【正文】 使自己的論點(diǎn)占上風(fēng)。盲目認(rèn)同他人的觀點(diǎn)。B. :發(fā)言力求簡(jiǎn)明扼要,注意發(fā)言時(shí)間。讓自己的行為富有積極性、合理性和說(shuō)服力。演講應(yīng)清晰,具有說(shuō)服力。提出的問(wèn)題應(yīng)清楚明白。多提一些建設(shè)性的批評(píng)意見(jiàn)。發(fā)言要守時(shí),動(dòng)作手勢(shì)要充滿自信,但不固執(zhí)己見(jiàn),自以為是。C. 關(guān)注正在討論的事項(xiàng)談?wù)撝幸獙Ｐ耐度?與他人保持和諧的交流氣氛。不隨便打斷他人的發(fā)言,不隨便插話,不侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利。不隨便進(jìn)進(jìn)出出,影響他人發(fā)言。自己的論點(diǎn)被證明根據(jù)不足時(shí),應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度,放棄己見(jiàn)。應(yīng)服從多數(shù)人的決定。D. 注意語(yǔ)氣的使用提問(wèn)和表述時(shí),口吻要自信、平和,態(tài)度要謙虛、客觀,與其他會(huì)議成員保持適度的視線接觸.216。 積極落實(shí)會(huì)議的精神,完成任務(wù)會(huì)議結(jié)束后,秘書(shū)要將會(huì)議的精神及時(shí)帶回,傳達(dá)給其他相關(guān)人員。要積極完成會(huì)上所分配給自己的任務(wù),既不要上司的催辦,而又能及時(shí)的匯報(bào).2) 控制會(huì)場(chǎng)的氣氛a) 控制會(huì)場(chǎng)氣氛的技巧216。 心平氣和地宣布開(kāi)會(huì),開(kāi)會(huì)時(shí)間要準(zhǔn)時(shí)216。 時(shí)間一到,即宣布開(kāi)會(huì),繼而降低他們的效率并影響士氣.216。 應(yīng)該將會(huì)議納入工作計(jì)劃表中,使全體會(huì)議參加者能有足夠的時(shí)間進(jìn)行必要的準(zhǔn)備.216。 當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí),要與他們打招呼,如果與會(huì)者中有一個(gè)陌生人,你應(yīng)該在會(huì)議開(kāi)始之前介紹.216。 會(huì)議開(kāi)始后,應(yīng)該盡早簡(jiǎn)明扼要地引出會(huì)議的主題,并說(shuō)明討論的目的,使每一個(gè)與會(huì)者都明白你意欲達(dá)到什么目的,要注意保持適當(dāng)?shù)臅?huì)議進(jìn)度.216。 要鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見(jiàn)解,并了解哪些人的言談可能過(guò)于自信、肆無(wú)忌憚,而那些人有太唯唯諾諾、,以防他人受到威脅或奚落.216。 在一段時(shí)間內(nèi)要集中談?wù)撘粋€(gè)議題,避免跑題.216。 保證大家輪流充分發(fā)表自己的見(jiàn)解,不允許他人插話.216。 對(duì)于已經(jīng)表述的觀點(diǎn)要及時(shí)加以概括總結(jié),保證會(huì)議順利進(jìn)行.216。 緩和任何可能導(dǎo)致會(huì)議產(chǎn)生不良結(jié)果的緊張氣氛.216。 爭(zhēng)取盡早得出結(jié)論216。 如果大家及時(shí)發(fā)言,或討論時(shí)偏離了主題,主持人須起立引起大家的注意,然后提醒大家,圍繞主題,抓緊時(shí)間,一個(gè)一個(gè)按順序發(fā)言.b) 導(dǎo)致會(huì)議成效不高的主要原因216。 ,對(duì)會(huì)議目標(biāo)失去控制,會(huì)議被幾個(gè)能言善辯的人控制了進(jìn)程.216。 ,議題太多太雜,難以控制.216。 ,繼而又誤以為會(huì)議上的信息已為全體與會(huì)者所接受.216。 ,未能體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際成果.第五節(jié) 會(huì)后的管理工作1. 了解1) 合理安排與會(huì)人員返程與會(huì)人員離會(huì)結(jié)束時(shí),幫助外地與會(huì)人員做好返程機(jī)票、車票的預(yù)定事宜,尊重他們的意愿,提供方便,更要當(dāng)心.2) 清理會(huì)場(chǎng)和文件會(huì)場(chǎng)結(jié)束后需要立即清理會(huì)場(chǎng),:a) 帶走所有剩余的與會(huì)議有關(guān)的文件,并將所有文件資料放回原處,便于下一步整理。