【正文】 機(jī)搆和總部。一位元代理付款人的帳號也可以輸入客戶主記錄中。 借項(xiàng)憑單及銀行轉(zhuǎn)帳的還款由不同 付款人的銀行資料決定。如果催款通知不準(zhǔn)送交應(yīng)收款已到期的客戶， 那麼就能指出另一位催款書收件人。如果發(fā)票是發(fā)給一個分支公司， 那麼這一點(diǎn)就必須在集團(tuán)公司的合併中有所反映。 集 團(tuán)公司範(fàn)圍內(nèi)的業(yè)務(wù)往來所達(dá)成的所有銷售必須抵銷。 這樣做時(shí)， 集團(tuán)公司的統(tǒng)一公司 代碼必須輸入到主記錄中。 統(tǒng)一公司代碼在記帳時(shí)轉(zhuǎn)移到憑證中。客戶主記錄構(gòu)成處理同客戶間業(yè)務(wù)關(guān)係的靈活資料庫。 它也為特殊要求提供空間 (一次 性交易 )。主記錄的三部分式結(jié)構(gòu)能靈活地描繪出一項(xiàng)作業(yè)中的不同組織結(jié)構(gòu)：? 一般性數(shù)據(jù)：這是與每一個公司代碼和公司中每一個銷售部門都同樣有關(guān)的資料? 公司代碼的資料這是反映公司專有的， 與客戶間協(xié)定的資料。? 銷售資料：這是有關(guān)公司各銷售部門和銷售管道的不同特性的資料。一般性資料包括位址、 電信資料 (電話、 電傳、 傳真 )、 有關(guān)客戶的一般資料 (工廠 數(shù)、 行業(yè)、 集團(tuán)歸屬 )以及銀行詳情。公司代碼資料包括支付條款和日期：? 用於自動支付交易 (銀行托收 )的，? 用於信函的 (帳號及客戶所有地負(fù)責(zé)人 )? 用於自動催款過程的此外， 總分類帳會計(jì)的統(tǒng)馭科目是在公司的層次上指明的。 這個總分類帳科目的交易 數(shù)位于記帳時(shí)在客戶科目中自動更新。有關(guān)定單處理、 裝運(yùn)、 及發(fā)票等資料可在銷售專用的資料中找到。 這一點(diǎn)在關(guān)於銷售 與分銷模組的相應(yīng) SAP 手冊 (R/3的銷售和分銷) 中有詳盡得多的說明。系統(tǒng)提供專門的選項(xiàng)來控制主資料的可靠度， 使之與設(shè)置系統(tǒng)時(shí)公司的觀念一致。 諸 如一個新客戶是應(yīng)該將整個公司包括進(jìn)去還是只將其一 個分支部門包括進(jìn)去的這類戰(zhàn)略 性決策是集中地作出的。 因此， 所有資料區(qū)都能集中地輸入和更新。 會計(jì)和銷售既可以 一起保存一般性資料， 也可以將資料分別地保存在它們相應(yīng)的區(qū)域中?？蛻糁饔涗浀慕Y(jié)構(gòu)能支援一致地、 無冗餘地使用會計(jì)及銷售資料。編輯客戶主記錄時(shí)分別有各種功能供使用， 以便創(chuàng)建、 更改和顯示。 這些功能的授權(quán) 是根據(jù)員工的責(zé)任範(fàn)圍來批準(zhǔn)的。 每一個新的主記錄都必須分配給一個科目組。 這樣就 能夠按下列準(zhǔn)則來將客戶加以分類：? 編號指定的類型每一個主記錄都有一個唯一的編號， 這個編號可以是由系統(tǒng)指定 (內(nèi)部指定 )， 也可 以是由用戶指定 (外部指定 )。 特別是當(dāng)編號是承接自一個前端系統(tǒng)時(shí)， 外部編號指 定就更合適。 系統(tǒng)保證每一個帳號只被賦與一次。? 帳號範(fàn)圍 (編號區(qū)間 )：編號區(qū)間是客戶定義的。 供應(yīng)商和客戶可以定義成同一編號， 或者也可以定義一種 層級結(jié)構(gòu)。? 