【正文】 人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會(huì)議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒有人招呼，以為會(huì)議不開了，坐了一會(huì)就走了。9：00左右有6個(gè)銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單(2)打印好書面通知(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個(gè)人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間(開始到結(jié)束時(shí)間),地點(diǎn)(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位，外單位的人員。總經(jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？(1)請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想辦法聯(lián)系送貨員。(2)如果聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報(bào),請(qǐng)求該如何辦。(3)馬上向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程。(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí) 5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)(或原租賃公司再送一臺(tái))。6)召開大型會(huì)議,各種準(zhǔn)備工作,包括音響,電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排。(7)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車場(chǎng)等問題。(8)不能僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看。(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。問題一：小萬錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)人小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對(duì)也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二：作為大會(huì)組織者，小萬錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？（1）會(huì)議通知缺少主題(議題)；時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)；請(qǐng)哪些人出席不明確；發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上,可進(jìn)行說明解釋；如本人不在,應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書)簽字,打電話確認(rèn)是否出席。（2）會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待；小萬沒有認(rèn)真校對(duì)材料；最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,。11．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（3）東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；（4）東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12）東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；案卷一：；(呈市教委)；L市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題:市教委,東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知,請(qǐng)示,批復(fù)。案卷二：；；；標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作,系主任調(diào)整,開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要,決定,通知。案卷三：；；標(biāo)題:東方學(xué)院招生工作計(jì)劃,年度工作總結(jié)。案卷四：；；；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備,加強(qiáng)學(xué)生思想工作,提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。12．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（2）利華公司2003年銷售計(jì)劃；（2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。案卷一：標(biāo)題:利華公司2003年經(jīng)理會(huì)議記錄案卷二標(biāo)題:利華公司2003年銷售工作計(jì)劃,總結(jié)案卷三:。標(biāo)題:市工商局,物價(jià)局,稅務(wù)局關(guān)于年檢,物價(jià),稅務(wù)自查的通知案卷四:。39。Y事宜給利華公司的復(fù)函。標(biāo)題:利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件,會(huì)議紀(jì)要13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患眩偨?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過了約定時(shí)間，還不見代表團(tuán)的影子。后來德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中圉的代表打來電話說：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？（3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？(1)李麗在談話中無意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì),得到了這筆生意(2)即使是最好的朋友,也不可不分情況暢所欲言,何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德(3)企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程,工藝技術(shù),組織人事,資金運(yùn)作,客戶資料,流通渠道,討論而未作定論,疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故,人事爭(zhēng)端,內(nèi)部失竊,經(jīng)濟(jì)糾紛等(4)應(yīng)做到不該說的不說,不該聽的不聽,不該記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管,機(jī)密文件嚴(yán)密保管,自己的電腦設(shè)置密碼等。