【正文】 使自己的論點占上風(fēng)。盲目認同他人的觀點。B. :發(fā)言力求簡明扼要,注意發(fā)言時間。讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力。演講應(yīng)清晰,具有說服力。提出的問題應(yīng)清楚明白。多提一些建設(shè)性的批評意見。發(fā)言要守時,動作手勢要充滿自信,但不固執(zhí)己見,自以為是。C. 關(guān)注正在討論的事項談?wù)撝幸獙Ｐ耐度?與他人保持和諧的交流氣氛。不隨便打斷他人的發(fā)言,不隨便插話,不侵犯其他與會者的權(quán)利。不隨便進進出出,影響他人發(fā)言。自己的論點被證明根據(jù)不足時,應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度,放棄己見。應(yīng)服從多數(shù)人的決定。D. 注意語氣的使用提問和表述時,口吻要自信、平和,態(tài)度要謙虛、客觀,與其他會議成員保持適度的視線接觸.216。 積極落實會議的精神,完成任務(wù)會議結(jié)束后,秘書要將會議的精神及時帶回,傳達給其他相關(guān)人員。要積極完成會上所分配給自己的任務(wù),既不要上司的催辦,而又能及時的匯報.2) 控制會場的氣氛a) 控制會場氣氛的技巧216。 心平氣和地宣布開會,開會時間要準時216。 時間一到,即宣布開會,繼而降低他們的效率并影響士氣.216。 應(yīng)該將會議納入工作計劃表中,使全體會議參加者能有足夠的時間進行必要的準備.216。 當(dāng)會議參加者進入會場時,要與他們打招呼,如果與會者中有一個陌生人,你應(yīng)該在會議開始之前介紹.216。 會議開始后,應(yīng)該盡早簡明扼要地引出會議的主題,并說明討論的目的,使每一個與會者都明白你意欲達到什么目的,要注意保持適當(dāng)?shù)臅h進度.216。 要鼓勵每一個人發(fā)表自己的見解,并了解哪些人的言談可能過于自信、肆無忌憚,而那些人有太唯唯諾諾、,以防他人受到威脅或奚落.216。 在一段時間內(nèi)要集中談?wù)撘粋€議題,避免跑題.216。 保證大家輪流充分發(fā)表自己的見解,不允許他人插話.216。 對于已經(jīng)表述的觀點要及時加以概括總結(jié),保證會議順利進行.216。 緩和任何可能導(dǎo)致會議產(chǎn)生不良結(jié)果的緊張氣氛.216。 爭取盡早得出結(jié)論216。 如果大家及時發(fā)言,或討論時偏離了主題,主持人須起立引起大家的注意,然后提醒大家,圍繞主題,抓緊時間,一個一個按順序發(fā)言.b) 導(dǎo)致會議成效不高的主要原因216。 ,對會議目標失去控制,會議被幾個能言善辯的人控制了進程.216。 ,議題太多太雜,難以控制.216。 ,繼而又誤以為會議上的信息已為全體與會者所接受.216。 ,未能體現(xiàn)會議的實際成果.第五節(jié) 會后的管理工作1. 了解1) 合理安排與會人員返程與會人員離會結(jié)束時,幫助外地與會人員做好返程機票、車票的預(yù)定事宜,尊重他們的意愿,提供方便,更要當(dāng)心.2) 清理會場和文件會場結(jié)束后需要立即清理會場,:a) 帶走所有剩余的與會議有關(guān)的文件,并將所有文件資料放回原處,便于下一步整理。b) 清理會議室,收拾好臨時放置在會議室的茶杯、桌、椅以及其他用品。c) 迅速歸還視聽設(shè)備,辦理好歸還手續(xù)。d) 同時,提醒部分與會者個人歸還主辦方或會議駐地單位借用的各種物品,提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目,保證會議結(jié)束后會場環(huán)境的清潔整齊,并向會議負責(zé)人報告全部清理和損耗的情況.2. 掌握1) 會議資料整理,立卷歸檔大型會議完整的會議案卷,應(yīng)包括以下一些內(nèi)容:a) 大型正式文件,如決定、決議、計劃、報告等b) 會議參閱文件c) 會議安排的發(fā)言稿d) 會議上的講話記錄e) 其他有關(guān)材料2) 會議的總結(jié)a) 會議總結(jié)的要點216。 