商務(wù)秘書(shū)的文檔工作處理(參考版)
2025-08-06 10:45本頁(yè)面
【正文】 在社會(huì)日益發(fā)展的今天，商務(wù)活動(dòng)越來(lái)越頻繁，商務(wù)秘書(shū)文檔工作處理對(duì)我們這些秘書(shū)工作者來(lái)說(shuō)是個(gè)挑戰(zhàn)，尤其是新技術(shù)的出現(xiàn)更是對(duì)我們的一次大的挑戰(zhàn)，我們要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)這樣才不會(huì)落伍，我們要強(qiáng)化自己的綜合素質(zhì)，在這新一輪的挑戰(zhàn)下堅(jiān)定步伐，努力學(xué)習(xí)這些新知識(shí)，新的文檔處理方法，只有這樣我們才不會(huì)被經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流淘汰，相信通過(guò)我們努力的學(xué)習(xí)，我們?cè)谖拿剡@條路上會(huì)越走越遠(yuǎn)。文秘人員平時(shí)有計(jì)劃地收集整理文件，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。文書(shū)部門(mén)立卷主要是做好平時(shí)歸卷工作，關(guān)鍵在于及時(shí)二字，及時(shí)收集，及時(shí)分類(lèi)，切忌拖拉積壓。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點(diǎn)?！ 。ㄈ?qiáng)化文書(shū)部門(mén)立卷工作 文書(shū)部門(mén)立卷是《檔案法》早已明確的一個(gè)基本制度。社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)日新月異，落后的文件設(shè)備和檔案工具已經(jīng)不能適應(yīng)《檔案法》、《格式》和《辦法》的要求，因此，配置性的優(yōu)良的設(shè)備和工具，是全過(guò)程管理的關(guān)鍵。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對(duì)文件處理單、發(fā)文稿紙等卡片的填寫(xiě)要簡(jiǎn)明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件件數(shù)的同時(shí)，嚴(yán)格控制文件的份數(shù)，禁止濫抄濫送。若要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)按程序復(fù)審。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效、無(wú)用的文件?！ 〉谌⒂行У墓芾碇贫群凸ぷ鞒绦?，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。此外，還必須建立一支過(guò)硬的、相對(duì)穩(wěn)定的工作隊(duì)伍?！ ∑浯?，要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。 （二）強(qiáng)化全過(guò)程管理工作 首先，要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)?？梢哉f(shuō)今天的文件，就是明天的材料。檔案，是人們社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄，是歷史的折射和縮影，是傳承社會(huì)文明的薪火，可以說(shuō)沒(méi)有檔案就沒(méi)有歷史。這個(gè)概念的提出，旨在加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)減少檔案部門(mén)的工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。四、商務(wù)秘書(shū)文檔處理工作三強(qiáng)化實(shí)現(xiàn)商務(wù)文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接的三強(qiáng)化措施，要實(shí)現(xiàn)商務(wù)文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范銜接，我認(rèn)為應(yīng)著重從三強(qiáng)化抓起。只有文秘人員具備了一定的綜合素養(yǎng)，其經(jīng)手辦理的規(guī)范性文件材料才能為文書(shū)檔案提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠、具有較高價(jià)值的原始材料。特別是一些涉及方針、政策性文件的起草，首先必須要吃透兩頭，即掌握上面的方針政策精神，調(diào)查了解下面的實(shí)際隋況，形成初稿文字，而不是依葫蘆畫(huà)瓢照抄照搬，這樣形成的文稿才能做到真實(shí)、全面、生動(dòng)，便于有效貫徹實(shí)施。抄寫(xiě)即對(duì)字跡潦草或因起草過(guò)程中經(jīng)多次修改或勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫(xiě)，以便繼續(xù)修改或交付繕印。文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀，其主要工作是記錄、抄寫(xiě)和起草文件。第一，以公務(wù)員基本素質(zhì)要求為基本條件，在配備文秘、文檔管理人員時(shí)，應(yīng)選調(diào)那些所學(xué)專(zhuān)業(yè)的有關(guān)人員；第二，對(duì)在崗的專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)定期地進(jìn)行教育培訓(xùn)，使他們?cè)谄返?、業(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求；第三，在所屬業(yè)務(wù)管理部門(mén)的指導(dǎo)下，對(duì)商務(wù)秘書(shū)、文檔管理人員，特別是秘書(shū)兼文檔管理的工作人員進(jìn)行定期考核，合格者，給予相應(yīng)的書(shū)面認(rèn)可。要達(dá)到上述目的，文字秘書(shū)就必須具備較高的素質(zhì)。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書(shū)單獨(dú)負(fù)責(zé)。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)稱(chēng)職不稱(chēng)職的問(wèn)題；品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)合格不合格的問(wèn)題。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí)；有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書(shū)記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書(shū)一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書(shū)據(jù)此去收集材料、推敲觀(guān)點(diǎn)，形成文字。文稿的起草過(guò)程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書(shū)合作進(jìn)行的。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫(xiě)稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書(shū)應(yīng)盡的責(zé)任。商務(wù)秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫(xiě)；二是文稿起草。所謂群眾的橋梁，主要是指秘
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