檔案著錄與數(shù)字化（以簡(jiǎn)化方法為例）(文件)
【正文】 000，在襄樊實(shí)際購(gòu)買(mǎi)能到 5500元 檔案數(shù)字化 目前比較流行的掃描儀的選擇 柯達(dá) i1220掃描儀 特點(diǎn)：只能高速掃描，不能平板掃描，掃描效果一般，網(wǎng)上報(bào)價(jià) 11000元，實(shí)際購(gòu)買(mǎi)價(jià)格 8500元 掃描內(nèi)容 ? 一般歸檔的文書(shū)檔案都需要掃描，但是有三種情況可以不掃，我們稱(chēng)之為三不掃 ? 底稿可以不掃 ? 短期、 10年的可以不掃 ? 黨委、行政辦公會(huì)議記錄可以不掃 在“三不掃”之外有“五例外”，它們是： 對(duì)爭(zhēng)議比較多的、領(lǐng)導(dǎo)改動(dòng)比較多的、或者領(lǐng)導(dǎo)有重要批示的底稿需要掃描。 調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表、工作臺(tái)賬等等“填充”性文件，可以只掃描本單位填寫(xiě)的有文字的部分，其它本單位沒(méi)有利用的部分可以不掃。 開(kāi)展合庫(kù)利用服務(wù)。 紙質(zhì)文件掃描形成的圖像電子文件規(guī)范移交。 榮譽(yù)性文件、有關(guān)本單位干部職工調(diào)動(dòng)、升遷、職稱(chēng)、處分等“人本”性文件，可以只掃描有關(guān)本單位部分的，其它部分可以不掃。這方面最明顯的例子就是我們以前搞的卡片著錄，到現(xiàn)在為止，也沒(méi)聽(tīng)說(shuō)哪個(gè)軟件廠商把我們以前的卡片轉(zhuǎn)成計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，我們現(xiàn)在不是照樣在用檔案軟件嗎？ 檔案數(shù)字化 檔案界流行觀點(diǎn) 以后計(jì)算機(jī)技術(shù)取得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，軟件廠家隨著形勢(shì)的變化都只賣(mài)軟件，不提供轉(zhuǎn)換，我們?cè)趺崔k？換句話說(shuō)，轉(zhuǎn)不轉(zhuǎn)換主動(dòng)權(quán)不在我們手里 ,在軟件廠商手里，何況，以后如果有兩家軟件廠商，一個(gè)軟件做得好，不提供轉(zhuǎn)換；一個(gè)軟件做得差，提供轉(zhuǎn)換，我們?cè)撨x擇誰(shuí)？這樣的話，無(wú)疑是我們自己把自己脖子掐住了，受制于人，這樣的事，我們永遠(yuǎn)不會(huì)干 檔案數(shù)字化 結(jié)論 ，不支持直接添加 word、 wps、 excel、 txt等等文檔形成的電子檔案 ，最好是黑白的，掃描后的圖片最大應(yīng)該不超過(guò) 100K ? 結(jié)論 我們?cè)诠ぷ髦锌梢詫?word、 wps、 excel、 txt等添加到文件里面，作為參考使用，但是一般不允許添加到檔案里面作為留給后人的證據(jù)使用 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ? （ 1）目前市場(chǎng)上流行的富士通、愛(ài)普生、柯達(dá)、佳能、中晶、明基等都能作為檔案掃描儀，原因是掃描儀不是直接嵌入到檔案軟件里面進(jìn)行掃描，掃描后的圖片要進(jìn)行去污，進(jìn)行后處理 ? （ 2）選擇掃描儀時(shí)應(yīng)注意選擇高速掃描儀，因?yàn)楦咚賿呙鑳x掃描出來(lái)的圖片在同樣分辨率的情況下占的空間小，圖片較清晰，掃描的速度也非?？?，一般每分鐘 30張以上，一般掃描儀大概每?jī)煞昼姃呙枰粡? 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ? ⑴ 掃描儀不主張使用幾百元一臺(tái)的普通掃描儀，原因是掃描出來(lái)的圖片所占空間太大 這樣做的弊端有三個(gè)：①占用硬盤(pán)空間太大，以后交到檔案館，檔案館即使是用服務(wù)器、陣列柜也裝不下。 ③ 頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描 。 檔案數(shù)字化 ? 掃描模式 掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳在廳字 [2022]39號(hào)文件 《 電子文件管理暫行辦法 》 明確要求：要求：①能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；②能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起 完整無(wú)缺、來(lái)源可靠，未被非法更改 ；③在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整。比如： 23－ KJp12 在會(huì)計(jì)案卷目錄欄目進(jìn)行著錄即可，需 要著錄的項(xiàng)目有：全宗號(hào)、會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)類(lèi)別、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、保管期限、案卷號(hào)、題名、憑證號(hào)自 …… 至 ……9 個(gè)項(xiàng)目 會(huì)計(jì)檔案著錄 ? 