【正文】 文件，讓與會人員隨身攜帶，又未通知其單位的機要保密室，長時間散存在個人手中。 會議地點和會場設置不符合保密要求等。 （二）會議中保密工作的具體任務 涉密會議時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容、會議議程安排的保密。這些基本上屬于會議準備階段的保密工作任務，目的是保證會議順利、安全地召開，不向竊密者顯示目標。 會議文件的保密。 會議討論情況的保密。會議的內(nèi)容是保密的，討論的情況無疑也要保密。有時會議的內(nèi)容雖然不保密，結(jié)果也可以公開，但會議尚未作出決議之前議論的情況、各種不同的意見卻是需要保密的。如果把會議討論情況和爭論的意見泄露出去，不僅會損害民主集中制原則，破壞同志之間、部門之間、上下級之間的團結(jié)，而且會妨礙會議決議的實施。 會議宣傳報道中的保密。 （三）怎樣做好會議保密工作 一般地講，可以把會議保密工作分為會前、會中、會后三個階段，根據(jù)各個階段的不同情況和特點，有針對性、有重點地分別落實。 會前保密工作 （l）根據(jù)會議內(nèi)容和需要，嚴格確定出席、列席人員。凡涉及秘密的會議，對為會議服務的人員，也須嚴格審查。無關人員不能參加列席或旁聽會議。 （2）召開比較大型的或秘密性較強的會議，主辦部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。 （3）根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量。翻印上級文件和領導講話，要事先請示，征得同意。會議涉密文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。 （4）會議地點及會場各項設施要有安全保障。 會中保密工作 （1） 加強保密教育。對需要公開宣傳報道的會議，會議組織者應事先對新聞單位提出明確要求，并對要發(fā)布的新聞稿件、錄音、錄像帶等進行認真地審查。 （2）加強會議文件管理。 （3）重要涉密會議，一般不準錄音。經(jīng)批準錄音的，錄音帶要按會議文件的保密要求進行管理。 （4）重要會議要憑會議證入場，嚴禁與會無關人員進入會場。必要時可請公安部門搞好駐地、會場的警衛(wèi)工作。 （5）會議期間如發(fā)現(xiàn)文件丟失或被竊，應立即報告，采取措施，及時追查，設法補救。 會后保密工作 （1）會議工作人員應認真清理文件，并將應收回的如數(shù)收回。 （2）工作人員要對會議駐地、房間、會議室進行檢查，防止丟失文件、筆記本等。 （3）會議主辦部門應向參加會議的單位發(fā)出《會議文件清單》，詳細列出會議所發(fā)文件目錄，以便各單位秘書部門掌握向與會人員收取文件，統(tǒng)一管理。 （4）各單位要按規(guī)定的范圍傳達會議精神，如需擴大傳達范圍，應報請上級機關批準。 （5）與會人員帶回的文件，應主動交本單位秘書部門登記、保管，用時再借，不得長期保存在個人手中。 作業(yè):以“保密也是接打電話過程中的重要準則”為題，寫一篇短文第二節(jié)督促檢查工作 　　　督查，是秘書協(xié)助領導，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善?！　　睦碚撋现v，督查工作原是領導人的職責，秘書只是協(xié)助而已。一、督促檢查工作的原則 （一）實事求是的原則（二）領導負責秘書協(xié)助的原則（三）時效原則（四）不直接辦案的原則 二、督查工作如何貫徹執(zhí)行秘書性的原則 一是在思想上要牢固樹立秘書性原則的觀念；二是要堅持以了解情況、反映情況為主；三是未經(jīng)領導授權(quán)不直接處理問題；四是要充分尊重和依靠各職能部門。