檔案著錄與數(shù)字化以簡(jiǎn)化方法為例-免費(fèi)閱讀
【正文】 其它單位印發(fā)的、與本職工作無(wú)關(guān)的書(shū)藉型宣傳資料可以不掃，因?yàn)樗静粚儆跉w檔范圍，如果掃描的話，可以只掃封面 檔案數(shù)字化 ? （三）檔案原文存儲(chǔ)方式 ? 原文存儲(chǔ)分四種方式：?jiǎn)螜C(jī)、局域網(wǎng)、 FTP傳輸、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，推薦用 FTP模式 ? 優(yōu)點(diǎn)：可以直接上網(wǎng)，發(fā)布到網(wǎng)站 檔案數(shù)字化 ? （四）檔案數(shù)字化的運(yùn)用 ? 發(fā)布到網(wǎng)站供網(wǎng)民查閱 ? 互聯(lián)網(wǎng)辦公，尤其是在國(guó)外建立龐大子公司的現(xiàn)代化集團(tuán)辦公，我們通常見(jiàn)到的是企業(yè)在自己的網(wǎng)站上建立職工內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)，職工需要查閱什么東西的時(shí)候，以自己的用戶名進(jìn)入即可，這樣的模式我們稱之現(xiàn)代化遠(yuǎn)程互聯(lián)網(wǎng)辦公，好處是可以對(duì)世界上每一個(gè)角落的本企業(yè)員工提供直接支持 三、電子文件歸檔管理 電子文件歸檔管理 ? 電子文件歸檔管理是 2022年湖北省檔案局為貫徹中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《 電子文件管理暫行辦法 》 而制定的文件，目前在省直機(jī)關(guān)已經(jīng)實(shí)施，各地、市、州正在進(jìn)行試點(diǎn)工作 電子文件歸檔管理 ? 電子文件歸檔管理內(nèi)容： 定稿電子文件統(tǒng)一歸檔和集中管理。如果以后的廠商都不提供這個(gè)服務(wù)，我們現(xiàn)在的工作就都白做了，所以靠別人不如靠自己，我現(xiàn)在就用最基本的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)圖片以后就不存在這個(gè)煩惱了。 檔案數(shù)字化 ? 掃描模式 紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。比如： 34－ Szy21 根據(jù)照片檔案整理六要素原則對(duì)照片檔 案進(jìn)行著錄即可 照片檔案著錄 ? 照片檔案案卷目錄著錄項(xiàng)目：歸檔年度、全宗號(hào)、實(shí)體分類號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)、題名、文件開(kāi)始時(shí)間、文件結(jié)束時(shí)間、數(shù)量、密級(jí)；照片檔案卷內(nèi)目錄著錄項(xiàng)目：密級(jí)、文件材料題名、責(zé)任者、攝影者、攝影時(shí)間、全宗號(hào)、保管期限、歸檔年度、實(shí)體分類號(hào)、冊(cè)號(hào)、件號(hào) 照片檔案著錄 照片檔案著錄 照片檔案著錄 ? 照片檔案案卷著錄要求 ： 題名著錄：要著錄 單位 年關(guān)于 問(wèn)題的照片（單位要用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱） 案卷號(hào)可以代替冊(cè)號(hào)進(jìn)行著錄 文件開(kāi)始時(shí)間、文件結(jié)束時(shí)間都要用 8位數(shù)字 數(shù)量有幾張?zhí)顜讖? 歸檔日期填寫當(dāng)年的 12月 31日，也可以不予著錄 密級(jí)，有密級(jí)的按密級(jí)著錄，無(wú)密級(jí)的一律按公開(kāi)著錄 照片檔案著錄 ? 照片檔案卷內(nèi)著錄要求 ： 照片號(hào)是本冊(cè)照片的第幾張就著錄幾 密級(jí)有密級(jí)的按密級(jí)著錄，無(wú)密級(jí)的一律按公開(kāi)著錄 文件材料題名一律寫明本單位全稱（或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）關(guān)于 問(wèn)題的圖片，注意對(duì) 照片的 主題及人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等內(nèi)容說(shuō)明清楚 責(zé)任者要著錄本單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 攝影者要著錄當(dāng)時(shí)照相的拍攝者 攝影時(shí)間一律是 8位數(shù) 一、檔案著錄 （三）會(huì)計(jì)檔案整理 會(huì)計(jì)檔案著錄 ? 會(huì)計(jì)檔案著錄比較簡(jiǎn)單 打開(kāi)檔號(hào)格式設(shè)置－會(huì)計(jì)檔案，把會(huì)計(jì)檔案的檔號(hào)格式設(shè)置為：全宗號(hào)－分類及目錄號(hào)－案卷號(hào)。 ? 如果只有兩個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，并且文件編號(hào)只有一個(gè)并且不是本機(jī)關(guān)的話，那么文號(hào)要用原文號(hào)，題名和責(zé)任都都要著錄兩個(gè) 簡(jiǎn)化方法整理的特點(diǎn) ? 