哈佛經(jīng)理會(huì)議管理要點(diǎn)-資料下載頁
2025-06-27 23:56本頁面
【正文】 對(duì)話者認(rèn)為主席不耐煩，或保持審問態(tài)度；太緩慢的發(fā)問容易令對(duì)話者感到沉悶無聊。 (5)主席應(yīng)盡量使用不指名答復(fù)的問題。即所謂的“凌空式問題”。因?yàn)檫@種問題等于向全體與會(huì)者發(fā)問，可使全體與會(huì)者皆參與問題的討論。 (6)必要的時(shí)候，主席可以使用指名答復(fù)的問題。即所謂的“瞄準(zhǔn)式問題”，向特定的與會(huì)者發(fā)問。這種問題的潛在缺點(diǎn)是：不被指名答復(fù)的與會(huì)者，可能因抱事不關(guān)己的態(tài)度而不參與問題的討論。主席使用這種問題時(shí)，應(yīng)先叫發(fā)問對(duì)象的姓名，然后再予發(fā)問。先叫發(fā)問對(duì)象的姓名，等于給他一個(gè)預(yù)告，使他全神貫注聽取主席的發(fā)問，以便作出有效的答復(fù)。主席切忌先發(fā)問，然后再指名答復(fù)，因?yàn)槿f一被指名答復(fù)者記不清楚主席的問題，他將無從答復(fù)，這不但會(huì)造成場(chǎng)面難堪，而且主席又須花費(fèi)時(shí)間重新發(fā)問。 (7)主席提出敏感性的問題時(shí)，應(yīng)附帶說明發(fā)問的理由。只要主席有適當(dāng)?shù)睦碛?，敏感性問題的提出，就不會(huì)被視為一種忌諱。 (8)所有的問題都必須環(huán)繞一個(gè)中心主題。 (9)主席應(yīng)盡量由廣泛的問題，再移向特定的問題。這樣做將有助于節(jié)省溝通的時(shí)間，因?yàn)榕c會(huì)者在答復(fù)廣泛的問題之際，可能已提供了某些特定問題的答案。 (10)主席應(yīng)盡量根據(jù)與會(huì)者對(duì)前一個(gè)問題的答復(fù)構(gòu)造問句。這樣做有兩個(gè)好處：①可令與會(huì)者按同一思路提供答復(fù)；②可令與會(huì)者確切了解，他的答復(fù)已被主席所聽取，這無形中對(duì)他是一種鼓勵(lì)。 (11)主席發(fā)問之后，應(yīng)給予答復(fù)者足夠的時(shí)間答復(fù)。主席發(fā)問之后，答復(fù)者通常要?dú)v經(jīng)四個(gè)階段，才能對(duì)主席的問題進(jìn)行答復(fù)：第一、設(shè)法先搞清楚問題的內(nèi)涵；第二、思索問題的答案；第三、對(duì)答案給予適當(dāng)?shù)拇朕o；第四、考慮主席或其他與會(huì)者對(duì)該答案所可能產(chǎn)生的反應(yīng)與評(píng)價(jià)，因?yàn)榇饛?fù)者向來都擔(dān)心自己的答復(fù)是否會(huì)貽笑大方或無意中得罪人。這四個(gè)階段的構(gòu)思可能會(huì)花相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間——譬如說十秒鐘或更長(zhǎng)——此時(shí)主席不應(yīng)因擔(dān)心會(huì)議出現(xiàn)“冷場(chǎng)”，而以話語打斷答復(fù)者的思維。為了填補(bǔ)發(fā)問與答復(fù)之間的時(shí)間空檔，主席可在這段時(shí)間內(nèi)將發(fā)出的問題扼要地寫在黑板上或白報(bào)紙上。這樣做，一來可進(jìn)一步澄清問題的內(nèi)涵，二來可令答復(fù)者從容構(gòu)思答案。 (12)主席對(duì)答復(fù)者的答復(fù)應(yīng)表示竭誠的歡迎。主要可透過身體語言(例如：領(lǐng)首、微笑)或口頭語言(例如：嗯!是的!)表示歡迎?？蓪⒋饛?fù)者答復(fù)的重點(diǎn)扼要地寫在黑板或白報(bào)紙上，表示歡迎。 會(huì)議結(jié)束要點(diǎn) 在所有的議案討論完畢時(shí)，或是在預(yù)定的會(huì)議終止時(shí)間來臨時(shí)，主席應(yīng)適時(shí)地結(jié)束會(huì)議。主席在結(jié)束會(huì)議的時(shí)候最忌諱的是采取這一類方式：“時(shí)間差不多了，如果諸位再?zèng)]有其它問題，我們就此打住?！?