b) 清理會(huì)議室,收拾好臨時(shí)放置在會(huì)議室的茶杯、桌、椅以及其他用品。c) 迅速歸還視聽(tīng)設(shè)備,辦理好歸還手續(xù)。d) 同時(shí),提醒部分與會(huì)者個(gè)人歸還主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品,提醒與會(huì)者及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)清各種賬目,保證會(huì)議結(jié)束后會(huì)場(chǎng)環(huán)境的清潔整齊,并向會(huì)議負(fù)責(zé)人報(bào)告全部清理和損耗的情況.2. 掌握1) 會(huì)議資料整理,立卷歸檔大型會(huì)議完整的會(huì)議案卷,應(yīng)包括以下一些內(nèi)容:a) 大型正式文件,如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等b) 會(huì)議參閱文件c) 會(huì)議安排的發(fā)言稿d) 會(huì)議上的講話記錄e) 其他有關(guān)材料2) 會(huì)議的總結(jié)a) 會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn)216。 會(huì)議總結(jié)工作216。 總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主管標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合216。 總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、鼓勵(lì)下屬為目的b) 起草會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告一般來(lái)講,大型會(huì)議都有正式文件和決議,、綜合、提煉而成的文件,它的目的在于將會(huì)議的議事過(guò)程和議定事項(xiàng)用精煉的文字概括出來(lái),一方面留存?zhèn)洳?一方面分發(fā)有關(guān)部門(mén)貫徹執(zhí)行.作為總結(jié)會(huì)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)和不斷改進(jìn)會(huì)議的組織服務(wù)工作,會(huì)議結(jié)束后,可以先簡(jiǎn)述會(huì)議組織實(shí)施過(guò)程,在較詳細(xì)的總結(jié)為辦好本次會(huì)議所采取的措施、辦法,以及從本次會(huì)議中獲得的經(jīng)驗(yàn)、吸取的教訓(xùn),言簡(jiǎn)意賅,有利于改進(jìn)今后的工作.一些大型會(huì)議結(jié)束后,還應(yīng)慰問(wèn)參與會(huì)務(wù)工作的人員,提醒上司做好這類工作,使整個(gè)會(huì)議更加圓滿.c) 會(huì)議總結(jié)的要求找出規(guī)律,揭示本質(zhì)。有理有據(jù),實(shí)事求是。一分為二,激勵(lì)為主。突出重點(diǎn),有所側(cè)重.3) 會(huì)議效果的評(píng)估a) 對(duì)主持人的評(píng)估216。 組織、安排會(huì)議216。 確定、檢查目標(biāo)216。 遵守時(shí)間216。 鼓勵(lì)發(fā)表見(jiàn)解、提出建議和問(wèn)題216。 澄清事實(shí)216。 檢查理解程度和意見(jiàn)是否一致216。 引入正題還是離題太遠(yuǎn)216。 使人們對(duì)決策制定具有責(zé)任感216。 過(guò)早結(jié)束,結(jié)果未明216。 加快會(huì)議進(jìn)展速度還是放慢速度216。 控制過(guò)緊還是過(guò)松216。 處理沖突、解決爭(zhēng)端216。 檢查進(jìn)程或作出總結(jié)216。 結(jié)束會(huì)議b) 對(duì)會(huì)議人員的評(píng)估216。 會(huì)議工作中,精通業(yè)務(wù),勝任工作216。 具有公關(guān)意識(shí),能自覺(jué)維護(hù)公司的形象216。 具有良好的公關(guān)修養(yǎng),舉止得體,語(yǔ)言規(guī)范216。 會(huì)議工作中顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為216。 會(huì)議工作可靠,總能按時(shí)完成所布置的任務(wù)216。 與同事合作協(xié)調(diào),相處融洽216。 掌握會(huì)議工作中一定方面的技能有困難216。 要求多少就干多少,但從不做額外奉獻(xiàn)216。 脾氣很好,從不與人爭(zhēng)吵216。 有時(shí)控制不了自己,輕易發(fā)火216。 