【正文】 邀請(qǐng)函,最好由主辦方的名字或形象標(biāo)志.b) 撰寫邀請(qǐng)函,內(nèi)容要概括,c) 語(yǔ)言要懇切樸實(shí),使邀請(qǐng)者感受到主辦方的誠(chéng)意而愉快的接受邀請(qǐng).d) 如果要求對(duì)方回復(fù),則可以在邀請(qǐng)函的最后一行,注明“敬請(qǐng)賜復(fù)”或是“如不出席請(qǐng)賜電告”,英文可以注明“RSVP”或是“Regrets only”,然后寫上回復(fù)的聯(lián)絡(luò)地址及聯(lián)絡(luò)方式.4) 請(qǐng)柬請(qǐng)柬按照內(nèi)容大致可以分為事務(wù)型請(qǐng)柬和禮儀型請(qǐng)柬兩類.請(qǐng)柬的結(jié)構(gòu)有標(biāo)題、稱謂、正文、落款和日期組成.a) 請(qǐng)柬的款式和裝潢要設(shè)計(jì)美觀、制作精巧,既莊重又大方.b) 請(qǐng)柬從形式上又分為橫式寫法和豎式寫法兩種,c) 被邀請(qǐng)人的姓名,可以寫在請(qǐng)柬的文字里,也可以寫在裝請(qǐng)柬的信封上.d) ,即是要求語(yǔ)言通順明白,不能過(guò)分堆砌華麗辭藻。 私人信函e) 及時(shí)處理郵件f) 將與自己有關(guān)的工作記錄下來(lái)g) 呈送郵件在將郵件送有關(guān)人員處理前,秘書應(yīng)將自己初步處理好的信件分成以下幾類:216。 來(lái)賓抵達(dá)時(shí),接待人員在大樓口或大廳迎候,并引導(dǎo)來(lái)賓到會(huì)客廳.216。 確定有哪位高級(jí)管理人員負(fù)責(zé)這次接待工作,由誰(shuí)擔(dān)任專職陪同人員及接待人員.216。是否有利于塑造企業(yè)的良好形象。六是通知對(duì)方自己的變更情況時(shí)。維持聯(lián)系。過(guò)分繁瑣、復(fù)雜的著裝。若大拇指向下,多表示壞、,伸出大拇指這一動(dòng)作基本上是向上伸表示贊同、一流、好等,向下伸表示蔑視、不好等之意.d)“V”字型手勢(shì)伸出食指和中指,掌心向外,其寓意主要表示勝利(英文Victory的第一個(gè)字母),掌心向內(nèi),在西歐表示侮辱、下賤之意.e)伸出食指手勢(shì)在我國(guó)以及亞洲一些國(guó)家表示“一” “一個(gè)” “一次”等。不要坐下后再站起來(lái)整理衣服.b) 坐在椅子上,上身保持坐姿的基本姿勢(shì),雙膝并攏,兩腳平行,鞋尖方向一致.c) 根據(jù)所坐椅子的高低調(diào)整坐姿,雙腳可正放或側(cè)放,女士的雙膝應(yīng)并攏,任何時(shí)候都不能分開,其具體形式包括:雙腿垂直式,雙腿疊放式,雙腿斜放式,雙腳交叉式,雙腳內(nèi)收式.d) ,男士可將雙手分別搭在扶手上,而女士最好只搭一邊扶手,以顯高雅.e) 坐在椅子上,一般是男士坐滿椅子的2/3,女士坐滿椅子的1/,休息時(shí)可輕輕靠背.f) 起立時(shí),雙腳往回收半步,用小腿的力量將身體支起,不要用雙手撐著腿站起,要保持上身的直立狀態(tài).3) 正確的走姿 頭正、肩平、軀挺、步位直、步幅適當(dāng)、:行走時(shí)兩腳內(nèi)側(cè)在一條直線上,雙膝內(nèi)側(cè)相碰,收腰、提臀、挺胸、收腹,肩外展,頭正頸直微收下顎.行走案例:陪同引導(dǎo),上下樓梯,進(jìn)出電梯,出入房門,同行的原則(以前為尊,以后為卑)4)常見的手勢(shì)a) 引領(lǐng)的手勢(shì)第一,:將五指伸直并攏,手心不要凹陷,手與地面成45度角,至橫膈膜處,然后以肘關(guān)節(jié)為軸向右擺動(dòng),左手下垂,目視來(lái)賓,.第二,:五指伸直并攏,從身體的側(cè)前方向上抬起,至上臂離開身體的高度,然后以肘關(guān)節(jié)為軸,手臂由體側(cè)向體前擺動(dòng),擺到手與身體相距20厘米處停止,面向右側(cè),目視來(lái)賓.第三,然后一只手曲臂由前抬起,再以肘關(guān)節(jié)為軸,前臂由上向下擺動(dòng),使手臂向下呈一斜線,并微笑點(diǎn)頭,示意來(lái)賓.b)“OK”的手勢(shì)拇指與食指合成一個(gè)圓圈,“贊揚(yáng)”、“允許”、“了不起”、“順利”、“好”。坐姿不符合環(huán)境要求,如與職位高者長(zhǎng)者交談時(shí)疊腿。 建立和諧的人際關(guān)系 要想在自己的職業(yè)中做出一番事業(yè)來(lái),少不了單位領(lǐng)導(dǎo)的理解和堅(jiān)持,建立起相互理解、相互支持的良好關(guān)系。 