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正文內(nèi)容

公司各部門職員崗位說明書-資料下載頁

2025-08-03 00:14本頁面
  

【正文】 核后的結算單匯總,寄發(fā)給各旅行社(掛帳用);經(jīng)常催促付款不及時的旅行社付款,催款方式可采取書信催款、電話催款、出差催款;2)市內(nèi)旅行社結算:電話催促或上門催促及及時的旅行社付款;3)寫字間結算:每月根據(jù)合同規(guī)定,將欠款帳單審核整理后送往長包房、寫字間客戶,進行結算;催促客戶按時結清由個人支付的費用;4)對其它單位結算:對于預留支票的結帳單位必須結完后及時開具發(fā)票,連同附件寄發(fā)給原單位;對于協(xié)議未付款的單位必須按協(xié)議規(guī)定時間將帳單登記后及時寄發(fā)、結算;1 將收回的欠款及時輸入電腦帳戶;1 每日工作結束時,按規(guī)定程序將自己的密碼退出電腦系統(tǒng);1 隨時向財務總監(jiān)反映信用較差的旅行社及業(yè)務協(xié)作單位的信用狀況,及時采取措施,避免造成經(jīng)濟損失;1 每月寫出欠款分析報告,提出催款意見和措施。第七部分 日審/夜審一、[崗位] 日審員1. 著裝整齊,準時到崗;2. 閱讀夜審員的交班記錄簿,處理未盡事項;3. 整理前一天總臺收款員所做的收入明細 及所有附件,進行抽查后按照日期順序放入木格中,便于調(diào)閱;4. 審核夜審員編制的營業(yè)收入明細試算表,并保證于上午時前送有關部門,其要求是:1) 內(nèi)容完整,計算準確,不涂改;2) 保證NCR收款報告與餐娛夜間稽核試算平衡表的數(shù)據(jù)一致;3) 保證FIDELIO中TRIAL BALANCES REPORT與夜間稽核試算平衡表的數(shù)據(jù)一致;4) 夜審營業(yè)日報左右必須平衡;5) 明細試算表總臺數(shù)與電腦報告總計數(shù)必須一致;6) 明細試算表收回以前欠款數(shù)與電腦報告總數(shù)必須一致;審核前一天各營業(yè)員收入明細表,核心銷帳單領用數(shù),其要求是:1) 帳單是否順號使用,不得缺號、跳號;2) 作廢帳單是否三聯(lián)齊全,手續(xù)完備;3) 發(fā)現(xiàn)問題及時交主管處理或記錄在交班本上,供營業(yè)點收款領班核查處理每周三、六發(fā)放帳單兩次,要求:1) 記錄數(shù)量;2) 請領用人簽字; 不定期地將使用過的帳單存放于指定地點; 協(xié)助應收主管調(diào)閱存檔帳單,答復客戶查詢; 每日重點檢查以下內(nèi)容:1)核對每日宴請匯總表,每日高職用餐匯總表的完整性,檢查審批手續(xù)是否齊全,帳單后是否附有訂單,審核后轉交財務部成本組;2)房銷售情況:房租折扣是否符合規(guī)定的批準程序并附有關附件; 酒店內(nèi)部用房是否經(jīng)總經(jīng)理批準; 每天財務部掌握的客房出租數(shù)是否與客房部的樓層客房狀況表及前廳部的客客銷售情況表數(shù)目一致; 各種壞帳、逃帳的原因及批準手續(xù)是否齊全; 核對每日鴻福會員用房:1) 福會員用房是否符合鴻福會卡使用程序及規(guī)定;2) 核查帳卡箱鴻福會免費房券數(shù)量是否與客人所住間夜數(shù)相符;3) 核查鴻福會優(yōu)惠房券回收數(shù)是否與發(fā)生房費相符;1 抽查夜間核數(shù)員核查過的餐廳收款帳單,確保:1) 帳單與所附訂單、帳單價格與菜單、酒單價格必須一致;2) 餐廳收款員錢帳必須保持一致;3) 