【正文】 B. 根據(jù)文件的厚薄程度,采取不同的裝訂方式。記賬憑證是會計部門根據(jù)原始憑證匯總表編制的各種憑證,用以登記明細(xì)賬簿.216。 商務(wù)調(diào)運(yùn)檔案.A. 計劃階段:商品調(diào)運(yùn)方案和商品運(yùn)輸計劃等。 移交檔案要簽字、備份2) 商務(wù)檔案的分類a) 商務(wù)檔案按形成者劃分,可以分為國有商務(wù)檔案和非國有商務(wù)檔案.b) 商務(wù)檔案按內(nèi)容劃分,可以分為合同檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、商務(wù)法律檔案、會計檔案、信用檔案等.c) 商務(wù)檔案按載體劃分,主要分為紙質(zhì)商務(wù)檔案和電子商務(wù)檔案.商務(wù)檔案具體可以分為以下幾類:a) 經(jīng)濟(jì)合同檔案商務(wù)合同是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的需要,由企業(yè)與外單位或企業(yè)內(nèi)部有關(guān)單位之間,按照一定的法律程序共同簽訂的一種契約式文件.廣義的經(jīng)濟(jì)合同檔案包括三大類:一般經(jīng)濟(jì)合同檔案、技術(shù)合同檔案、國際經(jīng)濟(jì)合同檔案.b) 經(jīng)濟(jì)管理檔案包括:企業(yè)經(jīng)營決策文件,企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)規(guī)劃文件和市場營銷方面的文件,企業(yè)計劃、統(tǒng)計、財務(wù)及物資管理等方面的文件材料.c) 商務(wù)購銷檔案商務(wù)購銷檔案文件的范圍大致包括兩部分:一是采購活動全過程形成的文件、資料,二是銷售活動全過程形成的文件、資料.216。 對上司的批評指導(dǎo),能虛心接受216。 會議工作中顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為216。 加快會議進(jìn)展速度還是放慢速度216。 確定、檢查目標(biāo)216。d) 同時,提醒部分與會者個人歸還主辦方或會議駐地單位借用的各種物品,提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目,保證會議結(jié)束后會場環(huán)境的清潔整齊,并向會議負(fù)責(zé)人報告全部清理和損耗的情況.2. 掌握1) 會議資料整理,立卷歸檔大型會議完整的會議案卷,應(yīng)包括以下一些內(nèi)容:a) 大型正式文件,如決定、決議、計劃、報告等b) 會議參閱文件c) 會議安排的發(fā)言稿d) 會議上的講話記錄e) 其他有關(guān)材料2) 會議的總結(jié)a) 會議總結(jié)的要點(diǎn)216。 爭取盡早得出結(jié)論216。 應(yīng)該將會議納入工作計劃表中,使全體會議參加者能有足夠的時間進(jìn)行必要的準(zhǔn)備.216。不隨便進(jìn)進(jìn)出出,影響他人發(fā)言。B. :發(fā)言力求簡明扼要,注意發(fā)言時間。 關(guān)于會議結(jié)構(gòu):會議的內(nèi)容是什么?你采用哪些步驟?怎樣才能最有效的利用時間?216。 與會人員是否積極參與討論?216。如果不合適,應(yīng)提前兩天對訂餐要求做出修改。就記錄一個人的發(fā)言來說,要記其發(fā)言要點(diǎn)主要論據(jù)和結(jié)論,論證過程可以不記。 準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙216。如果有年老體弱者,則要考慮食物的軟硬程度。表彰會需要準(zhǔn)備好獎品及頒獎時的音樂。 排列座次是指按照一定的規(guī)律和比較科學(xué)的原則給與會人員安排座次216。 會場座次布局?jǐn)[放可以有多種形式或形狀216。3) 準(zhǔn)備文件資料a) 準(zhǔn)備文件的類型216。如出席活動,就不必回話,“如不出席請賜電告”.如果注明“RSVP”,則表示不管出席與否,“能否出席,請回電賜告”.