會議總結(jié)工作216。 總結(jié)要將客觀標準和主管標準相結(jié)合216。 總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗、鼓勵下屬為目的b) 起草會議紀要或總結(jié)報告一般來講,大型會議都有正式文件和決議,、綜合、提煉而成的文件,它的目的在于將會議的議事過程和議定事項用精煉的文字概括出來,一方面留存?zhèn)洳?一方面分發(fā)有關(guān)部門貫徹執(zhí)行.作為總結(jié)會務(wù)工作經(jīng)驗和不斷改進會議的組織服務(wù)工作,會議結(jié)束后,可以先簡述會議組織實施過程,在較詳細的總結(jié)為辦好本次會議所采取的措施、辦法,以及從本次會議中獲得的經(jīng)驗、吸取的教訓(xùn),言簡意賅,有利于改進今后的工作.一些大型會議結(jié)束后,還應(yīng)慰問參與會務(wù)工作的人員,提醒上司做好這類工作,使整個會議更加圓滿.c) 會議總結(jié)的要求找出規(guī)律,揭示本質(zhì)。有理有據(jù),實事求是。一分為二,激勵為主。突出重點,有所側(cè)重.3) 會議效果的評估a) 對主持人的評估216。 組織、安排會議216。 確定、檢查目標216。 遵守時間216。 鼓勵發(fā)表見解、提出建議和問題216。 澄清事實216。 檢查理解程度和意見是否一致216。 引入正題還是離題太遠216。 使人們對決策制定具有責(zé)任感216。 過早結(jié)束,結(jié)果未明216。 加快會議進展速度還是放慢速度216。 控制過緊還是過松216。 處理沖突、解決爭端216。 檢查進程或作出總結(jié)216。 結(jié)束會議b) 對會議人員的評估216。 會議工作中,精通業(yè)務(wù),勝任工作216。 具有公關(guān)意識,能自覺維護公司的形象216。 具有良好的公關(guān)修養(yǎng),舉止得體,語言規(guī)范216。 會議工作中顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為216。 會議工作可靠,總能按時完成所布置的任務(wù)216。 與同事合作協(xié)調(diào),相處融洽216。 掌握會議工作中一定方面的技能有困難216。 要求多少就干多少,但從不做額外奉獻216。 脾氣很好,從不與人爭吵216。 有時控制不了自己,輕易發(fā)火216。 會議工作中只須上司的極少監(jiān)督指導(dǎo)216。 對上司的批評指導(dǎo),能虛心接受216。 ………c) 對會議管理工作的總體評價會議管理工作評估應(yīng)該覆蓋會議工作的方方面面,包括會議方案、會議地點、與會人員范圍、會議經(jīng)費和各項活動等4) 催辦和反饋會議決定或形成決議的事項,如果需要通知有關(guān)部門辦理或知曉的,應(yīng)將在實際貫徹執(zhí)行中所得到的結(jié)果引起的反應(yīng)以及造成的影響等情況,,以及會議主旨精神是否落到了實處.第六章 檔案管理與信息工作第一節(jié) 商務(wù)檔案管理1. 了解商務(wù)檔案的基本內(nèi)容a) 商務(wù)檔案的形成者是微觀經(jīng)濟主體b) 商務(wù)檔案是在商務(wù)活動過程中直接形成的c) 商務(wù)檔案的形成領(lǐng)域是各種商務(wù)活動d) 商務(wù)檔案室具有保存價值的歷史記錄e) 商務(wù)檔案的載體和形式多種多樣f) 商務(wù)檔案區(qū)別于其他信息的本質(zhì)屬性是原始記錄性2. 掌握1) 商務(wù)檔案的收集a) 歸檔文件的選擇凡是反映本單位商務(wù)活動職能且有查考利用價值的文件資料,、電報、會議材料、電話記錄、會談記錄、圖片、圖像、正本和有關(guān)的材料,保證檔案的完整性.b) 歸檔文件收集方法的主要形式216。 嚴格執(zhí)行文件的歸檔制度及發(fā)文登記制度216。 加強對零散文件的收集216。 平時的收集工作要落實到人c) 收集工作中要注意的問題216。 ,又要有照片、錄音帶、錄像帶、計算機盤片等其他載體的文件資料.216。 保證文件的齊全完整216。 