更改帳單必須有廳面經(jīng)理級以上的管理人員簽字;4) 各種宴會、團隊用餐標準與有關資料必須一致;1 不定期地協(xié)助收款主管檢查各收款員的備用金情況,并做記錄,必須將長款上交、短款自補;1 及時處理審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題;1) 將收款員的工作差錯,書面通知應收主管查處,并檢查處理結果;2) 將審計員的工作差錯列入考核,如造成損失,則責成當事人賠償;3) 編制每日審計報告,呈交辦公室;1 檢查電腦流水帳報告,保證報告數(shù)與實際數(shù)一致;1 根據(jù)業(yè)務需要,妥善保管各種收入報告、電腦報告,并保持各種數(shù)據(jù)的連貫性;1 檢查夜間核數(shù)員所保管的帳單、報表、紙帶、計算機色帶的存貨情況不得脫貨;1 完成總監(jiān)安排的其他工作。二、[崗位] 夜間核數(shù)員 著裝整齊,準時簽到上崗; 主動與總臺收款領班交接工作,當面點清錢帳; 代替記帳員進行記帳工作,同時要負責總臺的結帳工作,凌晨到總臺負責收款和外幣兌換工作;電腦操作規(guī)程: 好班前準備,打開終端機開關,輸入自己的密碼; 閱讀電腦機房白班工作記錄在案,了解系統(tǒng)狀況; 在前廳接待處輸守當日進店客人信息后,打印房價差異報告交前廳接待處,并參與監(jiān)督和檢查; 呼叫AM來電腦部協(xié)調(diào)處理客房狀況差異; 在接待處確定房價、房間狀況無誤后,輸入自動記錄房租指令; 將各收款員做的平數(shù)報告數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng),核對平衡后取出電腦平數(shù)總報告; 將系統(tǒng)內(nèi)的有關數(shù)據(jù)錄入磁盤; 終止電腦系統(tǒng)全天工作; 根據(jù)白班技術人員的要求判定當日是否需做文件調(diào)整工作; 停機,將系統(tǒng)內(nèi)所有數(shù)據(jù)錄入磁盤;1 啟動系統(tǒng),使之進入第二天工作狀態(tài);1 將夜審機房情況詳細記入機房記錄簿并簽字;1 下班前,按規(guī)定程序,將自己的密碼退出電腦系統(tǒng);手工操作規(guī)程: 結出賓客分戶帳的余額并審核正確性;1)凌晨3點開始進行前一天客房的過帳;A. 按樓層,依房號順序一間間地將客帳取出,登入房費;B. 將房費與當日借方發(fā)生額累加,得出本日借方發(fā)生額;C. 將本日借方發(fā)生額與上日期末余額相加,得出本日工資的余額2)與白天記帳的賓客分戶帳流水帳核對“本日小計”、“期末余額”,確保正確;3) 在全部賓客帳資料過入明細表之后,各行加總,交叉核對其正確性并與后臺的帳單留存聯(lián)核對正確;4) 將客房帳過完后,進行賓客分戶帳的匯總,匯總后得出的昨日余額需與昨日的期末余額核對,正確方可;房租總數(shù)與客戶報表核對;餐飲總數(shù)與餐飲部的收入平衡表(夜間稽核試算平衡表(附表))的賓客欠款欄核對;電話費與總機報表核對;汽車與車隊報表的賓客欠款數(shù)核對;電傳、傳真總數(shù)與商務中心的賓客欠款數(shù)核對;其他注意與相關部門核對,匯總得到的本日貸方發(fā)生數(shù)與總臺的結帳總數(shù)核對;將因種種原因,并經(jīng)經(jīng)理批示過的暫未收回的款項列入待處理一欄;將明細表上當日工發(fā)生的借方合計數(shù)加上昨日余額,減支貸方發(fā)生額,便可檢驗賓客分戶帳的余額是否正確;結出各餐廳收款點的收入總數(shù),并核對飲食收入的正確性。