用戶介面的安排 (螢?zāi)粓D像 )對於每一個客戶組， 用戶可以指定哪些資料是強(qiáng)制性的， 哪些資料是可選的。 不需 要的資料可以從介面上消隱掉。 用這種方式， 就只要求有公司需用於處理業(yè)務(wù)的那 些資料。為保持資料無冗餘， 系統(tǒng)提供了範(fàn)圍盡可能廣泛的支援。 例如， 用戶可以使用一些 方便的尋查功能來創(chuàng)建一個現(xiàn)有帳戶的概況。 一種自動重複檢查功能可保證主記錄對於 銷售和會計(jì)只創(chuàng)建一次。當(dāng)輸入新的主記錄時(shí)， 一種拷貝功能可提供支援。 一個主記錄中的數(shù) 據(jù)可以包括進(jìn)一 個新的主記錄之中。 此外， 一組客戶主記錄可以從一個公司代碼拷貝入另一公司代碼。用戶可以指定哪些欄位可被更改。 例如， 授權(quán)可以用來防止統(tǒng)馭科目被修改。 用戶隨 時(shí)都可進(jìn)入用戶想更改的那些指定區(qū)域， 如， 只是支付資料系統(tǒng)將所作的全部更改加以 記錄， 從而在任何時(shí)刻都可得到一 份更新後的概況。用戶可選擇用戶感興趣的區(qū)域加以顯示。 用戶可以從當(dāng)前的主記錄顯示中調(diào)用另一個 主記錄來顯示或加以更改， 也可以從顯示中進(jìn)入更改功能。可設(shè)置的、 易於使用的用戶介面使用戶能方便快捷地編輯和管理主記 錄。什麼是客戶資料記錄功能？客戶資料記錄及其資料 (到達(dá)總分類帳的路徑關(guān)於業(yè)務(wù)夥伴的資料) 構(gòu)成應(yīng)收帳款會計(jì) 核算的基礎(chǔ)。 它也是SAP系統(tǒng)中銷售功能和會計(jì)功能之間的聯(lián)繫。 通過其特有的性質(zhì)， 它提供專門的會計(jì)關(guān)聯(lián)。集成地使用 SAP 的銷售及財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)， 開票系統(tǒng)就能準(zhǔn)備好發(fā)票並將它記帳。 來自 另一個 R/3 開票系統(tǒng)的發(fā)票也可以通過介面轉(zhuǎn)至?xí)?jì)， 然後這些發(fā)票就被記帳。 只有不 是在 R/3 系統(tǒng)中創(chuàng)建的發(fā)票才必須人工記錄。一個憑證由憑證抬頭和若干行項(xiàng)目構(gòu)成。 抬頭包含了適用於整個憑證的資料， 包括憑 證日期、 號碼、 以及類型。 行項(xiàng)目包含付款條款、 科目的歸屬、 以及金額。 某些行項(xiàng) 目， 如銷售稅， 是由系統(tǒng)自動生成的。 這些行專案補(bǔ)充人工生成的專案使憑證完整。 在 憑證記帳之前， 用戶可以調(diào)用並更改這些行項(xiàng)目中的任何一個。除上述會計(jì)憑證之外， 系統(tǒng)還特備了幾種專門的憑證， 如週期性條目、 樣本憑證等。對於以金額相同為特徵的正常週期性交易， 用戶可以生成週期性條目。 這方面的一個 例子就是按月分期付款客戶所付的應(yīng)收款。 這些條目在它們生成的時(shí)候並不影響會計(jì)。 反之， 它們只是在執(zhí)行時(shí)記帳到會計(jì)系統(tǒng)中。 所謂的“週期性條目原始憑證”包含為會 計(jì)憑證記帳的資料， 如金額與帳號等。 它也包含控制資訊， 如執(zhí)行的起止日期和最後期 限資料等。如果有關(guān)時(shí)間及金額的資料是記帳時(shí)的唯一不同之處， 那麼就可以使用樣本憑證技 術(shù)。 如果把樣本憑證用作一個模型， 則只需要很小的調(diào)整 (如在記帳日期或金額等處)。 