突出良好形象216。秘書人員每天都要面對(duì)大量工作，如果沒有很強(qiáng)的時(shí)間觀念就容易把事情弄得一團(tuán)糟。不斷提出新問(wèn)題，研究新方法，走出新路子。 埋頭苦干,任勞任怨 秘書工作繁重而瑣碎，具有很強(qiáng)的重復(fù)性。應(yīng)該嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是、別出心裁都是職業(yè)道德所不允許的。二是指捕捉“未來(lái)信息”,從不完整或不穩(wěn)定的跡象中推知和判斷某項(xiàng)事件的未來(lái).企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)人主要是著眼于全局，著眼于戰(zhàn)略和整體利益；業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人往往從部門角度出發(fā)，主要思考專業(yè)性戰(zhàn)術(shù)性和業(yè)務(wù)性的問(wèn)題。 從屬性 由于秘書工作具有輔助性,這就決定了國(guó)際商務(wù)秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí),必須根據(jù)上司的意愿和精神處理,不能超越自己的職權(quán)范圍,遇事不能自作主張,秘書的從屬地位決定了秘書所做的一切都必須以上司的意圖行事.216。 組織會(huì)議和各種社會(huì)活動(dòng)2) 國(guó)際商務(wù)秘書分類178。 將雇主的私人和商業(yè)信件歸檔,做好索引178。 協(xié)調(diào)和管理特殊計(jì)劃,處理好特殊任務(wù)178。 對(duì)辦公室其他工作人員進(jìn)行工作監(jiān)督178。,稅務(wù),金融,1. 了解1) 國(guó)際商務(wù)秘書的工作內(nèi)容178。 整理人事檔案178。 分析問(wèn)題,選用正確的決策技巧178。 組織會(huì)議和參加會(huì)議,包括準(zhǔn)備會(huì)議議程和會(huì)議記錄178。 按處理事務(wù)性質(zhì)分類公務(wù)商務(wù)秘書非公務(wù)商務(wù)秘書:民間秘書、純粹的私人秘書178。 中介性 、本職能部門與其他職能部門、本公司與外公司之間位置上的輔助管理人員,主要起著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的作用.第二節(jié) 國(guó)際商務(wù)秘書的素質(zhì)要求與行為規(guī)范1. 了解國(guó)際商務(wù)秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)組成鑒于國(guó)際商務(wù)秘書工作的性質(zhì)和任務(wù),國(guó)際商務(wù)秘書人員應(yīng)該形成特有的知識(shí)結(jié)構(gòu),主要包括三個(gè)層面:216。秘書要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的管理，決定了秘書人員必須與領(lǐng)導(dǎo)人的思維層次相同。也就是說(shuō)，個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性更多的限于建議獻(xiàn)策等方面。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，秘書人員要抓緊時(shí)間辦理，各種情況和問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)請(qǐng)示。178。秘書人員的一個(gè)顯著特點(diǎn)是掌握的機(jī)密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺加強(qiáng)保密觀念。 把握傾聽的技巧2. 掌握國(guó)際商務(wù)秘書見習(xí)時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題178。要加強(qiáng)與同事之間的協(xié)作.第二章 國(guó)際商務(wù)禮儀第一節(jié) 國(guó)際商務(wù)禮儀概述1. 了解1) 禮儀的概念和特點(diǎn)概念:禮儀是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)交往過(guò)程中逐漸形成的,以建立和協(xié)調(diào)人際關(guān)系為目的的,為人們所認(rèn)同和遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則.