【正文】 起他們的注意，也可以在某些時(shí)候作一停留，以給聽(tīng)眾思考的余地。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。n+后勤開(kāi)支(2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400247。30247。11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛(ài)好,文化背景,性格習(xí)慣等。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223)(1)比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品(4) 附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書(shū)小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248)小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下：來(lái)電者：“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是。”來(lái)電者：“？”陳小姐：“對(duì)不起，不行的。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn)1．6美元一打行不行，就說(shuō)不行的。文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫著：“親愛(ài)的紅：……”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。(P73)（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開(kāi)所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門；（3）對(duì)于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對(duì)方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國(guó)外的信件，信封的打印應(yīng)該按國(guó)外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示； (2)在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； (3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦；(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。拆開(kāi)第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見(jiàn)解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽(tīng)越不高興，結(jié)果沒(méi)等小林把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō)：“公司小是否埋沒(méi)了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開(kāi)了辦公室。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)？(1)不能說(shuō)總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧,辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng),不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄,匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情,不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；5)對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請(qǐng)保安或打110。正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商。 (3)陳的穿著打扮干擾談判,影響工作,破壞工作場(chǎng)所安靜；(4)陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿,使得談判一開(kāi)始就不順利；5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng),性格有所了解,她應(yīng)采取補(bǔ)救措施,可以將上司借故引開(kāi),并示意上司忍耐些,使談判繼續(xù),而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評(píng),即使是過(guò)頭話,也應(yīng)保持冷靜,不反駁,用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況,交流思想和感情。一路上，小李非常關(guān)心地詢問(wèn)了客人所在公司的情況，打聽(tīng)客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來(lái)越少。后為上,前為下。公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開(kāi)銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。”星期四上午8：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒(méi)有人招呼，以為會(huì)議不開(kāi)了，坐了一會(huì)就走了。公司一共有12位銷售員，事后去問(wèn)另外4位，他們說(shuō)，根本沒(méi)有看到通知。而公司沒(méi)有放映機(jī)。會(huì)議開(kāi)幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。(2)如果聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報(bào),請(qǐng)求該如何辦。(7)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車場(chǎng)等問(wèn)題。于是他寫了如下的通知：會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開(kāi)各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。問(wèn)題二：作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？（1）會(huì)議通知缺少主題(議題)；時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)；請(qǐng)哪些人出席不明確；發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上,可進(jìn)行說(shuō)明解釋；如本人不在,應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書(shū))簽字,打電話確認(rèn)是否出席。案卷二：；；；標(biāo)題:東方學(xué)院關(guān)于招生工作,系主任調(diào)整,開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要,決定,通知。案卷一：標(biāo)題:利華公司2003年經(jīng)理會(huì)議記錄案卷二標(biāo)題:利華公司2003年銷售工作計(jì)劃,總結(jié)案卷三:。39。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書(shū)陳珍妮在一起游玩。李麗說(shuō)：“你也不要太在意，我們做秘書(shū)的要自己調(diào)節(jié)心情。但這次談判確實(shí)非常順利?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她想沒(méi)有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒(méi)有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。李小姐可以有以下做法，哪一種做法做妥當(dāng)，為什么？答：（1） 按照經(jīng)理指示立即回到自己的辦公室，將信打印寄走了。③可以事先練習(xí)發(fā)言，身體語(yǔ)言以及手勢(shì)等都可以提前考慮成熟。⑥用規(guī)范的語(yǔ)言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)，突出你的聲音特點(diǎn)。