如果用樣本憑證， 一個已有會計(jì)憑證也可用作模型。系統(tǒng)提供若干支援功能以便輸入發(fā)票和貸項(xiàng)憑證。 它們包括：? 設(shè)定缺省值? 簡單發(fā)票及貸項(xiàng)憑證的快捷條目? 從以前的作業(yè)中摘出日期? 多重交易中用戶定義的資料保留? 編輯選項(xiàng)的調(diào)整? 用於帳戶、 成本中心、 等等的靈活查尋機(jī)制如果無法完成一個憑證的輸入， 則輸入過程可在任何一處終止並保存起來。 那麼憑證 可以在以後完成並記帳。 輸入的資料立即被檢查， 並且在查出差錯時(shí)提供修正。 只有當(dāng) 憑證是完整的而且沒有差錯， 它才可以被記帳 (並從而更新交易數(shù)位 )。 完整的意思是：? 借方/貸方餘額為零? 已填入最低限度的科目， 包括憑證日期、 記帳日期、 憑證類型、 記帳關(guān)鍵字、 帳 號、 以及金額等? 系統(tǒng)設(shè)定時(shí)定義的所有要求的欄位均已填滿對於貸項(xiàng)憑證和轉(zhuǎn)帳， 可以用帳面交易， 此時(shí)支援功能可以類似地使用。所有憑證都能以任何貨幣輸入。 每個公司都賦於一種本位幣。 可以指 定多達(dá)兩種的其 它貨幣。 這種“平行貨幣”同本位幣一樣地被處理和更新。 系統(tǒng)儲存從憑證中找到的， 以本位幣計(jì)和以憑證貨幣計(jì)的金額。 一 個包含逐日精確貨幣匯率的匯率表用來在本位幣 與憑證貨幣之間換算。 當(dāng)然， 匯率也可以在記帳時(shí)直接指明。 用戶可控制在製作憑證時(shí) 是否本位幣和憑證貨幣這二者 (或只是憑證貨幣一種 )可以打開以便輸入。 無論是用哪一 種方式， 兩種貨幣的金額在憑證顯示上都是可見的。 憑證必須 以本位幣計(jì)的和以憑證貨 幣計(jì)的餘額均為零時(shí)方可記帳。 由於換算而會 在許多行中產(chǎn)生的一個小的舍入差值會自 動地被考慮到。 客戶區(qū)中的交易數(shù)位只以本位幣計(jì)。 “來自貨物及服務(wù)的應(yīng)收帳款” 統(tǒng) 馭科目則以本位幣和以所有的記帳外幣計(jì)。輸入發(fā)票和貸項(xiàng)憑證時(shí)有範(fàn)圍廣泛的附加功能支持用戶。 為自動接受發(fā)票提供技術(shù)。收款處理由下列兩項(xiàng)操作組成：? 將支付記帳? 用客戶科目中的支付行專案結(jié)算未清的發(fā)票行項(xiàng)目這兩個步驟可用紙面支付人工完成， 紙面支付有：? 支票? 轉(zhuǎn)帳? 匯票如果關(guān)於待結(jié)算發(fā)票的資料不充分， 則可用查尋條件來找出客戶的已付款專案。 任何 憑證專有的資訊均可用作查尋字。 用戶可以搜集所需的資料。對於擴(kuò)展的銀行功能和金庫功能， 快速輸入技術(shù)顯著地減少了人工處理。 這包括：? 人工對帳單? 人工支票存入清單這些也可以自動進(jìn)行：? 電子對帳單? 鎖箱 (美國)? 用支票掃描器的支票存入業(yè)務(wù)? POR程式 (瑞士 )如果已就借項(xiàng)憑單程式同客戶達(dá)成了協(xié)定， 那麼全部發(fā)票均可使用支付程式按其到期 日彙集起來。 類似地， 退款給客戶也可自動執(zhí)行 (通過支票或轉(zhuǎn)發(fā)票 )。 在“應(yīng)付帳款會 計(jì)核算”一章中有對支付程式的詳細(xì)說明。人工收據(jù)支付時(shí)， 將待結(jié)算的發(fā)票/貸項(xiàng)憑證的憑證號碼標(biāo)示在已有的轉(zhuǎn)帳條中， 或者 標(biāo)示在相應(yīng)的支付通知單中。 因此下列資料必須輸入：? 銀行科目號碼? 支付金額? 