督促檢查工作從根本上說是對領導作風的監(jiān)督和檢查。督查部門開展的工作是按照領導意圖進行的；五是要做到謙虛謹慎。督查人員在開展工作時，一定要真誠求實，多采取商量的態(tài)度，絕不可居高臨下，盛氣凌人。 三、督查工作的程序　　　領導臨時交辦的督查任務，秘書可隨機進行，及時匯報；較重大的事項則需按以下程序進行：１、查辦立項２、查辦通知３、催辦４、直接調(diào)查５、商討處理６、結(jié)案反饋７、立卷歸檔四、開展督促檢查工作的一些好的做法 （－）督促檢查要突出重點；（二）要下功夫抓好督查調(diào)研；（三）適時適量地搞好催報檢查； （四）要善于發(fā)現(xiàn)和勇于反映問題；（五）要重視面上的推動工作；（六）要強化推動落實的制約機制； （七）要高質(zhì)量地做好專項查辦工作； （八）要重視基層單位的督查； （九）要注意發(fā)揮辦公廳（室）的整體功能和各職能部門的作用；（十）要努力提高督查隊伍的素質(zhì)。 思考題１、督查工作如何貫徹執(zhí)行秘書性的原則？第三節(jié)印章管理與介紹信 一、 印章 秘書部門掌管的印章主要有三種， 一是機關印章或鋼??； 二是機關首長的“公用”私章； 三是秘書部門的公章等。 機關印章是機關權(quán)力的標志，合法職能的象征。機關發(fā)文、簽署合同、訂立協(xié)議、出具證明，都要用印才能生效。 （一）印章的尺度、樣式和制發(fā) （二）印章的名稱、文字、字體和質(zhì)料 （三）印章的刻制 二、印章的管理與使用 （一）管理 印章要由政治可靠的專人管理，存放在辦公室牢固的箱柜和抽屜里，上鎖。節(jié)假日或因故暫停使用者，要存放安全，上鎖、貼封條，重新啟用時要驗鎖和封條．印章管理人員也是使用人員。實行專人負責制，未經(jīng)領導批準，不得把印章交給他人管理和使用。 （二）使用 使用印章要經(jīng)本單位領導批準。文件用印，以文件簽發(fā)簽字為準，常規(guī)用印由秘書長或辦公廳（室）主任批準或依常例使用。對于非法用印者，應當根據(jù)情節(jié)給予行政處分甚至依法懲處。 （三）用印登記 登記內(nèi)容包括用印人、事由、時間、批準人、經(jīng)手人和印數(shù)等。 （四）監(jiān)印制度 印章管理人員對用印有監(jiān)督權(quán)，對于不合法或不合手續(xù)的用印，有權(quán)拒用或提出異議，即使有領導簽字，也可請求復議，不能有求必印。 （五）蓋印 蓋印要端正、清楚、按規(guī)定位置蓋，不可歪、倒、偏、糊（模糊不清）。 （六）繳銷 各單位的印章，如因機構(gòu)變動停止使用時，應當將原印繳回制發(fā)機關封存或毀銷。 三、 介紹信 介紹信的作用是證明身份和說明任務。一個單位人員出差辦事、洽談公務都要有介紹信證明身份。 （一）介紹信種類 秘書部門掌管的介紹信主要是工作介紹信 按項目（單位、姓名、職務、事由、有效期、填寫時間、用印等）填寫的介紹信． ２、專函書寫的介紹信，這是為了說明、介紹某些情況，提出請求，表示希望。 （二）介紹信開具程序 （三）開具介紹信的要求 開具介紹信時要寫清真實姓名和身份，內(nèi)容簡明扼要，所辦事項必須填寫清楚，以防介紹信被濫用。 介紹信只能開給一個單位，不出具空白介紹信。 介紹信應有編號和騎縫章，存根要與信的內(nèi)容一致。 介紹信的存根應歸檔，保存期為5年。 第四節(jié) 值班工作一般政府機關、企事業(yè)單位的行政部門實行８小時工作制。白天工作，夜間休息。我國實行每周雙休日制。一年有５２個星期六、日，加上１０天法定假日，共有１１６天非工作日。