會(huì)議工作中只須上司的極少監(jiān)督指導(dǎo)216。 對(duì)上司的批評(píng)指導(dǎo),能虛心接受216。 ………c) 對(duì)會(huì)議管理工作的總體評(píng)價(jià)會(huì)議管理工作評(píng)估應(yīng)該覆蓋會(huì)議工作的方方面面,包括會(huì)議方案、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍、會(huì)議經(jīng)費(fèi)和各項(xiàng)活動(dòng)等4) 催辦和反饋會(huì)議決定或形成決議的事項(xiàng),如果需要通知有關(guān)部門(mén)辦理或知曉的,應(yīng)將在實(shí)際貫徹執(zhí)行中所得到的結(jié)果引起的反應(yīng)以及造成的影響等情況,,以及會(huì)議主旨精神是否落到了實(shí)處.第六章 檔案管理與信息工作第一節(jié) 商務(wù)檔案管理1. 了解商務(wù)檔案的基本內(nèi)容a) 商務(wù)檔案的形成者是微觀經(jīng)濟(jì)主體b) 商務(wù)檔案是在商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的c) 商務(wù)檔案的形成領(lǐng)域是各種商務(wù)活動(dòng)d) 商務(wù)檔案室具有保存價(jià)值的歷史記錄e) 商務(wù)檔案的載體和形式多種多樣f) 商務(wù)檔案區(qū)別于其他信息的本質(zhì)屬性是原始記錄性2. 掌握1) 商務(wù)檔案的收集a) 歸檔文件的選擇凡是反映本單位商務(wù)活動(dòng)職能且有查考利用價(jià)值的文件資料,、電報(bào)、會(huì)議材料、電話記錄、會(huì)談?dòng)涗?、圖片、圖像、正本和有關(guān)的材料,保證檔案的完整性.b) 歸檔文件收集方法的主要形式216。 嚴(yán)格執(zhí)行文件的歸檔制度及發(fā)文登記制度216。 加強(qiáng)對(duì)零散文件的收集216。 平時(shí)的收集工作要落實(shí)到人c) 收集工作中要注意的問(wèn)題216。 ,又要有照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等其他載體的文件資料.216。 保證文件的齊全完整216。 加強(qiáng)“賬外”文件和業(yè)務(wù)文件的手機(jī)文件216。 移交檔案要簽字、備份2) 商務(wù)檔案的分類a) 商務(wù)檔案按形成者劃分,可以分為國(guó)有商務(wù)檔案和非國(guó)有商務(wù)檔案.b) 商務(wù)檔案按內(nèi)容劃分,可以分為合同檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、商務(wù)法律檔案、會(huì)計(jì)檔案、信用檔案等.c) 商務(wù)檔案按載體劃分,主要分為紙質(zhì)商務(wù)檔案和電子商務(wù)檔案.商務(wù)檔案具體可以分為以下幾類:a) 經(jīng)濟(jì)合同檔案商務(wù)合同是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的需要,由企業(yè)與外單位或企業(yè)內(nèi)部有關(guān)單位之間,按照一定的法律程序共同簽訂的一種契約式文件.廣義的經(jīng)濟(jì)合同檔案包括三大類:一般經(jīng)濟(jì)合同檔案、技術(shù)合同檔案、國(guó)際經(jīng)濟(jì)合同檔案.b) 經(jīng)濟(jì)管理檔案包括:企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策文件,企業(yè)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)規(guī)劃文件和市場(chǎng)營(yíng)銷方面的文件,企業(yè)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)及物資管理等方面的文件材料.c) 商務(wù)購(gòu)銷檔案商務(wù)購(gòu)銷檔案文件的范圍大致包括兩部分:一是采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程形成的文件、資料,二是銷售活動(dòng)全過(guò)程形成的文件、資料.216。 商品采購(gòu)檔案商品采購(gòu)檔案是采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程形成的檔案材料,范圍包括:A. 