這種做法可以避免解釋活動現(xiàn)場出現(xiàn)空座位的尷尬情況.f) 如果請柬用于非正式場合,秘書人員可以購買現(xiàn)成的空白請柬,主辦方通常要定制專用請柬,這樣可以顯示出主辦方的重視和誠意.5) 感謝信感謝信有標(biāo)題稱謂正文落款日期等.a) 敘事要精要,、地點(diǎn)、單位名稱、個人姓名的表述要準(zhǔn)確無誤.b) 抒情和議論要結(jié)合敘事,在真實(shí)事件的基礎(chǔ)上有感而發(fā),做到恰如其分,真摯誠懇,避免空喊口號,空發(fā)議論.c) 在感謝信中,表達(dá)感激之情是主要內(nèi)容,可以在正文開端先表達(dá)自己的感激之情,闡述完事實(shí)后,再次表達(dá)自己真摯的謝意.d) 感謝對象和范圍盡可能全面,“請向您的秘書轉(zhuǎn)致謝意,我很感謝他的熱情款待”.不過,如果應(yīng)致謝的人出力相等,則務(wù)必分別致謝.e) 通常感謝信應(yīng)親手書寫以表誠意.f) 寫感謝信貴在及時,一般宜在事情發(fā)生后的24小時內(nèi)寄出.第三節(jié) 文書處理程序1. 了解1) 收文的處理程序簽收、拆封、登記、分發(fā)、傳閱、收文、辦理2) 發(fā)文的處理程序擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印和簽署、發(fā)文登記、封發(fā)2. 掌握1) 文書簽收、拆封、登記的具體要求a) 簽收。 需要由其他部門答復(fù)的信件216。 會見會談時,要做好記錄.216。 接待工作可能要涉及宴請,所以還要根據(jù)接待的對象確定宴請的時間、地點(diǎn)、規(guī)格、人數(shù)和次數(shù).216。2) 善于利用時間,學(xué)會把類似的事情安排在一起。若戴的是無檐帽,就不必脫帽,只需欠身或點(diǎn)頭微笑即可.5)其他見面禮儀告辭,拱手禮,鞠躬禮,合十禮,擁抱禮,親吻禮,吻手禮,點(diǎn)頭禮.1)握手的正確姿勢站立握手,距對方約一步遠(yuǎn),上身稍向前傾,兩足立正,伸出右手,四指并攏,虎口相交,.2)自我介紹的方式自我介紹時,要及時、,可以先面帶微笑,溫和的看著對方說聲:“你好!”以引起對方的注意,然后報出自己的姓名身份,盡可能的節(jié)省時間,介紹以半分鐘為佳.進(jìn)行自我介紹,態(tài)度務(wù)必自然、友善、親切、,敢于正視對方的雙眼,語速要正常,語音要清晰,這對自我介紹的成功十分有好處.3)名片的使用規(guī)范遞交名片,態(tài)度要恭敬,動作要輕緩。拜會他人。珠光寶氣。其次是配飾的整體協(xié)調(diào).d) 個性化原則:秘書人員在著裝的時候可適當(dāng)突出自己的個性,穿出品味,:第一,不要趕時髦。印度表示“正確”。疊腿姿勢成“4”字形,即翹成二郎腿,二郎腿一般被認(rèn)為是一種帶有不嚴(yán)肅、不莊重的坐姿,尤其是女子不宜采用。二是國際商務(wù)禮儀是一個個性與共性的結(jié)合體.2) 國際商務(wù)禮儀的基本原則第一,真誠平等 第二,自律寬容第三,規(guī)范適度第四,遵儀守時第五,女士優(yōu)先第六,尊重隱私第七,尊重各國風(fēng)俗習(xí)慣第二節(jié) 行為舉止禮儀站姿、坐姿、走姿、手勢的注意事項(xiàng)1)不良站姿:不可頭下垂或上揚(yáng)、挺腹塌腰。 新人要腳踏實(shí)地 無論你是剛剛工作的學(xué)生,還是已經(jīng)工作了,新到一個公司,就應(yīng)該充分了解該公司的企業(yè)文化,熟悉工作內(nèi)容和工作環(huán)境,兢兢業(yè)業(yè)的工作,這樣才能在短時間內(nèi)獲得公司同仁你的認(rèn)可.178。不該說的絕對不說，不該看的絕對不看，不該問的絕對不問，不該記錄的絕對不記錄。 謙虛謹(jǐn)慎,公正熱情 秘書人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，但不能因此而自命不凡，自以為是的端著一副架子指示別人。而且秘書人員常居幕后，工作責(zé)任重大，但是卻默默無聞。178。這里要注意的是，秘書不是領(lǐng)導(dǎo)，但為了更好的輔助領(lǐng)導(dǎo)，秘書必須將自己假定為領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)那樣的思想境界、思維層次以及思維習(xí)慣，設(shè)身處地，從領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，最大限度的發(fā)揮秘書的作用。 基礎(chǔ)知識:、歷史、哲學(xué)、語言學(xué)、邏輯學(xué)、馬克思主義基本原理和辯證唯物主義的知識論.216。 