【正文】 注意事項(xiàng)在排列時(shí),應(yīng)遵循分類(lèi)方案所設(shè)定的類(lèi)目順序,如先按問(wèn)題排列,再按時(shí)間排列.d) 編號(hào)歸檔文件排列好順序后,應(yīng)按分類(lèi)方案和排列順序逐漸編號(hào),、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)等選擇項(xiàng).歸檔件號(hào)應(yīng)包括(辦公)室編號(hào)和(檔案)館編號(hào),:在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按文件排列順序從“1”.e) 編目編目是指編制歸檔文件目錄.歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、,歸檔文件目錄風(fēng)貌可以視需要設(shè)置卷宗名稱(chēng)、年度、保管期限、,卷宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng),填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng).f) 裝盒裝盒就是將已經(jīng)整理好的文件按室編件號(hào)順序裝入檔案館,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng)目.,在盒脊或底邊設(shè)置卷宗年號(hào)年度保管期限起止年號(hào)盒號(hào)等必備項(xiàng),中間用”連接。C. 秘書(shū)在平時(shí)就要對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行裝訂,不要等到年底集中去做.b) 分類(lèi)c) 排列216。 注意事項(xiàng)A. 要注意牢固、整齊,不要壓住文件的字跡,也不要掉頁(yè)、倒頁(yè)、損壞文件。托裱就是對(duì)已經(jīng)破損的文件進(jìn)行必要的修理,如托襯裱糊,以恢復(fù)文件的原貌,并增加其強(qiáng)度,延長(zhǎng)其壽命.C. 折疊取齊:對(duì)大小不一,長(zhǎng)短不齊的文件,應(yīng)采取折疊的方法,使其規(guī)格劃一,要求在右側(cè)的和下端折疊對(duì)齊。 裝訂方法A. 確定裝訂線(xiàn):根據(jù)文件的排版格式確定裝訂的位置。 會(huì)計(jì)賬簿檔案:是與各種會(huì)計(jì)賬簿構(gòu)成的,全面、系統(tǒng)、連續(xù)的記錄商業(yè)資金和財(cái)產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)收支和經(jīng)營(yíng)成果變化情況的材料.216。 會(huì)計(jì)憑證檔案:、用以辦理業(yè)務(wù)手續(xù)的單據(jù),如發(fā)貨票、銷(xiāo)售發(fā)票、出差旅行的車(chē)票、船票等。216。 財(cái)務(wù)管理制度檔案216。B. 作業(yè)檔案:商品調(diào)撥供應(yīng)單、貨運(yùn)單、運(yùn)輸交接單、貨運(yùn)記錄、入庫(kù)單等。C. 出庫(kù)作業(yè)階段:商品出庫(kù)計(jì)劃、提貨單、裝箱單、提貨記錄、商品啟運(yùn)單等.216。 :A. 入庫(kù)作業(yè)階段:倉(cāng)庫(kù)商品入庫(kù)計(jì)劃、商品入庫(kù)實(shí)施方案、商品入庫(kù)憑證、商品驗(yàn)收記錄卡等。 、購(gòu)銷(xiāo)計(jì)劃的儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)指定的儲(chǔ)存計(jì)劃。 商品采購(gòu)檔案商品采購(gòu)檔案是采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程形成的檔案材料,范圍包括:A. 企業(yè)內(nèi)部市場(chǎng)信息檔案:它主要是指由企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)企業(yè)各管理部門(mén)和各層次形成的有關(guān)市場(chǎng)活動(dòng)的市場(chǎng)信息材料,如歷年來(lái)采購(gòu)各種類(lèi)型產(chǎn)品的價(jià)格變動(dòng)情況,進(jìn)貨渠道和供應(yīng)方式等.B. 市場(chǎng)調(diào)查研究材料:包括國(guó)外市場(chǎng)供求信息動(dòng)態(tài)材料、國(guó)內(nèi)市場(chǎng)供求變化資料、國(guó)家關(guān)于市場(chǎng)供應(yīng)的政策措施方面的材料、來(lái)自進(jìn)貨渠道的信息材料、同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的信息記錄材料、與本企業(yè)經(jīng)營(yíng)商品有關(guān)的信息材料.C. 