加強“賬外”文件和業(yè)務(wù)文件的手機文件216。 移交檔案要簽字、備份2) 商務(wù)檔案的分類a) 商務(wù)檔案按形成者劃分,可以分為國有商務(wù)檔案和非國有商務(wù)檔案.b) 商務(wù)檔案按內(nèi)容劃分,可以分為合同檔案、商標檔案、專利檔案、商務(wù)法律檔案、會計檔案、信用檔案等.c) 商務(wù)檔案按載體劃分,主要分為紙質(zhì)商務(wù)檔案和電子商務(wù)檔案.商務(wù)檔案具體可以分為以下幾類:a) 經(jīng)濟合同檔案商務(wù)合同是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營目標的需要,由企業(yè)與外單位或企業(yè)內(nèi)部有關(guān)單位之間,按照一定的法律程序共同簽訂的一種契約式文件.廣義的經(jīng)濟合同檔案包括三大類:一般經(jīng)濟合同檔案、技術(shù)合同檔案、國際經(jīng)濟合同檔案.b) 經(jīng)濟管理檔案包括:企業(yè)經(jīng)營決策文件,企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)規(guī)劃文件和市場營銷方面的文件,企業(yè)計劃、統(tǒng)計、財務(wù)及物資管理等方面的文件材料.c) 商務(wù)購銷檔案商務(wù)購銷檔案文件的范圍大致包括兩部分:一是采購活動全過程形成的文件、資料,二是銷售活動全過程形成的文件、資料.216。 商品采購檔案商品采購檔案是采購活動全過程形成的檔案材料,范圍包括:A. 企業(yè)內(nèi)部市場信息檔案:它主要是指由企業(yè)經(jīng)營環(huán)節(jié)企業(yè)各管理部門和各層次形成的有關(guān)市場活動的市場信息材料,如歷年來采購各種類型產(chǎn)品的價格變動情況,進貨渠道和供應(yīng)方式等.B. 市場調(diào)查研究材料:包括國外市場供求信息動態(tài)材料、國內(nèi)市場供求變化資料、國家關(guān)于市場供應(yīng)的政策措施方面的材料、來自進貨渠道的信息材料、同行業(yè)競爭的信息記錄材料、與本企業(yè)經(jīng)營商品有關(guān)的信息材料.C. 市場調(diào)查研究材料:是指在采購計劃編制前進行調(diào)查而形成的材料,包括市場需求、商品貨源情況研究材料.D. 分析材料:是指在編制采購計劃前,通過對歷史上的采購資、.E. 采購計劃:在流通領(lǐng)域可以分為批發(fā)采購計劃和零售采購計劃.F. 采購合同G. 合同執(zhí)行情況記錄卡:它主要是對合同執(zhí)行過程中與合同規(guī)定不相符合的具體事項,及其處理經(jīng)過的必要記載,以便今后查考.216。 商品銷售檔案商務(wù)銷售活動全過程形成的檔案,:A. 商品銷售計劃B. 商品銷售合同C. 批發(fā)商品銷售活動材料:如發(fā)貨單、直運商品收發(fā)貨單、接受代銷商品單等憑證材料和定期的銷售匯總表.D. 零售商品銷售活動材料:如一般的銷貨發(fā)票,內(nèi)部交款單,商品進、銷、存報告單,已銷商品進銷差價計算表等.E. 商品銷售的調(diào)查、統(tǒng)計、分析材料:如商品銷售計劃完成情況的統(tǒng)計分析資料,商品銷售總額和計劃完成的分析資料,所屬單位銷售計劃完成情況分析資料,各類商品銷售計劃完善情況分析資料,影響商品銷售的各種因素分析資料等.d) 商務(wù)儲運檔案是指商品儲運活動全過程中形成的檔案材料,主要有三方面:216。 、購銷計劃的儲運部門指定的儲存計劃。216。 :A. 入庫作業(yè)階段:倉庫商品入庫計劃、商品入庫實施方案、商品入庫憑證、商品驗收記錄卡等。B. 保管作業(yè)階段:商品保管卡、商品保管帳、盤點記錄、庫存商品質(zhì)量記錄等。C. 出庫作業(yè)階段:商品出庫計劃、提貨單、裝箱單、提貨記錄、商品啟運單等.216。 商務(wù)調(diào)運檔案.A. 計劃階段:商品調(diào)運方案和商品運輸計劃等。B. 作業(yè)檔案:商品調(diào)撥供應(yīng)單、貨運單、運輸交接單、貨運記錄、入庫單等。C. 