補充資料——使用郵件合并功能發(fā)送工資條-資料下載頁
2025-06-29 17:21本頁面
【正文】 ”對話框中添加新域。15. 在視圖中添加完所有自定義域后，關(guān)閉“字段選擇器”對話框。 16. 要刪除不想在郵件合并中包含的域，請在“電話列表”視圖的列標(biāo)題中單擊域名，然后將它拖出列標(biāo)題。17. 在 Outlook“聯(lián)系人”中，按住 Shift 并單擊鼠標(biāo)可選擇一個聯(lián)系人區(qū)域，或按住 Ctrl 并單擊鼠標(biāo)可選擇單個聯(lián)系人。如果希望包括視圖中當(dāng)前可見的所有聯(lián)系人，則不要單擊任何聯(lián)系人。 18. 在“工具”菜單上，單擊“郵件合并”。 19. 如果已經(jīng)選擇了要包含在合并中的單個聯(lián)系人，則單擊“選定的聯(lián)系人”。如果要包括視圖中當(dāng)前可見的所有聯(lián)系人，則單擊“當(dāng)前視圖中的所有聯(lián)系人”。 20. 如果已經(jīng)配置了電話列表視圖，使它僅顯示要在郵件合并中使用的域，則單擊“當(dāng)前視圖中的聯(lián)系人字段”。否則，單擊“ 所有聯(lián)系人字段”，使所有聯(lián)系人域在合并中都可用。 21. 如果要為合并生成新的主文檔，則單擊“新建文檔”。否則，單擊“現(xiàn)有文檔”，然后單擊“瀏覽”找到要用作主文檔的文檔。 22. 如果要保存已選擇的聯(lián)系人和域，以便重復(fù)使用，則選中“永久文件”復(fù)選框，然后單擊“瀏覽”保存該文件。這些數(shù)據(jù)作為逗號分隔的數(shù)據(jù)保存在 Word 文檔中。 23. 選擇電子郵件。 24. 單擊“確定”。當(dāng)文檔在 Word 中打開時，在“郵件”選項卡的“編寫和插入域”組上，單擊“插入合并域”旁邊的箭頭，然后單擊要插入到電子郵件主文檔中的域。 8 / 825. 當(dāng)您準(zhǔn)備就緒，可以完成合并時，請在“郵件”選項卡的“完成”組中，單擊“完成并合并”，然后單擊“發(fā)送電子郵件” 。 “主題” 行填寫的是在 Outlook 中的“郵件合并聯(lián)系人”對話框內(nèi)鍵入的文本。 注釋 不能手動鍵入合并域字符 (171。171。 187。187。)，也不能使用“插入”菜單上的“符號”命令。必須進(jìn)行郵件合并。如果合并域出現(xiàn)在大括號內(nèi)，如 { MERGEFIELD City }，Word 將顯示域代碼而不顯示域結(jié)果。這不會影響合并，但如果要顯示結(jié)果，請右鍵單擊域代碼，然后單擊快捷菜單上的“切換域代碼”。設(shè)置合并數(shù)據(jù)的格式諸如 Access 和 Excel 這樣的數(shù)據(jù)庫與電子表格程序?qū)⒛趩卧裰墟I入的信息存儲為原始數(shù)據(jù)。在 Access 或 Excel 中應(yīng)用的格式（如字體和顏色）不會與原始數(shù)據(jù)一起存儲。當(dāng)您把來自數(shù)據(jù)文件的信息合并到 Word 文檔時，您合并的是不帶所應(yīng)用格式的原始數(shù)據(jù)。 要為文檔中的數(shù)據(jù)設(shè)置格式，請選擇郵件合并域，然后為其設(shè)置格式，就像為任何文本設(shè)置格式一樣。確保所選內(nèi)容包含域兩邊的尖括號 (171。 187。)。 返回頁首預(yù)覽并完成合并在電子郵件主文檔中添加域后，即可開始預(yù)覽合并結(jié)果。如果對預(yù)覽滿意，則可完成合并。預(yù)覽合并在實際完成合并之前，可以預(yù)覽和更改電子郵件。要進(jìn)行預(yù)覽，請在“郵件”選項卡上的“預(yù)覽結(jié)果”組中執(zhí)行以下任一操作：單擊“預(yù)覽結(jié)果”。 使用“預(yù)覽結(jié)果”組中的“ 下一記錄”和“上一記錄” 按鈕逐頁查看每封電子郵件。 通過單擊“查找收件人”來預(yù)覽某個特定文檔。 注釋 單擊“郵件”選項卡上“開始郵件合并 ”組中的“編輯收件人列表 ”，打開“郵件合并收件人”對話框，如果有不希望包括的記錄，可以在此處對列表進(jìn)行篩選，也可以清除收件人。完成合并如果您認(rèn)為以后要重復(fù)使用電子郵件主文檔，則可在發(fā)送最終電子郵件前對它進(jìn)行保存。保存電子郵件主文檔請記住，發(fā)送的電子郵件與電子郵件主文檔是分開的。如果要將電子郵件主文檔用于其他的郵件合并，最好保存電子郵件主文檔。保存電子郵件主文檔時，也保存了它與數(shù)據(jù)文件的連接。下次打開電子郵件主文檔時，將提示您選擇是否要將數(shù)據(jù)文件中的信息再次合并到電子郵件主文檔中。如果單擊“是”，則文檔打開時將包含合并的第一條記錄的信息。 如果單擊“否”，則斷開電子郵件主文檔和數(shù)據(jù)文件之間的連接。電子郵件主文檔將變成標(biāo)準(zhǔn) Word 文檔。域?qū)⒈坏谝粭l記錄中的唯一信息替換。發(fā)送電子郵件1. 在“ 郵件” 選項卡上，單擊 “完成并合并”，然后單擊“發(fā)送電子郵件 ”。 2. 在“ 收件人” 框中，選擇用于存儲收件人電子郵件地址的域的名稱。 3. 在“ 主題行” 框中，鍵入郵件的主題行。 4. 在“ 郵件格式”框中，單擊“HTML”或“純文本”，將文檔作為電子郵件正文發(fā)送，或單擊“附件”，將文檔作為附件發(fā)送。 注釋 如果將文檔作為純文本電子郵件發(fā)送，電子郵件將不包含任何文本格式設(shè)置或圖形
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