假設(shè)你是某公司的秘書(shū)，你的上司即將到廣州實(shí)業(yè)貿(mào)易有限公司出差，他通常都是住在當(dāng)?shù)氐囊凰灭^里，喜歡單人套間，房間里要有能夠接外線的電話，并希望能夠俯視旅館外的公園，同時(shí)他還要一個(gè)接待室以召開(kāi)商業(yè)會(huì)議，請(qǐng)秘書(shū)幫他在這家旅館里預(yù)定他想要的房間，收費(fèi)轉(zhuǎn)到公司帳上。打電話給這家旅館預(yù)定部，向他講述清楚預(yù)定房間的時(shí)間、房間條件。確認(rèn)預(yù)定。我沒(méi)有想到會(huì)收到你這樣的來(lái)信，雖然我們之間已經(jīng)有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事已至此，我不得不中止我們之間的一切交易和來(lái)往，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！。秘書(shū)想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，因此，為了公司的利益，哪怕得罪了經(jīng)理也值得，于是秘書(shū)對(duì)經(jīng)理這樣說(shuō)：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕了算了！”C．秘書(shū)不僅沒(méi)有退下去打印，反而前進(jìn)了一步，提出忠告：“經(jīng)理，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！給對(duì)方回一封這樣的信，后果會(huì)是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒(méi)有應(yīng)該反省的地方嗎？”D．當(dāng)天快下班的時(shí)候，秘書(shū)將打印出的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以把這封信寄走嗎？”作為秘書(shū)，你認(rèn)為以上行為，哪一種正確？為什么？請(qǐng)闡述分析理由。C行為從經(jīng)理的助手角度考慮是可取的，但是，從秘書(shū)的職責(zé)考慮，無(wú)論如何秘書(shū)都不應(yīng)該干預(yù)上司的最后決策，否則是越權(quán)行為。案例二、秘書(shū)A小姐與它男朋友B供職于同一家公司，他們兩個(gè)準(zhǔn)備在第二年春暖花開(kāi)的時(shí)節(jié)結(jié)婚，但他們的關(guān)系至今公司內(nèi)部無(wú)人知曉，不過(guò)他們準(zhǔn)備在年底在公司公開(kāi)關(guān)系。分析及要點(diǎn)：答案當(dāng)然是不能泄露給B先生。按照公司慣例，職員到外地復(fù)職，時(shí)間最短一年，而且期間不得回家探親。因?yàn)椋?jīng)理和正常人一樣，也有情緒波動(dòng)，不能控制的時(shí)候，但當(dāng)他情緒穩(wěn)定下來(lái)以后就會(huì)進(jìn)行自我反省。作為秘書(shū)也確實(shí)應(yīng)具備這樣的品質(zhì)，但僅僅具備“忠實(shí)和堅(jiān)決”，對(duì)一位秘書(shū)而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，如果僅僅這樣，仍是一種失職行為。對(duì)于秘書(shū)，有以下四種行為：A．“是，好的”然后回到辦公室將信件打印寄走。某公司經(jīng)理某一天收到一封非常無(wú)理的信，是一位與公司交往較深的代理商寫來(lái)的。信函預(yù)定。⑧演講中關(guān)鍵的地方要有所停頓，給觀眾以考慮的空間。⑤使用簡(jiǎn)單、明了、易懂的餓語(yǔ)言，避免艱澀生僻。于是對(duì)經(jīng)理說(shuō)：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！”（3） 沒(méi)有馬上去寫信，而是向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！與對(duì)方斷絕關(guān)系會(huì)產(chǎn)生什么后果呢？在這件事情上，我們難道就沒(méi)有應(yīng)該反省的地方嗎？”（4） 當(dāng)天快下班時(shí)，將打印好的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以將這信寄走嗎？”作為秘書(shū)，不僅僅是做些幕后工作，也會(huì)有走到前臺(tái)發(fā)言的機(jī)會(huì)，這時(shí)候秘書(shū)在公開(kāi)場(chǎng)合發(fā)言應(yīng)該注意哪些問(wèn)題？分析及要點(diǎn)：①為你的演講準(zhǔn)備充分的事實(shí)確鑿的材料以及考慮觀眾所能提問(wèn)的問(wèn)題答案。某公司經(jīng)理收到一封措辭無(wú)禮的信，是由某個(gè)與公司交往較深的代理商寫來(lái)的。過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過(guò)了約定時(shí)間，還不見(jiàn)代表團(tuán)的影子。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開(kāi)朗，樂(lè)于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。案卷四：；；；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備,加強(qiáng)學(xué)生思想工作,提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。補(bǔ)救措施可以是：小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊,耳語(yǔ)了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,。一查底稿，原來(lái)是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎虎，沒(méi)有更正。問(wèn)題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？過(guò)了幾天，局里召開(kāi)傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開(kāi)迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書(shū)小萬(wàn)寫一份通知。(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí) 5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)(或原租賃公司再送一臺(tái))。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。請(qǐng)問(wèn)，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？(1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單(2)打印好書(shū)面通知(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個(gè)人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束時(shí)間),地點(diǎn)(6)應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開(kāi)大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位，外單位的人員。到了接下來(lái)小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。(6)客人公司的一些內(nèi)部情況,個(gè)人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題。2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:我替你拿可以嗎 (3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這里視野好。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能！”小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境,不符合特定的會(huì)談工作要求。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小趙說(shuō)總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來(lái)慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意?！标愋〗惚唤夤褪且?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？參考答案：五個(gè)錯(cuò)：(1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方情況，手套的需要量)