【正文】 目區(qū)。每份文檔有一個標題區(qū)和一個或幾個項目區(qū)（見圖 5－2 ） 。 圖 5－2 采購文檔結(jié)構(gòu)文檔標題包括與整個文檔有關(guān)的信息，而項目與物料或服務(wù)有關(guān)。在采購訂單中，標題包括文檔號碼、與供貨商有關(guān)的數(shù)據(jù)，而各個項目說明物料和訂購數(shù)量。 請購單請購單是給采購部門的申請或指示，以在規(guī)定日期內(nèi)獲得一定數(shù)量的物料或服務(wù)。圖 5－ 3 請購單處理過程請購單由請購部門手工輸入（使用參考文檔）或使用物料需求計劃自動生成（見圖5－ 3） 。自動貨源分配如果系統(tǒng)中有所需物料的貨源，系統(tǒng)可以自動找出貨源并給請購單分配一個合適的貨源。因為貨源已知，已分配的請購單可以快速處理。SAP 系統(tǒng)把下列情況作為“貨源”：□固定供貨商□草案（長期）采購協(xié)議□采購信息記錄請購單的下達30 / 88請購單可以按下達方式下達（批準）以便訂貨，即在發(fā)出采購訂單前必須下達請購單。如果請購單通過了所有下達環(huán)節(jié)，就可以成為采購訂單。 “下達點”是負責批準請購單的個人、部門或其他組織結(jié)構(gòu)。生成請購單時根據(jù)一定條件（請購金額、所需物料的物料組等）自動分配下達方式。分配和處理采購員可以生成他們自己負責處理的請購單清單，下一步是選擇期望的貨源、生成相應(yīng)的采購訂單、下達采購訂單或供貨商協(xié)議。請購單的主要功能：□確定物料和服務(wù)的數(shù)量、日期□作為進一步處理的基礎(chǔ)：批準程序、貨源確定、發(fā)放采購訂單。 報價單申請（RFQ）和報價單通過向供應(yīng)商發(fā)出報價單申請，由供貨商提供報價單。報價單包括供貨商提供的特定物料和服務(wù)的價格、條件以及附加信息。報價單申請可由請購單生成或手工輸入，傳送給若干個供貨商。報價單的數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中存儲的各個報價單申請中。報價單申請和報價單組成一個單元。圖 5－ 4 報價單申請和報價單的處理采購員可以使用價格比較清單對報價單的價格和條件進行對比分析，以確定最優(yōu)惠的報價單，數(shù)據(jù)可自動存儲在采購信息記錄中，同時可以生成對報價不滿意的供貨商的回絕信。報價單申請和報價單的主要特點：□用戶使用相關(guān)功能可以直接由請購單生成報價單申請□供貨商的報價單數(shù)據(jù)輸入到報價單申請中31 / 88□報價單作為生成價格準則的基礎(chǔ) 采購訂單在采購訂單處理階段，采購員的目的是用最少的時間和工作處理采購訂單。因此，一般使用系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)生成采購訂單。除減輕數(shù)據(jù)輸入的工作量外，SAP 系統(tǒng)的有關(guān)功能還可以盡量減少發(fā)生錯誤的可能性，以保證數(shù)據(jù)的一致性。參考生成采購訂單時，采購人員可以參考請購單，從一個清單中選擇請購單并從中生成采購訂單的項目，也可以參考現(xiàn)有的采購訂單。如果存在所需物料的合同（長期采購協(xié)議） ，采購員可以參考合同的項目生成下達訂單。在下達訂單中，只需輸入訂貨數(shù)量和發(fā)貨日期，其他細節(jié)如文本、價格、條件可從原合同中拷貝。下圖為可用于生成采購訂單的參考文檔。圖 5－ 5 使用參考方法生成采購訂單采購信息記錄采購信息記錄建立供貨商與物料或服務(wù)之間的聯(lián)系，包括諸如供貨商對某種物料的報價和條件，這是采購的重要信息源。系統(tǒng)在生成采購訂單時可以更新采購信息記錄。當生成采購訂單的項目時，數(shù)據(jù)（如有效條件）從信息記錄拷貝，只需要輸入物料號、訂貨數(shù)量和交貨日期。采購訂單的生成采購訂單可以從采購人員處理過的請購單清單中自動生成，同樣也可以生成報價單申請和交貨進度。