按對領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助作用劃分深層、中層、淺層或決策輔助層、技術(shù)操作層、決策執(zhí)行層或助理級、文書級、執(zhí)行級、行政級178。 有條不紊的安排好雇主的辦公室,例如:經(jīng)常更新他墻上的圖表,保管他的證件和文件夾178。 尋求深造和事業(yè)發(fā)展的機(jī)會178。 能通過各種存儲媒體管理大量的記錄材料178。 全面處理機(jī)關(guān)、公司的行政工作,以減輕政府官員和公司負(fù)責(zé)人的較次要的行政事務(wù)及辦公室工作178。 處理上司私人重要郵件,主動書寫日常函件178。 管理好助手能與辦公室其他部門和組織的人員友好合作178。 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路線178。 替雇主和秘書本人掌管好文具和辦公用品178。 輔助性 ,秘書必須通過有效溝通,是自己好的建議、意見為領(lǐng)導(dǎo)所采納,并以上司的名義或組織的名義去貫徹執(zhí)行,真正的發(fā)揮補(bǔ)償作用.216。 持久的記憶力和敏銳超前的思維想象力 秘書的工作范圍廣,業(yè)務(wù)頭緒多,很難想象一個秘書人員在處理事情的時候總是丟三落四,.,要能夠判斷事物的發(fā)展趨勢,了解事物變化的導(dǎo)向因素,:一是在行為發(fā)生之前先行思考。 忠于職守,服從領(lǐng)導(dǎo) 作為秘書人員，忠于職守就是終于秘書這一個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。178。勇于創(chuàng)新，要求不空談、重實(shí)干，在思想上是先行者，在實(shí)踐上是實(shí)干家。 恪守信用,嚴(yán)守機(jī)密 秘書人員恪守信用就是要遵守信用遵守時間遵守諾言，言必行行必果。 不卑不亢,充滿自信216。 注重團(tuán)隊合作 所有應(yīng)聘者在進(jìn)入企業(yè)后,要了解企業(yè)到底需要什么,企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)是什么,把自己的目標(biāo)和企業(yè)的目標(biāo)緊密結(jié)合在一起,在企業(yè)中才能更好的發(fā)展未來.178。更不要下意識的做小動作,如擺弄打火機(jī)、香煙盒,玩弄皮帶、發(fā)辮、咬手指甲、搓臉等.2)不良坐姿:與人交談時,雙腿不停地抖動甚至鞋跟離開腳跟在晃動。與人勾肩搭背等等.4)使用手勢應(yīng)注意的問題:手勢的運(yùn)用要規(guī)范適度、簡潔明確,比如常用的指示手勢應(yīng)該是四指并攏,拇指自然分開,手心向上,、速度和時間.站姿、坐姿、走姿、手勢、表情的規(guī)范要求1)正確的站姿要求 :背脊自然挺直,雙手輕放腹部,雙膝打直,雙腳并攏.2)正確的坐姿 a) 入座時要輕要穩(wěn),走到座位前,轉(zhuǎn)身后,若是裙裝,應(yīng)用手將裙稍稍攏一下。若用力挺直,則含有罵人之意。過分性感的著裝。而在社交休閑場合,它主要取決于年齡、性別、婚否.a) 男女之間握手b) 賓客之間握手c) 長幼之間握手d) 上下級之間握手e) 一個人與多人握手握手的禁忌:a) 不要用走手相握,尤其是和阿拉伯人、印度人打交道時要牢記,因?yàn)樵谒麄兛磥碜笫质遣粷嵉?b) 在和基督教信徒交往時,要避免兩人握手時與另外兩人相握的手成交叉狀,這種情況類似十字架,在他們眼里這是很不吉利的.c) 不要在握手時爭先恐后.d) 不要在握手時戴著手套或墨鏡,只有女士在社交場合戴著薄紗手套握手,才是被允許的.e) 、報刊、公文包、行李等東西而不肯放下是非常失禮的.f) 不要在握手時目無表情不置一詞,好似根本無視對方的存在,、點(diǎn)頭哈腰、過分客套.g) 不要在握手時僅僅握住對方的手指尖,.h) 不要在握手時,把對方的手拉過來、推過去,或者上下左右抖個沒完.i) 不要拒絕和別人握手,即使有手疾或汗?jié)?、弄臟了,也要和對方說一下“對不起,我的手現(xiàn)在不方便”.以免造成不必要的誤會.j) 不要在與人握手之后,立即揩拭自己的手掌,好像與對方握一下手就會使自己受到感染似的.2)自我介紹的注意事項(xiàng)進(jìn)行自我介紹時所表述的各項(xiàng)內(nèi)容,一定要實(shí)事求是,一味貶低自己去討好別人,但也不可自吹自擂,夸大其詞,在自我介紹時參水分,以便迅速打開僵局,并進(jìn)一步深談下去.3)名片的作用和使用方式作用:介紹自身。