市場(chǎng)調(diào)查研究材料:是指在采購(gòu)計(jì)劃編制前進(jìn)行調(diào)查而形成的材料,包括市場(chǎng)需求、商品貨源情況研究材料.D. 分析材料:是指在編制采購(gòu)計(jì)劃前,通過(guò)對(duì)歷史上的采購(gòu)資、.E. 采購(gòu)計(jì)劃:在流通領(lǐng)域可以分為批發(fā)采購(gòu)計(jì)劃和零售采購(gòu)計(jì)劃.F. 采購(gòu)合同G. 合同執(zhí)行情況記錄卡:它主要是對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中與合同規(guī)定不相符合的具體事項(xiàng),及其處理經(jīng)過(guò)的必要記載,以便今后查考.216。 加強(qiáng)“賬外”文件和業(yè)務(wù)文件的手機(jī)文件216。 ,又要有照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等其他載體的文件資料.216。 加強(qiáng)對(duì)零散文件的收集216。 ………c) 對(duì)會(huì)議管理工作的總體評(píng)價(jià)會(huì)議管理工作評(píng)估應(yīng)該覆蓋會(huì)議工作的方方面面,包括會(huì)議方案、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍、會(huì)議經(jīng)費(fèi)和各項(xiàng)活動(dòng)等4) 催辦和反饋會(huì)議決定或形成決議的事項(xiàng),如果需要通知有關(guān)部門(mén)辦理或知曉的,應(yīng)將在實(shí)際貫徹執(zhí)行中所得到的結(jié)果引起的反應(yīng)以及造成的影響等情況,以及會(huì)議主旨精神是否落到了實(shí)處.第六章 檔案管理與信息工作第一節(jié) 商務(wù)檔案管理1. 了解商務(wù)檔案的基本內(nèi)容a) 商務(wù)檔案的形成者是微觀經(jīng)濟(jì)主體b) 商務(wù)檔案是在商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的c) 商務(wù)檔案的形成領(lǐng)域是各種商務(wù)活動(dòng)d) 商務(wù)檔案室具有保存價(jià)值的歷史記錄e) 商務(wù)檔案的載體和形式多種多樣f) 商務(wù)檔案區(qū)別于其他信息的本質(zhì)屬性是原始記錄性2. 掌握1) 商務(wù)檔案的收集a) 歸檔文件的選擇凡是反映本單位商務(wù)活動(dòng)職能且有查考利用價(jià)值的文件資料,、電報(bào)、會(huì)議材料、電話(huà)記錄、會(huì)談?dòng)涗?、圖片、圖像、正本和有關(guān)的材料,保證檔案的完整性.b) 歸檔文件收集方法的主要形式216。 會(huì)議工作中只須上司的極少監(jiān)督指導(dǎo)216。 脾氣很好,從不與人爭(zhēng)吵216。 掌握會(huì)議工作中一定方面的技能有困難216。 會(huì)議工作可靠,總能按時(shí)完成所布置的任務(wù)216。 具有良好的公關(guān)修養(yǎng),舉止得體,語(yǔ)言規(guī)范216。 會(huì)議工作中,精通業(yè)務(wù),勝任工作216。 檢查進(jìn)程或作出總結(jié)216。 控制過(guò)緊還是過(guò)松216。 過(guò)早結(jié)束,結(jié)果未明216。 引入正題還是離題太遠(yuǎn)216。 澄清事實(shí)216。 遵守時(shí)間216。 組織、安排會(huì)議216。一分為二,激勵(lì)為主。 總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、鼓勵(lì)下屬為目的b) 起草會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告一般來(lái)講,大型會(huì)議都有正式文件和決議,、綜合、提煉而成的文件,它的目的在于將會(huì)議的議事過(guò)程和議定事項(xiàng)用精煉的文字概括出來(lái),一方面留存?zhèn)洳?一方面分發(fā)有關(guān)部門(mén)貫徹執(zhí)行.作為總結(jié)會(huì)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)和不斷改進(jìn)會(huì)議的組織服務(wù)工作,會(huì)議結(jié)束后,可以先簡(jiǎn)述會(huì)議組織實(shí)施過(guò)程,在較詳細(xì)的總結(jié)為辦好本次會(huì)議所采取的措施、辦法,以及從本次會(huì)議中獲得的經(jīng)驗(yàn)、吸取的教訓(xùn),言簡(jiǎn)意賅,有利于改進(jìn)今后的工作.