檔案著錄與數(shù)字化以簡化方法為例-資料下載頁
2025-07-19 20:20本頁面
【正文】 使用軟件的用戶，軟件廠商顧不過來，它也沒義務幫你轉(zhuǎn)過來。如果以后的廠商都不提供這個服務，我們現(xiàn)在的工作就都白做了，所以靠別人不如靠自己，我現(xiàn)在就用最基本的計算機語言，最基礎的計算機圖片以后就不存在這個煩惱了。這方面最明顯的例子就是我們以前搞的卡片著錄，到現(xiàn)在為止，也沒聽說哪個軟件廠商把我們以前的卡片轉(zhuǎn)成計算機語言，我們現(xiàn)在不是照樣在用檔案軟件嗎？ 檔案數(shù)字化 檔案界流行觀點 以后計算機技術取得突飛猛進的發(fā)展，軟件廠家隨著形勢的變化都只賣軟件，不提供轉(zhuǎn)換，我們怎么辦？換句話說，轉(zhuǎn)不轉(zhuǎn)換主動權不在我們手里 ,在軟件廠商手里，何況，以后如果有兩家軟件廠商，一個軟件做得好，不提供轉(zhuǎn)換；一個軟件做得差，提供轉(zhuǎn)換，我們該選擇誰？這樣的話，無疑是我們自己把自己脖子掐住了，受制于人，這樣的事，我們永遠不會干 檔案數(shù)字化 結論 ，不支持直接添加 word、 wps、 excel、 txt等等文檔形成的電子檔案 ，最好是黑白的，掃描后的圖片最大應該不超過 100K ? 結論 我們在工作中可以將 word、 wps、 excel、 txt等添加到文件里面，作為參考使用，但是一般不允許添加到檔案里面作為留給后人的證據(jù)使用 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ? （ 1）目前市場上流行的富士通、愛普生、柯達、佳能、中晶、明基等都能作為檔案掃描儀，原因是掃描儀不是直接嵌入到檔案軟件里面進行掃描，掃描后的圖片要進行去污，進行后處理 ? （ 2）選擇掃描儀時應注意選擇高速掃描儀，因為高速掃描儀掃描出來的圖片在同樣分辨率的情況下占的空間小，圖片較清晰，掃描的速度也非?？?，一般每分鐘 30張以上，一般掃描儀大概每兩分鐘掃描一張 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ? ⑴ 掃描儀不主張使用幾百元一臺的普通掃描儀，原因是掃描出來的圖片所占空間太大 這樣做的弊端有三個：①占用硬盤空間太大，以后交到檔案館，檔案館即使是用服務器、陣列柜也裝不下。②軟件本身的空間也受到制約，一套軟件最多能裝 18萬條數(shù)據(jù)，如果圖片占用空間太大，檔案軟件就裝不了多少數(shù)據(jù)，只能重新再買軟件或者升級軟件到大型網(wǎng)絡版軟件。③普通掃描儀掃描出來的圖片難以進行處理，去污能力差，圖片難看 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ⑵購買掃描儀的幾條原則：既能高速掃描，也能平板掃描，掃描出來的圖像比較“干凈” 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 下面介紹幾種比較流行的掃描儀 富士通 Fi6230C，網(wǎng)上報價 1800024000元，特點是既可高速掃描，也可平板掃描，掃描出來的圖片污點很少，是目前為止比較理想的一種檔案界掃描儀 實際購買中超過 8000元，不要買了 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 富士通 6225LA，網(wǎng)上報價 18050，特點是既可高速掃描，也可平板掃描，掃描出來的圖片污點很少，是目前為止比較理想的一種檔案界掃描儀，總體比較起來功能上比 Fi6230C稍差一些，但也是一款不錯的掃描儀 實際購買中超過 7600元，不要買了 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 愛普生 GT－ 2500掃描儀 特點：既可高速掃描，也可平板掃描，掃描效果一般，網(wǎng)上報價 11000，在襄樊實際購買能到 5500元 檔案數(shù)字化 目前比較流行的掃描儀的選擇 柯達 i1220掃描儀 特點：只能高速掃描，不能平板掃描，掃描效果一般，網(wǎng)上報價 11000元，實際購買價格 8500元 掃描內(nèi)容 ? 一般歸檔的文書檔案都需要掃描，但是有三種情況可以不掃，我們稱之為三不掃 ? 底稿可以不掃 ? 短期、 10年的可以不掃 ? 黨委、行政辦公會議記錄可以不掃 在“三不掃”之外有“五例外”，它們是： 對爭議比較多的、領導改動比較多的、或者領導有重要批示的底稿需要掃描。原因是：這些底稿也是以后查找利用的熱點、重點，如果不掃，以后還會頻繁查找原始檔案，這與我們掃描初衷相背，不如直接掃了。 榮譽性文件、有關本單位干部職工調(diào)動、升遷、職稱、處分等“人本”性文件，可以只掃描有關本單位部分的，其它部分可以不掃。 會議交流文件，除主要文件外，各地交流的會議材料可以不掃，只掃本單位的。 調(diào)查表、統(tǒng)計表、工作臺賬等等“填充”性文件，可以只掃描本單位填寫的有文字的部分，其它本單位沒有利用的部分可以不掃。 其它單位印發(fā)的、與本職工作無關的書藉型宣傳資料可以不掃，因為它本不屬于歸檔范圍，如果掃描的話，可以只掃封面 檔案數(shù)字化 ? （三）檔案原文存儲方式 ? 原文存儲分四種方式：單機、局域網(wǎng)、 FTP傳輸、數(shù)據(jù)庫存儲，推薦用 FTP模式 ? 優(yōu)點：可以直接上網(wǎng)，發(fā)布到網(wǎng)站 檔案數(shù)字化 ? （四）檔案數(shù)字化的運用 ? 發(fā)布到網(wǎng)站供網(wǎng)民查閱 ? 互聯(lián)網(wǎng)辦公，尤其是在國外建立龐大子公司的現(xiàn)代化集團辦公，我們通常見到的是企業(yè)在自己的網(wǎng)站上建立職工內(nèi)部網(wǎng)頁，職工需要查閱什么東西的時候，以自己的用戶名進入即可，這樣的模式我們稱之現(xiàn)代化遠程互聯(lián)網(wǎng)辦公，好處是可以對世界上每一個角落的本企業(yè)員工提供直接支持 三、電子文件歸檔管理 電子文件歸檔管理 ? 電子文件歸檔管理是 2022年湖北省檔案局為貫徹中共中央辦公廳、國務院辦公廳《 電子文件管理暫行辦法 》 而制定的文件，目前在省直機關已經(jīng)實施，各地、市、州正在進行試點工作 電子文件歸檔管理 ? 電子文件歸檔管理內(nèi)容： 定稿電子文件統(tǒng)一歸檔和集中管理。 紙質(zhì)文件掃描形成的圖像電子文件規(guī)范移交。 建立電子文件歸檔管理和規(guī)范移交工作制度。 開展合庫利用服務。 建立電子文件安全保障體系 ? 從電子文件歸檔管理內(nèi)容上來看，對機關檔案室要求主要體現(xiàn)在：收集、掃描電子文件，移交檔案館，對電子文件安全保管 電子文件歸檔管理 ? 從機關檔案電子文件歸檔管理要求上看，它實際上就是要求我們著錄規(guī)范、對文檔進行掃描，同時要求掃描文件要符合要求，就是要掃描成 jpg或者 tif格式的文件，同時文件不能太大，最好不超過 100K
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