會議的六大功能-資料下載頁
2025-06-27 22:47本頁面
【正文】 了解和掌握了質(zhì)詢的禮節(jié)，就會明白應(yīng)該使用何種技巧來正確應(yīng)對，質(zhì)詢也就不會成為可怕之事了。1．不要同時提出兩個以上的問題質(zhì)詢也就意味著要提出問題，所以，質(zhì)詢的第一個禮節(jié)就是不要同時提出兩個以上的問題。即使你目前確實有許多問題，但是一次只能提出一個問題，而且是一對一的提問。這樣能讓被質(zhì)詢者集中思路地回答你的問題，有利于解答你心中的疑問。如果一次提出多個問題，一時之間會令對方不知所措，更不利于解決問題。一對一的提問方式既可以表現(xiàn)出你對對方以及問題本身的尊重，也是一種有禮貌的表現(xiàn)。2．質(zhì)詢要在兩分鐘內(nèi)說完會議主席要提前做好會議各項議程的時間段的分配，要專門留出一定的時間供與會者提出質(zhì)詢。而且要事先明文規(guī)定，每位提問者必須讓自己的提問在兩分鐘內(nèi)完成，從而空出更多的時間讓被提問者回答。若不事先做好時間分配，質(zhì)詢這個環(huán)節(jié)恐怕就會被省略掉，因為過于冗長的會議會讓與會者喪失提問的興趣。而如果質(zhì)詢時間過長，也會拖延會議的進(jìn)程。3．避免只回答是或不是回答問題時不能只說“是或不是，好或不好”，應(yīng)簡短說明因由?；卮鹨啙嵜髁?、有理有據(jù)。要一針見血地指出某某提案為什么好或為什么不好；另外，回答問題不要過于直截了當(dāng)，盡量婉轉(zhuǎn)并留有余地，不要一棍子將人打死。比如你可以說“因為我覺得這個會影響到我們公司的某一些項目，所以我個人認(rèn)為我們是不是可以采用其他的方案會更好”。4．不要重復(fù)提出同樣的質(zhì)詢開會時不要重復(fù)提出同樣的問題。有些人為了表現(xiàn)自己，即使同樣的問題已經(jīng)有人提出，他還是會不厭其煩的再提出一次。這種行為實屬多余，而且也很不明智，別人提過的問題已經(jīng)失去了再問的意義，你應(yīng)該構(gòu)思其他的問題。而且，這種重復(fù)提問還會占據(jù)會議的時間，影響他人提問，實在是損人又不利己。5．勿大聲無理的問話或堅持己見少數(shù)服從多數(shù)是會議規(guī)則中的一條，它強(qiáng)調(diào)的是一種集體的聲音，壓制的是個別不同的聲音。所以，如果你的意見與絕大多數(shù)人的想法相左，你就要試著去接受大家的意見，而不是堅持己見。如果你因為自己的意見不被認(rèn)同而臉色難看甚至在會議中大喊大鬧，那不僅于事無補(bǔ)，而且還會讓其他與會者覺得你沒有風(fēng)度、氣量狹小，甚至?xí)虼硕幪帢鋽?，使自己處于孤立的境地，與其如此，還不如順應(yīng)“民意”。司儀角色扮演司儀是協(xié)助會議主席控制會議的人，其職責(zé)最主要是讀議程和唱名，并且提醒主席會議的重點(diǎn)，所以只有在進(jìn)行下一個議題時，才會開口，大部分時間都是由主席講話。一個稱職的司儀，不應(yīng)該喧賓奪主，搶走主席的光彩，而是大家各司其職，令會議開的有聲有色。一名合格的會議司儀應(yīng)具備以下九大特性：1．具有專業(yè)知識司儀這個職位是為勇于嘗試的人準(zhǔn)備的，一個優(yōu)秀的司儀很容易邁向管理階層。司儀要具備相關(guān)的專業(yè)知識，培養(yǎng)自我的多元化智慧，這樣才能得到公司的重視。司儀絕不單純是一個簡單的服務(wù)人員，而是會議很重要的一個組成部分，沒有扎實的專業(yè)知識作后盾，就無法在會議中有理有據(jù)的輔助主席工作，也不可能當(dāng)選司儀。參與會議的主席、司儀和群眾，都要好好的扮演自己的角色，大家通力合作，才能把會議開得盡善盡美。2．要清楚自己的定位身為一名司儀，一定要對自己的定位有一個清醒的認(rèn)識，這樣才能在開會時做好本職工作。