將各餐廳的“營業(yè)點收入明細表”進行復核;各帳單的菜名與菜價是否相符,合計是否正確;菜肴的更改是否有領班的簽字,有簽字方可生效;對公關單,第一聯(lián)與第二聯(lián)是否都存在,并要有總經(jīng)理的簽字;注意收款員加蓋章為人發(fā)幣付訖章,并與報表的人民幣、信用卡等收入總數(shù)核對;將帳單匯總核對收入總數(shù);審核收款員的收入日報表,注意現(xiàn)金數(shù)的正確;將公關,外單位欠款取出,轉交給應收主管;審核后,根據(jù)收款員的報表做夜間稽核試算平衡表(附表);A. 表中的客房小酒吧銷售收入金額從賓客分戶帳的餐飲總數(shù)中分解出來;B. 加上前臺收款員收到的酒吧單;C. 報表各欄、各行匯總平衡以后,其表中“賓客欠款總數(shù)”與“賓客分戶帳明細表匯總”的餐飲欄合計數(shù)核對; 核酒店當天的結帳數(shù),并與審核前臺收款員的收款收入核對;將前臺的“前廳收款員收入明細表”的每間客房的結帳與客帳底聯(lián)核對;凡是外單位欠款的,要有客人的簽名。注意貸方的結帳數(shù)是否漏寫,并注意現(xiàn)金收入是否正確;凡有長、短款,要說明原因,壞帳要有經(jīng)理批示,外單位欠款、公關帳單要單獨抽出交應收主管; 審核前臺收款員的代收款分類匯總; 做“夜間稽核試算平衡表”,反映酒店一天的營業(yè)收入及結算情況;根據(jù)核對正確的“賓客分戶帳明細匯總”、“夜間稽核試算平衡表(附表)”及各部門送來的報表,填制此表;1) 客房中的房租收入由匯總表中的房租數(shù)得到,其他指客房里的損壞賠償;2) 飲食收入由“附表”得到;3) 其他項下的各部門收入由各部門送來的報表得到;其中:商務中心的傳真、復印等要分開填列;傳真的收入指線路費;電傳的收入指電傳費;其余均為服務費;平衡后得到的銷售收入小計為當日的營業(yè)收入,其下面的結帳數(shù)為前臺結帳總數(shù);根據(jù)每個收款員日報表,匯總現(xiàn)金、信用卡、支票、外單位欠款、賓客欠款、公關、壞帳數(shù)。并與“夜間稽核試算平衡表”及結帳數(shù)總數(shù)核對,確保正確。營業(yè)日報表及附表;根據(jù)“試算平衡報告”填寫附表三:A.“夜間稽核試算平衡表”,中的本日發(fā)生欠款指本日銷售收入的賓客欠款數(shù);B.本日標準應收款指日賓客欠款期末余額;填寫營業(yè)日報表:A.其客房收入來源于客房收入報表的“內(nèi)賓收入”;B.團隊收入來源于客房報表的“團隊收入”;C.散客收入為總客房收入減去團隊、內(nèi)賓的收入數(shù);D.賠款要單獨列入,作營業(yè)外收入處理;“客房出租狀況”一表中,可出租房間數(shù)為酒店總客房數(shù),出租率為客房今日出租間數(shù)/可出租房間數(shù),平均房價為本日客房收入/今日出租數(shù);填寫營業(yè)日報表(附表),分服務費、押金填寫;填寫“營業(yè)日報表(附表一)”反映餐飲收入情況;填寫“營業(yè)日報表(附表二)”反映其他部門收入情況;核對:將“營業(yè)日報表”的本日收入合計與“夜間稽核試算平衡表”中的銷售收入小計數(shù)進行核對,二者應一致;根據(jù)晚班總臺收款員的“次日離店客人情況記錄”,完成客人離店程序:1)如果該客人帳單上有余額,必須主動與客人取得聯(lián)系,收回帳單,對于無法收回的帳單,必須取出客人的登記表,連同帳單一道交早班收款領班處理,同時完成離店程序;2)如無余額,可直接辦理離店手續(xù);將發(fā)現(xiàn)的各種問題記入工作日記。
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