企業(yè)內(nèi)部市場(chǎng)信息檔案:它主要是指由企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)企業(yè)各管理部門(mén)和各層次形成的有關(guān)市場(chǎng)活動(dòng)的市場(chǎng)信息材料,如歷年來(lái)采購(gòu)各種類型產(chǎn)品的價(jià)格變動(dòng)情況,進(jìn)貨渠道和供應(yīng)方式等.B. 市場(chǎng)調(diào)查研究材料:包括國(guó)外市場(chǎng)供求信息動(dòng)態(tài)材料、國(guó)內(nèi)市場(chǎng)供求變化資料、國(guó)家關(guān)于市場(chǎng)供應(yīng)的政策措施方面的材料、來(lái)自進(jìn)貨渠道的信息材料、同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的信息記錄材料、與本企業(yè)經(jīng)營(yíng)商品有關(guān)的信息材料.C. 市場(chǎng)調(diào)查研究材料:是指在采購(gòu)計(jì)劃編制前進(jìn)行調(diào)查而形成的材料,包括市場(chǎng)需求、商品貨源情況研究材料.D. 分析材料:是指在編制采購(gòu)計(jì)劃前,通過(guò)對(duì)歷史上的采購(gòu)資、.E. 采購(gòu)計(jì)劃:在流通領(lǐng)域可以分為批發(fā)采購(gòu)計(jì)劃和零售采購(gòu)計(jì)劃.F. 采購(gòu)合同G. 合同執(zhí)行情況記錄卡:它主要是對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中與合同規(guī)定不相符合的具體事項(xiàng),及其處理經(jīng)過(guò)的必要記載,以便今后查考.216。 商品銷售檔案商務(wù)銷售活動(dòng)全過(guò)程形成的檔案,:A. 商品銷售計(jì)劃B. 商品銷售合同C. 批發(fā)商品銷售活動(dòng)材料:如發(fā)貨單、直運(yùn)商品收發(fā)貨單、接受代銷商品單等憑證材料和定期的銷售匯總表.D. 零售商品銷售活動(dòng)材料:如一般的銷貨發(fā)票,內(nèi)部交款單,商品進(jìn)、銷、存報(bào)告單,已銷商品進(jìn)銷差價(jià)計(jì)算表等.E. 商品銷售的調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析材料:如商品銷售計(jì)劃完成情況的統(tǒng)計(jì)分析資料,商品銷售總額和計(jì)劃完成的分析資料,所屬單位銷售計(jì)劃完成情況分析資料,各類商品銷售計(jì)劃完善情況分析資料,影響商品銷售的各種因素分析資料等.d) 商務(wù)儲(chǔ)運(yùn)檔案是指商品儲(chǔ)運(yùn)活動(dòng)全過(guò)程中形成的檔案材料,主要有三方面:216。 、購(gòu)銷計(jì)劃的儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)指定的儲(chǔ)存計(jì)劃。216。 :A. 入庫(kù)作業(yè)階段:倉(cāng)庫(kù)商品入庫(kù)計(jì)劃、商品入庫(kù)實(shí)施方案、商品入庫(kù)憑證、商品驗(yàn)收記錄卡等。B. 保管作業(yè)階段:商品保管卡、商品保管帳、盤(pán)點(diǎn)記錄、庫(kù)存商品質(zhì)量記錄等。C. 出庫(kù)作業(yè)階段:商品出庫(kù)計(jì)劃、提貨單、裝箱單、提貨記錄、商品啟運(yùn)單等.216。 商務(wù)調(diào)運(yùn)檔案.A. 計(jì)劃階段:商品調(diào)運(yùn)方案和商品運(yùn)輸計(jì)劃等。B. 作業(yè)檔案:商品調(diào)撥供應(yīng)單、貨運(yùn)單、運(yùn)輸交接單、貨運(yùn)記錄、入庫(kù)單等。C. 調(diào)運(yùn)終結(jié)階段主要形成調(diào)運(yùn)計(jì)劃材料,包括:商品調(diào)出(入)計(jì)劃執(zhí)行均勻程度檢查表、商品調(diào)運(yùn)分析表、商品調(diào)撥動(dòng)態(tài)分析表、主要商品在地區(qū)間的合理調(diào)運(yùn)分析表、商品運(yùn)輸工作六項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的季報(bào)表.e) 商務(wù)財(cái)務(wù)檔案商務(wù)財(cái)務(wù)檔案集中體現(xiàn)了商業(yè)資金運(yùn)動(dòng)過(guò)程中形成的各種財(cái)務(wù)關(guān)系,它主要包括:216。 財(cái)務(wù)管理制度檔案216。 商業(yè)財(cái)務(wù)計(jì)劃?rùn)n案:流動(dòng)資金計(jì)劃、商品流動(dòng)費(fèi)用計(jì)劃、利潤(rùn)計(jì)劃、固定資金計(jì)劃、專用基金計(jì)劃和基金建設(shè)財(cái)務(wù)計(jì)劃等方面的文件材料。