司儀主要是用來協(xié)助會議主席掌控會議，所以，適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充和提醒主席是司儀的主要職責(zé)。但是，還要切記不可喧賓奪主。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)會議主席的講話超過了預(yù)定的時間，就要使用不落痕跡的方式，自然的提醒主席。比如，寫一張小紙條，若有若無的放在主席的桌上；當(dāng)主席忘記了會議的某個議題，你要用合適的語言提醒主席，比如“主席對不起，五分鐘前你提到的那個議題，你要不要補(bǔ)充一下”？這樣既尊重了主席，又提出了議題。3．要注意著裝司儀必須要注意著裝，這是對司儀的一個基本要求。除會議主席外，最能吸引大家注意力的就是司儀。得體的著裝更能體現(xiàn)良好的氣質(zhì)，讓人見之頓生尊重和喜愛之情；著裝不得體，勢必讓會議的嚴(yán)肅性和功能的發(fā)揮大打折扣，與會者甚至?xí)岩山M織者的眼光和能力。所以，司儀一定要認(rèn)真著裝。4．要充滿活力在會議進(jìn)行中，除會議主席之外，最引人注目的焦點(diǎn)就是司儀。在宣讀會議章程時，司儀若是面無表情、呆若木雞，與會者的心情就會受到不良的影響，會議氣氛也會隨之變得死氣沉沉，更會影響到會議的順利進(jìn)行。所以，司儀人員在宣布會議要點(diǎn)時一定要充滿活力，用自己的活力感染與會者，讓會議在輕松的環(huán)境中順利進(jìn)行。5．具有應(yīng)急能力并會緩和氣氛紅花還要綠葉配，如果說會議主席是一朵紅花，那司儀就是當(dāng)之無愧的綠葉。二者是相輔相成的關(guān)系。司儀要具備較強(qiáng)的應(yīng)急能力，當(dāng)主席經(jīng)驗不足，臨?；艁y時，司儀就要立即挺身而出、靈活應(yīng)對，幫主席打好圓場；司儀還要具有很好的調(diào)節(jié)氣氛的能力，當(dāng)與會者與主席發(fā)生爭執(zhí)、僵持不下的時候，司儀要善于用一兩句幽默的話語緩和會場上緊張的氣氛。6．要有適當(dāng)?shù)闹w語言肢體語言的作用很大，比起一般的語言，它顯得更為生動和有力。司儀要會適當(dāng)使用肢體語言，充分調(diào)動與會者的情緒、調(diào)節(jié)會議的氣氛。如果始終都只是一味地照本宣科，恐怕很難把會議開好。適當(dāng)?shù)恼Z言搭配適當(dāng)?shù)闹w語言才能有效的協(xié)助主席將會議順利的進(jìn)行下去。【自檢】請據(jù)實填寫下表。在一般會議中，您是否能處理好會議質(zhì)詢？ 是□ 否□在質(zhì)詢過程中，以下幾點(diǎn)你做到了嗎？ 是□ 否□1不要同時提出兩個以上的問題是□ 否□2質(zhì)詢要在兩分鐘內(nèi)說完是□ 否□3避免只回答“是”或“不是”，應(yīng)簡短說明因由是□ 否□4不要重復(fù)提出同樣的質(zhì)詢是□ 否□5勿大聲無理的問話或堅持己見是□ 否□【本講小結(jié)】質(zhì)詢是會議的一項重要內(nèi)容，它的存在是為了讓會議的議題更加明確，讓會議的與會各方更容易達(dá)成一致。只要每位與會者了解和掌握了質(zhì)詢的禮儀，就會明白應(yīng)該如何質(zhì)詢，以避免質(zhì)詢中的尷尬。司儀是為勇于嘗試的人準(zhǔn)備的，在會議過程中，其職責(zé)是協(xié)助會議主席控制會議，具體說就是讀議程和唱名，并且提醒主席會議的要點(diǎn)。擔(dān)任司儀的人必須具有扎實的專業(yè)知識，明確自己的定位并充滿活力，以保證會議順利進(jìn)行?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
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