【正文】 一分為二的原則?？偨Y(jié)的目的全在于應(yīng)用、發(fā)展和提高?！俺煽儾恢v跑不掉，問題不講不得了”。在總結(jié)成績的同時(shí)，要客觀地查找工作中存在的不足和問題，正視缺點(diǎn)，以警示今后的工作，少走彎路，避免在將來的工作中犯同樣的錯(cuò)誤?！　?，體現(xiàn)實(shí)事求是的原則。這就是從實(shí)際出發(fā)，有一說一，有二說二，老老實(shí)實(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)。寫總結(jié)要防止幾種情況，一種是因領(lǐng)導(dǎo)讓寫，不得不寫，寫幾行敷衍過去，這不是嚴(yán)肅的態(tài)度。二是把寫總結(jié)當(dāng)作吹噓自己、撈取好處的機(jī)會(huì)，在總結(jié)里將小事說成大事，甚至捏造事實(shí)，弄虛作假。三是出于所謂的“謙虛”，該寫的不寫，或是寫了怕人諷刺就不寫。這些都不是實(shí)事求是的態(tài)度?？偨Y(jié)成績必須是事實(shí)成果的匯總歸類和條理化，既不能人為拔高，注水膨脹，也不能把別人成果拿來共享，更不能筆下生花，無中生有，閉門造車?！　。３３霈F(xiàn)兩種傾向。一種是好大喜功，搞浮夸，只講成績，不談問題。另一種是將總結(jié)寫成了“檢討書”，把工作說成一無是處。這兩種都不是實(shí)事求是的態(tài)度?！　?，體現(xiàn)依事說理的原則。工作總結(jié)不僅僅是工作量的羅列匯總，而是要通過總結(jié)上升到理性的高度來認(rèn)識所做的工作。要通過對全年的工作總結(jié)得出一般性規(guī)律，形成有益的經(jīng)驗(yàn)，達(dá)成一致的認(rèn)識，使其對今后工作具有指導(dǎo)作用，對他人具有借鑒作用，沒有經(jīng)驗(yàn)體會(huì)的總結(jié)是不全面的，不完整的，也是毫無意義的?！　　Ｒ环矫?，要抓主要矛盾，無論談成績或談存在問題，都不要面面俱到。另一方面，對主要矛盾要進(jìn)行深入細(xì)致的分析，談成績要寫清怎么做的，為什么這樣做，效果如何，經(jīng)驗(yàn)是什么。談存在問題，要寫清是什么問題，為什么會(huì)出現(xiàn)這種問題，其性質(zhì)是什么，教訓(xùn)是什么。這樣的總結(jié)，才能對前一段的工作有所反思，并由感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。　　，體現(xiàn)突出重點(diǎn)的原則。經(jīng)營工作方方面面，大小事情很多，無需事無俱細(xì)地對所有工作進(jìn)行總結(jié)，芝麻西瓜一起抓。重點(diǎn)應(yīng)該是承擔(dān)的任務(wù)指標(biāo)完成情況、隊(duì)伍建設(shè)情況以及為完成指標(biāo)克服困難所采取的措施等。如何寫領(lǐng)導(dǎo)講話領(lǐng)導(dǎo)講話稿難寫，很多文秘人員對此深有感觸。筆者從事辦公室工作多年，有如下體會(huì)，在此拿出來與大家交流。體會(huì)之一：功夫在平時(shí)，閑在不閑間 俗話說，“養(yǎng)兵千日，用兵一時(shí)?！贝蛘倘绱?，寫文章同樣如此?！扒蓩D難為無米之炊”，如果沒有平時(shí)的日積月累，儲(chǔ)備不足，肚子里沒貨，一旦接到文稿任務(wù)，決不可能很好地滿足工作要求。從這個(gè)意義上說，一篇講話稿的寫作，并不是從接受任務(wù)這一刻才開始的，此前的一系列日常工作都屬于醞釀準(zhǔn)備階段，是必不可少的程序。對一個(gè)優(yōu)秀的秘書而言，秘書工作辛苦，這是一個(gè)重要的體現(xiàn)。當(dāng)然，從另一個(gè)角度說，秘書工作輕松，也體現(xiàn)于其中。因?yàn)槠饺栈斯Ψ?，關(guān)鍵時(shí)刻就能從容應(yīng)對，顯得“清閑”，反之，平時(shí)積累不夠，面對文稿則會(huì)一籌莫展，折騰來折騰去，寫不對路。平時(shí)的積累主要在于三個(gè)方面，一是閱讀文件報(bào)刊。廣泛閱讀文件報(bào)刊，有助于及時(shí)領(lǐng)會(huì)上級精神，學(xué)習(xí)外地經(jīng)驗(yàn)做法，把握上情、了解外情。目前已步入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)拓寬視野、增長見識?！昂糜浶圆蝗鐮€筆頭”，要善于作筆記，把有價(jià)值的信息摘錄下來，以備將來拿來為己所用。二是深入調(diào)查研究。領(lǐng)導(dǎo)講話稿是對當(dāng)前和今后工作的要求、布置，必須緊密聯(lián)系實(shí)際，突出針對性。調(diào)查研究是謀事之道、成事之基，要掌握本單位實(shí)際情況，不能不經(jīng)常性地開展調(diào)查研究。