一、以我為主的來(lái)源原則體現(xiàn)得十分充分。由 8位數(shù)字組成，年度 4位，月份 2位，日期 2位，如： 20220618。 簡(jiǎn)化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? ②文件題名揭示了一定信息但不全的，應(yīng)該考證出具體內(nèi)容補(bǔ)充進(jìn)去用 [ ]加以說(shuō)明。 ? 控制標(biāo)識(shí)符的添加 簡(jiǎn)化方法整理 ? 三、 【 題名 】 ? 題名一般照原名錄入，但在實(shí)際操作中，對(duì)題名中出現(xiàn)的我省、我市、我縣、你省、你市、你縣、本省、本市、本縣、我單位、本單位等含混不清的字眼要改為具體的省、市、縣，此外對(duì)于城市的街道如果沒(méi)有寫城市名稱的要在前面加上 [XX市 ],對(duì)農(nóng)村的鄉(xiāng)、村要加上 [XX市 ]或者 [XX]縣 簡(jiǎn)化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? 關(guān)于本地區(qū)招工、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、職稱評(píng)定、評(píng)先表模、人事調(diào)動(dòng)、畢業(yè)生分配、招生、職務(wù)任免等牽涉到本單位個(gè)人的信息應(yīng)一一著錄，牽涉到本單位的要在原標(biāo)題后加 [XXX單位 ] 說(shuō)明 ? ① 有人認(rèn)為，這樣改了是在改檔案。 涉及國(guó)內(nèi)行政區(qū)域之間的邊界問(wèn)題，對(duì)社會(huì)開(kāi)放后可能激發(fā)邊界糾紛、影響社會(huì)穩(wěn)定和人民團(tuán)結(jié)的檔案。 簡(jiǎn)化方法整理 ? 著錄格式 ? 全宗號(hào) 門類及年度號(hào) 類別及保管期限號(hào) 件號(hào)， 1W2022辦公室 y1 講解：檔號(hào)格式實(shí)現(xiàn)的方法 ? 著錄項(xiàng)目 ? 文件編號(hào)、密級(jí)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、全宗號(hào)、歸檔年度、件號(hào)、實(shí)體分類號(hào)、保管期限 簡(jiǎn)化方法整理 簡(jiǎn)化方法整理 ? 一、 【 文件編號(hào) 】 ? 文件編號(hào)是文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)、文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等 ? 文件編號(hào)一般只有一個(gè)，照原文著錄即可。 ? 對(duì)于聯(lián)合發(fā)文的文件編號(hào)，如果有本機(jī)關(guān)（及其直屬上級(jí)機(jī)關(guān)）文件編號(hào)的，只著錄本機(jī)關(guān)文件編號(hào)；沒(méi)有本機(jī)關(guān)的文件編號(hào)的，著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)，如果要著錄全部文件編號(hào)的話，文件編號(hào)之間要用“；”分開(kāi)。涉及準(zhǔn)確記載風(fēng)俗民情，對(duì)社會(huì)開(kāi)放后可能資敵軍事、經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略，或民族形象的檔案 簡(jiǎn)化方法整理 ? 涉及我國(guó)科學(xué)技術(shù)的關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)訣竅、傳統(tǒng)工藝、配方、重要資源的，對(duì)社會(huì)開(kāi)放后會(huì)削弱我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技實(shí)力或使國(guó)民經(jīng)濟(jì)遭受損失的檔案。這樣認(rèn)識(shí)是錯(cuò)誤的。比如：1986年 4月 28日湖北省勞動(dòng)人事廳、湖北省衛(wèi)生廳聯(lián)合下發(fā)了鄂勞人險(xiǎn) [1986]73號(hào)文件 《 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞人險(xiǎn) [1986]5號(hào)文件的通知 》 應(yīng)該著錄為 《 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞人險(xiǎn) [1986]5號(hào)文件的通知 》 [《 關(guān)于鄉(xiāng)村醫(yī)生工齡計(jì)算問(wèn)題的復(fù)函 》 ]。對(duì)于無(wú)法考證的用 0補(bǔ)齊 簡(jiǎn)化方法整理 ? 頁(yè)數(shù) ? 以實(shí)際頁(yè)數(shù)多少著錄。 ? 它表現(xiàn)在：文號(hào)、責(zé)任者、題名等如果有本單位（包括本單位所屬直接上級(jí)機(jī)
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1