【正文】 D行為是最合理的行為。并預(yù)定一間接待室，告訴他費用按公司的地址和帳號轉(zhuǎn)到公司帳上。⑦控制講話速度?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。預(yù)定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。5)客人應(yīng)該坐后排,小李應(yīng)該坐副駕駛座。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在。8)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+1050)(7)會議成本一6(10+2．5)550+800=18750一800=19550(元)8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財務(wù)部門報銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費用(2)回到公司上班后,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準,然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會？(P150)(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；3)座談會上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；4)主持人負責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定,可長可短；(7)會場應(yīng)準備些飲料,茶點,邊吃邊談,可使氣氛輕松。說服的要領(lǐng)：①.清楚地知道在所說的事項中最想說什么。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行譽清、復(fù)印、或排版印制。通常，報告是以口頭或文書表示，這里要談?wù)摰氖强陬^報告說明。進言具有以下作用：①.參謀作用，主動向上司提出意見、建議。5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181答：（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報警系統(tǒng),一周計劃以及其他提示事項,文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表,固定活動日期一覽表,使用提示性備忘錄,準備約會表,準備特殊提示卡,準備交往提示文件.6．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？p137答：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。（）114． 假如上司不準備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（）98． 文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（ ）,最好用人工燈光.(√),盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行.(√),應(yīng)隨時隨地進行.(錯╳),文員應(yīng)先小步走進會客室,等客人進人后,再輕輕關(guān)上門.(錯),應(yīng)先介紹地位高的人,再介紹地位低的人.(錯),應(yīng)立即將會議通知丟掉,以免干擾其他事.(錯),與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù).(對),支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜.(錯),若時機錯過再來補救,不但無法表達誠意,79．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ）54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ∨ ）39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ）24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ）9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。 70、文員打印寄往歐美國家的信封,收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是(姓名,部門,地址,國名)。52．社交場合很講究次序禮儀，一般（以右為尊）。36．會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機）。20．以下哪個接打電話的行為是不正確的？（受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回擊）。4．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些）。13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？(可以按照文員自己的習(xí)慣進行工作）。29．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（感謝信）。45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（代替上司制定約會計劃）。64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（騎邊章）。（ ∨ ）2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ）17．按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ∨ ）33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ）48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（88．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（√）107． 如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關(guān)系作用。P255—256答：(1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；4)公文標題；5)主送機關(guān)；6)正文,附件；(7)發(fā)文機關(guān),成文日期,機關(guān)印章；8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。②.核稿。1公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121)(1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；4)預(yù)訂食宿；5)迎接來賓；6)商議日程；7)安排會談；8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。請計算會議的成本?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？參考答案：五個錯：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)； (2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)； (3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)； (4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)； (5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。到了(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時 5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(或原租賃公司再送一臺)。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。于是對經(jīng)理說：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！”（3） 沒有馬上去寫信，而是向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請您冷靜一點！與對方斷絕關(guān)系會產(chǎn)生什么后果呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？”（4） 當天快下班時，將打印好的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以將這信寄走嗎？”作為秘書，不僅僅是做些幕后工作，也會有走到前臺發(fā)言的機會，這時候秘書在公開場合發(fā)言應(yīng)該注意哪些問題？分析及要點：①為你的演講準備充分的事實確鑿的材料以及考慮觀眾所能提問的問題答案。對于秘書，有以下四種行為：A．“是，好的”然后回到辦公室將信件打印寄走。分析及要點：答案當然是不能泄露給B先生。我沒有想到會收到你這樣的來信，雖然我們之間已經(jīng)有那么長時間的往來，但事已至此，我不得不中止我們之間的一切交易和來往，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！。李小姐可以有以下做法，哪一種做法做妥當，為什么？答：（1） 按照經(jīng)理指示立即回到自己的辦公室，將信打印寄走了。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？（1）會議通知缺少主題(議題)；時間上缺少從幾點到幾點；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上,可進行說明解釋；如本人不在,應(yīng)請代收人(或秘書)簽字,打電話確認是否出席。(2)如果聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報,請求該如何辦。”星期四上午8：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。 (3)陳的穿著打扮干擾談判,影響工作,破壞工作場所安靜；(4)陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿,使得談判一開始就不順利；5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng),性格有所了解,她應(yīng)采取補救措施,可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些,使談判繼續(xù),而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評,即使是過頭話,也應(yīng)保持冷靜,不反駁,用適當?shù)姆绞秸f明情況,交流思想和感情。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示； (2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； (3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，就說不行的。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223)(1)參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。⑨分發(fā)。答：①.擬稿。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。通告；(4)通知 、通報；(5)議案；(6)報告；(7)請示；(8)批復(fù) :意見；(9)函；(1 0)會議紀要。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項：——用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。（√）105． 男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（）86．按英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ）60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ∨ ）46．交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（ ）31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。（ ）15．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。 （圓桌型） 11文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在 （右上角）11在辦公室里，（離入口最遠）的位置是上座。62．接受忠告的正確反應(yīng)是（切勿感情用事）。43．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（說話的技巧），了解要求約會者的心理。 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（愛好）。11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品）。 6．傳真機的使用哪一項是不對的？（隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送）。22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話）。38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（圓桌型）。56．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去）。 7郵件送到單位所租的信箱,由文員開啟,取出郵件帶回辦公室,以下哪項事情與文員的工作要求不一致(應(yīng)提高辦事效率,把取郵件與其他事一起辦)。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該