【正文】 “電子資料整理”注意事項 電子資料整理應(yīng)注意八點： (1)電子資料的整理是將看不到的保存資料加以整理，使之能一目了然； (2)注意資料規(guī)格的統(tǒng)一，并事先加以整理、保存，以便能隨時調(diào)出必要的資料； (3)錄音帶的使用盡量維持“一個主題一卷卡帶”的理想狀況； (4)當錄音帶內(nèi)容的重復使用機會不多時，在短期的保存之后，應(yīng)重新利用，以避免卡帶泛濫成災(zāi)； (5)有必要保存的錄音帶，貼上與主題相同的索引后，放入檔案袋中； (6)在錄像帶上加注時間數(shù)據(jù)，以便清楚了解每段畫面的所在位置； (7)磁碟片的整理最好維持一個主題的磁碟片一個檔案袋； (8)磁碟片或硬式磁碟的資料必須備存起來。 　 □ 照片資料整理技巧 再也沒有比整理照片更麻煩的事。在照片吃香的年代，每個人都小心翼翼地將照片粘貼于相冊上；當傻瓜相機的時代來臨時，沖印已經(jīng)普及，這時膠卷和相冊堆積如山，反而成了人們最頭痛的問題。幸好照片具備了其他媒介所無法替代的功能，以致于未遭淘汰的命運。 照片主要有五項功能： (1)捕捉瞬間的美； (2)彌補模糊不清的記憶； (3)一張照片足以傳達比一百句話更多的信息； (4)記錄鮮明的映像； (5)能使用于印刷媒體上。在資料工作上，照片相當重要，尤其對報紙、雜志媒體來說，照片的存在不容忽視。 1. 以時間順序整理照片資料 整理文件資料的首要原則，即是要按音序的排列順序，而在整理照片時，卻應(yīng)該考慮它的時間順序。照片是記錄時間過程里的一瞬間，也是凍結(jié)時間的一種記錄。當看到一張照片時，腦海里首先浮現(xiàn)的即是“何時拍的?”所以，整理照片資料應(yīng)該順著記憶里的時間順序排列。 2. 整理照片資料的技術(shù) 照片的整理工作，從底片送到?jīng)_印店沖洗時即已展開。以彩色負片為例，盡管“同步?jīng)_洗”(即沖出負片，接著便洗出照片)已成為時代新趨勢，但是如果顧及整理的工作，最好還是舍棄為妙。因為不管是否拍攝成功，是否值得沖印，把所有底片同步?jīng)_洗的做法，就是一種資源的浪費。尤其是工作攝影，值得沖印的照片往往只有其中數(shù)張，利用“同步?jīng)_洗”是一大浪費。所以，當?shù)灼徒粵_印店時，只須沖出負片即可，如果非要同步?jīng)_洗不可時，也莫忘了附帶進行黑白壓條(黑白負片一樣尺寸照片)的沖印。另外，由于黑白底片本身只有黑白兩色，若想從負片上判斷照片的優(yōu)劣，或許是一件吃力的工作，因此可先將負片制作成黑白原尺寸條塊(壓條)，再用放大鏡檢查，或許效果比較理想。 3. “照片資料的整理”注意事項 照片資料的整理應(yīng)注意五個事項? (1)照片資料是一種時間記錄，最好能按照時間順序來整理； (2)底片與黑白壓條(相版)應(yīng)成對放入檔案袋中； (3)盡量少用同步?jīng)_印，僅選擇有必要的畫面沖放照片，并和文件資料一齊放入相同主題的檔案袋中； (4)正片只能利用現(xiàn)成的整理系統(tǒng)加以保管； (5)選擇攝像機磁碟片中可用的畫面，轉(zhuǎn)錄于VHS錄像帶中保存起來。 　 □ 人物資料整理技巧 多數(shù)人都曾經(jīng)為了整理名片或聯(lián)絡(luò)地址而傷透腦筋。其原因莫過于找不到一套理想的整理方法。每個人處理名片的態(tài)度及方法各有不同，有人不論是莫逆之交或一面之緣，皆把對方視為個人資產(chǎn)納入通訊錄中；有人只登錄關(guān)系密切者的通訊地址；有人卻來者不拒，甚至將它列為一種商業(yè)信息；但也有人象政治家般喜歡到處散發(fā)名片。不同職業(yè)及不同的人生觀自然影響了每個人的處理方式，但是不可否認，在商業(yè)上，“人”的確是相當重要的信息來源。一個人能借著一通電話與多少人聯(lián)絡(luò)、擴充多少人際關(guān)系，往往可以看出一個人的工作實力，因為“人”就是最具價值的信息。 名片及通訊錄的基本整理方法有兩點： 1. 