一些大型會(huì)議結(jié)束后,還應(yīng)慰問(wèn)參與會(huì)務(wù)工作的人員,提醒上司做好這類(lèi)工作,使整個(gè)會(huì)議更加圓滿(mǎn).c) 會(huì)議總結(jié)的要求找出規(guī)律,揭示本質(zhì)。 會(huì)議總結(jié)工作216。c) 迅速歸還視聽(tīng)設(shè)備,辦理好歸還手續(xù)。 ,未能體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際成果.第五節(jié) 會(huì)后的管理工作1. 了解1) 合理安排與會(huì)人員返程與會(huì)人員離會(huì)結(jié)束時(shí),幫助外地與會(huì)人員做好返程機(jī)票、車(chē)票的預(yù)定事宜,尊重他們的意愿,提供方便,更要當(dāng)心.2) 清理會(huì)場(chǎng)和文件會(huì)場(chǎng)結(jié)束后需要立即清理會(huì)場(chǎng),:a) 帶走所有剩余的與會(huì)議有關(guān)的文件,并將所有文件資料放回原處,便于下一步整理。 ,議題太多太雜,難以控制.216。 如果大家及時(shí)發(fā)言,或討論時(shí)偏離了主題,主持人須起立引起大家的注意,然后提醒大家,圍繞主題,抓緊時(shí)間,一個(gè)一個(gè)按順序發(fā)言.b) 導(dǎo)致會(huì)議成效不高的主要原因216。 緩和任何可能導(dǎo)致會(huì)議產(chǎn)生不良結(jié)果的緊張氣氛.216。 保證大家輪流充分發(fā)表自己的見(jiàn)解,不允許他人插話(huà).216。 要鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見(jiàn)解,并了解哪些人的言談可能過(guò)于自信、肆無(wú)忌憚,而那些人有太唯唯諾諾、,以防他人受到威脅或奚落.216。 當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí),要與他們打招呼,如果與會(huì)者中有一個(gè)陌生人,你應(yīng)該在會(huì)議開(kāi)始之前介紹.216。 時(shí)間一到,即宣布開(kāi)會(huì),繼而降低他們的效率并影響士氣.216。要積極完成會(huì)上所分配給自己的任務(wù),既不要上司的催辦,而又能及時(shí)的匯報(bào).2) 控制會(huì)場(chǎng)的氣氛a) 控制會(huì)場(chǎng)氣氛的技巧216。D. 注意語(yǔ)氣的使用提問(wèn)和表述時(shí),口吻要自信、平和,態(tài)度要謙虛、客觀,與其他會(huì)議成員保持適度的視線(xiàn)接觸.216。自己的論點(diǎn)被證明根據(jù)不足時(shí),應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度,放棄己見(jiàn)。不隨便打斷他人的發(fā)言,不隨便插話(huà),不侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利。發(fā)言要守時(shí),動(dòng)作手勢(shì)要充滿(mǎn)自信,但不固執(zhí)己見(jiàn),自以為是。提出的問(wèn)題應(yīng)清楚明白。讓自己的行為富有積極性、合理性和說(shuō)服力。盲目認(rèn)同他人的觀點(diǎn)。在論證中喋喋不休,使他人無(wú)法插話(huà)。 會(huì)議前秘書(shū)應(yīng)做的準(zhǔn)備工作A. 根據(jù)他(她)自己個(gè)人的觀點(diǎn)去研究問(wèn)題而產(chǎn)生的對(duì)該會(huì)議的想法B. 根據(jù)所提供的文件、資料,準(zhǔn)備推斷分析的論證資料,或詢(xún)問(wèn)事項(xiàng)C. 透徹了解開(kāi)會(huì)的目的和議程D. 記下開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)、日期和時(shí)間E. 準(zhǔn)備會(huì)中盡力發(fā)揮自己角色作用的打算F. 嚴(yán)格遵守開(kāi)會(huì)時(shí)間,須事先通知會(huì)議主持人216。 關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差:你允許會(huì)議產(chǎn)生的結(jié)果與預(yù)定目標(biāo)的偏差大小?偏差小如何處理?偏差大如何處理?216。 關(guān)于會(huì)議的目標(biāo):總目標(biāo)是什么?子目標(biāo)是什么?子目標(biāo)是否有助于實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)?你在會(huì)議上將采取何種態(tài)度?如何表明這種態(tài)度?216。 你是否注意到個(gè)別人在有意進(jìn)行漫無(wú)邊際的談述?你是否有效控制會(huì)議朝著實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)的方向進(jìn)行?216。 