圖 5－ 6 采購訂單：項目一覽快捷輸入32 / 88上圖的項目包含了生成文檔項目所需的最重要的數(shù)據(jù)，包括物料號、訂貨數(shù)量和價格、工廠和倉庫地點。用戶可以在一屏上很快捷地輸入許多項目。生成采購訂單：選項生成采購訂單時，采購人員可以使用一些選項（見圖 5－7 ）□供貨商已知：當已知從哪個供貨商采購物料時使用此程序□供貨商未知：當不知從哪個供貨商采購物料時使用此程序。輸入采購的物料項目后，系統(tǒng)找出并建議可能的供貨商，將采購訂單的項目分配給選定的供貨商，然后可生成采購訂單?！醪樵円逊峙涞恼堎弳危翰少徣藛T可以使用此程序列出所有已分配了貨源的請購單，可從此清單中生成采購訂單?？颇吭O(shè)置科目設(shè)置指為了使收到訂購的貨物時系統(tǒng)能自動過帳所定義的數(shù)據(jù)。當進入科目設(shè)置時，系統(tǒng)進行內(nèi)部檢查并且建議帳戶號。多科目設(shè)置采購訂單項目可能需要輸入多個科目設(shè)置，例如需要給不同的成本單位如成本中心或項目分配成本，采購金額可用百分比或數(shù)量基數(shù)的形式分配給不同的成本單位（如成本中心 1 占 10％，成本中心 2 占 20％等） 。科目設(shè)置也可在請購單或合同中指定，然后自動拷貝到使用此類參考文檔生成的采購訂單中。SAP 訂單處理功能的優(yōu)點：□參考文檔和快捷輸入功能使采購處理更加有效□自動貨源確定功能□在采購訂單項目中，科目設(shè)置可手工輸入或由系統(tǒng)指定33 / 88 草案采購協(xié)議草案協(xié)議是指與某一供貨商簽訂的長期采購協(xié)議，供應(yīng)商按某些特定條件提供物料或服務(wù)，要求在一定時間內(nèi)提供一定數(shù)量或一定金額的貨物或服務(wù)。交貨或提供服務(wù)的日期在另外某個過程說明（通過發(fā)出的訂貨單或基本協(xié)議的交貨日期附件） 。在 SAP系統(tǒng)中有兩種草案協(xié)議：合同和計劃協(xié)議。圖 5－ 8 草案采購協(xié)議的類型合同合同可以使用兩種基本形式：金額合同和數(shù)量合同。 （注意在文字和實際中這種概念有多種說法，如“一覽子訂單” 、 “一覽子合同” 、 “主協(xié)議╲合同等）金額合同在金額合同中，按總金額采購貨物或服務(wù)數(shù)量合同數(shù)量合同中，按總數(shù)量采購貨物或服務(wù)計劃協(xié)議計劃協(xié)議是一種供貨商和用戶之間的長期采購協(xié)議，其中包括對協(xié)議中每個項目所說明的交貨進度的后續(xù)生成和定期更新。協(xié)議說明在協(xié)議有效期內(nèi)的交貨總數(shù)。交貨計劃（供貨商計劃）當采購按照計劃協(xié)議進行時，用戶不需要給供貨商發(fā)出另外的采購訂單，而是提供定期更新的交貨進度。交貨進度的每一行都表示一種交貨方式，說明交貨的數(shù)量、日期，如果是 JIT 交貨，則為交貨的時間。這些行相當于采購訂單，根據(jù)交貨進度行是否在確認、交換或計劃區(qū)內(nèi)來說明采購訂單已確認、部分確認或計劃。以計劃協(xié)議為基礎(chǔ)的采購方式的優(yōu)點：□縮短處理時間，減少文件處理，交貨進度可以代替大量的采購訂單34 / 88□做到無庫存或接近無庫存采購，因為說明精確交貨時間功能使訂貨能以 JIT 原則交付。□縮短供貨商發(fā)送每批貨物的準備時間。供貨商不必一次備齊總的訂貨數(shù)量，可以在一定時期內(nèi)根據(jù)計劃逐批發(fā)送，使供貨商能更好地計劃貨源。草案采購協(xié)議的特點：□長期供貨協(xié)議以規(guī)定條件為基礎(chǔ)□明確在規(guī)定時期內(nèi)的采購數(shù)量或采購金額□明確草案采購協(xié)議是金額或數(shù)量合同還是交貨進度協(xié)議□以采購訂單或交貨進度形式提供服務(wù)或物料時為特殊結(jié)構(gòu) 貨源貨源是指選擇采購物料，可以是內(nèi)部貨源如同一公司內(nèi)部的工廠，或者是外部貨源如供貨商。