散會(huì)?！币赃@類方式結(jié)束會(huì)議含有兩種缺陷： (1)倘若與會(huì)者臨時(shí)再提出問題，則可能會(huì)耽擱時(shí)間而使會(huì)議無法按原定的時(shí)間結(jié)束。 (2)主席的說詞給人的印象只是：他已機(jī)械式地完成了一件份內(nèi)的事，而這件事對(duì)他來說好象并不重要。與會(huì)者因?yàn)橛辛诉@個(gè)印象，所以他們?cè)陔x開會(huì)場(chǎng)之際，并不覺得這場(chǎng)會(huì)議有什么收獲。 為了避免以上兩種缺陷，主席應(yīng)該在結(jié)束會(huì)議之前的幾分鐘，為整場(chǎng)會(huì)議作總結(jié)。在任何一場(chǎng)會(huì)議里，令與會(huì)者印象最深刻的，便是會(huì)議結(jié)束前幾分鐘所聽到的話語。因此，主席應(yīng)該善用這幾分鐘。主席的總結(jié)最好能夠涵蓋下列四項(xiàng)： (1)復(fù)述這次會(huì)議的目標(biāo)。 (2)總結(jié)這次會(huì)議所取得的成果。 (3)多謝與會(huì)者參與(或在適當(dāng)場(chǎng)合下，感謝他們的貢獻(xiàn)或關(guān)注)。 (4)必要的時(shí)候，宣布下一次會(huì)議的目標(biāo)、時(shí)間及地點(diǎn)。 在上列總結(jié)性的陳述之后，與會(huì)者在離開會(huì)場(chǎng)之際，才會(huì)真正領(lǐng)受到成就感或貢獻(xiàn)感。 會(huì)議結(jié)束后，主席的工作仍未結(jié)束。主席仍有四件事要辦： (1)評(píng)估剛剛結(jié)束的會(huì)議，以作為改進(jìn)未來會(huì)議的參考。主席在每一次會(huì)議結(jié)束后，都應(yīng)該花幾分鐘時(shí)間，針對(duì)會(huì)議是否具實(shí)效而作自我評(píng)估。但是為了避免受主觀意識(shí)所蒙蔽，主席可以偶而在會(huì)議結(jié)束后以不記名式的問卷，讓與會(huì)者評(píng)估會(huì)議的成敗；甚至主席也可以偶而邀請(qǐng)觀察員列席，以便對(duì)會(huì)議的成果作評(píng)估。盡管主席本人、與會(huì)者及觀察員三方面的單獨(dú)評(píng)估可能均含某一程度偏見，但三方面的綜合評(píng)估則頗為中肯。因此，我們希望經(jīng)常有機(jī)會(huì)充當(dāng)會(huì)議主席的人，找個(gè)機(jī)會(huì)為自己所主持的會(huì)議作上述三方面的綜合評(píng)估。 (2)責(zé)成有關(guān)人員整理會(huì)議記錄。會(huì)議記錄至少能夠發(fā)揮三種功能：①充作征信工具；②充作會(huì)議中決議事項(xiàng)追蹤依據(jù)；③充作組織內(nèi)部溝通信息的文件。為了令會(huì)議記錄能充分地發(fā)揮上述的功能，他應(yīng)該在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)之內(nèi)——或至遲到48小時(shí)之內(nèi)，整理妥善并送有關(guān)人員。會(huì)議記錄如能在這樣的時(shí)限內(nèi)送出，將可產(chǎn)生三種好處：①假如會(huì)議記錄在內(nèi)容上有商榷余地，則可即時(shí)改正，因?yàn)榕c會(huì)者在這個(gè)時(shí)候?qū)?huì)議經(jīng)過仍然記憶猶新。②會(huì)議中如有后續(xù)的工作有待與會(huì)者辦理，則會(huì)議記錄可以發(fā)揮提醒及跟催作用。③既然會(huì)議記錄能夠在一兩天之內(nèi)送達(dá)有關(guān)人員手中，主席可以借此讓只需要知道會(huì)議結(jié)果的那些人免于參加會(huì)議。 (3)主席應(yīng)適時(shí)追蹤會(huì)議中決議事項(xiàng)的執(zhí)行狀況，以免“決而不行、行而無效”。 (4)主席應(yīng)該適時(shí)解散已完成任務(wù)的委員會(huì)或工作小組，以免它們無中生有地找理由開會(huì)。 23 / 23
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