【導(dǎo)讀】代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。表、聲像等不同形式的歷史記錄。協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。第九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。案行政管理部門制定。對于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安。以收購或者征購。賣牟利，嚴(yán)禁賣給或者贈(zèng)送給外國人。向國家捐贈(zèng)檔案的，檔案館應(yīng)當(dāng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，按照國家規(guī)定辦理。第十九條國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。

　　

【正文】 參考資料。 12． 1． 1 編研的重要參考資料包括：學(xué)校沿革表；歷任校領(lǐng)導(dǎo) (含副職 )職務(wù)名稱及任 22 免；學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編；年鑒、學(xué)校大事記 (可與黨辦、校辦合編 )；重要檔案史料匯編；重要專題檔案匯編 (如學(xué)生運(yùn)動(dòng)、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等 )；重要會(huì)議簡介等等。 12． 1． 2 檔案部門對編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量。必要時(shí)應(yīng)報(bào)有關(guān)部門或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。 12． 2 高校檔案部門要管好 學(xué)校 (校史 )陳列館 (室 )。加強(qiáng)與圖書館、博物館 (室 )的聯(lián)系，根據(jù)學(xué)校和社會(huì)需要，經(jīng)校長批準(zhǔn)，在適當(dāng)時(shí)候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)量的檔案資料。 12． 3 檔案部門應(yīng)認(rèn)真組織本單位學(xué)術(shù)理論研究，參加本系統(tǒng)、本地區(qū)的檔案協(xié)會(huì) (學(xué)會(huì)、研究會(huì) )活動(dòng)，并起重要作用。 23 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 歸檔文件整理規(guī)則 (DAT／ 222020) 1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社 會(huì)組織。 2 定義 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。 2． 1 歸檔文件 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 2． 2 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 2． 3 件 歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊 (本 )為一件，來文與復(fù)文可為一件。 3 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 4 質(zhì)量要求 4． 1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。 4． 2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 5 整理辦法 5． 1 裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。 5． 2 分類 歸檔文件可以采用年度 —— 機(jī)構(gòu) (問題 )—— 保管年限或保管期限 —— 年度 —— 機(jī)構(gòu) (問題 )等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 5． 2． 1 按年度分類 將文件按其形成年度分類。 5． 2． 2 按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。 5． 2． 3 按機(jī)構(gòu) (問題 )分類 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu) (問題 )分類 (本項(xiàng)可以視情況予以取舍 )。 5． 3 排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào) 表等成套性文件可集中排列。 5． 4 編號 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐年編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu) (問題 )等選擇項(xiàng) (見圖 A1。圖中“ *”號欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同 ) 24 5． 4． 1 全宗號 檔案館給立檔單位編制的代號。 5． 4． 2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 1978。 5． 4． 3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。 5． 4． 4 件號：文件的排列順序號。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目錄內(nèi)，按文件排列順序從“ 1”開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。 5． 4． 5 機(jī)構(gòu) (問題 )：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu) (問題 )名稱或規(guī)范化簡稱。 5． 5 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。 5． 5． 1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注 等項(xiàng)目。 5． 5． 1． 1 件號：填寫室編件號。 5． 5． 1． 2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織者或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 5． 5． 1． 3 文號：文件的發(fā)文字號。 5． 5． 1． 4 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“［ ］”號。 5． 5． 1． 5 日期：文件的形成時(shí)間，以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 19990909。 5． 5． 1． 6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。 5． 5． 1． 7 備注：注釋文件需說明的情況。 5． 5． 2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 (長寬為 297mm 210mm)。 5． 5． 3 歸檔文件目錄裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) (問題 )等項(xiàng)目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 5． 6 裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 5． 6． 1 檔案盒 5． 6． 1． 1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm(長寬 )，盒脊厚度 可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm、 30mm、 40mm 等。 5． 6． 1． 2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu) (問題 )等選擇項(xiàng)，其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“ —— ”連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。 5． 6． 1． 3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。 5． 6． 2 備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 ． 2． 1 盒內(nèi) 文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 5． 