特征:規(guī)范性、差異性、可操作性、變動(dòng)性、繼承性等2) 國(guó)際商務(wù)禮儀的作用溝通作用、協(xié)調(diào)作用、規(guī)范作用、形象作用2. 掌握1) 國(guó)際商務(wù)禮儀的定義國(guó)際商務(wù)禮儀是人們?cè)趪?guó)際商務(wù)活動(dòng)中應(yīng)該遵循的禮儀原則和方法,是公司或企業(yè)的商務(wù)人員在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中,為了塑造個(gè)人和組織的良好形象,對(duì)交往的對(duì)象表示尊敬與友好的規(guī)范或程序.國(guó)際商務(wù)禮儀的特征:一是當(dāng)前的國(guó)際商務(wù)禮儀是在英美文化的基礎(chǔ)上形成的。雙腳搭在椅子上沙發(fā)桌子上。法國(guó)表示“零”或“無(wú)”。在法國(guó)緬甸等國(guó)家則表示“請(qǐng)求”“拜托”之意.g) 捻指作響手勢(shì)就是用手的食指與拇指彈出響聲,其語(yǔ)義或表示高興,或表示贊同,或是無(wú)聊之舉,有輕浮之感.5)表情 a)目光在社交中恰到好處的目光應(yīng)該是:友善尊敬,明澈坦蕩,真誠(chéng)熱情,炯炯有神.在目光的運(yùn)用中應(yīng)注意:視線接觸的長(zhǎng)度,關(guān)照所有人,目光注視范圍,注意不要總是回避對(duì)方的目光.b)微笑微笑時(shí)應(yīng)注意:口眼結(jié)合,笑于神、情、氣質(zhì)相結(jié)合,笑與語(yǔ)言相結(jié)合,笑與儀表、舉止相結(jié)合.第三節(jié) 國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中的著裝1)著裝的基本原則a) TOP原則:TOP是三個(gè)英語(yǔ)單詞的縮寫,它們分別代表時(shí)間(Time)、場(chǎng)合(Occasion)和地點(diǎn)(Place),即著裝應(yīng)該與當(dāng)時(shí)的時(shí)間、所處的場(chǎng)合和地點(diǎn)相協(xié)調(diào).b) 和諧與適體原則:和諧就是指一個(gè)人的穿著要和他的年齡、性別、容貌、膚色、身體造型、身份職位和環(huán)境相適應(yīng),強(qiáng)調(diào)整體效果的和諧統(tǒng)一.c) 整潔與整體原則:著裝要整潔基本要求是無(wú)異物、無(wú)異味、無(wú)明顯折痕、熨燙平整,如果在講究一點(diǎn),服裝應(yīng)該每天、,是以人體為基礎(chǔ)的,要塑造良好的個(gè)體形象,應(yīng)注意著裝的整體協(xié)調(diào),首先是服裝本體在色彩、圖案、款式、質(zhì)料和風(fēng)格上要統(tǒng)一和諧。顏色過(guò)多。顯示個(gè)性。七是打算獲得對(duì)方的情況時(shí).4)致意的類型和特點(diǎn)a) 微笑致意 適用范圍非常廣,微笑要求自然、真誠(chéng)、不露牙、也不出聲.b) 舉手致意 ,只將右臂伸直,掌心朝向?qū)Ψ?輕輕擺一下即可,不要反復(fù)搖動(dòng).c) 點(diǎn)頭致意 面帶微笑頭微微向下一動(dòng),如會(huì)談會(huì)議進(jìn)行中,與相識(shí)者在同一場(chǎng)合多次見面或僅一面之交者在社交場(chǎng)合相逢.d) 欠身致意 、領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議等人較多的場(chǎng)合,表達(dá)對(duì)對(duì)方的敬意.e) 脫帽致意 微微欠身,用距對(duì)方稍遠(yuǎn)的一只手脫下帽子,將其置于大約與肩平行的位置,則以脫帽致意最為適宜。工作的操作者能否按時(shí)完成.c) 完成同一項(xiàng)工作的途徑和方法不同,確定的時(shí)限就不同.d) 承辦周期制度的制定要考慮各項(xiàng)工作的緊急程度.2. 掌握時(shí)間管理要求1) 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,對(duì)于各種事情提前做好準(zhǔn)備,集中精力做一件事情。 要根據(jù)接待規(guī)格,預(yù)定食宿.216。 會(huì)見會(huì)談時(shí),要根據(jù)禮儀安排好座次.216。 需要上司本人閱讀、批示的信件216。