五是初次登門拜訪對方時。檔案柜、書架阻擋了通道,還有擋住通道的包裹、重物未及時清理等.c) 室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、光線照耀、電腦折射太陽光、空氣污濁等.d) 地、墻、天花板、門、,墻上脫落的各種標(biāo)示牌.e) 工作中因疏忽大意造成傷害、,或者正在起草保密文件時來了客人,未將文本倒扣過來或收藏起來.f) ,滅火器前堆放重物,走廊、樓道上堆放易燃的物品.第二節(jié) 辦公程序管理與時間管理1. 了解辦公程序管理1) 內(nèi)涵:辦公管理程序,是指為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)工作秘書的目標(biāo),對工作中的多個環(huán)節(jié)和步驟和這些環(huán)節(jié)和步驟間有規(guī)律性的活動順序或事物流程進(jìn)行優(yōu)化和科學(xué)有序的安排管理,使其逐步成為處理某一項(xiàng)工作的固定模式和方法,以指導(dǎo)今后所有同類或類似的工作.2) 構(gòu)成要素:時間因素,空間因素,事項(xiàng)因素,資源因素3) 特征:擇優(yōu)性,穩(wěn)定性,可操作性4) 辦公流程的確定和改進(jìn):a) 辦公流程的確定首先要以組織的結(jié)構(gòu)為依據(jù).b) 辦公程序的設(shè)計與改進(jìn)應(yīng)有經(jīng)過明確授權(quán)的人來負(fù)責(zé).c) 辦公程序的設(shè)計要充分考慮客戶的需要和方便.d) 各種報告流程既要相互獨(dú)立,又要注意銜接和整合,要形成嚴(yán)密的整體,以避免工作的重復(fù)和疏漏.e) 辦公流程應(yīng)盡量精簡,避免不必要的工作環(huán)節(jié),復(fù)檢的環(huán)節(jié)次數(shù)越少越好.f) 辦公流程本身要有可供改善的余地和彈性.5) 制定承辦周期要考慮的因素:a) 本單位或組織在報告事務(wù)的管理方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定.b) 從工作的實(shí)際出發(fā),:能否提高組織的效率。 掌握客人來本單位的意圖,了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算.216。 在會見、會談前,秘書要做好信息資料工作.216。 報刊、廣告品216。發(fā)文時間的準(zhǔn)確恰當(dāng)。選擇會場附屬設(shè)施適中。 會議的參考性文件,如調(diào)查報告、可行性分析、報告統(tǒng)計報表等216。 主席臺的裝飾設(shè)有主席臺的會場,(亦稱橫幅),(亦稱天幕).216。 桌椅、臺布216。 制定會議用品的準(zhǔn)備方案216。 會場布置情況檢查216。 會議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)決議決定,重要的聲明修正案內(nèi)容結(jié)論一次不漏的記錄下來,而其他的內(nèi)容則可以簡要概括的記錄.216。用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字。 會議目的是否明確?216。 你是否注意到個別人在有意進(jìn)行漫無邊際的談述?你是否有效控制會議朝著實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)的方向進(jìn)行?216。在論證中喋喋不休,使他人無法插話。發(fā)言要守時,動作手勢要充滿自信,但不固執(zhí)己見,自以為是。要積極完成會上所分配給自己的任務(wù),既不要上司的催辦,而又能及時的匯報.2) 控制會場的氣氛a) 控制會場氣氛的技巧216。 保證大家輪流充分發(fā)表自己的見解,不允許他人插話.216。 ,未能體現(xiàn)會議的實(shí)際成果.第五節(jié) 會后的管理工作1. 了解1) 合理安排與會人員返程與會人員離會結(jié)束時,幫助外地與會人員做好返程機(jī)票、車票的預(yù)定事宜,尊重他們的意愿,提供方便,更要當(dāng)心.2) 清理會場和文件會場結(jié)束后需要立即清理會場,:a) 帶走所有剩余的與會議有關(guān)的文件,并將所有文件