時(shí)間控制是否適當(dāng)?216。 與會(huì)人員能否充分發(fā)表自己的見(jiàn)解?216。 會(huì)議是否有助于你制定計(jì)劃?216。 會(huì)議目的是否明確?216。其次是與會(huì)者的座次排列隊(duì)伍組織。要提前確定訂餐范圍、份數(shù)、用餐時(shí)間的準(zhǔn)確無(wú)誤。用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯2) 做好會(huì)議的保密工作會(huì)議的保密工作主要涉及以下內(nèi)容:a) 根據(jù)會(huì)議需要,嚴(yán)格確定出席、列席人員,認(rèn)真研究、執(zhí)行保密措施,嚴(yán)格控制與會(huì)議無(wú)關(guān)的人進(jìn)入會(huì)場(chǎng),防止在混亂中發(fā)生意外情況.b) 嚴(yán)禁亂印發(fā)會(huì)議秘密文件,對(duì)會(huì)議記錄本要按秘密文件管理辦法指定檔案人員保管.c) 對(duì)會(huì)議地址,與會(huì)人員的住處要注意安全保衛(wèi),要嚴(yán)格門(mén)衛(wèi)制度.d) 對(duì)會(huì)議所用食品、飲水、電器等設(shè)備均要專(zhuān)人檢查.e) 與會(huì)者私人貴重物品的保管.3) 組織會(huì)議期間的食宿住行、車(chē)輛娛樂(lè)、照相等工作a) 生活服務(wù)主要包括安排與會(huì)人員住宿、:會(huì)議用餐應(yīng)及早預(yù)訂。用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字。省略引文四代:用姓代替全名。就記一句話(huà)來(lái)說(shuō),要記這句話(huà)的中心詞,修飾語(yǔ)一般可以不記.三省:省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分。 與會(huì)者提出的意見(jiàn)建議,要把人名記錄下來(lái).d) 會(huì)議記錄的修改在定稿打字之前,通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn).如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤,經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn),主席或秘書(shū)可以在會(huì)議記錄中修改這一錯(cuò)誤.會(huì)議記錄一經(jīng)簽名,任何地方都不能再作修改.e) 會(huì)議記錄的要求會(huì)議記錄要求真實(shí)、完整、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確.f) 會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是:標(biāo)題+正文+尾部標(biāo)題的結(jié)構(gòu)是:會(huì)議名稱(chēng)+文種正文的構(gòu)成是:首部+主體+結(jié)尾 主體包括會(huì)議議題、發(fā)言人及發(fā)言?xún)?nèi)容、會(huì)議決議尾部:右下方寫(xiě)明“主持人: (簽字)”“記錄人:(簽字)”.g) 會(huì)議記錄的技巧一快:即書(shū)寫(xiě)運(yùn)筆要快,記得快二要:就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō),要圍繞會(huì)議議題會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想,與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題結(jié)論性意見(jiàn)決定或決議等作記錄。 會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)決議決定,重要的聲明修正案內(nèi)容結(jié)論一次不漏的記錄下來(lái),而其他的內(nèi)容則可以簡(jiǎn)要概括的記錄.216。 提前到達(dá)會(huì)場(chǎng),了解與會(huì)人員的座位圖,便于識(shí)別會(huì)議發(fā)言者216。 準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來(lái)補(bǔ)充手工記錄216。 其他內(nèi)容2) 組織簽到和登記a) 簿式簽到b) 證卡簽到c) 會(huì)議工作人員代為簽到d) 座次表簽到方法e) 電腦簽到3) 會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù)會(huì)場(chǎng)內(nèi)的設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音設(shè)備、攝像設(shè)備以及必要的安全實(shí)施等.2. 