一、值班工作的組織形式（一）辦公室值班（二）值班室和總值班室（三）首長電話值班室二、值班工作的基本任務（一）來訪接待（二）通訊聯(lián)絡（三）安全保衛(wèi)三、突發(fā)事件的處理（一）突發(fā)事件的種類１、自然災害２、人為災難：包括交通事故、人身傷害（兇殺、投毒等）、醫(yī)療事故、公共衛(wèi)生事件（傳染病或食物中毒、生物和化學污染等）、生產(chǎn)事故（煤井坍塌、鍋爐爆炸等）、經(jīng)濟事件（盜竊、證券詐騙等）、政治事件（罷工、罷課等）。（二）突以事件的處理１、值班人員處理突發(fā)事件的基本要求：　　　詳細了解事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、人員傷亡情況和損失情況，及時報告領導和上級。及時處理突發(fā)事件，妥善處理善后工作。寫出事件的處理經(jīng)過，報領導審閱后歸檔備查。２、突以事件的處理工作包括兩個方面的含義：一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施；二是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時需要做好預防、準備性工作，設立自己的信息情報網(wǎng)絡，建立預警系統(tǒng)。３、秘書處理突發(fā)事件的基本過程如下：（１）有思想準備和心理準備。遇事不慌、處變不驚，沉著、冷靜、機制地加以處理；（２）做好通訊準備；（３）問詳細情況；（４）采取應急措施。如發(fā)生火災，應在報告領導的同時，通知消防部門；（５）及時向領導、上司和上級匯報、請示；（６）根據(jù)領導指示及時處理。四、值班工作的制度與要求（一）交接班制度（二）請假制度（三）安全、保密制度思考題１、秘書為什么要做好值班工作？２、面對突發(fā)事件，秘書應如何行動？第八章 信息與調(diào)查研究第一節(jié)信息工作概述一、文獻、知識、信息信息（Information)：是指客觀事物存在的狀態(tài)和方式；是一切事物存在方式和運動狀態(tài)的客觀反映；是最高的哲學范疇。一個人的身高、體重、年齡、籍貫等都是這個人所具有的信息。人們認識事物的過程就是獲取事物信息的過程信息客觀存在，人類獲取的信息是有限的。文獻、知識、信息當人們以一定的符號，以一定的方式將知識記載在一定的載體上時，則形成文獻記載在文獻上的知識稱之為客觀知識未能記載在文獻上的知識稱之為主觀知識主觀知識存在于人的大腦中。二、文獻、知識、信息的關系文獻、知識、信息三者的關系如下圖文獻信息=客觀知識三、信息技術是利用計算機進行信息處理，利用現(xiàn)代電子通信技術從事信息采集、存儲、加工、利用以及相關產(chǎn)品制造、技術開發(fā)、信息服務的新學科。四、秘書信息工作的主要內(nèi)容　　　負責信息收集、整理、加工、上報、下發(fā)，及時整理、反映和宣傳各項工作的進展和成績，并協(xié)調(diào)進行重大問題的調(diào)研工作和專家建議上報等工作。負責領導信箱、信息系統(tǒng)專報、單位主頁、辦公自動化系統(tǒng)等工作。 五、秘書收集信息的主要內(nèi)容　　　各行各業(yè)需要的信息各有所側(cè)重，作為秘書，應收集的內(nèi)容可概括如下：１、政策法規(guī)則信息２、指揮性信息３、本單位信息４、社會反饋信息５、可比信息６、未來信息六、秘書信息工作的地位和作用地位:信息工作是各級機關的一項必不可少的日常工作；作用:信息工作要為各級領導及時了解情況服務，為各級領導的科學決策服務。 七、秘書信息工作的基本要求準確及時適用八、掌握報送信息的一般規(guī)律 （－）宏觀性。