6． 2． 2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 5． 6． 2． 3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 5． 6． 2． 4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。 25 蘭州理工大學(xué)檔案館職責(zé) 一、學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家關(guān)于檔案工作的法令、法規(guī)、方針、政策，制定本校檔案工作的計(jì)劃、制度、規(guī)定細(xì)則等，并組織實(shí)施； 二、在分管校領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，對全校檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督與指導(dǎo)； 三、按照《 高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等要求，做好全校黨政管理、教學(xué)教研、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備管理、編輯出版、外事活動(dòng)、財(cái)會(huì)、錄音聲像、人事、學(xué)生等檔案的接收、管理工作。對進(jìn)館檔案及時(shí)進(jìn)行編目、分類、上架，科學(xué)保管； 四、負(fù)責(zé)全校各部門文件材料的積累、收集、整理、立卷、歸檔等工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查； 五、制定檔案館各崗位工作人員的崗位職責(zé)，并按照學(xué)校要求將履行崗位職責(zé)的情況進(jìn)行考核； 六、嚴(yán)格檔案借閱制度，正確處理好檔案利用和保守機(jī)密的關(guān)系，保證提供利用和檔案保密兩不 誤； 七、組織對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，對需要銷毀的檔案，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀的監(jiān)銷工作； 八、開展檔案的利用、咨詢、開放等工作。做好檔案利用的接待工作，做到接待熱情周到、手續(xù)簡便，最大限度地滿足利用需要； 九、按照有關(guān)規(guī)定，做好檔案的保密、防盜、防水、防火、防潮、防蟲、防霉、防鼠、防強(qiáng)光等工作，確保檔案安全； 十、開展檔案的信息化管理工作，增強(qiáng)運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案的能力，不斷提高檔案管理的科技含量，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化； 十一、認(rèn)真研究和改善檔案保護(hù)條件，對破損和字跡退色的檔案進(jìn)行 修復(fù)和復(fù)制； 十二、按照各級上級部門的規(guī)定，向省檔案局及主管部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表； 十三、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，組織工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員工作能力； 十四、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案編研工作，開展檔案理論和檔案工作實(shí)踐的研究，積極參加各種檔案學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，努力提高專業(yè)人員的檔案學(xué)理論水平； 十五、組織全校的檔案工作檢查，定期開展評比、表彰活動(dòng)； 十六、完成校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 26 蘭州理工大學(xué)檔案館工作人員守則 一、認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及“三個(gè) 代表”重要思想和上級關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)政策規(guī)定，努力提高政治思想水平和和業(yè)務(wù)工作理論水平。 二、熱愛本職工作，堅(jiān)持改革方向，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)和檔案工作信息化管理所需知識，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力，以適應(yīng)新形勢對檔案工作的新要求。 三、保護(hù)檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。 四、嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案或泄露檔案機(jī)密內(nèi)容。 五、堅(jiān)持原則，依法治檔，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。 六、每年將自己管理的檔案認(rèn)真清理核對一次，以免發(fā)生丟失和損壞。 27 蘭州理工大學(xué)檔案館檔案借閱制度 一、各部門因工作需要借閱檔案、查閱會(huì)議記錄時(shí)，應(yīng)由專人持有效證件前來辦理。 二、凡查閱的案卷，應(yīng)在檔案館閱卷，原則上不可帶出檔案館。 三、凡需查閱會(huì)議記錄者，可由檔案館管理人員查閱后轉(zhuǎn)告其內(nèi)容。 四、凡需借出的案卷，應(yīng)辦理借閱登記，必須由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，并于五日內(nèi)歸還。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，節(jié)假日或離校時(shí)必須還清所借案卷。 五、凡借出案卷，不得互相轉(zhuǎn)借擴(kuò)大閱讀范圍，并妥善保管，不得損壞、丟失或泄密。 六、凡借閱的案卷，不得擅自翻印、復(fù)制、 抄錄、拍照；不得在案卷文件上畫圈、加點(diǎn)作標(biāo)記；不得拆散抽頁；不得涂改污損。 七、檔案館嚴(yán)禁煙火，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入庫房。 28 蘭州理工大學(xué)檔案館檔案保密制度 一、凡借閱的文件、案卷，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，不得外傳擴(kuò)散涉密文件。嚴(yán)格借閱手續(xù)，借閱者必須填寫借閱文件、檔案報(bào)告單，絕密文件、電報(bào)必須在辦公室閱辦。 二、非經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自翻印、復(fù)制、抄錄、拍照各級各類絕密文件。 三、各單位必須指定專人妥善管理絕密、機(jī)密文件，如發(fā)現(xiàn)有丟失或泄密者，必須立 即追查其責(zé)任，及時(shí)酌情處理。 四、凡閱讀和管理機(jī)要文件的人員，不得將文件帶回家中閱讀和保存。 五、非工作人員不得進(jìn)入檔案館庫房。 29 蘭州理工大學(xué)檔案館檔案安全管理制度 一、檔案館庫房由專人負(fù)責(zé)管理，非工作人員謝絕進(jìn)入庫房。 二、檔案館庫房應(yīng)做到“八防”：放火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜。 三、檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁吸煙。 四、檔案庫房要求通風(fēng)、干燥，并應(yīng)保持相對溫、濕度。庫房溫度應(yīng)控制在 14～ 24℃，相對濕 度應(yīng)控制在 45～ 60％。 五、下班要關(guān)好門窗，鎖好檔案柜及庫房，關(guān)閉電源。 六、節(jié)假日前，要進(jìn)行全面安全檢查；節(jié)假日期間，桌面上不留檔案資料、文件材料。 七、定期檢查、更換檔案館內(nèi)的消防器材。 30 蘭州理工大學(xué)檔案館檔案鑒定銷毀制度 一、檔案館應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，定期做好檔案的鑒定工作，對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。 二、在分管檔案工作的校長領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)檔案形成部門組成鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組。 三、對于已經(jīng)到期或過期的檔案，經(jīng)過 鑒定后，應(yīng)將不需要保存的檔案予以剔出，準(zhǔn)備銷毀。 四、需要銷毀的檔案，必須按類別編造銷毀清冊，并逐卷（件）審查，審查后，寫出銷毀報(bào)告，報(bào)檔案鑒定、銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，由組長批