某公司經(jīng)理收到一封措辭無禮的信，是由某個(gè)與公司交往較深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把文員李小姐叫來，要她寫封回信，與這位代理商斷絕一切交易和關(guān)系，并命令李小姐立即將信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一種做法做妥當(dāng)，為什么？答：（1） 按照經(jīng)理指示立即回到自己的辦公室，將信打印寄走了。（2） 寫完了信，想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，為了公司利益得罪了經(jīng)理也值得。于是對(duì)經(jīng)理說：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！”（3） 沒有馬上去寫信，而是向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！與對(duì)方斷絕關(guān)系會(huì)產(chǎn)生什么后果呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？”（4） 當(dāng)天快下班時(shí)，將打印好的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以將這信寄走嗎？”作為秘書，不僅僅是做些幕后工作，也會(huì)有走到前臺(tái)發(fā)言的機(jī)會(huì)，這時(shí)候秘書在公開場(chǎng)合發(fā)言應(yīng)該注意哪些問題？分析及要點(diǎn)：①為你的演講準(zhǔn)備充分的事實(shí)確鑿的材料以及考慮觀眾所能提問的問題答案。②預(yù)先要把演講內(nèi)容徹底考慮，思路清晰，建議提前作好發(fā)言卡片提示。③可以事先練習(xí)發(fā)言，身體語言以及手勢(shì)等都可以提前考慮成熟。④發(fā)言時(shí)要自信，保持平穩(wěn)的姿態(tài)和愉快的餓表情，要泰然自若，和觀眾作必要的目光交流。⑤使用簡(jiǎn)單、明了、易懂的餓語言，避免艱澀生僻。⑥提前測(cè)定發(fā)言時(shí)間，控制發(fā)言在一個(gè)許可的時(shí)間范圍內(nèi)。⑥用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)，突出你的聲音特點(diǎn)。⑦控制講話速度。⑧演講中關(guān)鍵的地方要有所停頓，給觀眾以考慮的空間。⑨在系統(tǒng)陳述前，應(yīng)該為整篇發(fā)言構(gòu)思總體結(jié)構(gòu)。假設(shè)你是某公司的秘書，你的上司即將到廣州實(shí)業(yè)貿(mào)易有限公司出差，他通常都是住在當(dāng)?shù)氐囊凰灭^里，喜歡單人套間，房間里要有能夠接外線的電話，并希望能夠俯視旅館外的公園，同時(shí)他還要一個(gè)接待室以召開商業(yè)會(huì)議，請(qǐng)秘書幫他在這家旅館里預(yù)定他想要的房間，收費(fèi)轉(zhuǎn)到公司帳上。公司地址是： 帳號(hào)是：分析及要點(diǎn)：電話預(yù)定。打電話給這家旅館預(yù)定部，向他講述清楚預(yù)定房間的時(shí)間、房間條件。并預(yù)定一間接待室，告訴他費(fèi)用按公司的地址和帳號(hào)轉(zhuǎn)到公司帳上。信函預(yù)定。寫信或發(fā)傳真給這家旅館，在信上寫明預(yù)定房間的時(shí)間、房間條件、予租接待室、費(fèi)用轉(zhuǎn)帳等情況。確認(rèn)預(yù)定。拿到旅館預(yù)定傳真或其他書面形式的證明，告訴上司已把確認(rèn)信附在他隨身攜帶的旅行計(jì)劃后面。某公司經(jīng)理某一天收到一封非常無理的信，是一位與公司交往較深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖要求秘書記錄自己的口授回：“。我沒有想到會(huì)收到你這樣的來信，雖然我們之間已經(jīng)有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來，但事已至此，我不得不中止我們之間的一切交易和來往，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！?！边@是信件的大致內(nèi)容，經(jīng)理要求秘書立即將信件打印寄走。對(duì)于秘書，有以下四種行為：A．“是，好的”然后回到辦公室將信件打印寄走。B．如果將信件寄走對(duì)公司和經(jīng)理本人都非常不利。秘書想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，因此，為了公司的利益，哪怕得罪了經(jīng)理也值得，于是秘書對(duì)經(jīng)理這樣說：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕了算了！”C．秘書不僅沒有退下去打印，反而前進(jìn)了一步，提出忠告：“經(jīng)理，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！給對(duì)方回一封這樣的信，后果會(huì)是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？”D．當(dāng)天快下班的時(shí)候，秘書將打印出的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以把這封信寄走嗎？”作為秘書，你認(rèn)為以上行為，哪一種正確？為什么？請(qǐng)闡述分析理由。分析及要點(diǎn)：①最優(yōu)答案為D②分析：A行為對(duì)于經(jīng)理的忠實(shí)、堅(jiān)決。作為秘書也確實(shí)應(yīng)具備這樣的品質(zhì)，但僅僅具備“忠實(shí)和堅(jiān)決”，對(duì)一位秘書而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，如果僅僅這樣，仍是一種失職行為。B行為是從整個(gè)公司的整體利益出發(fā)，對(duì)于迷失而言，這種富于自我犧牲的精神是難能可貴的，但是它和C行為一樣超越了秘書的工作角色，所以是不可取得。C行為從經(jīng)理的助手角度考慮是可取的，但是，從秘書的職責(zé)考慮，無論如何秘書都不應(yīng)該干預(yù)上司的最后決策，否則是越權(quán)行為。D行為是最合理的行為。因?yàn)?，?jīng)理和正常人一樣，也有情緒波動(dòng)，不能控制的時(shí)候，但當(dāng)他情緒穩(wěn)定下來以后就會(huì)進(jìn)行自我反省。這個(gè)時(shí)候秘書征求意見，實(shí)際上是給經(jīng)理一次重新決策的機(jī)會(huì)；作為公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)理有自己思考問題的角度和方式，他必須權(quán)衡與各方關(guān)系的利益；總之，作為經(jīng)理的秘書，在沒有弄明白經(jīng)理的真實(shí)感情之前，你即不是政策的制定者，也不是最后的決策人。案例二、秘書A小姐與它男朋友B供職于同一家公司，他們兩個(gè)準(zhǔn)備在第二年春暖花開的時(shí)節(jié)結(jié)婚，但他們的關(guān)系至今公司內(nèi)部無人知曉，不過他們準(zhǔn)備在年底在公司公開關(guān)系。但是這個(gè)時(shí)候，A小姐在出席公司的董事會(huì)討論人事問題時(shí)，聽到會(huì)議內(nèi)容：最近海南的C病的很厲害，那邊的經(jīng)理申請(qǐng)總公司立刻派人接替C的工作，因?yàn)槎聲?huì)考慮到B還沒有結(jié)婚，決定派B在月底前立刻赴海南接任C的職務(wù)。按照公司慣例，職員到外地復(fù)職，時(shí)間最短一年，而且期間不得回家探親。請(qǐng)問A小姐是否應(yīng)該把董事會(huì)上聽到消息透漏給它的男朋友B先生呢？因?yàn)椴粌H明年的婚期有可能耽誤，而且即使結(jié)婚也得忍受兩地分居的煎熬。分析及要點(diǎn)：答案當(dāng)然是不能泄露給B先生