掌握1) 做好會(huì)議的記錄工作a) 為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作216。 會(huì)場(chǎng)布置情況檢查216。三要有良好的指揮調(diào)度,人、離時(shí)間表,按照時(shí)間、路線(xiàn)接送.c) 報(bào)到安排,一般在報(bào)到處周?chē)O(shè)立引導(dǎo)牌,在證實(shí)報(bào)到人身份后,將預(yù)先準(zhǔn)備好的資料發(fā)給報(bào)到人.d) 預(yù)算安排,盡量降低會(huì)議的成本,另一方面又有一定彈性,即注意留有余地.會(huì)議的經(jīng)費(fèi)視會(huì)議規(guī)模大小、,都要事先做好預(yù)算,以備領(lǐng)導(dǎo)審核.第三節(jié) 會(huì)議中的國(guó)際商務(wù)秘書(shū)工作1. 了解1) 會(huì)前的最后檢查a) 檢查方式國(guó)際商務(wù)秘書(shū)可從聽(tīng)取會(huì)議籌備人的回報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式來(lái)確定會(huì)議的最后落實(shí)情況.b) 檢查的內(nèi)容216。如果與會(huì)代表來(lái)自全國(guó)各地,則要考慮南北方的飲食習(xí)慣和口味等. 、年齡提前編制分配方案,長(zhǎng)者、尊者、. 不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要做到合理分配,一般要根據(jù)房間不同規(guī)格結(jié)合代表具體情況列出住宿表,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后,按表分配住宿.b) 接送站安排要做到準(zhǔn)確無(wú)誤的接送,就要做好充分的準(zhǔn)備:一要掌握代表的名單及抵達(dá)、離開(kāi)的準(zhǔn)確時(shí)間。 準(zhǔn)備會(huì)議用品工作應(yīng)當(dāng)經(jīng)濟(jì)適用7) 安排食宿、接(送)站、報(bào)到及經(jīng)費(fèi)預(yù)算a) 食宿安排食宿安排的原則是讓代表吃好、住好,而又不浪費(fèi).就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),但是對(duì)于一些具體細(xì)節(jié)要考慮周到,例如:如果有少數(shù)民族代表,則照顧民族風(fēng)俗習(xí)慣等因素。 制定會(huì)議用品的準(zhǔn)備方案216。專(zhuān)業(yè)性會(huì)議或咨詢(xún)性會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備好幻燈機(jī)、投影儀、錄音機(jī)等設(shè)備。接待型會(huì)議需要準(zhǔn)備好迎送客人的交通工具。 設(shè)備,如擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)及空調(diào)設(shè)備等b) 會(huì)議的特殊用品不同類(lèi)型的會(huì)議,由于內(nèi)容要求不同,選舉行會(huì)議需要準(zhǔn)備好的投票箱、選票等物品。 桌椅、臺(tái)布216。 確定與會(huì)者名單6) 準(zhǔn)備會(huì)議中所需物品、設(shè)備a) 會(huì)議必備用品216。 并非所有的會(huì)議都要對(duì)會(huì)場(chǎng)內(nèi)的其他人員的座次進(jìn)行排列,但如果是中型以上比較嚴(yán)肅的工作會(huì)議報(bào)告會(huì)議或代表會(huì)議,一般要對(duì)座次進(jìn)行適當(dāng)排列.排列座次的方法有:橫排法、豎排法、左右排列法216。 色調(diào)的選擇一般來(lái)講紅色、粉色、黃色、橙色等色調(diào)比較亮麗明快,可以表現(xiàn)出熱烈、輝煌的氣氛,使人感到興奮,、綠、米黃等色調(diào)莊重、典雅,比較適用于嚴(yán)肅的工作會(huì)議.d) 會(huì)場(chǎng)的座次排列216。 主席臺(tái)的裝飾設(shè)有主席臺(tái)的會(huì)場(chǎng),(亦稱(chēng)橫幅),(亦稱(chēng)天幕).216。 座談會(huì)或小型茶話(huà)會(huì)、聯(lián)歡會(huì)都會(huì)布置成六角形、八角形的布局,這樣的會(huì)場(chǎng)布置容易使人有輕松、親切之感.216。 一些中小型會(huì)議會(huì)較為特殊的會(huì)議則可以根據(jù)要求選擇不同的布局形式216。按通知的行為方式分,有面對(duì)面通知、電話(huà)通知、電腦通知、電報(bào)通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、廣播通知、電視通