檔案著錄與數(shù)字化以簡化方法為例(參考版)
2025-07-22 20:20本頁面
【正文】 開展合庫利用服務。 紙質文件掃描形成的圖像電子文件規(guī)范移交。 調查表、統(tǒng)計表、工作臺賬等等“填充”性文件，可以只掃描本單位填寫的有文字的部分，其它本單位沒有利用的部分可以不掃。 榮譽性文件、有關本單位干部職工調動、升遷、職稱、處分等“人本”性文件，可以只掃描有關本單位部分的，其它部分可以不掃。③普通掃描儀掃描出來的圖片難以進行處理，去污能力差，圖片難看 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ⑵購買掃描儀的幾條原則：既能高速掃描，也能平板掃描，掃描出來的圖像比較“干凈” 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 下面介紹幾種比較流行的掃描儀 富士通 Fi6230C，網上報價 1800024000元，特點是既可高速掃描，也可平板掃描，掃描出來的圖片污點很少，是目前為止比較理想的一種檔案界掃描儀 實際購買中超過 8000元，不要買了 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 富士通 6225LA，網上報價 18050，特點是既可高速掃描，也可平板掃描，掃描出來的圖片污點很少，是目前為止比較理想的一種檔案界掃描儀，總體比較起來功能上比 Fi6230C稍差一些，但也是一款不錯的掃描儀 實際購買中超過 7600元，不要買了 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 愛普生 GT－ 2500掃描儀 特點：既可高速掃描，也可平板掃描，掃描效果一般，網上報價 11000，在襄樊實際購買能到 5500元 檔案數(shù)字化 目前比較流行的掃描儀的選擇 柯達 i1220掃描儀 特點：只能高速掃描，不能平板掃描，掃描效果一般，網上報價 11000元，實際購買價格 8500元 掃描內容 ? 一般歸檔的文書檔案都需要掃描，但是有三種情況可以不掃，我們稱之為三不掃 ? 底稿可以不掃 ? 短期、 10年的可以不掃 ? 黨委、行政辦公會議記錄可以不掃 在“三不掃”之外有“五例外”，它們是： 對爭議比較多的、領導改動比較多的、或者領導有重要批示的底稿需要掃描。這方面最明顯的例子就是我們以前搞的卡片著錄，到現(xiàn)在為止，也沒聽說哪個軟件廠商把我們以前的卡片轉成計算機語言，我們現(xiàn)在不是照樣在用檔案軟件嗎？ 檔案數(shù)字化 檔案界流行觀點 以后計算機技術取得突飛猛進的發(fā)展，軟件廠家隨著形勢的變化都只賣軟件，不提供轉換，我們怎么辦？換句話說，轉不轉換主動權不在我們手里 ,在軟件廠商手里，何況，以后如果有兩家軟件廠商，一個軟件做得好，不提供轉換；一個軟件做得差，提供轉換，我們該選擇誰？這樣的話，無疑是我們自己把自己脖子掐住了，受制于人，這樣的事，我們永遠不會干 檔案數(shù)字化 結論 ，不支持直接添加 word、 wps、 excel、 txt等等文檔形成的電子檔案 ，最好是黑白的，掃描后的圖片最大應該不超過 100K ? 結論 我們在工作中可以將 word、 wps、 excel、 txt等添加到文件里面，作為參考使用，但是一般不允許添加到檔案里面作為留給后人的證據(jù)使用 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ? （ 1）目前市場上流行的富士通、愛普生、柯達、佳能、中晶、明基等都能作為檔案掃描儀，原因是掃描儀不是直接嵌入到檔案軟件里面進行掃描，掃描后的圖片要進行去污，進行后處理 ? （ 2）選擇掃描儀時應注意選擇高速掃描儀，因為高速掃描儀掃描出來的圖片在同樣分辨率的情況下占的空間小，圖片較清晰，掃描的速度也非?？?，一般每分鐘 30張以上，一般掃描儀大概每兩分鐘掃描一張 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ? ⑴ 掃描儀不主張使用幾百元一臺的普通掃描儀，原因是掃描出來的圖片所占空間太大 這樣做的弊端有三個：①占用硬盤空間太大，以后交到檔案館，檔案館即使是用服務器、陣列柜也裝不下。⑵由于研制 word、 wps、 excel等軟件的廠家在市場遭受慘烈的競爭，可能要不了幾年就倒閉了，更新?lián)Q代無法保證，以后這些文件能不能被打開難以確定大量添加存在一定風險 檔案數(shù)字化 ? 檔案界流行觀點 以后技術進步了，廠家倒閉了，文件打不開，請檔案軟件生產廠商打開就行了，他不給我轉過來，我就不用它的軟件為什么不行 原因： 全國這么多使用軟件的用戶，軟件廠商顧不過來，它也沒義務幫你轉過來。 ③ 頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描 。 《 紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范 》 ： ① 頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。 檔案數(shù)字化 ? 掃描模式 掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。中央辦公廳、國務院辦公廳在廳字 [2022]39號文件 《 電子文件管理暫行辦法 》 明確要求：要求：①能夠有效表現(xiàn)所載內容并可供調取查用；②能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起 完整無缺、來源可靠，未被非法更改 ；③在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內容真實、完整。 檔案數(shù)字化 ? （二）數(shù)字化途徑 ? 掃描：就是通過高速掃描儀將檔案直接掃描成計算機能夠識別的圖片格式的過程 ? 掃描的優(yōu)點 ? ⑴ 國家推薦標準，國家承認 jpg、 tif兩種格式的電子文件（詳見：國家檔案局 2022年 7月 2日發(fā)布的 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 “ 對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。比如： 23－ KJp12 在會計案卷目錄欄目進行著錄即可，需 要著錄的項目有：全宗號、會計年度、會計類別、實體分類號、保管期限、案卷號、題名、憑證號自 …… 至 ……9 個項目 會計檔案著錄 ? 會計檔案著錄 全宗號是哪個全宗就著錄哪個全宗 會計年度是哪一年的檔案會計年度就是那一年 會計類別是什么類的就填寫什么類型
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