要圍繞上級精神的貫徹落實(shí)和本單位重點(diǎn)工作，深入基層調(diào)研，并形成理論調(diào)研文章，其中的素材在今后的講話稿中常常能派上用場。三是學(xué)會(huì)“聽會(huì)”。講話稿如何把握領(lǐng)導(dǎo)的思路，貼近領(lǐng)導(dǎo)，“聽會(huì)”是重要渠道。實(shí)際上，領(lǐng)導(dǎo)在大型會(huì)議上所作的講話，往往是前一階段點(diǎn)滴觀點(diǎn)的“集成”，而這些觀點(diǎn)主要體現(xiàn)于平時(shí)小型會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的即興講話中。要善于在“聽會(huì)”中捕捉有價(jià)值的信息，記錄下來，有些具有較大利用可能性的內(nèi)容予以標(biāo)注，以便需要時(shí)及時(shí)、迅速地查找。上述工作做好了，就為既快又好地寫作講話稿奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，稿子不僅有望早日拿出來，而且比較容易實(shí)現(xiàn)上情與下情的結(jié)合，創(chuàng)造性地落實(shí)上級方針政策，正確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖。
體會(huì)之二：前開后聚合，放收兩相宜 在面對講話稿時(shí)，要先根據(jù)會(huì)議主題、講話場合、參會(huì)對象等，明確具體要求，在此基礎(chǔ)上大膽地“放”，打開思路“胡思亂想”，羅列出與主題相關(guān)的講話觀點(diǎn)及相應(yīng)素材。這些內(nèi)容準(zhǔn)備好了之后，接下來就是予以整合，緊扣主題確定可用的材料，并按照一定的布局形成寫作提綱，作一些展開即成為富有條理的文章，這個(gè)過程就是“收”，也是正式行文。人們常說“文無定法”，這是不錯(cuò)的，但寫作大體上還是有一定的規(guī)律，這就是所謂的“文章無法又有法”。講話稿的結(jié)構(gòu)，一般有兩類。一是3W承接式。即為什么（why）、做什么（what）、怎么做（how），也就是重要性、具體措施、保障條件。比如一篇談?lì)I(lǐng)導(dǎo)干部事業(yè)心的講話稿，分三個(gè)層次，第一層是“具有強(qiáng)烈的事業(yè)心，是對每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部最起碼、最根本的要求，是加快發(fā)展的迫切需要”；第二層是“強(qiáng)烈的事業(yè)心，最終要體現(xiàn)在勵(lì)精圖治、加快發(fā)展上”；第三層是“增強(qiáng)事業(yè)心，需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和黨性鍛煉，需要營造干事業(yè)的良好環(huán)境”。這是最為常見的三段論模式。二是觀點(diǎn)并列式。即以幾個(gè)并行的觀點(diǎn)統(tǒng)領(lǐng)內(nèi)容，組合成篇。比如一篇談樹立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的講話稿，分別從科學(xué)發(fā)展觀的四項(xiàng)內(nèi)容，即“發(fā)展這個(gè)第一要義”、“統(tǒng)籌兼顧這一根本要求”、“以人為本這個(gè)核心”、“堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀與正確政績觀的統(tǒng)一”四方面展開?！胺拧焙汀笆铡笔寝q證統(tǒng)一的，“放得開”才能有話可說，“收得攏”才能說所當(dāng)說。一“放”一“收”，是講話稿寫作中必須認(rèn)真把握的兩個(gè)過程。 體會(huì)之三：不厭千回改，百煉始成金 好文章是改出來的，翻來覆去多打磨打磨，才能臻于至善。杜甫“語不驚人死不休”、韓愈“唯陳言之務(wù)去”、賈島“二句三年得，一吟雙淚流”、盧延讓“吟安一個(gè)字，捻斷數(shù)莖須”等，僅唐朝就可找出如此之多有關(guān)選詞煉句的經(jīng)典名言，可見寫文章是要舍得下力氣錘煉的。如何改文章，這是一個(gè)難題，尤其是對于寫作者自身來說，自己的文章要讓自己看出問題來，并進(jìn)行糾正，還真是不容易。筆者認(rèn)為，在修改過程中，不妨從“五看”入手，靜下來看一看，潛心揣摸，反復(fù)敲打。一看主題是否扣緊。離題萬里，這稿子就是廢稿。要先看文章大標(biāo)題是否緊扣會(huì)議主題，再看各大標(biāo)題下的小標(biāo)題是否緊扣所屬的大標(biāo)題，層層圍繞中心，文稿主題鮮明，這是最基本的要求。