采購時能使用“貨源清單”和“份額排列”來掌握內(nèi)部和外部貨源。貨源清單記錄和份額排列用于確定貨源，即由誰提供物料。貨源清單貨源清單使采購者能管理貨源。貨源清單包括某一時期內(nèi)某種物料優(yōu)先、可行或不可行的貨源。每個貨源由貨源清單中的一個貨源記錄說明。貨源清單給用戶下列選項：□把某一貨源定義為“固定貨源” （認為相應(yīng)貨源在某一時期內(nèi)優(yōu)先）□限制某種貨源□確定“有效”貨源（那些在某一時間點優(yōu)先的貨源）下圖表示如何維護貨源清單35 / 88 圖 5－9 貨源清單記錄的維護當貨源清單變化很大或有新條目時，建議手工維護貨源清單記錄。增加新條目時可以參考現(xiàn)有的貨源記錄。當生成或改變一個草案采購協(xié)議時也可以維護貨源記錄，此時，協(xié)議中的項目拷貝到貨源清單中。也可以從采購信息記錄維護貨源清單。當生成或修改采購信息記錄時可以把供貨商加入到貨源清單。系統(tǒng)可以自動生成某種物料的貨源清單，此時，系統(tǒng)給定義為某種物料的每個信息記錄生成一個貨源清單，或給定購了某種物料的每個草案協(xié)議項目生成一個貨源清單。貨源清單綜合了基于時間的貨源分配功能份額排列如果一種物料在不同貨源采購，那么每個貨源都會分配一定的份額，表示某種物料在某個貨源采購的份額。如果存在針對某種物料的份額排列，在確定貨源時會作考慮。份額排列針對某一時期建立。對每種貨源，份額排列在相應(yīng)時期內(nèi)生成。份額排列允許基于時間把采購需求分配給不同的貨源采購時可以使用的貨源管理功能：□內(nèi)部貨源（同一公司內(nèi)的工廠）和外部貨源（供貨商）管理□貨源清單，基于時間的貨源確定□份額排列，把需求分配給不同貨源36 / 88 供貨商評估供應(yīng)商評估功能能盡量優(yōu)化采購操作，能簡化選擇貨源過程、不斷跟蹤和考察現(xiàn)有的供應(yīng)關(guān)系。使用供應(yīng)商評估系統(tǒng)能保證更大的客觀性，因為所有供貨商以同一標準評估并由系統(tǒng)評分，盡量減少個人的主觀印象影響。評分系統(tǒng)分值為 1 到 100 分。供貨商的表現(xiàn)用 4 個主要標準度量全面的評分使采購人員了解供貨商的表現(xiàn)并給供貨商一個全面評價。主要評估標準標準系統(tǒng)中的主要評估標準為：□價格□質(zhì)量□交貨□服務(wù)如果需要，最多可以定義 99 個評估標準。用戶可以平衡每個標準在綜合評估中的影響。子標準每個主要標準可以分為幾個子標準，以便進行更詳細的評估。標準系統(tǒng)提供 5 個子標準，一般能滿足評估目的。另外，用戶可以定義最多 20 個自己的子標準。給子標準評分給子標準評分可有不同方法： □自動計算 3637 / 88□半自動計算□手工輸入“自動計算”指分數(shù)根據(jù)系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)確定。 “半自動計算”指采購人員輸入重要物料的分值，然后系統(tǒng)計算更高層的分數(shù)。 “手工計算”指用戶針對某個全局子標準輸入某供貨商的分數(shù)。采購經(jīng)理可以決定何時以更詳細的基礎(chǔ)評估，何時進行簡單的處理以節(jié)省時間和費用。 圖 5－10 供貨商評估功能 分析可以輸出供貨商評估結(jié)果。例如，用戶可以生成按照全面分數(shù)排列的最佳供貨商排列表，或提供某種物料供貨商的排列表。歷史變化評估的變化以日志形式記錄，評估記錄可以打印出來。供貨商評估的任務(wù)：□供貨商評估功能使供貨商按照同一標準排序，能自動和手工進行□此項功能通過合理和簡化地挑選合適的供貨商來優(yōu)化采購過程 報表采購經(jīng)理需要隨時掌握供貨商和采購小組的情況，以便對市場變化作出正確反應(yīng)，因此必須簡便快速地跟蹤采購訂單。