會(huì)計(jì)檔案著錄 全宗號(hào)是哪個(gè)全宗就著錄哪個(gè)全宗 會(huì)計(jì)年度是哪一年的檔案會(huì)計(jì)年度就是那一年 會(huì)計(jì)類(lèi)別是什么類(lèi)的就填寫(xiě)什么類(lèi)型 實(shí)體分類(lèi)號(hào)應(yīng)該是什么分類(lèi)號(hào)就填寫(xiě)什么分類(lèi)號(hào) 目錄號(hào)是第幾本目錄就填寫(xiě)幾 題名要寫(xiě)明什么單位哪年哪月的會(huì)計(jì)憑證、賬薄還是財(cái)務(wù)報(bào)告（單位要用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)） 憑證號(hào)自幾至幾可以不填 頁(yè)數(shù)有幾頁(yè)著錄幾頁(yè) 文件開(kāi)始時(shí)間、文件結(jié)束時(shí)間一律按 8位數(shù)進(jìn)行著錄 歸檔日期一律填寫(xiě)當(dāng)年 12月 31日 會(huì)計(jì)檔案著錄 一、檔案著錄 （四）科技檔案整理 科技檔案著錄 ? 科技檔案（包括基建、設(shè)備、科研檔案）檔號(hào)格式為全宗號(hào)－分類(lèi)及項(xiàng)目號(hào)－案卷號(hào)－件（頁(yè)）號(hào)，軟件中，在系統(tǒng)維護(hù)－檔號(hào)設(shè)置欄目逐一進(jìn)行設(shè)置即可 .1Kj121 設(shè)置時(shí)注意：項(xiàng)目號(hào)軟件沒(méi)有，設(shè)置方法 ? 科技檔案的著錄和文書(shū)檔案相差不多，可以參照文書(shū)檔案著錄進(jìn)行 科技檔案著錄 ? 科技檔案案卷級(jí)著錄項(xiàng)目為：全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)、保管期限、題名、密級(jí)、總頁(yè)數(shù)、總件數(shù)、文件開(kāi)始時(shí)間、文件結(jié)束時(shí)間 9項(xiàng)；卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)目為：文件編號(hào)、密級(jí)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、全宗號(hào)、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、保管期限、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào) 10項(xiàng) 科技檔案著錄 ? 設(shè)備檔案案卷級(jí)著錄項(xiàng)目為：歸檔年度、全宗號(hào)、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)、保管期限、題名、文件開(kāi)始時(shí)間、文件結(jié)束時(shí)間、總頁(yè)數(shù)、總件數(shù)、密級(jí) 11項(xiàng)；卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)目為：文件編號(hào)、密級(jí)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、全宗號(hào)、歸檔年度、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、保管期限、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào) 11項(xiàng) 科技檔案著錄 ? 科技檔案著錄要求 單位要用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng) 題名（科技檔案稱(chēng)項(xiàng)目名稱(chēng)）：如果是基建項(xiàng)目的話，一定要說(shuō) 單位住宅樓（辦公樓）新建（擴(kuò)建）工程無(wú)論在案卷目錄還是在卷內(nèi)目錄一定要說(shuō)全；如果是設(shè)備檔案的話，一定要說(shuō)什么型號(hào)的掃描儀、打印機(jī)等等安裝指南、用戶(hù)說(shuō)明等等不論在案卷還是在卷內(nèi)都要揭示清楚。 簡(jiǎn)化方法整理的特點(diǎn) ? 三、多側(cè)面、多角度揭示檔案內(nèi)容，力爭(zhēng)通過(guò)著錄揭示檔案全貌的特征表現(xiàn)得非常充分。 ? 它表現(xiàn)在：文號(hào)、責(zé)任者、題名等如果有本單位（包括本單位所屬直接上級(jí)機(jī)關(guān)），那么在這些項(xiàng)目中只著錄本機(jī)關(guān)即可，別的機(jī)關(guān)即使再重要，也可以不予著錄， 簡(jiǎn)化方法整理的特點(diǎn) 二、尊重檔案、高于檔案的原則表現(xiàn)得淋漓盡致 。 簡(jiǎn)化方法整理 ? 全宗號(hào) ? 全宗號(hào)以檔案館給的全宗號(hào)進(jìn)行著錄 ? 不屬于進(jìn)館范圍、沒(méi)有全宗號(hào)的可以以本機(jī)關(guān)名稱(chēng)第一個(gè)的字母代替，比如：房
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