商務(wù)秘書的文檔工作處理-資料下載頁
2025-08-03 10:45本頁面
【正文】 文秘人員的高素養(yǎng)是文書檔案管理工作的重要基礎(chǔ)條件。四、商務(wù)秘書文檔處理工作三強化實現(xiàn)商務(wù)文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接的三強化措施，要實現(xiàn)商務(wù)文秘工作和文書檔案管理工作的規(guī)范銜接，我認為應(yīng)著重從三強化抓起?！ 。ㄒ唬娀臋n一體化意識 文檔一體化的實質(zhì)是把商務(wù)秘書工作和文書檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。文秘工作是文檔一體化的基礎(chǔ)性工作，最重要的是文秘人員必須具有較強的檔案意識。檔案，是人們社會實踐的歷史記錄，是歷史的折射和縮影，是傳承社會文明的薪火，可以說沒有檔案就沒有歷史。對一個單位來說，要維護其歷史的真實性，使人們了解它的歷史傳統(tǒng)和發(fā)展現(xiàn)狀，靠什么？靠的是檔案，靠的是大量的文件材料?？梢哉f今天的文件，就是明天的材料。所以，每一個文秘人員頭腦中都要有檔案二字，不僅僅只是為當前工作服務(wù)，更要站在對歷史負責的高度，按文檔一體化的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。 （二）強化全過程管理工作 首先，要樹立質(zhì)量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的每個工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認識各自的崗位質(zhì)量責任，這是全過程管理的前提?！ ∑浯?，要理順管理體制，完善組織機構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊伍。這是全過程管理的基礎(chǔ)。此外，還必須建立一支過硬的、相對穩(wěn)定的工作隊伍。文秘工作和檔案工作都具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性，不能設(shè)想一個人員素質(zhì)不高、更換頻繁的工作隊伍能創(chuàng)造出優(yōu)秀的工作業(yè)績?！ 〉谌?，要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文。這些規(guī)定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件。不但在公文正式印制前對審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范進行復(fù)核，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進行復(fù)核。若要修改實質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規(guī)則、裝訂要求等技術(shù)指標上也要嚴格按機關(guān)報標準把握。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對文件處理單、發(fā)文稿紙等卡片的填寫要簡明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件件數(shù)的同時，嚴格控制文件的份數(shù)，禁止濫抄濫送?！ 〉谒?，商務(wù)秘書要依靠先進的裝備和技術(shù)。社會已經(jīng)進入信息時代，科學(xué)技術(shù)日新月異，落后的文件設(shè)備和檔案工具已經(jīng)不能適應(yīng)《檔案法》、《格式》和《辦法》的要求，因此，配置性的優(yōu)良的設(shè)備和工具，是全過程管理的關(guān)鍵。同時還應(yīng)注意操作的熟練性和規(guī)范化，對一切不合理、不經(jīng)濟、不正當?shù)氖褂眯袨橐獔詻Q禁止?！ 。ㄈ娀臅块T立卷工作 文書部門立卷是《檔案法》早已明確的一個基本制度?！掇k法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負責及時整理（立卷）、歸檔。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，編寫案卷類目，將其及時對號入座，使文件的立卷工作日?；Ｎ臅块T立卷主要是做好平時歸卷工作，關(guān)鍵在于及時二字，及時收集，及時分類，切忌拖拉積壓。會議文件應(yīng)在會議結(jié)束時及時收集歸卷；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協(xié)辦單位保存復(fù)制件或副本。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類的管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。需要指出一點的是，當遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位是時，應(yīng)將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時進行清交，以保證檔案材料的完整齊。在社會日益發(fā)展的今天，商務(wù)活動越來越頻繁，商務(wù)秘書文檔工作處理對我們這些秘書工作者來說是個挑戰(zhàn)，尤其是新技術(shù)的出現(xiàn)更是對我們的一次大的挑戰(zhàn)，我們要努力學(xué)習新知識這樣才不會落伍，我們要強化自己的綜合素質(zhì)，在這新一輪的挑戰(zhàn)下堅定步伐，努力學(xué)習這些新知識，新的文檔處理方法，只有這樣我們才不會被經(jīng)濟發(fā)展的潮流淘汰，相信通過我們努力的學(xué)習，我們在文秘這條路上會越走越遠。主要參考文獻[1]張麗琍：《商務(wù)秘書實務(wù)》，北京，中國人民大學(xué)出版社，2004[2]岳凱華：《秘書學(xué)概論》，湖南，湖南大學(xué)出版社，2008[3]葛建國：《文書與檔案管理》，北京，中國勞動社會保障出版社，2007[4]汪 溢：《秘書文檔管理》，天津，大連理工大學(xué)出版社，2008[5]徐彥、戈秀萍.、何柳：《文書工作與檔案管理》，東北，東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2007[6]范國渠：《辦公自動化教程》北京，清華大學(xué)出版社，2008[7]王 勵：《王瑞成．秘書理論與實務(wù)》，北京，科學(xué)出版社，200811 / 1
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