【正文】 但是這個(gè)時(shí)候，A小姐在出席公司的董事會(huì)討論人事問(wèn)題時(shí)，聽到會(huì)議內(nèi)容：最近海南的C病的很厲害，那邊的經(jīng)理申請(qǐng)總公司立刻派人接替C的工作，因?yàn)槎聲?huì)考慮到B還沒(méi)有結(jié)婚，決定派B在月底前立刻赴海南接任C的職務(wù)。分析及要點(diǎn)：①最優(yōu)答案為D②分析：A行為對(duì)于經(jīng)理的忠實(shí)、堅(jiān)決。拿到旅館預(yù)定傳真或其他書面形式的證明，告訴上司已把確認(rèn)信附在他隨身攜帶的旅行計(jì)劃后面。公司地址是：④發(fā)言時(shí)要自信，保持平穩(wěn)的姿態(tài)和愉快的餓表情，要泰然自若，和觀眾作必要的目光交流。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問(wèn)題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？（3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？(1)李麗在談話中無(wú)意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì),得到了這筆生意(2)即使是最好的朋友,也不可不分情況暢所欲言,何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德(3)企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程,工藝技術(shù),組織人事,資金運(yùn)作,客戶資料,流通渠道,討論而未作定論,疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故,人事爭(zhēng)端,內(nèi)部失竊,經(jīng)濟(jì)糾紛等(4)應(yīng)做到不該說(shuō)的不說(shuō),不該聽的不聽,不該記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管,機(jī)密文件嚴(yán)密保管,自己的電腦設(shè)置密碼等。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書，有上千萬(wàn)元。Y事宜給利華公司的復(fù)函。案卷三：；；標(biāo)題:東方學(xué)院招生工作計(jì)劃,年度工作總結(jié)。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒(méi)有他們的名字。(8)不能僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒(méi)有遇到銷售員。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么……你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？(1)主人和客人之間,應(yīng)該主人先伸手?？蜕谭餍涠ァ|華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字?！闭f(shuō)完，“啪”掛上了電話。如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。(3)購(gòu)物環(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方.(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。30247。制作會(huì)議記錄并分發(fā)；如有必要，應(yīng)寄答謝卡給出席者，應(yīng)立即制作、發(fā)送。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。四、設(shè)計(jì)題、1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩?辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：說(shuō)服是讓對(duì)方接受自己的看法而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺(jué)。是指在完成文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3).報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是……；(4).一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；(5).如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6).如果覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦；(6).及時(shí)復(fù)信。一般的事要看上司空閑，心情好進(jìn)言；③.適地，要看場(chǎng)合；④.適度，要注意掌握分寸。P259—263答：(1)擬稿. 是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過(guò)程(2)(3),簽字發(fā)出(4),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)(5),復(fù)印或排版印制.(6)校對(duì),指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記，一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找。9．辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237—238答：讓對(duì)方接受自己的看法而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺(jué)；用語(yǔ)言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說(shuō)什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。39。（√）118． 不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（）110． 文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（）102． 文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。（）91． 文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做，（）92． 對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查。（）83．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（ ∨ ）65．檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ）57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ）51．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。（ ∨ ）43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ）36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ）28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ）20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ）12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（ ∨ ）5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（圓桌型）9以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。67．以本單位與外單位就某些問(wèn)題文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)）。48．照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的？（應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助）。 40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（發(fā)表意見）。32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦）。24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開）。16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名）。8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置）。《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題及答案》 一、單項(xiàng)選擇1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（決策性）。9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能）。17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見）。25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去）。33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？（作?huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話）。41．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)）。49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的）。60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（通知上司家人把衣服送達(dá)）。如問(wèn)函與復(fù)函等用（按通訊者特征立卷）。如問(wèn)函與復(fù)函等用（按通訊者特征立卷） 9文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該 （不用讀，只稱呼姓即可）100、會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng) （征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)） 10在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（社交的能力），了解要求約會(huì)者的心理。（ ）6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ∨ ）13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（ ∨ ）21．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（ ）29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛?！白鲞^(guò)某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（ ）44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（ ）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ∨ ）66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（）84．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（√）93． 文員在接聽電話時(shí)，如果投訴者無(wú)端辱罵，可把他使用的字眼寫下來(lái)，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說(shuō)臟話，我就沒(méi)有辦法再跟你談下去了。（）103． 在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（√）111． 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（√）三、簡(jiǎn)答題、1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？答：受意：是指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。或可與前信印證. （4）,職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦. (5):應(yīng)該按照分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦. (6),(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行. 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？p170—171答：(1)要獲得上司的許可；(2)如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)(3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等；(4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。10．單位印章主要有哪些？p244—245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245—247答：(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。(9):進(jìn)行分裝和發(fā)送.14．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？p265—267答：(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為立卷特征；(2)按問(wèn)題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。1來(lái)信受理的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求什么？答：(1).受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件；(2).及時(shí)拆封。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。④編號(hào)。⑧.登記。因此，進(jìn)行說(shuō)服時(shí)，最好要符合對(duì)方的利益觀點(diǎn)，向?qū)Ψ绞疽狻Ｐ±顟?yīng)該怎么做?(P13)電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？(P12