面對各種各樣的信息，要分清主流和支流，從宏觀上來考慮，使領導能夠有效地抓住重點，作出正確的決策。反之，如果事無巨細，眉毛胡子一把抓，就會以小掩大，以偏概全，把一些重要的信息給淹沒，反而干擾了領導的視線。 （二）綜合性。從帶有傾向性的問題中，對工作作出切合實際的判斷，并對確定下一步的工作思路有所啟發(fā)。（三）內(nèi)部性。報喜的信息，一般都可以公開報道，它可以給，人以鼓舞，起到借鑒、學習、振奮人心的作用。而憂的信息就不一樣，雖然有些也可以公諸于世，有些則如果擴散的面大了，會造成人們思想上的混亂。因此，需要考慮到它的政策性、內(nèi)部性，注意到它的機密程度，該在什么樣的范圍內(nèi)、讓哪些人知曉，需要有所掌握，防止隨意擴散。 （四）準確性。 九、秘書向領導提供信息的注意事項（一）適事。指提供信息應有針對性、適用性。領導要解決什么問題，秘書就應提供什么樣的信息，不可泛泛而談，要為領導決策提供最本質(zhì)、最新鮮、最能說明問題的信息；（二）適時。領導要解決問題往往有時間性，秘書提供信息也應把握適當?shù)臅r機和時間，才能幫助領導提高工作效率；（三）適度。一方面是指信息要全面，另一方面是指信息要適量。十、處理好信息工作中報喜與報憂的關系（－）要敢于報 喜中之憂（二）要善于報 憂中之喜 （三）要注意喜憂兼報、這里所指的喜憂兼報，不是指每條信息都要有喜有憂，而是指在報送重大問題的信息上，一定要注意全面、準確，如實地客觀地反映事物的全貌，切不可以偏概全，搞絕對化 第二節(jié) 調(diào)查研究一、概念調(diào)查是指采用科學的方法和手段取得客觀世界認識材料的過程；研究則是指對調(diào)查得來的材料進行分析、比較、歸納、演繹等一系列過程。一種科學的認識方法和工作方法。二、意義是秘書人員的重要職責；是秘書人員做好各項秘書工作的基礎；是秘書人員輔助決策的關鍵環(huán)節(jié)； 是秘書人員提高工作能力的必要途徑。秘書既要當助手，又要當參謀；既要收集、提供信息，又要綜合處理信息，包括研究信息，得出結(jié)論，提出方案，領導的主要工作則是審核和選優(yōu)。三、秘書調(diào)查研究的特點一是切合領導工作的需要；（是出發(fā)點）二是突擊性；（因為秘書部門常處理突發(fā)性、臨時性事件）三是與信息、督查工作相結(jié)合；四是與基層建立定點聯(lián)系。第三節(jié) 調(diào)查研究的內(nèi)容、類型與方法一、調(diào)查研究的內(nèi)容（一）圍繞領導機關中心工作開展的基本情況調(diào)研；（二）為貫徹執(zhí)行方針政策而進行的專題性調(diào)研；（三）為起草政策性文件、重要報告以及其他文稿而進行的專題性、經(jīng)驗性調(diào)研；（四）為處理突發(fā)事件或事故的調(diào)研；（五）對其他一些容易被遺漏的問題進行的調(diào)研。二、調(diào)查的類型（一）普遍調(diào)查，指對總體對象中每個具體的單位無一例外地進行調(diào)查；（二）典型調(diào)查，就是從總體或不同類型的對象中選擇個別有代表性的單位進行調(diào)查；（三）個案調(diào)查，就是對個別的對象進行調(diào)查；（四）重點調(diào)查，就是對調(diào)查對象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調(diào)查，再將其結(jié)果推論至其他一般單位；（五）抽樣調(diào)查，就是從總體中抽取部分樣本進行調(diào)查，將結(jié)果推斷總體。三、調(diào)查的方法（一）觀察法；（二）訪問法；（三）文獻法；（四）問卷法。四、研究的方法（一）歸納法，就是將多件同類的個別事物歸在一起，從中