【正文】 下列三種：a） 比例法 標準按照或檢查表確定的審核條款，審核后統(tǒng)計出的不合格條款數(shù)占總條款數(shù)的比例。b） 分值法 對每級不合格給予加權(quán)分，審核后按不合格數(shù)乘以相應級別的加權(quán)分再求和得出總失分值。c） 分層分類法 通常按照文件、設備、產(chǎn)品、人員、環(huán)境其他六種類型進行不合格項的統(tǒng)計分析。如文件的不合格項，可分為文件與要求不符合的不合格項；規(guī)定沒有實施的不合格項、實施沒有效果的不合格項等。 總之，評定方法可以有許多種，關(guān)鍵要把握三條：a) 應能正確、客觀、公正地得出體系綜合評價結(jié)論；b) 應能將定性分析轉(zhuǎn)化為科學的定量分析；c) 應能進行客觀合理的前后、上下、橫向、類別比較。6．4．6不合格項報告的內(nèi)容 不合格項報告的內(nèi)容，可包括：受審方名稱，審核員，陪同人員，日期，不合格現(xiàn)象的描述（應指出不合格、缺陷的客觀事實），不合格現(xiàn)象結(jié)論（違反標準、文件的條文），不合格項性質(zhì)（按嚴重程度），受審核方的確認，糾正措施及完成時間，采取糾正措施后的驗證記錄等。不合格項報告三要素是：不合格現(xiàn)象的描述，不合格現(xiàn)象結(jié)論和不合格項性質(zhì)，這是任一不合格項報告不可缺少的。 不合格現(xiàn)象的描述應嚴格引用客觀證據(jù)，并可追溯，例如觀察到的事實，地點、當事人，涉及到的文件號，產(chǎn)品批號，有關(guān)文件夾內(nèi)容，有關(guān)人員的陳述等。描述應簡單明了，事實確鑿，直筆描述，不加修飾。 不合格現(xiàn)象的結(jié)論主要是指所描述的現(xiàn)象違反了約定文件（質(zhì)量管理體系標準、質(zhì)量管理體系文件、合同等）的哪些條款規(guī)定。6．4．7 不合格項的報告的格式 不合格項報告無固定的格式，可自行設計，但需滿足“4c”要求，即：Complete（完全），Correct（正確），Clear（清楚），Concise（簡明）。具體案例及格式詳見表62和表63. 表62 不合格項報告 Q/RS 101805受審核部門品質(zhì)部審核員季成陪同員張學文審核項目監(jiān)視和測量裝置的控制審核日期2000．11．2發(fā)出日期2000．11．3計劃驗證日期2000．12．5不合格項描述滾刀檢查儀器無校準記錄，計量員：“計量機構(gòu)無法校準，由廠家每年來廠看一看”不合格項結(jié)論)不合格項嚴重性質(zhì) 嚴重 一般 輕微 觀察項不合格項確認與承諾同意，在兩周內(nèi)糾正。確認/承諾人；張學文 2000年11月3日糾正日期與完成期限制定滾刀檢查儀校準標準，在職12月上旬前開展自行校準負責人：吳勇 2000年11月5日糾正措施驗證情況經(jīng)現(xiàn)場驗證，已制定滾刀檢查儀校準標準，并于是12月8日開展了校準，有校準記錄。驗證人；季成 2000年12月10日表63不合格報告受審核部門銷售部部門負責人陳經(jīng)成審核日期2001年7月17日不合格事實描述： 6月初，公司發(fā)出顧客滿意度調(diào)查表70份，收回52份，其中有兩家客戶表示對產(chǎn)品質(zhì)量不太滿意，并提出了5個不滿意事項。對客戶提出的不滿意事項，銷售部至今（7月17日）未處理，提出改進措施。結(jié)論；違反Q/性質(zhì)嚴重；一般；輕微；觀察項審核員張文被審核方代表簽名陳經(jīng)成2001年7月18日糾正/預防措施計劃（計劃應于2001年8月30日完成）1． 針對兩家客戶提出的5個不滿意事項采取補救措施，上門走訪兩家客戶，不滿意事項原因；2． 針對5個不滿意事項原因，確定改進責任部門及措施。負責人：陳經(jīng)成2001年7月18日糾正預防措施驗證情況驗證結(jié)論糾正有效；部分糾正有效；糾正無效驗證摘要：7月25日銷售部走訪了這兩家客戶，并寫出了調(diào)查報告，針對5個不滿意事項原因，已由技術(shù)部門制定了改進計劃并于8月12日付諸實施，實施結(jié)果顧客表示滿意。再次驗證需要；不需要。需要時驗證時間：年月日驗證人：張剛2001年8月28日備注6．4．8不合格項報告的注意事項（1） 不合格項報告必須寫出標準要求下的不合格客觀事實，描述應清楚、正確、完整、并取得受審核方代表確認；（2） 不合格項陳述應是：a) 事實確鑿，可追溯，不會引起受審核方爭執(zhí)或不予確認；b) 陳述在何地、何時、什么、何人等，涉及到具體人員時，宜提崗位或職務；c) 為對其有所幫助，陳述應指出若使之正確需要做什么；d) 適當陳術(shù)理由。（3） 在審核結(jié)束前，所有的不合格項都應得到受審核方的確認。