【正文】 三、對于已經(jīng)到期或過期的檔案，經(jīng)過 鑒定后，應(yīng)將不需要保存的檔案予以剔出，準(zhǔn)備銷毀。 30 蘭州理工大學(xué)檔案館檔案鑒定銷毀制度 一、檔案館應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，定期做好檔案的鑒定工作，對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。 六、節(jié)假日前，要進(jìn)行全面安全檢查；節(jié)假日期間，桌面上不留檔案資料、文件材料。庫房溫度應(yīng)控制在 14～ 24℃，相對濕 度應(yīng)控制在 45～ 60％。 三、檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁吸煙。 29 蘭州理工大學(xué)檔案館檔案安全管理制度 一、檔案館庫房由專人負(fù)責(zé)管理，非工作人員謝絕進(jìn)入庫房。 四、凡閱讀和管理機要文件的人員，不得將文件帶回家中閱讀和保存。 二、非經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自翻印、復(fù)制、抄錄、拍照各級各類絕密文件。 28 蘭州理工大學(xué)檔案館檔案保密制度 一、凡借閱的文件、案卷，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，不得外傳擴(kuò)散涉密文件。 六、凡借閱的案卷，不得擅自翻印、復(fù)制、 抄錄、拍照；不得在案卷文件上畫圈、加點作標(biāo)記；不得拆散抽頁；不得涂改污損。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，節(jié)假日或離校時必須還清所借案卷。 三、凡需查閱會議記錄者，可由檔案館管理人員查閱后轉(zhuǎn)告其內(nèi)容。 27 蘭州理工大學(xué)檔案館檔案借閱制度 一、各部門因工作需要借閱檔案、查閱會議記錄時，應(yīng)由專人持有效證件前來辦理。 五、堅持原則，依法治檔，嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。 三、保護(hù)檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。 26 蘭州理工大學(xué)檔案館工作人員守則 一、認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及“三個 代表”重要思想和上級關(guān)于檔案工作的各項政策規(guī)定，努力提高政治思想水平和和業(yè)務(wù)工作理論水平。對進(jìn)館檔案及時進(jìn)行編目、分類、上架，科學(xué)保管； 四、負(fù)責(zé)全校各部門文件材料的積累、收集、整理、立卷、歸檔等工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查； 五、制定檔案館各崗位工作人員的崗位職責(zé)，并按照學(xué)校要求將履行崗位職責(zé)的情況進(jìn)行考核； 六、嚴(yán)格檔案借閱制度，正確處理好檔案利用和保守機密的關(guān)系，保證提供利用和檔案保密兩不 誤； 七、組織對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，對需要銷毀的檔案，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀的監(jiān)銷工作； 八、開展檔案的利用、咨詢、開放等工作。 5． 6． 2． 4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。 5． 6． 2． 2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 5． 6． 2 備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 5． 6． 1． 2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu) (問題 )等選擇項，其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“ —— ”連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。 5． 6． 1 檔案盒 5． 6． 1． 1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 5． 5． 3 歸檔文件目錄裝訂成冊并編制封面。 5． 5． 1． 7 備注：注釋文件需說明的情況。 5． 5． 1． 6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“［ ］”號。 5． 5． 1． 3 文號：文件的發(fā)文字號。 5． 5． 1． 1 件號：填寫室編件號。來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。 5． 5 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。 5． 4． 3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。以下同 ) 24 5． 4． 1 全宗號 檔案館給立檔單位編制的代號。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu) (問題 )等選擇項 (見圖 A1。會議文件、統(tǒng)計報 表等成套性文件可集中排列。 5． 2． 3 按機構(gòu) (問題 )分類 將文件按其形成或承辦機構(gòu) (問題 )分類 (本項可以視情況予以取舍 )。 5． 2． 1 按年度分類 將文件按其形成年度分類。 5． 2 分類 歸檔文件可以采用年度 —— 機構(gòu) (問題 )—— 保管年限或保管期限 —— 年度 —— 機構(gòu) (問題 )等方法進(jìn)行分類。 5 整理辦法 5． 1 裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。 3 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 2． 3 件 歸檔文件的整理單位。 2． 1 歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機關(guān)、團(tuán)體和其他社 會組織。 12． 3 檔案部門應(yīng)認(rèn)真組織本單位學(xué)術(shù)理論研究，參加本系統(tǒng)、本地區(qū)的檔案協(xié)會 (學(xué)會、研究會 )活動，并起重要作用。 12． 2 高校檔案部門要管好 學(xué)校 (校史 )陳列館 (室 )。 12． 1． 2 檔案部門對編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量。 12 檔案的編研和學(xué)術(shù)研究 12． 1 高校檔案部門應(yīng)加強編研工作，對檔案資料進(jìn)行研究整理，編輯出版，參 加學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)和校內(nèi)外編史修志，編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。 11． 4． 2 利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實填寫《檔案利用效果登記表》，留館 (室 )存查。 11． 3． 4 專利成果檔案的利用按《中華人民共和國專利法》的規(guī)定執(zhí)行。 11． 3． 2 利用開放檔案，對國內(nèi)利用者與臺灣、香港、澳門同胞及外國人應(yīng)有不同的要求。涉及重大問題和機密的，還要報請校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。其他單位或個人需利用時，應(yīng)持 單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱。 11． 2 珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件或縮微片代替原件提供利用。 11． 1． 1 要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢，加強內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務(wù)，提高其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。 