【正文】 原因是：這些底稿也是以后查找利用的熱點、重點，如果不掃，以后還會頻繁查找原始檔案，這與我們掃描初衷相背，不如直接掃了。掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF為通用格式” ） ? 國家推薦 JPEG、 TIFF兩種格式的原因： ? ⑵經(jīng)過掃描以后可以直接打印，打印后加蓋檔案部門公章即可生效 檔案數(shù)字化 ? ⑶ 能夠被各種版本的計算機操作系統(tǒng)識別，作為最基礎(chǔ)的計算機語言，計算機系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)，無論計算機技術(shù)如何發(fā)展， jpg、 tif仍然能夠被計算機接受，也就是說， 它不存在由于技術(shù)進步所帶來的以后無法使用的風(fēng)險 ? ⑷不容易被更改，能夠最大限度地保證檔案的原始性。 頁號的編制是正面的右下角，反面的左上角，只要有文字的都要用鉛筆編頁號。題名欄目不能完全著錄怎么辦？可以打開后臺管理，在題名欄目把長度改為 999（先把“帶索引字段的 √去掉），如果還著錄不下的話，可以在備注欄目進行著錄 簡化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? 文件題名不能揭示文件內(nèi)容，需根據(jù)文件內(nèi)容重新擬訂。這類期刊雜志編號中間一般省略了年代，著錄的時候要加上，順序號一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，比如：襄組通報、市政府專題會議紀(jì)要、政府情況通報、襄陽市“萬名干部進萬村入萬戶”工作簡報 [2022]第18期 ? 文件編號中間的年代一律是四位數(shù)，比如199 2022 簡化方法整理 ? 文件編號常見錯誤 ? 1．文號順序號不是阿拉伯小寫 3等等寫成了大字 ? 2．文件編號中間的小括號、中括號混用現(xiàn)象比較突出 ? 文件編號之間沒有用分號分開 ? 文件編號中間忘了年度，比如：情況反映第一期，應(yīng)寫成：情況反映 [1998]第 1期 簡化方法整理 ? 文件編號常見錯誤 只有機關(guān)代字或只有文號的順序號 文件編號與文件編號之間沒有用分號分 開，用的是逗號、頓號 簡化方法整理 ? 說明 文件編號、題名、責(zé)任者之間究竟用什么標(biāo)點符號，很多人弄不明白，在這里說明一點：分號用在文件編號和責(zé)任者之間，頓號用在責(zé)任者中間 簡化方法整理 ? 二、 【 密級 】 ? 卷內(nèi)文件的密級應(yīng)按局（館）解密劃控小組界定的范圍 [即：絕密、機密、秘密、控制 ]進行著錄，沒有標(biāo)注密級、控制的按公開著錄 卷內(nèi)文件的密級 簡化方法整理 ? 需要說明的是控制的使用，有些文件雖然沒有標(biāo)明密級，但不能作為公開進行標(biāo)記，它包括以下幾個方面內(nèi)容： 涉及黨和國家重大問題、重大政治事件尚未作出結(jié)論、不宜公開的，對社會開放會影響黨內(nèi)團結(jié)、黨和國家機關(guān)工作正常開展的檔案。 涉及各級黨政政府領(lǐng)導(dǎo)人及社會各界著名愛國進步人士的政治歷史評價及工作與生活中不宜公開的，對社會開放有損個人形象、人格尊嚴(yán)和聲譽的檔案 簡化方法整理 ? 涉及人事管理工作中對干部進行考察、獎懲、任免、職稱評定等醞釀、討論、決策過程中形成的檔案（單獨歸檔保存的干部任免通知檔案，可以開放）。它包括以下 4種情況： ? ①文件題名只有“通知”、“函”、“會議通知”、“電報”、“合同”等文種信息的，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“ [ ]”號。 簡化方法整理 ? 全宗號 ? 全宗號以檔案館給的全宗號進行著錄 ? 不屬于進館范圍、沒有全宗號的可以以本機關(guān)名稱第一個的字母代替，比如：房改委全宗號為fgw ? 全宗號輸錯的修改方法，是在簡化方法狀態(tài)下，點擊批量修改－歸檔文件，在著錄項目中找到全宗號，將“查找內(nèi)容”定義為錯誤的全宗號，將“替換為”定義為正確的全宗號即可 簡化方法整理 ? 七、歸檔年度 ? 以檔案為準(zhǔn)，檔案歸在哪一年歸檔年度就是那一年 簡化方法的整理 ? 實體分類號 ? 按業(yè)務(wù)科室修改確定的分類方案進行著錄 簡化方法整理 ? 八、保管期限 ? 按檔案劃分的保管期限進行著錄 簡化方法整理 ? 總結(jié) ? 重點難點：文件編號、題名、密級、責(zé)任者、文件形成時間 簡化方法整理項目之間內(nèi)在聯(lián)系 ? 文件形成時間、文件編號、歸檔年度的聯(lián)系 ? 一般來說，哪一年的文件，它的文件編號、文件形成時間、歸檔年度應(yīng)該屬于同一年度，不能說，我的一份文件文件編號是鄂檔 [2022]4號，我的文件形成時間卻是 2022年的，文件要歸到 2022年度。中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在廳字 [2022]39號文件 《 電子文件管理暫行辦法 》 明確要求：要求：①能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；②能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起 完整無缺、來源可靠，未被非法更改 ；③在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實、完整。 榮譽性文件、有關(guān)本單位干部職工調(diào)動、升遷、職稱、處分等“人本”性文件，可以只掃描有關(guān)本單位部分的，其它部分可以不掃。③普通掃描儀掃描出來的圖片難以進行處理，去污能力差，圖片難看 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ⑵購買掃描儀的幾條原則：既能高速掃描，也能平板掃描，掃描出來的圖像比較“干凈” 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 下面介紹幾種比較流行的掃描儀 富士通 Fi6230C，網(wǎng)上報價 1800024000元，特點是既可高速掃描，也可平板掃描，掃描出來的圖片污點很少，是目前為止比較理想的一種檔案界掃描儀 實際購買中超過 8000元，不要買了 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 富士通 6225LA，網(wǎng)上報價 18050，特點是既可高速掃描，也可平板掃描，掃描出來的圖片污點很少，是目前為止比較理想的一種檔案界掃描儀，總體比較起來功能上比 Fi6230C稍差一些，但也是一款不錯的掃描儀 實際購買中超過 7600元，不要買了 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 愛普生 GT－ 2500掃描儀 特點：既可高速掃描，也可平板掃描，掃描效果一般，網(wǎng)上報價 11000，在襄樊實際購買能到 5500元 檔案數(shù)字化 目前比較流行的掃描儀的選擇 柯達(dá) i1220掃描儀 特點：只能高速掃描