（4） 受審核方拒絕確認不合格項報告情況及對策：a) 受審核方認為這不是客觀事實。 對策：拿出充分證據(jù)，證明這是客觀事實。如無充分證據(jù)，應取消不合格項報告。b) 受審核方提出相反的客觀事實。對策：驗證其提供的相反客觀事實是否真實有效，且發(fā)生時間在后，如其提供的相反客觀事實成立，則予取消；如不成立，應堅持原判。c) 受審核方認為這不是標準要求。對策：對照標準、文件規(guī)定，如是、應堅持原判，如不是則予取消。d) 受審核方認為這是方法問題。對策；審核員應堅持方法的多樣性，只要該方法是有效的，能達到規(guī)定要求的就予承認。如是無效的，應有充分理由和證據(jù)說明受審核方。審核員切忌用自己的想法、做法作為標準進行判斷，甚至強加于人，這會遭致受審核方的強烈反感。 總之，當受審核方不確認不合格項報告時，審核員應冷靜、耐心，應在堅持審核原則的前提下有“從善如流”的胸懷；審核員應闡明理由，指出這是不是客觀事實，是不是標準要求，讓受審核方口服心服，而不是居高臨下，以勢壓人。受審核方是審核員的“顧客”，審核員應全心會意地為其提供優(yōu)質(zhì)服務。（5） 不合格項報告應至少分發(fā)到不合格項的責任部門和有實施糾正措施責任的部門，以便實施糾正措施并對其驗證效果。（6） 開具不合格項報告時，不能感情用事，不能用形容、夸張的語言描述，不能任意擴大不合格的客觀事實范圍，不能以自己的想法、做法作為不合格判斷的依據(jù)，不能任意拔高標準、文件要求；（7） 開具不合格項報告時，必須考慮其后糾正措施的效果，是積極的還是消極的，其對產(chǎn)品質(zhì)量的影響是直接的、主要的還是間接的、次要的。練習7編制不合格項報告 現(xiàn)場審核以末次會議結(jié)束，末次會議是審核組、受審核方領(lǐng)導和有關(guān)職能部門負責人員參加的會議。a) 向受審核方介紹審核情況，以便他們能夠清楚地理解審核的結(jié)果，并予確認；b) 報告審核發(fā)現(xiàn)（重點在不合格項）和審核結(jié)論；c) 提出后續(xù)工作要求（糾正措施、跟蹤審核等）；d) 結(jié)束現(xiàn)場審核。 審核方對受審核方的整個審核期間的合作表示感謝，要真誠具體，但不必聲勢很大，過分熱情。與會者應簽到。a) 重申審核目的和范圍?？紤]到參加末次會議的人員不一定參加過首次會議，審核組長應重申；b) 強調(diào)審核的局限性。審核是抽樣進行的，存在一定風險。但審核組已盡量使這種抽樣具有代表性，使審核意見具有公正性；c) 宣讀不合格項報告（可選擇主要部分）；d) 提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正措施的時間，完成糾正措施的期限，驗證糾正措施的方法等；e) 宣讀審核意見。審核組長宣布審核意見，并說明審核報告的發(fā)布時間、方式及其他后續(xù)工作要求；f) 受審核方領(lǐng)導表態(tài)，并對糾正作出承諾；g) 會議結(jié)束，審核方表示謝意。6．5．3末次會議的注意事項a) 末次會議不僅是第三方審核結(jié)束時的一個重要會議，也是內(nèi)部審核結(jié)束時的一個重要會議，不能省略；b) 末次會議的重點應圍繞著不合格項提出糾正措施及要求；c) 審核結(jié)果、意見涉及到的重要部門和人員應到會，以便實施糾正。所有到會的人員應簽到；d) 末次會議的召開時間是在審核計劃中確定的，應保持審核風格和良好的氛圍。“準時開始、準時結(jié)束”，會議時間通常為一小時。受審核方想延長會議時，可滿足其正當要求。末次會議切忌拖沓，發(fā)生爭執(zhí)。審核組長見已達到末次會議目的后，應堅決而有策略地予以“關(guān)閉”；e) 末次會議應有會議記錄，并保存，記錄應包括到會人員的簽到；f) 有些不合格項受審核方已在末次會議前采取了糾正措施，經(jīng)審核員驗證也較滿意，可不在會上提出或在會上表示滿意態(tài)度；g) 末次會議應適當肯定受審核方取得的成功經(jīng)驗和好的做法，不要一味談問題；h) 宣讀不合格項報告或?qū)κ軐徍朔讲焕Y(jié)論時，應充分準備，選擇適當措辭，防止陷入“僵局”；i) 所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時間內(nèi)開展工作，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對可獲得信息的抽樣基礎上。所以這就導致了所有的審核都具有一定的不確定因素，審核結(jié)論的使用者應對這種不確定性加以關(guān)注；j) 在末次會議之前審核組應進行內(nèi)部商議，以便：——評審所有審核發(fā)現(xiàn)；——達成一致的審核結(jié)論；——討論審核的跟蹤措施。練習8末次會議模擬30 / 30