雅,即是要求文字典雅、熱情、友好、不浮華.e) 對(duì)于是否要求對(duì)方回復(fù),國(guó)際上通行的做法是:如果在電話號(hào)碼前注明“Regrets only”,表示如不出席,必須電話回告。會(huì)議場(chǎng)地的租用應(yīng)合理。按通知的行為方式分,有面對(duì)面通知、電話通知、電腦通知、電報(bào)通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、廣播通知、電視通知等.5) 布置會(huì)場(chǎng)a) 一般性會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置形式216。 色調(diào)的選擇一般來(lái)講紅色、粉色、黃色、橙色等色調(diào)比較亮麗明快,可以表現(xiàn)出熱烈、輝煌的氣氛,使人感到興奮,、綠、米黃等色調(diào)莊重、典雅,比較適用于嚴(yán)肅的工作會(huì)議.d) 會(huì)場(chǎng)的座次排列216。 設(shè)備,如擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)及空調(diào)設(shè)備等b) 會(huì)議的特殊用品不同類型的會(huì)議,由于內(nèi)容要求不同,選舉行會(huì)議需要準(zhǔn)備好的投票箱、選票等物品。 準(zhǔn)備會(huì)議用品工作應(yīng)當(dāng)經(jīng)濟(jì)適用7) 安排食宿、接(送)站、報(bào)到及經(jīng)費(fèi)預(yù)算a) 食宿安排食宿安排的原則是讓代表吃好、住好,而又不浪費(fèi).就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),但是對(duì)于一些具體細(xì)節(jié)要考慮周到,例如:如果有少數(shù)民族代表,則照顧民族風(fēng)俗習(xí)慣等因素。 其他內(nèi)容2) 組織簽到和登記a) 簿式簽到b) 證卡簽到c) 會(huì)議工作人員代為簽到d) 座次表簽到方法e) 電腦簽到3) 會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù)會(huì)場(chǎng)內(nèi)的設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音設(shè)備、攝像設(shè)備以及必要的安全實(shí)施等.2. 掌握1) 做好會(huì)議的記錄工作a) 為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作216。 與會(huì)者提出的意見建議,要把人名記錄下來(lái).d) 會(huì)議記錄的修改在定稿打字之前,通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn).如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤,經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn),主席或秘書可以在會(huì)議記錄中修改這一錯(cuò)誤.會(huì)議記錄一經(jīng)簽名,任何地方都不能再作修改.e) 會(huì)議記錄的要求會(huì)議記錄要求真實(shí)、完整、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確.f) 會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)與寫法會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+正文+尾部標(biāo)題的結(jié)構(gòu)是:會(huì)議名稱+文種正文的構(gòu)成是:首部+主體+結(jié)尾 主體包括會(huì)議議題、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議尾部:右下方寫明“主持人: (簽字)”“記錄人:(簽字)”.g) 會(huì)議記錄的技巧一快:即書寫運(yùn)筆要快,記得快二要:就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō),要圍繞會(huì)議議題會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想,與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問(wèn)題結(jié)論性意見決定或決議等作記錄。