任何銀行手續(xù)費(fèi)? 待結(jié)算憑證的憑證號碼如果所標(biāo)示的發(fā)票的合計(jì) (經(jīng)過扣除任何現(xiàn)金折扣之後) 同輸入的支付金額相符， 則憑 證被記帳， 而支付就用發(fā)票結(jié)清。 結(jié)清的項(xiàng)目現(xiàn)在包含了進(jìn)帳憑證的號碼以及清帳的日 期。如果關(guān)於待結(jié)算發(fā)票的資料不充分， 則可用查尋條件來找出客戶的已付款專案。 任何 憑證專有的資訊均可用作查尋字。 用戶可以搜集所需的資料。以下是一些例子：? 參考號? 記帳日期? 發(fā)票餘額在尋查中用戶可以指定區(qū)間或單個數(shù)值。 用戶也可以從結(jié)果清單中移走專案， 或者通 過一次新的尋查加入附加的專案。 未清專案的清單可以按各種條件來分類。 用戶可以在 清單中查尋單個的憑證或憑證組， 以辨識出必須結(jié)算的那些行專案。 結(jié)果清單可以按任 何準(zhǔn)則來編制。 對於一個行專案用戶可顯示全部資料或者顯示整個憑證。一旦待支付的所有項(xiàng)目都已找到， 它們就可以被記帳。 較小的差值自動地加到已付的 現(xiàn)金折扣中， 或者轉(zhuǎn)到一個分立的帳戶。 系統(tǒng)能接受的 差值最大金額決定于客戶允差和 用戶規(guī)定的允差。如果未支付金額不能完整地歸類， 或者找不到分?jǐn)偼ㄖ?那麼在同一操作中對一次帳 面收付記帳。 如果一張發(fā)票將只部分地被支付， 則該發(fā)票將被結(jié)算。 一個金額為未清應(yīng) 收款的新項(xiàng)目被生成。 另一種選擇是， 部分支付已被記帳之後， 在發(fā)票上保留一個仍須 付款的內(nèi)部參考資訊。這些項(xiàng)目也可以自動地被選擇 (不用輸入查尋條件 )。 系統(tǒng)確定那些最接近支付金額的 行項(xiàng)目， 或者用另一種辦法， 按項(xiàng)目的到期日將金額加以分配。銀行收取的費(fèi)用以現(xiàn)金收據(jù)的金額輸入。 系統(tǒng)會為收取的費(fèi)用自動生成一個分開的憑 證行項(xiàng)目。 人工支付可以用任何一種貨幣進(jìn)行。 任何匯率的差異都自動記帳。 支付結(jié)算 也可以包含定金， 並把供應(yīng)商行項(xiàng)目考慮進(jìn)去。 多重客戶科目可同時(shí)結(jié)清。 結(jié)清多重公 司代碼也是可能的。 為每一個公司代碼都生成一個單獨(dú)的清帳憑證。使用支付通知單， 就允許在結(jié)清支付時(shí)自動尋查未清專案並自動賦值。 支付通知單在 SAP系統(tǒng)中是以幾種不同的方式生成的：? 已經(jīng)以書面形式存在的支付通知單可用人工輸入? 在處理對帳單、 支票存入業(yè)務(wù)、 或鎖箱資料等時(shí)均會自動生成一個支付通知單。 如果由於有差值而不可能直接結(jié)清未清項(xiàng)目， 它就保存詳細(xì)資料。? 作為接受支付的一部分由人工處理未清專案的時(shí)候， 專案的當(dāng)前處理狀態(tài)可用付款 通知單的形式加以表明。? 付款通知單可以用 EDI (電子資料交換介面 )轉(zhuǎn)入SAP系統(tǒng)不同於選取資料然後處理未清專案， 只需要指出付款通知單的號碼。 如果付款通知 單和未清項(xiàng)目之間存在差異， 系統(tǒng)就自動生成剩餘專案和帳面付款。 如果差異將由人工 分配或者作為合計(jì)記帳， 那麼這些都可以取消?！叭斯ぶ贝嫒搿焙汀叭斯て薄惫δ苁惯M(jìn)帳的處理容易得多。 