沒有扣緊的，要通過增加過渡性語句等適當(dāng)?shù)姆绞接枰匝a(bǔ)救。二看框架是否合理。審視一下，看有沒有一個(gè)清晰的邏輯順序，內(nèi)容的安排有沒有錯(cuò)位，文章整體結(jié)構(gòu)有沒有做到環(huán)環(huán)相扣、周密嚴(yán)謹(jǐn)。三看內(nèi)容是否遺漏。闡述道理的，觀點(diǎn)準(zhǔn)不準(zhǔn)、全不全，道理講得透不透；講舉措的，辦法夠不夠、實(shí)不實(shí)，措施有沒有到位。四看重點(diǎn)是否突出。面面俱到的講話，看起來八面玲瓏，其實(shí)，由于平均著墨，難免如蜻蜓點(diǎn)水，讓人不知所云。“濃妝淡抹始相宜”，要著眼于增強(qiáng)講話的針對性，對實(shí)際工作中極需解決的方面予以“濃妝”，一般性要求予以“淡抹”，甚至略去不提。必須注意的是，一定要有忍痛割愛的氣度，即使是自己冥思苦想的所謂神來之筆，如果有可能因辭害意，也要毫不猶豫地舍棄。五看文句是否準(zhǔn)確。檢查一下有沒有錯(cuò)別字，有沒有語病，同時(shí)，還要看看哪些表述不太符合領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格。這個(gè)過程可以采用“模擬演練”的方法，即自己多念幾遍，這樣更能夠發(fā)現(xiàn)問題。優(yōu)秀的講話稿“成如容易卻艱辛”，需要付出很多努力，但如果思路對頭、方法正確，平時(shí)又肯用心，寫作時(shí)會(huì)比較順利一些。第二章 公文處理 公文領(lǐng)導(dǎo)：各級行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 公文管理：辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。 公文管理機(jī)構(gòu)：各級機(jī)關(guān)的辦公室應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。 行文原則：應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)；凡是能用電話、協(xié)商等方式解決問題的，不印發(fā)文件；凡是可以用函文解決問題的，不發(fā)正式文；可長可短的公文要短。 行文關(guān)系：應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。 （1)上行文：向所屬上級機(jī)關(guān)的公文為上行文。 向上級機(jī)關(guān)行文，只報(bào)送一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如果同時(shí)需要另一個(gè)上級機(jī)關(guān)閱知的，可抄送。辦法規(guī)定，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫名主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。 請示應(yīng)當(dāng)一文一事，單獨(dú)報(bào)送，除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，更不能多頭分送；請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見看上報(bào)，經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明；屬于上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門研究解決的具體業(yè)務(wù)問題，下級機(jī)關(guān)應(yīng)直接向主管部門行文商洽，不必向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請示；請示一般不得越級行文，因特殊情況必須越級請示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。向上級機(jī)關(guān)的請示，不可同時(shí)向下級單位發(fā)送。 按照上級規(guī)定，報(bào)告一般不超過3000字。其中，單項(xiàng)不超過2000字，綜合不超過3000字。向上級機(jī)關(guān)的報(bào)告，一般不下發(fā)，特殊需要時(shí)可抄送同級或下級有關(guān)單位。 除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送請示、報(bào)告、意見。 (2)平行文：互相沒有隸屬、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間進(jìn)行聯(lián)系、商洽工作、請求批準(zhǔn)某些事項(xiàng)用平行文。平行文一般用函、意見。議案是不是屬于平行文件呢？應(yīng)該屬于。 函的行文規(guī)則：一般按照級別平行發(fā)文。 (3)下行文：對所屬下級單位行文用下行文。除了請示、報(bào)告、函外，都可以用作下行文。那么，會(huì)議紀(jì)要屬于什么性質(zhì)呢？我個(gè)人認(rèn)為，一般屬于下行文。 公文核稿的基本任務(wù)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)保證公文的質(zhì)量。公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行校核。公文核稿把關(guān)的重點(diǎn)是： （1）程序關(guān)：公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序是否符合規(guī)定，涉及有關(guān)處室業(yè)務(wù)內(nèi)容的文稿是否經(jīng)過經(jīng)過會(huì)簽。 （2）行文關(guān)：是否需要行文。 （3）政策關(guān)：是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級有關(guān)規(guī)定；是否注意了政策的銜接。 （4）文種關(guān)：文種的使用是否正確。 （5）格式關(guān)：公文格式是否規(guī)范、完整、正確。（6）文字關(guān)：文字表述是否準(zhǔn)確、精練、規(guī)范、連貫，是否有錯(cuò)字、病句，標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字、計(jì)量單位的用法是否正確。 辦公室核稿時(shí)，發(fā)現(xiàn)有不妥之處，均須逐一修正。屬于原則性問題、具體業(yè)務(wù)問題等的重大修改，應(yīng)提出建議退交承辦部門或人員進(jìn)行修改。屬于不必行文的，應(yīng)送請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)并通知承辦部門或人員。 除特殊情況外，未經(jīng)辦公室核稿，部門不得將文件直接送領(lǐng)導(dǎo)審核或簽發(fā)。否則，文件出現(xiàn)錯(cuò)誤，由部門承擔(dān)責(zé)任。文種的概念什么是文種？文種是公文種類的簡稱。什么是法定文種？所謂法定文種，是國家明文規(guī)定的，可以用作公文標(biāo)題的文種，是公文標(biāo)題三要素（發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）的組成部分。只有法定文種才能單獨(dú)行文。實(shí)際工作中常用的文種還有許多，如章程、辦法、規(guī)劃、方案、計(jì)劃、總結(jié)等，這類文種沒有單獨(dú)行文的資格，必須借助于有獨(dú)立行文資格的如通知等文種作為載體。怎樣擬制公文的標(biāo)題公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種名稱三要素構(gòu)成。如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下黨的若干重大問題的決定》，其發(fā)文機(jī)關(guān)是“中共中央”，事由是“加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下黨的建設(shè)若干重大問題”，文種名稱為“決定”。通常來說，在發(fā)文機(jī)關(guān)與事由之間要加介詞“關(guān)于”，在事由與文種名稱之間要加一個(gè)結(jié)構(gòu)助詞“的”。多層轉(zhuǎn)發(fā)文標(biāo)題的處理技巧 在轉(zhuǎn)發(fā)式公文標(biāo)題的擬制中，時(shí)常遇到這樣一種難以處理的情況，如XX縣政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX市關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX省政府關(guān)于XXX（事由）的通知的通知的通知。如標(biāo)題照搬照抄，層層照轉(zhuǎn)，導(dǎo)致疊床架屋，令人不知所云。當(dāng)遇到這種情況時(shí)，可采取以下三種方法進(jìn)行技術(shù)處理。