【正文】 及的體系文件版本從A/0開始使用。而此時的文件適合的是新的標(biāo)準(zhǔn)（ISO134852016版）要求，與舊的標(biāo)準(zhǔn)（ISO134852008版）沒任何聯(lián)系。 g) 修訂后的文件的審核、批準(zhǔn)、受控、發(fā)行、—。 文件的存檔a) 第一級、第二級和第三級原版文件由綜合辦公室分類存檔，并在文件夾上標(biāo)明“正本文件”標(biāo)簽。凡與質(zhì)量體系相關(guān)的部門應(yīng)對所使用的復(fù)印件自行保管，經(jīng)發(fā)行后的正式文件使用部門及人員不得在文件上劃線加注記號及修改其內(nèi)容；b) 由供應(yīng)商提供的證明性文件和資料等由綜合辦公室分類存檔；c) 合同文件由綜合辦公室分類存檔；d) 法律法規(guī)性文件、國際/國家/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、安規(guī)文件、外來工程技術(shù)文件由綜合辦公室編號受控分類存檔；e) 其他外來文件，如傳真、郵件則根據(jù)實(shí)際情況而定。如果需要保留的，則由綜合辦公室編號受控分類存檔； 文件的補(bǔ)發(fā)：如果使用的文件不慎丟失或破損而影響使用時，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人員以《文件申請單》提出及說明原因與用途，并經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)，且要做好簽收記錄。 作廢文件的回收：a) 所有作廢文件由綜合辦公室統(tǒng)一回收；b) 如果文件修訂屬于版本升級，應(yīng)收回整版舊文件；c) 如果文件修訂屬于版本未變，只是版次變更，只更換相關(guān)頁次即可；d) 文件回收時應(yīng)注意份數(shù)及內(nèi)容的完整性；e) 所有文件的收回情況應(yīng)記錄在《文件分發(fā)回收—覽表》里；f) 回收文件如果不需要保留，直接打叉予以作廢；g) 回收文件如果需要保留，加蓋“作廢保留”章后分類隔離保存。h) 回收文件是否保留，由管理者代表審批執(zhí)行。 綜合辦公室應(yīng)每三個月或視實(shí)際需要（至少不得超過半年）發(fā)出《受控文件一覽表》以供各使用部門核對文件的最新版本與持有份數(shù)。 綜合辦公室須每季度一次通過行業(yè)協(xié)會及其他相關(guān)途徑咨詢體系標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)方面的最新資料，以便確認(rèn)質(zhì)量體系的適應(yīng)性及有效性。 文件的借閱：借閱人對所借的文件應(yīng)負(fù)保管責(zé)任，不可拆卷、涂改、損壞。 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。受控電子文檔的發(fā)放需加密，不能轉(zhuǎn)發(fā)、修改、拷貝、打印等 記錄/表單的控制：編制、匯總、發(fā)放、回收。a) 編制：各職能部門根據(jù)質(zhì)量體系程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書及產(chǎn)品品質(zhì)控制的要求編制相應(yīng)表格。b) 匯總：文控人員將所有品質(zhì)記錄匯總登錄在《質(zhì)量記錄一覽表》上。c) 發(fā)放/回收：各部門根據(jù)該表格的使用量來決定以何種方式（內(nèi)部復(fù)印或外協(xié)印刷），滿足要求若需印刷則應(yīng)明確印刷份數(shù)及頻度，交由相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理。 記錄/表單格式更改a) 技術(shù)性文件、崗位操作文件、記錄/表單的格式按相關(guān)程序文件后面附的樣板格式執(zhí)行。b) 如果程序文件后面沒有附相關(guān)文件樣板格式的，原則上同一類型的記錄/表單格式應(yīng)統(tǒng)一。比如操作作業(yè)指導(dǎo)書格式應(yīng)統(tǒng)一、工藝流程書的格式應(yīng)統(tǒng)一、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書格式應(yīng)統(tǒng)一。c) 在實(shí)際應(yīng)用中需要更改格式的，由使用部門填寫《文件申請單》，注明更改內(nèi)容，更改理由，提供更改后的記錄/表單完整樣板，交綜合辦公室審核，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行。d) 當(dāng)舊表單用完后開始使用新表格，舊表格不再影印。f) 如果舊表格嚴(yán)重影響質(zhì)量體系的運(yùn)行，舊表格應(yīng)停止使用，及時使用新表單。 記錄/表單的使用a) 各部門應(yīng)使用相關(guān)文件規(guī)定的最新版本的表單格式或名稱。b) 記錄者應(yīng)認(rèn)真填寫，確保內(nèi)容的真實(shí)性、完整性及準(zhǔn)確性。c) 正式的記錄不可用鉛筆填寫，原則上使用黑色/藍(lán)色筆芯的筆填寫，審查前可使用修正液涂改或劃線表示，但修改重要數(shù)字，例如：數(shù)量，金額，日期，判定等，應(yīng)由責(zé)任者簽名或蓋章方可生效。 記錄的審核和批準(zhǔn)a) 對于填寫完成的紙介記錄/表單，如果程序文件對相關(guān)記錄/表單的審核和批準(zhǔn)有規(guī)定的就按程序文件的規(guī)定執(zhí)行；如果沒有規(guī)定的，由部門主管批準(zhǔn)執(zhí)行。沒有審核和批準(zhǔn)的記錄是無效記錄。b) 對于電子媒介的記錄/表單,經(jīng)公司指定領(lǐng)導(dǎo)用電子簽名方式審核和批準(zhǔn)后，才標(biāo)識該記錄/表單已受控、有效，否則視為無效記錄；e) 有效記錄發(fā)到相關(guān)責(zé)任部門時，責(zé)任部門相關(guān)人員可在相應(yīng)位置簽名表示已收到。 記錄的管理a) 各部門應(yīng)由專職（兼職）的文員負(fù)責(zé)本部門的有效記錄管理。b) 記錄資料應(yīng)妥善保管（防蛀、防潮等），防止損壞和丟失，保持其完整性。c) 查詢或借閱記錄時不得涂改，應(yīng)保證其完整性，記錄借閱原則為在保管現(xiàn)場閱讀，若需復(fù)印應(yīng)征得記錄保管責(zé)任者的同意。d) 如客戶合同中規(guī)定時，可允許客戶或其代表調(diào)閱記錄或索取影印本，但需取得管理者代表的同意。 記錄存檔期限法規(guī)和顧客有要求的按相應(yīng)法規(guī)和顧客要求執(zhí)行。其它：a) 有關(guān)員工的教育培訓(xùn)、經(jīng)歷、資格、體檢等記錄永久保存，直至員工離職；b) 供方檔案保存期為配套關(guān)系終止加一個日歷年（長期）；c) 檢驗(yàn)記錄等質(zhì)量記錄保存期限與產(chǎn)品使用壽命一致；如果產(chǎn)品使用壽命低于兩年的，相關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄保存期限至少兩年；d) 體系運(yùn)行記錄保存3年（過程審核，內(nèi)審、外審等，）。 記錄的檢索、借閱a) 各部門保管的記錄應(yīng)進(jìn)行編目，以便于檢索；b) 需借閱或復(fù)制記錄需由記錄管理人登記備案。記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由部門保管人員填寫銷毀申請，交部門負(fù)責(zé)者審核，報管理者代表批準(zhǔn)后，由綜合辦公室監(jiān)督部門保管人執(zhí)行銷毀。5. 記錄《文件申請單》《文件分發(fā)回收—覽表》《質(zhì)量記錄一覽表》6. 參考文件（無）7. 術(shù)語（無）