名片及通訊錄的基本管理法 在八十年代個人電腦剛剛興起，沒有人知道這個儼若魔術(shù)箱的新玩意，能對工作產(chǎn)生多大的助益。事實上，除了理工系的數(shù)值計算及經(jīng)營管理外，電腦并未對個人工作產(chǎn)生巨大的改變或貢獻。當電腦公司里的研究開發(fā)者絞盡腦汁想著該如何發(fā)展電腦的用途時，一度電腦曾被視為“協(xié)助業(yè)余者增長智慧”的機器，然而到了最后，電腦卻走上一般商業(yè)用途，于是有關(guān)“名片吠ㄑ堵嫉墓芾237?！碧籽b軟件，便不斷被開發(fā)出來。 用電腦處理人物資料，具有三大優(yōu)點： (1)能夠自由地刪除或增加名單； (2)能夠快速地查詢； (3)能夠?qū)⑤斎胭Y料直接打印出來。這些都是紙資料所無法達到的優(yōu)點。 不過，以電腦管理名片或通訊錄，仍有三項不可避免的缺點： (1)輸入作業(yè)相當麻煩； (2)登錄的資料會一年一年與日漸增，總有一天會超過容量的極限； (3)電腦不似通訊手冊可隨身攜帶。因此，許多人不愿意以電腦來管理現(xiàn)有的通訊資料， 其唯恐將來有更理想的電子管理系統(tǒng)出現(xiàn)時，又必須重新輸入資料，造成人力與時間的浪費。盡管如此，絕大多數(shù)人仍一直期待名片、通訊錄的電子化，于是在去年剛剛上市的超薄型筆記簿電腦(或資料處理機)，立即成為市場上的搶手貨。 有的管理者所使用的通訊手冊已經(jīng)沿用20余年，雖然外表陳舊不堪，至今卻仍然相當有用。因此若要將名片，通訊錄電子化管理，就必須設(shè)定一個至少可持續(xù)10～20年的系統(tǒng)。人生的20年一晃即過，整理信息也應(yīng)該配合人生的計劃。 根據(jù)名片、通訊錄管理的一些缺陷，現(xiàn)階段要找出更理想的方法，就必須針對五個項目逐一改進： (1)輸入所需花費時間； (2)資料的容量； (3)檢索能力； (4)攜帶性； (5)20年后的持續(xù)性。然后再綜合兩項要點：?首先制作一個以“紙資料”為中心的管理系統(tǒng)，作為將來電子化的藍本；?在藍本中再制作一個可以和名片、通訊錄聯(lián)系的系統(tǒng)。 使工作簡單而不麻煩，是整理資料的大原則，如果為了整理而使事情變得更繁雜，反而是一種顛倒是非的做法。 2. 建立“紙資料”為中心的管理系統(tǒng) 傳說名片最早起源于17～18世紀的歐洲，但使用最多的卻是日本人。名片被視為一種 身份地位的象征，鬃經(jīng)理、鬃科長、鬃助理厖，五花八門的稱謂，充分顯示了人們在交換名片時所強調(diào)的地位價值觀。 (1)名片的規(guī)格。 名片可說是最常見的文件資料，尤其它的標準規(guī)格，在整理上節(jié)省不少功夫。相對地，假若名片的規(guī)格不統(tǒng)一，在整理上會變得相當棘手，所以擅改名片規(guī)格的人，等于是替別人制造麻煩。名片的設(shè)計愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜歡采用濃艷的色調(diào)，在復印整理時就應(yīng)避免過黑，防止字跡不清楚。 名片的印刷分為橫式與豎式兩種，如果考慮名片盒的收藏便利，最好還是采用橫式印刷為佳。對只印公司名稱的名片，應(yīng)該注明業(yè)務(wù)內(nèi)容的性質(zhì)。 (2)名片的再次加工。名片整理工作從接受名片的那一刻便已開始。如果無法正確讀出對方的姓名或公司名稱，就無法依照注音符號順序整理名片。收到名片時，一定要注明會面的時間及日期。例如在1989年4月14日下午6：30見面，那么就在名片的一角記上“1989/04/14/1830”。數(shù)年以后，當忘記這張名片的主人是誰?在哪里見面?時，就可依照名片上注明的日期，翻閱當年記事本上的記錄，很快即能確定對方的身份。 (3)通訊錄的法則。每個人都需要一本通訊錄，但是以目前市面上所銷售的型式來看，要整理通訊錄確實不是一件容易的事。尤其是當一本通訊錄準備用20年以上時，眼前幾乎沒有一本通訊錄是合乎理想標準的。