采購系統(tǒng)中的分析給用戶提供了大量的有關(guān)信息并用滿足不同需求的格式輸出。例如，可使用下列信息：□一定時間內(nèi)給某個供貨商發(fā)出了哪些采購訂單38 / 88□已經(jīng)收到了多少訂貨□某供貨商已經(jīng)全部還是部分發(fā)出了訂貨□供貨商是否準時發(fā)貨□是否已收到貨物并開出發(fā)票□每個采購小組的平均采購訂單金額綜合分析可以對某些采購文檔進行分析和統(tǒng)計。例如，用戶可以確定一定時間內(nèi)某種物料的采購訂單金額，或哪個采購小組占采購訂單金額的份額最大。 圖 5－11 采購分析用戶可以決定分析的樣式。采購訂單金額分析采購訂單金額分析使采購者能掌握他們的采購訂單，可以有下列 4 種不同分析樣式：□總體分析總體分析提供現(xiàn)有采購訂單的總數(shù)和金額□ABC 分析ABC 分析使用戶能把供貨商按采購金額分為（A）采購金額最高的供貨商組、（B ）平均采購金額的供貨商組和（C）采購金額最小的供貨商□周期對比的分析這種分析隨采購活動相應(yīng)變化。例如用于確定哪個采購小組從哪些供貨商采購了多少物料，在對比周期內(nèi)采購金額是否有變化或有多大變化□頻率分析此種分析確定某種金額的采購訂單經(jīng)常由哪個采購小組簽訂。例如，如果發(fā)現(xiàn)已經(jīng)39 / 88和某個供貨商簽訂了大量的高額采購訂單，那么此時就應(yīng)該要求折扣而不是等到現(xiàn)在的周期結(jié)束，因此可以此作為和供貨商談判的基礎(chǔ)。清單顯示清單顯示功能幫助用戶在系統(tǒng)大量的數(shù)據(jù)中快捷地找出某些文檔和主要數(shù)據(jù)?？梢杂貌煌瑪?shù)值或區(qū)間的形式輸入各種選擇條件。例如：□某一周內(nèi)一個采購小組發(fā)出的所有采購訂單□向某個供貨商定購某種物料的所有請購單□在某個工廠采購的某種物料的所有存檔采購信息記錄另外，對每個采購訂單都有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，所有和采購訂單有關(guān)的處理都記錄在案，例如貨物收據(jù)和發(fā)票收據(jù)。這些統(tǒng)計和采購訂單歷史相關(guān)，用戶可以通過清單顯示功能查閱歷史情況。采購分析的更多信息請見第 11 章“信息系統(tǒng)”哪些分析可用于采購：□采購人員可以進行各種綜合分析□“采購訂單金額分析”使采購人員能掌握采購訂單，它有 4 種不同形式：總體分析、ABC 分析、周期對比分析、頻率分析（對于貨源的頻率分析） ?！蹩梢愿鶕?jù)不同基礎(chǔ)決定分析樣式6 庫存管理SAP 系統(tǒng)中的庫存管理完成下列任務(wù)：□按數(shù)量和金額管理物料庫存□所有貨物移動的計劃、數(shù)據(jù)錄入和文檔編制□盤點40 / 88按數(shù)量管理庫存所有引起庫存變化的事物都要實時輸入，即庫存隨變化更新，顯示出的實際庫存總是準確的。用戶可以隨時獲得某種物料的現(xiàn)有庫存水平總覽（見圖 6－1 ）圖 6－ 1 庫存總覽庫存變化后的最新數(shù)據(jù)可以馬上用于公司組織╱產(chǎn)品環(huán)節(jié)中需要這些信息的任何部門。因此在庫存╱需求表中有“可用”標記的庫存是已經(jīng)過 MRP 更新的，如果適用，就為此種物料創(chuàng)建一個計劃文件輸入項。按金額管理庫存當貨物移動過帳時，庫存金額也被更新，同時引起金額在其他應(yīng)用中的更新：□自動過帳到總帳□為有關(guān)的科目設(shè)置生成行項目（如成本中心、采購訂單、項目、資產(chǎn)等）系統(tǒng)根據(jù)采購訂單、物料總記錄中的數(shù)據(jù)決定過帳的金額，因此輸入貨物移動數(shù)據(jù)時必須輸入實際貨物移動的數(shù)量。收貨時不必估價即可過帳，可以等到收到發(fā)票后再估價。所有貨物移動的計劃、數(shù)據(jù)錄入和文檔編制當有貨物移動時，系統(tǒng)會生成文檔作