10． 2． 3 對統(tǒng)計數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問題，提出改進(jìn)措施、建議，報告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。 10． 2． 1 建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和館 (室 )內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按省、市檔案部門和院校主管部門的要求及時報送各種報表。 10． 1． 3 銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷， 并在銷毀清冊上簽字。 10 檔案的鑒定和統(tǒng)計 10． 1 檔案部門要按規(guī)定進(jìn)行鑒定 10． 1． 1 檔案部門應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對已滿期的檔案進(jìn)行鑒定。對破損、褪變檔案要及時修補復(fù)制。 21 9． 5 檔案部門應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。以全宗為單位，按不同門類、載體、依檔號順序排列。 9． 2 檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要逐步設(shè)置計算機、復(fù)印機、照相 (翻拍 )機、錄像機、去濕機、空調(diào)機、吸塵器等。 庫房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施。以保證檔案科學(xué)管理的需要和高校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。 8． 2 計算機檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)相一 致。 7． 3． 2 從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：檔案館 (室 )指南、全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引，有條件的學(xué)校，還應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。 7． 2． 5 檔案分類、編號、排架，一經(jīng)確定，不可隨意變動。檔號一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。 7． 2． 3 實體分類是以全宗為單位按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，綜合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對庫存檔案整理、編號，排架組織館藏。有檢索分類號和實體分類號 (檔號 )。 7． 1． 3 建國后各校形成的包括各門類和載體的檔案，全宗名稱不因?qū)W校名稱變動而改變。 7 檔案的整理 7． 1 劃分 全宗 7． 1． 1 檔案必須按全宗整理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。 6． 4． 4 隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。 6． 4． 2 教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔。某些特殊規(guī)格以國家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。 6． 3． 13 除有特殊要求的外，檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)統(tǒng)一。 6． 3． 12 要去掉卷內(nèi) 文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。 6． 3． 11 案卷題名應(yīng)簡明確切，體式一致。 6． 3． 10 卷內(nèi)文件材料情況說明，應(yīng)填在備考表內(nèi)。會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。 6． 3． 9 每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化，若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加［］。當(dāng)同一問題的文件多時，可采用硬卷皮成套或單份裝訂，一般不超過 200頁；當(dāng)問題單一，文件較少，又不便一起歸類時，可立薄卷。圖樣按目錄或圖號排列，配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。 6． 3． 5． 2 對上級發(fā)來的文電、除少數(shù)直接針對本校，并要執(zhí)行的重要文件應(yīng)永久保管外，其余多數(shù)為長期、短期保管。 6． 3． 5 在充分照顧前述原則和不影響文件的有機聯(lián)系情況下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長期、短期先后排列。 6． 3． 4 專題性，成套性檔案 (含教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案 )按階段，結(jié)構(gòu)，部件等分別組卷。 6． 3． 2 卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長期保存。其他部門可向它們集中或靠攏。 6． 2． 3 全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔；其余按職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類的立卷歸檔。 6． 2 立卷歸檔工作 6． 2． 1 部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，各部門必須分工明確，協(xié)同配合。 6． 1． 3 并入學(xué)校的單位的檔案 。 6 檔案的收集 收集的范圍 6． 1． 1 學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項活動中直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件 材料； 6． 1． 1． 1 《高等學(xué)校檔案實體分類法》規(guī)定應(yīng)歸的檔案：黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會等十大類文件材料； 6． 1． 1． 2 反映學(xué)校工作和活動的有保存價值的聲像載體材料； 6． 1． 1． 3 征集國外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價值的其他材料； 6． 1． 1． 4 校內(nèi)個人在其非職務(wù)活動中形成的文件材料，可按征集、代管捐贈的方式處理。 5． 5 各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案干部提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的思想、工作、生活。 5． 3 高等學(xué)校檔案干部要熱愛檔案專 業(yè)，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。 5 高等學(xué)校檔案干部素質(zhì)要求 5． 1 高等學(xué)校檔案部門應(yīng)配備政治上可靠、具有高中以上 (大部分應(yīng)為大專以上 )文化水平和一定專業(yè)知識、年齡結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量足夠的檔案干部。 4． 8 檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、 辦法、程序、手續(xù)等。 4． 6 開放檔案的利用制度，包括