如果按注意符號來排通訊錄上的姓名，所謂“張王滿天下”，姓張姓王的人特別多，所以各個姓氏所占頁數(shù)比例便會不同，因此考慮各姓氏使用頻率的不同，必須重新制作一個理想分配通訊錄，例如利用6孔活頁手冊，自行增減各個姓氏的頁數(shù)。至于以英文字母為排列順序的通訊手冊，由于不太適合中國人的姓氏，還是及早放棄為好。如果遇上外國人或外國公司的稱呼，則先譯成中文，依照注音順序排列。經(jīng)常與外國人往來的人，則可在注音后面加注ABC字母索引。 (4)電子通訊手冊。通訊錄是一種經(jīng)常添加或刪除的資料，對經(jīng)常換工作的人來說，不斷地刪除、增加會漸漸造成通訊錄的骯臟污垢。于是，電子手冊便應(yīng)運而生。 電子產(chǎn)品對處理簡單、統(tǒng)一的通訊資料向來得心應(yīng)手，只是它的記憶容量有限，無法完全容納日積月累的通訊資料，尤其當電子通訊手冊準備使用20年以上時，它至少必須具備數(shù)MB的記憶容量，這樣就必須依賴電腦或文字處理機里的硬式磁碟加以處理。利用電子機器整理通訊錄時，可將需要的資料利用印表機印出，然后裝訂成冊。對于需要修正或刪除的新資料，可先于紙上作業(yè)，再定期輸入電腦中更改；同樣地，每隔一段時間后，就必須再打印一次全新的通訊錄。 電子手冊的輸入工作非常麻煩，一次要輸進100人資料，這是需要很大功夫的。在記憶容量有限的情況下，應(yīng)該注意兩項要點： 先輸入電話及傳真號碼，不必輸入地址； 只要輸入平時使用頻率高的電話號碼。如果把使用頻率少的電話一并輸入，既容易造成容量過大，同時也浪費了輸入時間。所以，要將電話號碼輸入電子手冊前，最好先判斷它的使用頻率；或是在累積一段時間之后，將使用頻率低的電話號碼逐一淘汰。輸入電話號碼時，要盡量使用代號，例如1234567的“”，代表電話號碼，345＝6799的“＝”代表傳真機號碼，987*6543的“*”代表住宅電話。 (5)理想的電子手冊?；趯﹄娮邮謨缘拈L期使用經(jīng)驗，有關(guān)專家理想中的電子手冊有兩點要求：(1)是“超級電子手冊”的基本構(gòu)想。充分將紙上媒體與電子媒體結(jié)合使用，經(jīng)過綜合類比與計算，中間再以六孔裝訂手冊的方式串連起來；(2)紙上媒體具有自由且迅速保持資料安全性的機能，而這正是電子資料的最大缺陷，因此超級電子手冊應(yīng)避開這一缺點，成為電子與紙張結(jié)合的綜合媒體。 (6)電腦通訊錄。使用電腦或文字處理機整理通訊錄的最大好處是提高抄寫賀卡收件人姓名的效率。手提型文字處理機的最大功用是可以制造賀卡。凡是電腦通訊軟件，就必定附有明信片印刷或收件人自動印刷的機能。問題是電腦的記憶容量有限，在達到飽和的情況下，每年仍得苦苦抄寫那些容納不下的人名。想要解決這個難題，不明智的方法就是把需要打印出來的收件人姓名輸入電腦，把不需要打印的資料保留下來。如果人數(shù)仍然過于飽和，使用復數(shù)磁碟或IC卡，都是較好的辦法。 利用印表機打印收件人姓名時，可先利用電腦程式將姓名、地址等固定規(guī)格設(shè)定好，然后將所有人的資料一次打印出來。再將這些打印的原稿資料復印數(shù)份保存起來，以便將來還可以使用，不必浪費印表機的電腦印刷。 3. “人物資料的整理”注意事項 整理人物資料時，應(yīng)注意八個事項： (1)整理名片按注音或字母順序為原則； (2)名片整理分個人別、公司別、行業(yè)別三大分類系統(tǒng)，將名片復印三份各自歸檔； (3)整理“工作別”名片時，應(yīng)該將某項工作的有關(guān)人士名片，一齊復印于一張紙上，放入該工作的檔案袋中； (4)登記通訊錄時，如果對方是普通職員，則登錄他的個人資料，再附上公司名稱； (5)紙資料通訊錄易脫落遺失，應(yīng)每半年或一年即全部重新復印一次； (6)電子化的通訊整理因考慮記憶容量有限，最好能先以紙資料結(jié)構(gòu)作為系統(tǒng)藍圖； (7)利用電腦的印表機功能時，最好只輸入需要打印的收件人姓名； (8)電子手冊的資料記憶只要輸入電話及傳真機號碼即可。 30 /