調(diào)運終結(jié)階段主要形成調(diào)運計劃材料,包括:商品調(diào)出(入)計劃執(zhí)行均勻程度檢查表、商品調(diào)運分析表、商品調(diào)撥動態(tài)分析表、主要商品在地區(qū)間的合理調(diào)運分析表、商品運輸工作六項經(jīng)濟指標的季報表.e) 商務(wù)財務(wù)檔案商務(wù)財務(wù)檔案集中體現(xiàn)了商業(yè)資金運動過程中形成的各種財務(wù)關(guān)系,它主要包括:216。 財務(wù)管理制度檔案216。 商業(yè)財務(wù)計劃檔案:流動資金計劃、商品流動費用計劃、利潤計劃、固定資金計劃、專用基金計劃和基金建設(shè)財務(wù)計劃等方面的文件材料。216。 商務(wù)財務(wù)分析檔案:商業(yè)利潤分析和商品流通分析中形成的文件材料、商業(yè)資金分析中形成的文件材料,財務(wù)分析報告等.f) 商務(wù)會計檔案商務(wù)會計檔案按其外在形式和作業(yè)的不同,可以分為:216。 會計憑證檔案:、用以辦理業(yè)務(wù)手續(xù)的單據(jù),如發(fā)貨票、銷售發(fā)票、出差旅行的車票、船票等。記賬憑證是會計部門根據(jù)原始憑證匯總表編制的各種憑證,用以登記明細賬簿.216。 會計賬簿檔案:是與各種會計賬簿構(gòu)成的,全面、系統(tǒng)、連續(xù)的記錄商業(yè)資金和財產(chǎn)、經(jīng)營收支和經(jīng)營成果變化情況的材料.216。 會計報表檔案:是有商業(yè)財務(wù)部門根據(jù)日常賬簿記錄的資料加以整理、匯總而編制的書面報告文件轉(zhuǎn)化而來的會計檔案.g) 產(chǎn)品檔案包括企業(yè)在產(chǎn)品開發(fā)、工藝準備、加工制造、產(chǎn)品鑒定、檢驗、包裝、廣告宣傳等方面形成的檔案.3) 商務(wù)檔案的歸檔a) 裝訂216。 裝訂方法A. 確定裝訂線:根據(jù)文件的排版格式確定裝訂的位置。B. 加邊托裱:加邊就是對未留裝訂空隙或裝訂線上有文字的文件,在裝訂的位置加上一定寬度的紙邊。托裱就是對已經(jīng)破損的文件進行必要的修理,如托襯裱糊,以恢復(fù)文件的原貌,并增加其強度,延長其壽命.C. 折疊取齊:對大小不一,長短不齊的文件,應(yīng)采取折疊的方法,使其規(guī)格劃一,要求在右側(cè)的和下端折疊對齊。凡在右邊裝訂的文件,要求在左側(cè)的和下端折疊對齊.D. 裝訂:裝訂時,將需要裝訂的文件在桌面上四周蹾齊,然后用訂書器或卷繩固定.216。 注意事項A. 要注意牢固、整齊,不要壓住文件的字跡,也不要掉頁、倒頁、損壞文件。B. 根據(jù)文件的厚薄程度,采取不同的裝訂方式。C. 秘書在平時就要對處理完畢的文件進行裝訂,不要等到年底集中去做.b) 分類c) 排列216。 排列方法A. 按時間先后順序排列B. 按姓氏筆畫排列C. 按問題排列216。 注意事項在排列時,應(yīng)遵循分類方案所設(shè)定的類目順序,如先按問題排列,再按時間排列.d) 編號歸檔文件排列好順序后,應(yīng)按分類方案和排列順序逐漸編號,、年度、保管期限、件號等必備項,并可設(shè)置機構(gòu)等選擇項.歸檔件號應(yīng)包括(辦公)室編號和(檔案)館編號,:在分類方案的最低一級類目內(nèi),按文件排列順序從“1”.e) 編目編目是指編制歸檔文件目錄.歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、,歸檔文件目錄風(fēng)貌可以視需要設(shè)置卷宗名稱、年度、保管期限、,卷宗名稱即立檔單位的名稱,填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱.f) 裝盒裝盒就是將已經(jīng)整理好的文件按室編件號順序裝入檔案館,并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項目.,在盒脊或底邊設(shè)置卷宗年號年度保管期限起止年號盒號等必備項,中間用”連接。盒號即檔案盒的排列順序號,在檔案移交進館時,.檔案盒內(nèi)應(yīng)附上備考表,備考表內(nèi)容應(yīng)包括盒