不同於範(fàn)圍廣泛的 記帳記錄， 現(xiàn)在必須輸入的只是收到的支票 (支票、 支 票號碼、 金額 )。 支付被記帳到 銀行和客戶科目並將支付結(jié)算， 這些都是自動進(jìn)行的。SAP R/3 系統(tǒng)提供一種自動處理進(jìn)帳的選擇。 這裏不需要輸入資料或者將進(jìn)帳賦入未 清專案並結(jié)算它們。 自動處理過程提供了更高的效率。 它消除了人工輸入和將收款指定 到客戶未清專案的必要。 只有當(dāng)產(chǎn)生了支付差值和提供了不完全支付資訊的時(shí)候才需要 進(jìn)行審查。由銀行或郵局提供的， 按瑞士 POR 程式編制的資料可以方便地轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)會計(jì)並在那 裏記帳。在美國通過鎖箱產(chǎn)生的支付業(yè)務(wù)在 R/3 財(cái)務(wù)會計(jì)模組中也作了描述。 支付被自動記帳 而未清專案則被結(jié)算。類似地， 由支票掃描器之類的外部資料登錄系統(tǒng)所提供的資料也自動地被記帳到財(cái)務(wù) 會計(jì)中。電子對帳單提供了一種選擇， 以自動地描述系統(tǒng)中貨幣的流動。 系統(tǒng)讀取對帳單， 獲 取資料來將支付從“給受款人的票據(jù)”欄位中結(jié)清。 從那裏系統(tǒng)讀取憑證號碼 (例如， 通 過此憑證號碼進(jìn)帳被賦入未清專案並被結(jié)算)。 但是， 用作結(jié)清資訊的依據(jù)不能是憑證號 碼。 它可以是一個保險(xiǎn)號碼 (按保險(xiǎn)政策 )或任何一種其他判據(jù)。 如果用戶有特殊需要， 用戶可通過用戶出口加入用戶自己的編碼而不會改變標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)。對於總部在美國而子公司在英國和法國的公司， 通過在各國的科目來處理支付業(yè)務(wù)， 並且讀取和投寄英國的和法國的對帳單。 除了BACS (英 國)和ETEBAC (法國 )之外， 還 提供了大量其他的國際格式：? SWIFFMT940? MultiCash? CODA (比利時(shí) )? CSB43 (西班牙 )? FIDES (瑞士 )? ZENGINKYO (日本 )還有幾種格式用於：? 捷克共和國? 瑞典設(shè)置系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的方式使新格式可以容易地結(jié)合進(jìn)去。R/3 財(cái)務(wù)會計(jì)模組支援收款的自動化處理和結(jié)清。 個別的需求可以在不必改變標(biāo)準(zhǔn)系 統(tǒng)的情況下得到滿足。 自動投寄電子對帳單極大地減少了人工輸入的工作量。有些業(yè)務(wù)往來應(yīng)記帳入客戶， 但是在總分類帳中來自貨物和服務(wù)的應(yīng) 收款行項(xiàng)目內(nèi)並 不更新。 這種情況的一個例子就是定金。 這些可在資產(chǎn)負(fù)債表上分別辨識出來。 使用專 門的總分類帳標(biāo)記， 就能告訴系統(tǒng)， 記帳不應(yīng)在客戶主記錄的統(tǒng)馭科目內(nèi)執(zhí)行。 作為替 代， 這將在一個為此目的而專門設(shè)置的總分類帳科目中完成。如果客戶預(yù)付定金， 那麼一項(xiàng)定金請求就將作為統(tǒng)計(jì)記帳輸入到系統(tǒng)中。 它會在專案 顯示中表現(xiàn)出來， 但並不導(dǎo)致改變客戶分類帳或總分類 帳中的交易數(shù)位。 但是， 這項(xiàng)定 金請求