文件控制程序-資料下載頁(yè)
2025-07-07 14:25本頁(yè)面
【正文】 接收； 換頁(yè)更改的文件，文件主控部門(mén)對(duì)文件換頁(yè)后，重新登記《文件發(fā)放記錄》，在“更改”欄注明更改次第/時(shí)間（如：①151021）后，由接收部門(mén)簽字接收； 更改后應(yīng)回收的文件或被替換的頁(yè)。 文件換版 下述情況下，由文件主控部門(mén)啟動(dòng)文件換版。A. 文件更改次數(shù)超過(guò)5次，或更改內(nèi)容累計(jì)達(dá)到30%；B. 基礎(chǔ)文件/技術(shù)/工藝/流程/職能等發(fā)生重大變化導(dǎo)致原文件不適用；C. 本條款不適用于設(shè)計(jì)更改、工藝更改和質(zhì)量記錄換版的情況。XX公司程序文件文件控制程序XXPC01修改標(biāo)識(shí)：0版 本 號(hào)：第10頁(yè) / 共11頁(yè)生效日期：20160118 文件換版的發(fā)起 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件：管理者代表提出《文件換版記錄》，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施文件換版。 作業(yè)文件：主控部門(mén)提出《文件換版記錄》，部門(mén)主管審核、分管經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施文件換版。 換版文件的編制、審核、批準(zhǔn)、。注：原則上換版文件的審批人應(yīng)為原審批人，原審批人無(wú)法按時(shí)履職時(shí)，應(yīng)由具備相同權(quán)限的人員或其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)履行審批職責(zé)，但審批人必須獲得執(zhí)行審批所需的各種背景資料。 被換版的回收和銷(xiāo)毀。 文件回收 因文件更改、文件換版或文件停用而失效的文件，由文件主控部門(mén)進(jìn)行文件回收，同時(shí)應(yīng)更新《文件發(fā)放記錄》和《文件控制表》對(duì)應(yīng)文件的狀態(tài)； 文件使用部門(mén)的文件被回收時(shí)，部門(mén)文件管理人員應(yīng)在《部門(mén)使用文件清單》上做出登記，并由回收人員簽字后實(shí)施作廢文件的移交； 因特殊原因需限制使用的作廢文件，由文件主控部門(mén)在文件上施加“限制使用”標(biāo)識(shí)，并列明限用范圍和期限，同時(shí)在《文件發(fā)放記錄》中注明相關(guān)情況，在適當(dāng)時(shí)予以回收； 文件主控部門(mén)應(yīng)對(duì)回收的文件進(jìn)行存檔保管和/或執(zhí)行文件銷(xiāo)毀； 因相關(guān)方原因無(wú)法回收的外發(fā)文件，外發(fā)文件主控部門(mén)應(yīng)采取適當(dāng)措施，確保相關(guān)方獲知文件變更的信息并得到外發(fā)文件的正確版本，同時(shí)應(yīng)保留信息傳遞的記錄。 文件保管 保存期限A. 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理類(lèi)作業(yè)文件、設(shè)備操作規(guī)程、計(jì)劃類(lèi)作業(yè)文件：失效后3年；B. 技術(shù)類(lèi)作業(yè)文件、工藝類(lèi)作業(yè)文件、檢驗(yàn)類(lèi)作業(yè)文件：長(zhǎng)期；C. 外來(lái)文件(不含特殊類(lèi))：換版后3年D. 質(zhì)量記錄的保存期限執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制清單》。 存檔保管要求： 文件主控部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的保管，且應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)用于存儲(chǔ)文件的場(chǎng)所和/或設(shè)備； 應(yīng)對(duì)有效期內(nèi)的文件和失效的文件進(jìn)行隔離存放； 應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行建檔管理，應(yīng)設(shè)置檔案號(hào)、檔案目錄、文件目錄等以便于管理和檢索。 文件銷(xiāo)毀 應(yīng)銷(xiāo)毀的文件包括：達(dá)到貯存期的文件、除主版本受控文件以外的分發(fā)文件； 文件主控部門(mén)組織實(shí)施文件銷(xiāo)毀工作，且應(yīng)采取破碎銷(xiāo)毀的方式進(jìn)行。 文件管理員填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀記錄》，經(jīng)部門(mén)主管審核、分管經(jīng)理批準(zhǔn)后，由文件管理員執(zhí)行文件銷(xiāo)毀，部門(mén)主管監(jiān)督實(shí)施。XX公司程序文件文件控制程序XXPC01修改標(biāo)識(shí)：0版 本 號(hào)：第11頁(yè) / 共11頁(yè)生效日期：201601186 相關(guān)文件及記錄序號(hào)類(lèi)別文件名稱(chēng)文件編號(hào)使用部門(mén)主控部門(mén)保持期限1QM質(zhì)量手冊(cè)SOEQM相關(guān)部門(mén)質(zhì)量部失效后3年2PC質(zhì)量記錄控制程序SOEPC02相關(guān)部門(mén)質(zhì)量部失效后3年2IN文件編號(hào)規(guī)定SOEIN05相關(guān)部門(mén)質(zhì)量部失效后3年QR文件控制表SOEQR006各部門(mén)質(zhì)量部長(zhǎng)期QR文件更改申請(qǐng)單SOEQR012各部門(mén)質(zhì)量部3年QR文件發(fā)放記錄SOEQR013各部門(mén)質(zhì)量部長(zhǎng)期QR文件換版記錄SOEQR014各部門(mén)質(zhì)量部3年QR文件銷(xiāo)毀記錄SOEQR015各部門(mén)質(zhì)量部長(zhǎng)期QR文件領(lǐng)用申請(qǐng)單SOEQR053各部門(mén)質(zhì)量部3年QR部門(mén)使用文件清單SOEQR061各部門(mén)質(zhì)量部長(zhǎng)期QR外發(fā)文件記錄SOEQR082相關(guān)部門(mén)質(zhì)量部長(zhǎng)期
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