用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯2) 做好會(huì)議的保密工作會(huì)議的保密工作主要涉及以下內(nèi)容:a) 根據(jù)會(huì)議需要,嚴(yán)格確定出席、列席人員,認(rèn)真研究、執(zhí)行保密措施,嚴(yán)格控制與會(huì)議無(wú)關(guān)的人進(jìn)入會(huì)場(chǎng),防止在混亂中發(fā)生意外情況.b) 嚴(yán)禁亂印發(fā)會(huì)議秘密文件,對(duì)會(huì)議記錄本要按秘密文件管理辦法指定檔案人員保管.c) 對(duì)會(huì)議地址,與會(huì)人員的住處要注意安全保衛(wèi),要嚴(yán)格門衛(wèi)制度.d) 對(duì)會(huì)議所用食品、飲水、電器等設(shè)備均要專人檢查.e) 與會(huì)者私人貴重物品的保管.3) 組織會(huì)議期間的食宿住行、車輛娛樂(lè)、照相等工作a) 生活服務(wù)主要包括安排與會(huì)人員住宿、:會(huì)議用餐應(yīng)及早預(yù)訂。 會(huì)議是否有助于你制定計(jì)劃?216。 關(guān)于會(huì)議的目標(biāo):總目標(biāo)是什么?子目標(biāo)是什么?子目標(biāo)是否有助于實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)?你在會(huì)議上將采取何種態(tài)度?如何表明這種態(tài)度?216。盲目認(rèn)同他人的觀點(diǎn)。不隨便打斷他人的發(fā)言,不隨便插話,不侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利。 時(shí)間一到,即宣布開會(huì),繼而降低他們的效率并影響士氣.216。 緩和任何可能導(dǎo)致會(huì)議產(chǎn)生不良結(jié)果的緊張氣氛.216。c) 迅速歸還視聽設(shè)備,辦理好歸還手續(xù)。 組織、安排會(huì)議216。 過(guò)早結(jié)束,結(jié)果未明216。 具有良好的公關(guān)修養(yǎng),舉止得體,語(yǔ)言規(guī)范216。 會(huì)議工作中只須上司的極少監(jiān)督指導(dǎo)216。 加強(qiáng)“賬外”文件和業(yè)務(wù)文件的手機(jī)文件216。C. 出庫(kù)作業(yè)階段:商品出庫(kù)計(jì)劃、提貨單、裝箱單、提貨記錄、商品啟運(yùn)單等.216。 會(huì)計(jì)憑證檔案:、用以辦理業(yè)務(wù)手續(xù)的單據(jù),如發(fā)貨票、銷售發(fā)票、出差旅行的車票、船票等。 注意事項(xiàng)A. 要注意牢固、整齊,不要壓住文件的字跡,也不要掉頁(yè)、倒頁(yè)、損壞文件。C. 秘書在平時(shí)就要對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行裝訂,不要等到年底集中去做.b) 分類c) 排列216。 會(huì)計(jì)賬簿檔案:是與各種會(huì)計(jì)賬簿構(gòu)成的,全面、系統(tǒng)、連續(xù)的記錄商業(yè)資金和財(cái)產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)收支和經(jīng)營(yíng)成果變化情況的材料.216。B. 作業(yè)檔案:商品調(diào)撥供應(yīng)單、貨運(yùn)單、運(yùn)輸交接單、貨運(yùn)記錄、入庫(kù)單等。 商品采購(gòu)檔案商品采購(gòu)檔案是采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程形成的檔案材料,范圍包括:A. 企業(yè)內(nèi)部市場(chǎng)信息檔案:它主要是指由企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)企業(yè)各管理部門和各層次形成的有關(guān)市場(chǎng)活動(dòng)的市場(chǎng)信息材料,如歷年來(lái)采購(gòu)各種類型產(chǎn)品的價(jià)格變動(dòng)情況,進(jìn)貨渠道和供應(yīng)方式等.B. 市場(chǎng)調(diào)查研究材料:包括國(guó)外市場(chǎng)供