當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)（頒發(fā)）原文標(biāo)題中已有“關(guān)于”一詞時(shí)，新擬標(biāo)題可省略介詞“關(guān)于”和文種“通知”。如《＊＊縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)＜＊＊市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)“＊＊省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知”的通知＞的通知》，可省略為：《＊＊縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知》。當(dāng)采用省略法也無法避免“轉(zhuǎn)發(fā)”、“關(guān)于”、“通知”的重復(fù)出現(xiàn)時(shí)，即可用發(fā)文字號作為新擬標(biāo)題的事由，以替代原文標(biāo)題。采用替代法時(shí)，在標(biāo)題中最好標(biāo)明事由主旨，讓人一目了然，如：河南省委關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2007〕21號文件嚴(yán)格控制黨政機(jī)關(guān)干部出國問題的通知。當(dāng)發(fā)生某一重大問題，省里發(fā)了文件，集團(tuán)轉(zhuǎn)發(fā)，公司還要轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，標(biāo)題就更難擬制。采用省略法、替代法均不合適，這時(shí)可采用直接轉(zhuǎn)發(fā)最上一級文件的辦法，如河南省委就統(tǒng)戰(zhàn)工作發(fā)了通知，集團(tuán)黨委轉(zhuǎn)發(fā)后，公司黨委又需轉(zhuǎn)發(fā)，這時(shí)就可采用直接轉(zhuǎn)發(fā)省委通知的辦法，將標(biāo)題擬成轉(zhuǎn)發(fā)河南省委關(guān)于做好統(tǒng)戰(zhàn)工作的通知。如若上級在轉(zhuǎn)發(fā)它的上級文件時(shí)，均結(jié)合實(shí)際提出了具體落實(shí)意見，則可將上級的轉(zhuǎn)發(fā)意見連同最上一級文件作為“附件”附在正文之后。需要注意的是，如果被印發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的原文標(biāo)題已含有介詞“關(guān)于”，則在擬寫時(shí)應(yīng)予省略，而不應(yīng)出現(xiàn)“關(guān)于”重疊使用的情況。如：《中共中央辦公廳印發(fā)關(guān)于建立促進(jìn)科學(xué)發(fā)展的黨政領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部考核評價(jià)機(jī)制的意見的通知》。如果原文標(biāo)題不含介詞“關(guān)于”，則應(yīng)保留。如：《中共中央辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中共中央宣傳部2009年宣傳思想工作要點(diǎn)的通知》。公文格式和行文程序公文區(qū)別于其他文體的標(biāo)志之一就是有統(tǒng)一的格式要求，任何單位和個(gè)人都不能標(biāo)新立異。行文應(yīng)按照擬稿——部門負(fù)責(zé)人審核（會(huì)簽）——辦公室核稿——公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的正常順序進(jìn)行。公文核稿的基本任務(wù)就是保證公文質(zhì)量，即使領(lǐng)導(dǎo)同志已經(jīng)簽發(fā)，最后也應(yīng)該由辦公部門進(jìn)行文字、標(biāo)點(diǎn)和格式等方面的復(fù)核把關(guān)。辦文部門一定要排除阻力，堅(jiān)持先核后簽，防止先簽后核，即防止文件“倒簽”。發(fā)文字號和年份括號一份文件的版頭出現(xiàn)兩個(gè)及以上的發(fā)文字號，這是不符合規(guī)范的?！吨袊伯a(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中都規(guī)定，“聯(lián)合行文時(shí)，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號”。也就是說，一份文件只能出現(xiàn)一個(gè)發(fā)文字號。在發(fā)文字號的擬制中，不少機(jī)關(guān)以“發(fā)”、“呈”、“函”三字分別作為下行文、