216。 商務(wù)財(cái)務(wù)分析檔案:商業(yè)利潤(rùn)分析和商品流通分析中形成的文件材料、商業(yè)資金分析中形成的文件材料,財(cái)務(wù)分析報(bào)告等.f) 商務(wù)會(huì)計(jì)檔案商務(wù)會(huì)計(jì)檔案按其外在形式和作業(yè)的不同,可以分為:216。 會(huì)計(jì)憑證檔案:、用以辦理業(yè)務(wù)手續(xù)的單據(jù),如發(fā)貨票、銷售發(fā)票、出差旅行的車票、船票等。記賬憑證是會(huì)計(jì)部門(mén)根據(jù)原始憑證匯總表編制的各種憑證,用以登記明細(xì)賬簿.216。 會(huì)計(jì)賬簿檔案:是與各種會(huì)計(jì)賬簿構(gòu)成的,全面、系統(tǒng)、連續(xù)的記錄商業(yè)資金和財(cái)產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)收支和經(jīng)營(yíng)成果變化情況的材料.216。 會(huì)計(jì)報(bào)表檔案:是有商業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)日常賬簿記錄的資料加以整理、匯總而編制的書(shū)面報(bào)告文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的會(huì)計(jì)檔案.g) 產(chǎn)品檔案包括企業(yè)在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、工藝準(zhǔn)備、加工制造、產(chǎn)品鑒定、檢驗(yàn)、包裝、廣告宣傳等方面形成的檔案.3) 商務(wù)檔案的歸檔a) 裝訂216。 裝訂方法A. 確定裝訂線:根據(jù)文件的排版格式確定裝訂的位置。B. 加邊托裱:加邊就是對(duì)未留裝訂空隙或裝訂線上有文字的文件,在裝訂的位置加上一定寬度的紙邊。托裱就是對(duì)已經(jīng)破損的文件進(jìn)行必要的修理,如托襯裱糊,以恢復(fù)文件的原貌,并增加其強(qiáng)度,延長(zhǎng)其壽命.C. 折疊取齊:對(duì)大小不一,長(zhǎng)短不齊的文件,應(yīng)采取折疊的方法,使其規(guī)格劃一,要求在右側(cè)的和下端折疊對(duì)齊。凡在右邊裝訂的文件,要求在左側(cè)的和下端折疊對(duì)齊.D. 裝訂:裝訂時(shí),將需要裝訂的文件在桌面上四周蹾齊,然后用訂書(shū)器或卷繩固定.216。 注意事項(xiàng)A. 要注意牢固、整齊,不要壓住文件的字跡,也不要掉頁(yè)、倒頁(yè)、損壞文件。B. 根據(jù)文件的厚薄程度,采取不同的裝訂方式。C. 秘書(shū)在平時(shí)就要對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行裝訂,不要等到年底集中去做.b) 分類c) 排列216。 排列方法A. 按時(shí)間先后順序排列B. 按姓氏筆畫(huà)排列C. 按問(wèn)題排列216。 注意事項(xiàng)在排列時(shí),應(yīng)遵循分類方案所設(shè)定的類目順序,如先按問(wèn)題排列,再按時(shí)間排列.d) 編號(hào)歸檔文件排列好順序后,應(yīng)按分類方案和排列順序逐漸編號(hào),、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)等選擇項(xiàng).歸檔件號(hào)應(yīng)包括(辦公)室編號(hào)和(檔案)館編號(hào),:在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按文件排列順序從“1”.e) 編目編目是指編制歸檔文件目錄.歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、,歸檔文件目錄風(fēng)貌可以視需要設(shè)置卷宗名稱、年度、保管期限、,卷宗名稱即立檔單位的名稱,填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱.f) 裝盒裝盒就是將已經(jīng)整理好的文件按室編件號(hào)順序裝入檔案館,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng)目.,在盒脊或底邊設(shè)置卷宗年號(hào)年度保管期限起止年號(hào)盒號(hào)等必備項(xiàng),中間用”連接。盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào),在檔案移交進(jìn)館時(shí),.檔案盒內(nèi)應(yīng)附上備考表,備考表內(nèi)容應(yīng)包括盒