jí)檔 案 每月３１日前 ，由各單位行政辦公 室 將檔案目錄更新后 ，將電子版 上報(bào)總裁辦備案 ； 每年 1 月 15 日前， 由各單位行政辦公室 將本年度所有 A、 B 類檔案目錄整體更新后 ，將電子版上 報(bào)總裁辦備案。 總裁辦負(fù)責(zé)每月不定期對(duì)各 單位 檔案管理執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查 。 對(duì)執(zhí)行不力、玩忽職守的部門或個(gè)人，總裁辦有直接 處罰的權(quán)力，罰單交財(cái)務(wù)部門執(zhí)行； 六 、表 格 序號(hào) 名 稱 保存部門 保存期限 1 存檔登記表 行政辦公室 3 年 2 檔案登記表 行政辦公室 3 年 3 卷內(nèi)目錄 行政辦公室 1 年 4 檔案查閱、借用申請(qǐng)登記表 行政辦公室 3 年 5 文 件記錄處理審批表 行政辦公室 3 年 行政篇 Q/SDZD2020 檔案管理制度 通則 版本 /修改狀態(tài) A/0 頁碼 2/2 15 表 1： 存檔登記表 序號(hào) 名稱 原始編號(hào) 卷 /頁/數(shù) 有效期 （年 月至 年 月） 存檔人 存檔時(shí)間 接收人 存入 卷號(hào) 備注 16 表 2： 檔案登記表 卷宗名稱： 卷號(hào) ： 序號(hào) 名稱 原始編號(hào) 頁 /份 有效期 （年 月至 年 月） 存檔時(shí)間 備注 17 表 3： 卷內(nèi)目錄 卷宗 名稱： 卷號(hào)： 序號(hào) 名稱 原始編號(hào) 卷 /頁/數(shù) 有效期 （年月至年月） 存檔時(shí)間 備注 18 表 4： 檔案查閱、借用申請(qǐng)登記表 序號(hào) 檔案名稱 頁數(shù) 原因 級(jí)別 借閱人 借閱 時(shí)間 總經(jīng)理 總 裁 歸還 時(shí)間 備注 備注： A級(jí)檔案總裁批準(zhǔn)； B級(jí)檔案各單位 負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)； 19 表 5： 文件記錄處理審批表 Q/SDZC401B5 序號(hào)： 申請(qǐng)部門 申請(qǐng)日期 年 月 日 序號(hào) 處置文件記錄名稱 編號(hào) 份數(shù) 保存部門 保存期限 處置原因 申請(qǐng)人 批準(zhǔn)人 年 月 日 銷毀日期 年 月 日 銷毀方法 處置人 年 月 日 監(jiān)督人 年 月 日 保存部門： 辦公室 保存期限： 3年 20 行政篇 Q/SDZD2020 行政檔案管理制 度 版本 /修改狀態(tài) A/0 頁碼 1/1 第 七 章 行政檔案管理制度 一． 行政檔案 范圍 注冊(cè)文件：公司章程、股東會(huì)議紀(jì)要、房屋租賃協(xié)議（合同）、驗(yàn)資報(bào)告等文件原件及法人、股東個(gè)人身份文件復(fù)印件。 工商稅務(wù)：公司從事經(jīng)營活動(dòng)的工商、稅務(wù)、銀行的各類資質(zhì)證書、批文及公司資產(chǎn)證書、文件原件。 行政許可：計(jì)量器具生產(chǎn)許可證、樣機(jī)試驗(yàn)合格證、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證等文件原件。 行業(yè)管理：產(chǎn)品安標(biāo)證、檢驗(yàn)合格證、檢驗(yàn)報(bào)告及經(jīng)國家審核蓋章的技術(shù)文件原件。 項(xiàng)目管理：政府立項(xiàng)的證書、批文原件及立項(xiàng)申報(bào)資料（電子 版）文件。 證書管理：質(zhì)量體系、專利、商標(biāo)及其他社會(huì)團(tuán)體認(rèn)證證書原件。 合同管理：土地、房產(chǎn)、基建項(xiàng)目合同協(xié)議原件。 法律文件：具有法律效力的委托、合作協(xié)議、公證文件原件。 歷史資料：基建、房產(chǎn)原始設(shè)計(jì)文件。 公司行政、財(cái)務(wù)、合同印鑒及法人、股東私人預(yù)留印鑒。 1 招投標(biāo)、課題項(xiàng)目以及相關(guān)工作移交存檔的文件。 1 行政許可和行業(yè)管理實(shí)施過程的申請(qǐng)、批文、函件原件。 1 內(nèi)部管理文件（上年度）。 1 內(nèi)部發(fā)文存檔文件（上年度）。 1 會(huì)議記要及內(nèi)部評(píng)審記錄（上年